新形勢下電子檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建分析

張晉

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也得到了極大的發(fā)展，推動著社會逐步向信息時代的邁入。電子檔案的管理，作為新時代的產(chǎn)物，改變了以往傳統(tǒng)的電子檔案儲存形式。不僅提高了工作效率，為企業(yè)和社會的發(fā)展提供強有力的動力。也為新興產(chǎn)業(yè)的發(fā)展提供了后備資源和保證。

關(guān)鍵詞：電子檔案；管理系統(tǒng)；構(gòu)建分析

檔案的管理都屬于重要的資料，對于工作以及處理問題都具有參考參考價值的。在傳統(tǒng)的檔案管理中，由于缺乏電子檔案的管理技術(shù)，使很多信息都未能詳細(xì)的保存下來，這就使以后的工作沒有借鑒來源，也使大量的信息資源浪費。電子檔案雖具有明顯的優(yōu)勢，但也存在著不足。

一、電子檔案管理發(fā)展的阻礙因素

（一）電子檔案管理的水平存在明顯的差異

經(jīng)濟(jì)水平的發(fā)展差異造成了電子檔案管理水平的差異。在經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的地區(qū)，如北京、上海、廣州等由于經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)較好，經(jīng)濟(jì)發(fā)展能力好，電子管理水平普遍較高并且相對完善，而對于其他地區(qū)，缺少資金和技術(shù)的支持電子管理水平，低于全國的平均水平，不具備標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化[1]。這使得經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的地區(qū)更能很好的進(jìn)行經(jīng)濟(jì)貿(mào)易，而經(jīng)濟(jì)相對劣勢的地區(qū)，則相對遜色。

（二）文件的管理缺乏安全性

電子文檔的保存容量大，信息量足，但卻存在安全的風(fēng)險。首先，對于文件管理方面，對于文件保存路徑的選擇沒有規(guī)劃好，這就會造成在遇到突發(fā)事件時，保存的文件大都是無關(guān)緊要的文檔而重要的文檔遭到破壞，或者文件都丟失無法修復(fù)。其次，電子檔案都是有計算機操作保存的虛擬檔案，因此就可能遭受到病毒的侵襲，在計算機病毒時電腦失去控制時，這就會造成重要資料的丟失。

（三）各地區(qū)各部門沒有共享

由于電子檔案的管理模式以及文件標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)模式的不同，造成許多部門的資源管理都呈現(xiàn)單一性，無法達(dá)到共享。同時由于選擇的電子檔案管理的供應(yīng)商不同，各地區(qū)也擁有不同的檔案管理模式，這都贊成了數(shù)據(jù)無法共享，長此以往不僅不利于加強地區(qū)之間的相互合作，也會使經(jīng)濟(jì)不能更好的向前發(fā)展。

二、電子檔案管理的構(gòu)建

（一）加強對人員的培訓(xùn)

為了解決電子檔案發(fā)展不平衡所帶來的經(jīng)濟(jì)滯后問題，就要在加強對技術(shù)人員的培養(yǎng)。為經(jīng)濟(jì)落后地區(qū)的電子檔案管理培養(yǎng)技術(shù)性的人才，加強于發(fā)展完善地區(qū)的溝通，改變電子檔案的落后模式，熟練的運用檔案管理模版與新軟件的開發(fā)，從而帶動本區(qū)域的發(fā)展，形成統(tǒng)一的電子數(shù)據(jù)管理模式。其次，轉(zhuǎn)變對電子檔案管理的模式，尤其是電子檔案管理發(fā)展滯后的地區(qū)，電子檔案不僅僅是資源的保存，也是資源的交流和運用，只有注重電子檔案管理，才能更好的發(fā)展它，合理的構(gòu)建電子檔案管理模式。

（二）改變電子檔案管理模式

電子檔案管理由于在傳輸，運用中都是使用計算機進(jìn)行操作，因此也容易受到各種危險因素的干擾。因此，對于電子檔案的管理要選取合適的儲存模式，在文件的管理上，對于文件類型進(jìn)行相應(yīng)的標(biāo)記，根據(jù)標(biāo)記錄入到相應(yīng)的儲存模式中，這使在遭受侵襲時，能夠有效的降低風(fēng)險。同時對于重要內(nèi)容，要進(jìn)行打印，打印也要使用微縮膠片拷貝，從而可以保存的更長久，防止水、高溫的侵襲以及破損。同時對于保存的重要內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的整理紀(jì)錄，便于歸檔，也有利于以后的查找利用。

（三）減少資源的獲取限制

地區(qū)之間以及部門之間電子檔案不能共享，歸根到底就是沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。因此，在部門之間的管理中，對于數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換模式要求有一定的標(biāo)準(zhǔn)。針對不同的職務(wù)設(shè)置不同的資源獲取權(quán)限，使每個人都能有獲取共同資源的權(quán)利[2]。加強各部門的協(xié)調(diào)能力。同時電子檔案管理要實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動同步，便于獲取最新的資源信息，對于共享的資源要有覆蓋的功能，設(shè)置相應(yīng)的周期，對數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的保存和覆蓋，這不僅有利于過去最新的檔案管理信息，也可以在發(fā)生意外時，較少數(shù)據(jù)資源的遺失。

（四）允許新功能的加載

電子檔案的發(fā)展是在不斷變化的，功能也是在不斷增加的。因此，就要在最初的設(shè)計中運用兼容版本，允許新功能的加載[3]。同時又不會在運行中對現(xiàn)有的軟件造成破壞，造成資料的遺失。對現(xiàn)有的程序有防火墻的保護(hù)，使新程序在運行的試用階段，發(fā)生突發(fā)情況，不會影響主要的功能。運行無異常后，才會自動的轉(zhuǎn)化為常用功能，正常的運行。

三、結(jié)束語

電子檔案管理作用的潮流，使目前信息化發(fā)展不可逆轉(zhuǎn)的潮流。實現(xiàn)信息檔案的電子化管理，已經(jīng)成為我國未來信息管理的方向。要做到電子化管理，就要改變以往的觀念，用發(fā)展的眼光來看待問題，同時從實際出發(fā)，增強各地區(qū)的電子檔案管理發(fā)展的視力，逐步達(dá)到國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，再向世界的標(biāo)準(zhǔn)發(fā)展，一步一個腳印，腳踏實地的發(fā)展。同時運用熟練的操作技能，用專業(yè)的知識對電子化平臺進(jìn)行更好的管理，保證信息資源的安全，才能取的電子檔案管理的突破性進(jìn)展，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 彭玉春，車東毅，王燦陽.電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理軟件的研發(fā)——北京市石景山區(qū)機關(guān)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的實踐與啟示[J].北京檔案，2005（12）.

[2] 馮惠玲，趙國俊，劉越男，安小米，侯衛(wèi)真，錢毅，張寧.電子文件管理國家戰(zhàn)略芻議[J].檔案學(xué)通訊，2006（03）.

[3] Reference Model for an Open Archival Information System（OAIS）.CCSDS650.-B-1. Blue Book . 2002.