新時期檔案信息資源開發(fā)與利用的淺析

屈國華

【摘 要】新時期，科技的不斷發(fā)展離不開信息。更新思想觀念，改變檔案管理的傳統(tǒng)模式，開發(fā)利用檔案信息資源，才能適應(yīng)當(dāng)前改革開放和經(jīng)濟建設(shè)的需要。

【關(guān)鍵詞】檔案信息資源 開發(fā) 利用 檢索體系 現(xiàn)代化管理

信息與物質(zhì)、能量一起，構(gòu)成現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的三大支柱。作為原生信息的檔案，是信息家族中占有絕對地位的一個成員，而其他信息均為派生信息。大力利用檔案信息，為社會主義現(xiàn)代化服務(wù)，是一項非常重要的工作，也是檔案工作的根本宗旨。檔案來自社會，用之社會，開放檔案是實現(xiàn)檔案潛在價值的途徑，是把檔案的有用性和可用性變成社會效益和經(jīng)濟效益，是實現(xiàn)檔案信息資源共享的途徑。本文試對檔案信息資源的開發(fā)和利用工作做粗淺分析。

一、開發(fā)、利用檔案信息的意義

（一）開發(fā)、利用檔案信息資源是檔案工作的根本目的和中心任務(wù)

所謂開發(fā)、利用檔案信息，就是把檔案中儲存的大量信息，采取積極主動的方法，有計劃、有目的地進行分析研究和整合，把分散的信息變成集中而有條理的信息，通過一定的形式及時地提供出去，滿足各單位和社會各方面的需要。而檔案的利用工作是檔案工作中最活躍、最有生命力的方面。積極開展檔案信息的開發(fā)利用工作，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)服務(wù)，是當(dāng)前和今后檔案工作的努力方向，是黨和國家在新的歷史時期對檔案工作提出的光榮而艱巨的任務(wù)。

（二）開發(fā)、利用檔案信息資源是當(dāng)前改革開放和經(jīng)濟建設(shè)的需要

檔案作為原生信息資源，正以它準(zhǔn)確性、可靠性的優(yōu)勢，顯示出強大的生命力。而它的使用價值及其在現(xiàn)代化建設(shè)中的地位和作用，則最終取決于檔案信息資源的開發(fā)規(guī)模和程度。早在1984年，鄧小平同志就題寫了“開發(fā)信息資源，服務(wù)四化建設(shè)”。利用檔案信息資源，已是社會發(fā)展的迫切需要，是科學(xué)研究和技術(shù)交流的迫切需要，也是振興經(jīng)濟建設(shè)的迫切需要。

（三）科學(xué)決策離不開檔案信息

所謂科學(xué)決策，就是為了具體的既定目標(biāo)，對其戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)和辦法的擇優(yōu)。只有憑借足夠的信息，才能使決策的準(zhǔn)確性有較大把握，做到科學(xué)地決策。因此，科學(xué)決策離不開可靠的信息。

二、如何做好檔案信息資源的開發(fā)利用

（一）增強信息意識，更新思想觀念

開發(fā)檔案信息資源，首先要樹立服務(wù)觀念。檔案工作的服務(wù)性是檔案工作的生命，收集整理檔案的目的就是為社會服務(wù)。因此，只有樹立了服務(wù)觀念，服務(wù)范圍才能從為局部服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槊嫦蛉鐣?wù)，才能從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，服務(wù)的方式也才能從單一的形式轉(zhuǎn)變?yōu)槎鄻拥男问健?/p>

其次，應(yīng)樹立開放的觀念。長期以來，檔案工作保密的觀念在人們頭腦中根深蒂固，開放的觀念極其淡薄，檔案工作人員處于近乎封閉的狀態(tài)，這就給檔案的開發(fā)利用增加了阻力。因此，不解決觀念問題，就談不上大力開發(fā)檔案信息資源。當(dāng)保密則保密，不當(dāng)保密則堅決開放，不能借口保密而設(shè)置過多的條條框框，無限擴大保密范圍，要不斷增強民主意識，保障公民所享受的民主權(quán)利。

再次，要樹立效益觀念。過去檔案工作是不談效益的，但隨著社會的發(fā)展，應(yīng)樹立起效益觀念，把檔案工作的出發(fā)點和落腳點，即檔案信息的提供、利用都放在發(fā)揮社會效益上，并以此作為檢驗檔案工作好壞的標(biāo)尺。

（二）豐富和充實信息存貯量

要加強檔案的收集、征集工作，不斷豐富信息存貯量，使檔案館（室）成為門類齊全、內(nèi)容豐富、形式多樣的檔案保管基地和檔案史料利用中心。首先，要擴大信息收集范圍，這就要求檔案部門眼明耳聰，開辟多渠道，積極了解和捕捉社會各方面可利用的信息。如對散存在有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)手中或部門科室里的文件材料收集要齊全，這就必須建立健全文書處理制度，做到傳閱文件及時催退、及時簽注，隨時歸卷；外出開會帶回來的會議材料、訪問材料等要注意及時收集，使有價值的檔案材料不至散失。其次，要擴大接收門類，將單純接受文書檔案擴大為接收科技檔案、專業(yè)檔案等等。再次，加強征集工作，將散存在社會上的零散的珍貴的檔案資料廣泛地收集起來，發(fā)揮它們應(yīng)有的作用。

（三）建立科學(xué)的檢索體系，加強編研工作，系統(tǒng)地提供檔案信息

檔案檢索工具是記錄、報道、查找館（室）藏檔案資料的重要手段，也是檔案科學(xué)管理和提供利用所依賴的主要工具。面對數(shù)以萬計的檔案材料，人們只有借助檢索工具，才能理出頭緒，挖出寶藏，使死材料變成活材料。檢索工具為檔案的開發(fā)利用工作帶來了方便。因此，要編制多種多樣的檢索工具（檢索目錄、卡片、索引、指南等），而且檢索工具要求達到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，這樣才能增加檢索的深度和廣度，提高檔案查找的準(zhǔn)確率，更有效地利用檔案信息資源為社會各項工作服務(wù)。

編研工作就是利用館（室）藏的檔案資料編纂檔案參考資料和文件匯編的工作。開展正常編研工作，不僅是檔案館（室）主動、積極、系統(tǒng)地開發(fā)檔案信息資源的重要手段，而且是使科技檔案進入技術(shù)市場，更好地為科研、生產(chǎn)、經(jīng)營活動服務(wù)的重要形式，同時還有利于促進檔案基礎(chǔ)工作的開展和檔案利用工作水平的提高。

（四）運用現(xiàn)代化管理方法，提高信息傳遞效率

在現(xiàn)代化建設(shè)的今天，人們不僅對信息的需求量越來越大，同時對提供、傳遞信息的效率和速度提出了更高的要求，這就是“快而準(zhǔn)”。要做到這一點，必須運用現(xiàn)代先進的技術(shù)裝備，如計算機、縮微技術(shù)等，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理與檢索。只有這樣，才能滿足日益發(fā)展的檔案開發(fā)和檔案利用工作的需要。

【參考文獻】

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