新時期如何做好公路檔案管理工作

李曉琴

[摘 要]隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作在現(xiàn)代經(jīng)濟社會發(fā)展中也賦予了新的時代特點和使命，本為只要探討了新時期公路系統(tǒng)檔案工作者應(yīng)當具備怎樣的素養(yǎng)。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；政治素養(yǎng)；科學(xué)發(fā)展

中圖分類號：G271；F542 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）08-0216-01

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，各種現(xiàn)代化通訊網(wǎng)絡(luò)、計算機現(xiàn)代化管理也在各個檔案部門開通和使用，檔案管理工作在現(xiàn)代經(jīng)濟社會發(fā)展中也賦予了新的時代特點和使命，作為新時期公路系統(tǒng)檔案管理工作者，只有根據(jù)新形勢的需要，做到與時俱進，不斷加強自身的修養(yǎng)，不斷完善提高自己的綜合素質(zhì)，具備在新時期條件下的綜合檔案工作能力，才能更好地適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作。

一、新時期公路檔案管理工作者應(yīng)具備的專業(yè)素養(yǎng)

1. 堅定的思想政治素質(zhì)

檔案管理是一項政治性與保密性很強的工作，檔案管理工作者只有具備高度的思想政治覺悟和良好的工作作風(fēng)，具有堅定正確的政治方向，樹立科學(xué)的世界觀、人生觀和價值觀，才能在檔案管理工作中顧全大局，自覺遵守檔案管理方面的政策法規(guī)，確保檔案的信息安全。因此，檔案工作的性質(zhì)決定著管理工作者如果沒有較高的政治素質(zhì)和強烈的責(zé)任感，就無法擔(dān)當這一重任。

2.系統(tǒng)的專業(yè)知識素養(yǎng)

檔案學(xué)是一項系統(tǒng)性的管理科學(xué)，檔案工作也是一項專業(yè)性較強的工作，這一工作要求檔案管理人員無論是在檔案的收集與整理，還是在檔案的管理與服務(wù)各環(huán)節(jié)，必須掌握一套系統(tǒng)的專業(yè)理論知識和工作方法，才能較好地完成檔案管理工作任務(wù)。

3. 精湛的專業(yè)能力素質(zhì)

檔案管理是一項事業(yè)也是一門學(xué)問。要求檔案管理工作者不僅具有對檔案材料的收集、整理、統(tǒng)計、鑒定和保管的一般能力，而且還要具有適應(yīng)檔案室建設(shè)網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化的特殊能力，這樣才能及時為上級領(lǐng)導(dǎo)進行管理決策提供文獻信息，通過高質(zhì)量、深層次的檔案信息服務(wù)，提高檔案管理質(zhì)量。

二、公路檔案管理隊伍建設(shè)存在的主要問題

1.對檔案管理的重要性認識不足。

檔案管理崗位地位和待遇偏低，學(xué)習(xí)進修的機會少，專業(yè)自我成長和發(fā)展的空間不大，缺乏科學(xué)合理的激勵和考核機制。日常工作得不到領(lǐng)導(dǎo)重視，造成檔案管理人員欠缺工作熱情，被動應(yīng)付工作，缺乏創(chuàng)新精神。

2.業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能水平不高。

檔案管理人員專業(yè)、學(xué)歷、年齡結(jié)構(gòu)和工作能力參差不齊，當前許多單位的檔案干部隊伍，早已是老者無、中者少、青者多的非正常年齡結(jié)構(gòu)。大多沒有系統(tǒng)地接受過檔案管理學(xué)、教育學(xué)和心理學(xué)等方面的基本理論培訓(xùn)，知識結(jié)構(gòu)不成體系，或者知識面窄，不能強化自我學(xué)習(xí)促進自身專業(yè)成長。

3.干部培訓(xùn)急功近利。

檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)社會化、效益化，由追求培訓(xùn)效果的急功近利演變?yōu)榕嘤?xùn)收費的急功近利。盈利性培訓(xùn)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班使得缺乏管理經(jīng)驗和基本業(yè)務(wù)技能的新上崗人員如嗷嗷待哺的嬰兒無人顧及。

三、做好公路檔案管理工作的對策

1. 實事求是，確保施工資料的真實性管理

真實是歸檔文件的生命，是工程建設(shè)質(zhì)量檢驗的基點，也是竣工驗收公路工程的關(guān)鍵。要想為工程質(zhì)量評定與質(zhì)量查詢提供簡潔有效的信息，必須要有真實、完整的施工資料，這樣，才能充分發(fā)揮文件效能，才能反映工程全貌，也能為以后的公路改造、維修、擴建提供基本依據(jù)。施工原始記錄的真實性體現(xiàn)在所記錄的事件是確定的某一時間段，與確定地點發(fā)生聯(lián)系的分項工程或施工工序。施工記錄的時間跨度應(yīng)與分項工程的具體時間一致。施工數(shù)據(jù)的完整性體現(xiàn)在施工記錄體系的各個組成部分相互補充、相互驗證。同時，采用“三同時”的管理模式，即在招投標的同時明確提出檔案管理要求；在檢查工程質(zhì)量的同時檢查檔案形成積累情況；在工程交工驗收的同時驗收檔案的收集和整理情況，確保檔案齊全、真實管理。

