淺析現(xiàn)代辦公秘書職業(yè)能力

喬建偉

摘 要：秘書職業(yè)在我國(guó)發(fā)展歷史悠久，從古到今，秘書職業(yè)雖然稱呼不同，但是在組織發(fā)展過(guò)程中持續(xù)發(fā)揮著不可替代的作用。隨著黨中央嚴(yán)查腐敗以來(lái)，眾多高官落馬的背后揭露了部分秘書人員的腐敗現(xiàn)狀。所以，隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的提高，秘書人員在其工作要求之下，自身素質(zhì)更應(yīng)同步提高。

關(guān)鍵詞：辦公秘書；職業(yè)能力；素質(zhì)更新

一、辦公室日常事務(wù)管理能力

當(dāng)今是信息化迅速發(fā)展的世界，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)成為秘書工作人員日常辦公必不可少的手段和途徑。辦公自動(dòng)化越來(lái)越成為不可避免的趨勢(shì)。秘書工作人員應(yīng)當(dāng)熟悉辦公程序，利用現(xiàn)代化的科技手段減少不必要的工作任務(wù)量，提升自己的辦公效率，減少重復(fù)的辦公程序。秘書人員應(yīng)當(dāng)掌握辦公的基本流程，在領(lǐng)導(dǎo)的指示下能夠及時(shí)迅速的擬寫公文，能夠領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖和上級(jí)指示意見(jiàn)。

同時(shí)，科學(xué)有效的時(shí)間管理是走向職業(yè)成功的重要源泉。秘書工作人員每天要忙于各種日常事務(wù)，同時(shí)又必須為領(lǐng)導(dǎo)做好服務(wù)，安排好領(lǐng)導(dǎo)的日程，如果秘書工作人員學(xué)會(huì)科學(xué)有效的時(shí)間管理，不僅可以在工作上更加出色，也可以更好地為領(lǐng)導(dǎo)服服務(wù)，還可以利用更多的空余時(shí)間為自己充電加油，實(shí)現(xiàn)職業(yè)平臺(tái)的跳躍。目標(biāo)原則、計(jì)劃原則、有序原則、效率原則、平衡原則是秘書時(shí)間管理的一些基本原則。[1]運(yùn)用時(shí)間管理的合理方法如ABC時(shí)間管理方法、時(shí)間計(jì)劃表控制法、番茄工作法也能夠減少不必要的時(shí)間浪費(fèi)和損耗，提高秘書人員的辦事效率。

二、參會(huì)及應(yīng)酬能力

以“愛(ài)崗敬業(yè)，誠(chéng)實(shí)守信，辦事公道，服務(wù)群眾，奉獻(xiàn)社會(huì)”為主要內(nèi)容的職業(yè)道德規(guī)范，它不僅是各行業(yè)共同遵守的職業(yè)道德規(guī)范，同時(shí)也是秘書工作者首先必須遵守的道德規(guī)范。此外，秘書工作者還應(yīng)該結(jié)合秘書的職業(yè)特點(diǎn)把一般社會(huì)道德規(guī)范在秘書職業(yè)中具體落實(shí)。[2]

（一）為人謙遜有禮

人有長(zhǎng)處亦有短處，為人謙遜有禮，學(xué)習(xí)別人的長(zhǎng)處彌補(bǔ)自身的短處才是為人的聰明之道。秘書作為組織交流的一扇窗口，應(yīng)當(dāng)重視自身社交禮儀規(guī)范，從言行舉止、著裝打扮各個(gè)方面完善細(xì)節(jié)。

1.著裝要合適大方

參加正式的晚會(huì)，男士應(yīng)著正裝出席，女士則應(yīng)當(dāng)選擇合適的晚禮服并且在化妝后參加晚會(huì)，不能穿日常工作服參加晚會(huì)。

2.鞋襪服飾搭配要合理

女士應(yīng)穿長(zhǎng)筒絲襪，男士穿深色皮鞋。秘書不宜穿涼鞋、旅游鞋等休閑著裝上班。

3.飾品和化妝要適當(dāng)

秘書參會(huì)佩戴首飾應(yīng)當(dāng)恰當(dāng)，過(guò)多的金銀飾品有失儀表風(fēng)范；參會(huì)時(shí)應(yīng)當(dāng)化妝，但是不能濃妝艷抹。

4.注意個(gè)人衛(wèi)生，臉部、頭發(fā)、雙手要衛(wèi)生、潔凈

5.姿態(tài)端莊有禮

秘書在工作中應(yīng)當(dāng)“坐有坐相，站有站相”，無(wú)論待人接物都應(yīng)當(dāng)注意自己的姿態(tài)。

（二）待人平等公正

秘書在處理日常事務(wù)時(shí)應(yīng)當(dāng)持有平等待人的觀念，不能因?yàn)閷?duì)方是領(lǐng)導(dǎo)就端茶送水、溜須拍馬，而對(duì)方是普通平民則用權(quán)威故意冷落或者刁難。只有平等對(duì)待自己的上下級(jí)，秘書人員才能擁有融洽的人際關(guān)系。

