檔案信息化過程中的問題及對策

在檔案信息化發(fā)展的過程中，其中存在的問題也逐漸突顯出來。為此，必須要全面掌握檔案信息化的具體表現(xiàn)，并且深入研究檔案管理信息化過程中的問題，提出具有可行性的解決措施，進(jìn)一步推動檔案信息化的全面建設(shè)，為檔案管理工作的安全與高效發(fā)展提供有力保障。

隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)管理工作不斷完善，而檔案管理也向著信息化的方向發(fā)展。針對現(xiàn)階段檔案信息化的具體情況可以了解到，檔案信息化的發(fā)展為企業(yè)的發(fā)展提供了動力。下文以伊通滿族自治縣為例，針對現(xiàn)階段檔案管理信息化轉(zhuǎn)變方面的問題展開了深入地研究，并提出了具有可行性的解決措施。

一、檔案信息化的具體表現(xiàn)

在檔案信息化的發(fā)展過程中，數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化的特征逐漸突顯出來，而且在保管方面更加安全與便捷。在這種情況下，檔案實(shí)現(xiàn)了全面共享，同時也推動了檔案管理模式的創(chuàng)新與發(fā)展。而在信息化發(fā)展中，對諸多技術(shù)手段予以合理地應(yīng)用，比較常見的就是數(shù)據(jù)壓縮、高速掃描與數(shù)據(jù)庫等技術(shù)，使得檔案信息庫更加有序。

二、現(xiàn)階段檔案管理信息化轉(zhuǎn)變問題解構(gòu)

（一）電子文檔管理力度不到位。伊通滿族自治縣農(nóng)業(yè)單位在檔案管理工作中，對局域網(wǎng)進(jìn)行了合理地運(yùn)用，對電子文件存儲工作的開展提供了有力保障。其中，管理工作人員統(tǒng)一保存檔案信息，并將其存儲在資料庫當(dāng)中，隨后根據(jù)諸多權(quán)限來獲取所需的檔案信息。通過對局域網(wǎng)的合理運(yùn)用，為檔案管理工作的開展?fàn)I造出更為理想的環(huán)境。然而，與文檔保存相關(guān)的規(guī)定并不明確，部分工作人員僅僅將檔案保存于本機(jī)當(dāng)中，致使檔案信息的完整性達(dá)不到要求。

（二）存儲軟件和設(shè)備存在問題。伊通滿族自治縣農(nóng)業(yè)單位在檔案信息化的過程中，僅僅將重點(diǎn)放在無紙化辦公方面，所以，只要將檔案信息錄入到電腦中即可。在搜索的時候，只要對關(guān)鍵詞搜索就能夠獲得信息內(nèi)容。但是，部分軟件系統(tǒng)和檔案查詢之間并不匹配，所以，利用效果并不理想，難以發(fā)揮重要作用。另外，因?yàn)楫?dāng)?shù)剞r(nóng)業(yè)單位的檔案室歷史時間較長，在建立初期并未給予檔案管理一定的重視，因而檔案的存儲十分雜亂?；诖?，在檔案存儲數(shù)字化發(fā)展的過程中，過于依賴設(shè)備，難以進(jìn)一步推行電子檔案管理工作。

（三）管理工作人員的素質(zhì)有待提高。在伊通滿族自治縣農(nóng)業(yè)單位，檔案管理工作的開展嚴(yán)重缺失專業(yè)的管理工作人員，而僅僅是通過上崗培訓(xùn)的途徑，因而對于檔案管理內(nèi)容與影響的了解并不深入。當(dāng)前，農(nóng)業(yè)單位檔案管理工作人員的專業(yè)水平不高，而且沒有熟練地掌握檔案知識，在認(rèn)知更新方面相對落后，導(dǎo)致檔案信息化的發(fā)展速度相對緩慢。

三、完善檔案信息化的有效途徑

（一）加大電子文檔管理力度。農(nóng)業(yè)單位的管理工作人員應(yīng)當(dāng)重視電子文件歸檔管理工作的作用，不斷強(qiáng)化信息化的管理水平。與此同時，針對檔案類型合理地處理并轉(zhuǎn)換為信息化。這樣一來，農(nóng)業(yè)單位電子文件在鑒定、存儲以及歸檔方面也將得以全面完善，進(jìn)一步推動檔案的信息化發(fā)展。

（二）積極運(yùn)用現(xiàn)代管理方式。伊通滿族自治縣農(nóng)業(yè)單位管理工作人員應(yīng)重視存儲軟件與設(shè)備問題，并且采用現(xiàn)代化管理方式，以保證資源實(shí)現(xiàn)共享，對管理方式予以全面完善。其中，對于檔案工作而言，管理工作人員必須要把握工作重難點(diǎn)，以熱點(diǎn)問題為出發(fā)點(diǎn)開展相關(guān)工作。在這種情況下，可以更好地獲取信息并提供所需信息?；诋?dāng)前信息技術(shù)應(yīng)用現(xiàn)狀，網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)據(jù)化的發(fā)展趨勢十分明顯，因而，檔案系統(tǒng)也同樣向著網(wǎng)絡(luò)化管理與數(shù)據(jù)化檔案的方向發(fā)展，最終共享并共建。另外，管理工作人員也需要轉(zhuǎn)變思想，進(jìn)一步推動檔案的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。對于計算機(jī)的應(yīng)用同樣要給予高度重視，究其原因，計算機(jī)在檔案管理中屬于技術(shù)中心，所以，確保計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的高效性，也可以為檔案信息化的管理奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）全面強(qiáng)化管理工作人員素質(zhì)能力。伊通滿族自治縣農(nóng)業(yè)單位管理部門一定要采取措施不斷強(qiáng)化管理工作人員自身的素質(zhì)，使得檔案隊(duì)伍更加穩(wěn)定，以保證管理工作人員具備專業(yè)能力。其中，在檔案管理工作開展的過程中，管理人才的檔案知識不全面且對于軟件開發(fā)的理解不到位，因而，必須要采取針對性的培養(yǎng)措施。這樣一來，檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)也能夠得以全面提升，使得管理工作人員的主動能動性充分發(fā)揮出來。另外，建立并健全激勵機(jī)制，對崗位與職能予以合理地設(shè)置，進(jìn)一步推動檔案的信息化發(fā)展。除此之外，還應(yīng)當(dāng)重視檔案信息的素質(zhì)教育，全面推動檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)。在此過程中，必須要注重檔案主體性的作用，對檔案予以合理地運(yùn)用，組織管理工作人員開展保密意識的教育，更新轉(zhuǎn)換意識也不斷增強(qiáng)。基于此，檔案信息化管理也需要合理地使用現(xiàn)代化技術(shù)，通過檔案信息技術(shù)完善檔案信息網(wǎng)絡(luò)，使得檔案信息經(jīng)濟(jì)效益不斷提高。

四、結(jié)束語

綜上所述，信息化已經(jīng)成為了社會的主要發(fā)展趨勢，所以，在檔案管理工作中，必須要重視檔案的信息化發(fā)展。其中，以伊通滿族自治縣農(nóng)業(yè)單位為例，根據(jù)當(dāng)?shù)貦n案信息化發(fā)展的情況，闡述了存在的不足之處，并提出了具有針對性的完善措施，進(jìn)一步推動其檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)。（作者單位為吉林省四平市伊通滿族自治縣園藝蔬菜特產(chǎn)服務(wù)站；吉林省四平市伊通滿族自治縣動物疫病預(yù)防控制中心）