2. 制定檔案管理規(guī)則，確保檔案在宏觀上的管理

在工程建設(shè)之初，為了加強對建設(shè)過程中所形成的材料進行收集、整理、歸檔、編目、裝訂等，以達到“ 齊全、完整、準確” 的要求，可依據(jù)《檔案法》，按交通部《公路工程竣工驗收辦法》、《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》、《公路建設(shè)項目案卷質(zhì)量標準》，結(jié)合具體路段公路建設(shè)項目管理的特點，編制相應(yīng)的《公路檔案資料管理規(guī)定》、《公路建設(shè)項目檔案分類編號規(guī)則》等。在工程實施階段，應(yīng)結(jié)合本路段的具體情況，組織專業(yè)人員編制體現(xiàn)本路段的《公路竣工文件編制辦法》，詳細規(guī)定檔案資料的收集與整理的內(nèi)容與質(zhì)量要求，組卷的方法與要求，案卷的編制、裝訂、編目、保管等方面的要求，以有效控制檔案資料的齊全完整及填寫質(zhì)量。通過各項規(guī)則的制定，使檔案分類整理有章可循，工作規(guī)范、有序進行，切實做到對檔案的整理、收集、歸檔的宏觀管理。

3.嚴把竣工驗收關(guān)，確?？⒐n案憑證作用的發(fā)揮

在工程項目建設(shè)驗收階段，工程技術(shù)人員與檔案部門的驗收人員要密切配合、嚴格把關(guān)，嚴格審查各施工單位編制的竣工圖、文字資料、施工報告，對隱蔽工程驗收記錄的真實性和工程設(shè)計變更單的落實情況要著重檢查，如存在問題及時整改，以確?？⒐n案的真實性和準確性，在工程項目合同決算時，使竣工檔案資料能真正發(fā)揮憑證作用。

4.制定制約措施，確保資料的完整性管理

依據(jù)《檔案管理辦法》與《竣工資料編制辦法》制定相應(yīng)的合同、運用法律手段加強檔案資料的管理。在合同中應(yīng)確定參建各方的檔案責(zé)任與權(quán)利，明確文件材料的形成范圍、費用及歸檔套數(shù)，明確檔案質(zhì)量及權(quán)屬，從法律上真正保證檔案歸檔工作。工程監(jiān)理也應(yīng)充分發(fā)揮監(jiān)督職能，監(jiān)督、審核、驗收工程資料形成及檔案整理工作。在工作的具體開展中，要實行專項檢查評比，建立獎罰分明的經(jīng)濟責(zé)任制，獎先罰后，以加強參建單位檔案管理的質(zhì)量意識，以推進優(yōu)質(zhì)檔案的形成。

5.制定檔案管理規(guī)章制度，確保檔案的制度保障管理

在制定檔案管理規(guī)則的基礎(chǔ)上，為了保證各項規(guī)則的真正落實，應(yīng)建立、健全項目檔案管理制度，使項目檔案的分管領(lǐng)導(dǎo)及各部門如建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理單位專兼職檔案人員均明確職責(zé)，切實抓好項目文件資料的形成、積累和有序管理，以保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準確、齊全、規(guī)范，保證施工技術(shù)材料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量保證資料真實可靠，竣工圖與實物相符，真正實現(xiàn)“網(wǎng)絡(luò)”檔案管理，以保證工程建設(shè)全過程各階段檔案工作進程的順暢。

6.加強人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，確保檔案的有序管理

檔案管理有序進行的前提是檔案人員需具備過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)。但由于現(xiàn)在的檔案管理人員多以兼職為主，專業(yè)水平有限，使檔案工作的深入管理受到限制，工程文件資料的形成質(zhì)量和檔案整理質(zhì)量也難以保證。因此，工程建設(shè)之初，就應(yīng)對高速公路工程管理人員、監(jiān)理人員、施工單位人員進行有計劃、有措施、分期分批的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其明確工程項目檔案工作的法規(guī)和工程質(zhì)量標準要求，明確施工過程中原始簽證資料的操作方法，明確竣工資料整編、工程項目驗收的基本要求，明確項目檔案的管理分工職責(zé)，使他們在增強檔案意識的同時也熟知掌握檔案業(yè)務(wù)和工程質(zhì)量標準。同時，采用各種辦法，如獎勵機制，激勵他們積極主動地參與項目檔案管理，在實踐中提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能，以實現(xiàn)規(guī)范化、標準化管理。

結(jié)語

以上是我結(jié)合自己的工作，對新時期公路系統(tǒng)檔案工作者應(yīng)具備的素養(yǎng)的幾點思考，總之，在科技進步今天，檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、管理方式都發(fā)生著變化，對檔案工作者的素質(zhì)要求是多方面和多層次的，檔案管理工作者應(yīng)站在新的高度，用更寬廣的視野、更新的思路開拓創(chuàng)新、與時俱進，用多方面的知識武裝自己，使自己成為綜合素質(zhì)較高的“復(fù)合型”人才，為檔案事業(yè)做出自己應(yīng)有的貢獻。0

參考文獻

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