（三）做事誠(chéng)實(shí)守信

誠(chéng)實(shí)守信是人最基本的道德和素養(yǎng)。秘書工作責(zé)任重大，是知曉秘密機(jī)密較多的人。在當(dāng)前的社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，存在著惡性競(jìng)爭(zhēng)和拜金主義的風(fēng)氣，這對(duì)于保守組織秘密的秘書是一個(gè)很大的考驗(yàn)。如近期備受關(guān)注的周永康案，其正因?yàn)樾孤秶?guó)家機(jī)密罪等罪行而受到法律的懲罰。所以，秘書在工作中，要保管好組織資料，更要提升自己的抗誘惑能力，保守組織秘密，做誠(chéng)信的秘書工作者。

三、辦公的思維變通能力

周洋提出秘書工作具有從屬性、被動(dòng)型、綜合性、中介性、靈活性等特點(diǎn)。在秘書工作中主要有五大變通思維類型：多元思維、前瞻思維、發(fā)散思維、迂回思維、逆向思維[3]。面對(duì)辦公室的人際關(guān)系以及辦事流程，秘書需要有及時(shí)變通的思維去完成任務(wù)。

四、接待及溝通能力

秘書工作涉及到心理學(xué)的眾多知識(shí)，秘書在日常工作中更需要揣摩領(lǐng)導(dǎo)心理，幫助領(lǐng)導(dǎo)排憂解難。秘書處理與領(lǐng)導(dǎo)的人際關(guān)系主要有如下方法：

（一）情感投資法

機(jī)械地處理事務(wù)很難保證人與人之間真心相處，只有投入真實(shí)的感情進(jìn)行人與人之間的相處和交流，才能獲得良好的人際關(guān)系。

（二）道德操守法

秘書人員只有高尚的道德操守才能得到領(lǐng)導(dǎo)的重用。在日常工作中秘書應(yīng)當(dāng)有健康高雅的生活情趣、靈活處事的應(yīng)變能力，提升自己的道德水平和政治理論素養(yǎng)，在思想境界層次要接近領(lǐng)導(dǎo)的水平。

（三）求同存異法

處理日常事務(wù)時(shí)，秘書難免會(huì)因?yàn)榻M織架構(gòu)不合理遇到多重領(lǐng)導(dǎo)的問(wèn)題，如果立刻拒絕某一領(lǐng)導(dǎo)的要求，會(huì)對(duì)日后秘書工作形成不必要的麻煩和影響。秘書應(yīng)當(dāng)尋找領(lǐng)導(dǎo)工作的共同點(diǎn)，避免讓自己重復(fù)工作，靈活巧妙達(dá)到多位領(lǐng)導(dǎo)的要求。

（四）角色置換法

每個(gè)人都很容易站在自己的立場(chǎng)和角度分析事情，遇到問(wèn)題首先埋怨領(lǐng)導(dǎo)或者環(huán)境，形成心理學(xué)中的“情境歸因”。秘書在工作中遇到問(wèn)題應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)換自己與領(lǐng)導(dǎo)角色，體會(huì)領(lǐng)導(dǎo)難處，和平解決沖突。

五、辦公素質(zhì)的更新能力

鄭向暉提出，在新時(shí)期下秘書人員應(yīng)具備如下四種素質(zhì)[4]：

（一）過(guò)硬的思想政治素質(zhì)

秘書工作人員要堅(jiān)定自己的政治立場(chǎng)，時(shí)刻保持與黨中央的一致，同時(shí)也要多學(xué)習(xí)政治學(xué)、哲學(xué)知識(shí)，豐富自己的政治理論。

（二）較高的職業(yè)道德素質(zhì)

秘書職業(yè)水平的提高需要道德水平的同步提高。面對(duì)金錢、權(quán)力的誘惑能夠堅(jiān)持自己的操守，堅(jiān)守自己道德底線，保守國(guó)家和公司秘密，維護(hù)集體榮譽(yù)和財(cái)產(chǎn)。

（三）健康的心理素質(zhì)

秘書工作平凡甚至枯燥，秘書人員應(yīng)當(dāng)有敬業(yè)愛(ài)崗的積極心理面對(duì)自己的工作；同時(shí)，居于風(fēng)光背后的秘書人員應(yīng)當(dāng)甘于平凡和寂寞，淡泊名利，正視工作壓力，尋找工作樂(lè)趣。

（四）扎實(shí)的工作能力素質(zhì)

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的新發(fā)展，要求秘書人員在具備基本工作能力的同時(shí)，也要具備熟練操作電腦辦公軟件、良好的外語(yǔ)表達(dá)能力、高超的速記與快讀能力。

參考文獻(xiàn)：

[1]郭淵.論秘書的時(shí)間管理藝術(shù)[D].廣州：暨南大學(xué)漢語(yǔ)言文學(xué)系，2013.

[2]中國(guó)就業(yè)培訓(xùn)技術(shù)指導(dǎo)中心.秘書國(guó)家職業(yè)資格培訓(xùn)教程（三級(jí)秘書）[M].中央廣播電視大學(xué)出版社，2013.

[3]周洋.論秘書工作中的變通藝術(shù)[D].廣州：暨南大學(xué)漢語(yǔ)言文學(xué)系，2014.

[4]鄭向暉.論新時(shí)期下秘書人員應(yīng)具備的素質(zhì)[J].湖南科技學(xué)院學(xué)報(bào)，2006，27（6）：272-274.