制藥企業(yè)GMP文件管理的常見問題

李冉

[摘 要]文件是質(zhì)量管理系統(tǒng)的基本組成部分，涉及GMP的各個(gè)方面，是實(shí)施制藥企業(yè)生產(chǎn)和質(zhì)量管理活動(dòng)的重要依據(jù)。本文就制藥企業(yè)文件管理中的幾個(gè)常見問題進(jìn)行描述，并提出其對(duì)應(yīng)的解決方法，期望能對(duì)GMP文件管理工作的改善有所幫助。

[關(guān)鍵詞]GMP，文件管理，問題

中圖分類號(hào)：F407.72 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）08-0175-01

文件系指涉及藥品生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理的書面標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施過程中的記錄結(jié)果。對(duì)于制藥企業(yè)而言，建立規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奈募芾硐到y(tǒng)，可減少隨意性和口頭性造成的失誤，并可實(shí)現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)和質(zhì)量管理活動(dòng)的可追溯。無論是WHO、歐盟、中國或是美國FDA的GMP（cGMP），均將“文件管理”作為單獨(dú)的一部分進(jìn)行詳細(xì)闡述。由此，可見文件管理在藥品GMP系統(tǒng)中的重要性。

文件管理活動(dòng)包括文件的起草、審核、批準(zhǔn)、生效、修訂和撤銷、分發(fā)、培訓(xùn)、歸檔等一系列過程。其中的每一環(huán)節(jié)的失誤，都可能形成文件管理的漏洞，甚至為整個(gè)質(zhì)量管理體系帶來風(fēng)險(xiǎn)。筆者結(jié)合自身實(shí)踐和體會(huì)，簡(jiǎn)要闡述制藥企業(yè)GMP文件管理中的常見問題，并提出相應(yīng)解決方法，以供同行參考和交流。

1 文件的起草與修訂

1.1 文件的變更

無論是文件的修訂、撤銷或是新文件的起草，都需提交變更申請(qǐng)。變更申請(qǐng)的內(nèi)容應(yīng)包括需變更文件的名稱、編號(hào)，變更原因、變更分類（技術(shù)文件變更、重大非技術(shù)文件變更）、變更描述等。由申請(qǐng)人主管、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、QA文件管理員、QA主任等審核簽字。這樣做的意義有兩個(gè)：一是由相關(guān)人員對(duì)文件的變更原因、變更描述等重要信息進(jìn)行審核，確保文件變更的合理性和合法性；另外一方面，將文件的變更信息及審核意見形成書面結(jié)果，有利于事件的回顧、追溯。這里很容易忽略而值得注意的是，一份文件的變更可能會(huì)關(guān)聯(lián)到其它文件，如技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)STP文件（產(chǎn)品工藝規(guī)程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等）等的變更通常會(huì)影響到標(biāo)準(zhǔn)操作SOP文件（設(shè)備操作、取樣和檢驗(yàn)等）。那么，怎樣才能保證文件與受影響文件之間的一致性，而避免相互矛盾呢？這就需要在變更申請(qǐng)記錄上添加受影響文件信息，如文件編號(hào)、文件標(biāo)題等，還需相關(guān)責(zé)任人對(duì)其進(jìn)行簽字確認(rèn)，并提出計(jì)劃完成受影響文件變更的時(shí)間。同時(shí)，還應(yīng)及時(shí)追蹤相關(guān)責(zé)任人的工作進(jìn)度，以確保受影響文件得以修訂。

另外，文件的變更應(yīng)分級(jí)控制。 針對(duì)于不同的需變更情況，應(yīng)采取相應(yīng)的控制措施。涉及到關(guān)鍵生產(chǎn)工藝參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等可能對(duì)產(chǎn)品安全性、有效性和質(zhì)量可控性產(chǎn)生影響的文件變更，應(yīng)啟動(dòng)文件變更程序。員工應(yīng)填寫變更申請(qǐng)（包括變更原因、變更描述等信息），并流轉(zhuǎn)簽字。這里需要注意的是，另一種對(duì)產(chǎn)品安全性、有效性和質(zhì)量可控性基本不產(chǎn)生影響或影響不大的文件變更，如書寫錯(cuò)誤、錯(cuò)別字等，可不執(zhí)行變更管理及文件變更管理程序，但需填寫文件修改記錄，并將原有文件電子版和紙質(zhì)版（質(zhì)管部原件、各部門復(fù)印件）替換。不可僅是簡(jiǎn)單地將質(zhì)管部留存的紙質(zhì)原件替換，而不做相應(yīng)記錄，也不將發(fā)放給相應(yīng)部門的復(fù)印件收回。

1.2 需修訂文件的會(huì)審

在我們的日常文件管理工作中，常會(huì)出現(xiàn)某份文件在批準(zhǔn)生效后不久即進(jìn)行再次修訂的現(xiàn)象。究其原因，主要在于文件在修訂時(shí)，未能充分地、大范圍地征集相關(guān)部門的需求、建議，而“智者千慮必有一失”，制定人是很難一次性全面考慮到所有問題的。因此，文件的制定者有必要在文件進(jìn)行初步修訂后，組織相關(guān)部門人員對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行會(huì)審，并就討論結(jié)果決定是否對(duì)文件進(jìn)行再次修訂，以確保文件的實(shí)用性與適用性，從而減少文件頻繁修訂的現(xiàn)象。

2 文件培訓(xùn)

人員培訓(xùn)是提高企業(yè)員工素質(zhì)和質(zhì)量保障的手段，通過培訓(xùn)可以促使員工掌握必要的崗位技能，清楚怎樣按質(zhì)、按量且安全地開展工作。文件的培訓(xùn)更是人員培訓(xùn)中的重頭戲。而新生效文件的培訓(xùn)常容易被忽略，或流于形式，而造成員工對(duì)文件變更內(nèi)容的不熟悉，甚至由此導(dǎo)致其工作的失誤。一般情況下，文件批準(zhǔn)日期與生效日期之間應(yīng)至少相隔10工作日，以供制定人對(duì)該文件涉及部門的相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)。文件QA應(yīng)會(huì)同人事行政部培訓(xùn)管理員，對(duì)文件培訓(xùn)進(jìn)行監(jiān)督，包括親自參與現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)、驗(yàn)收培訓(xùn)簽到表和聽課記錄等，驗(yàn)收合格后應(yīng)在相關(guān)記錄上進(jìn)行確認(rèn)，以保證文件培訓(xùn)工作的做真做實(shí)，從而利于文件變更信息的順利傳遞。

3 文件的電子存檔

質(zhì)管部應(yīng)以多種方式存檔文件，除保存各類SMP（管理標(biāo)準(zhǔn)）、STP（技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)）、SOP（操作標(biāo)準(zhǔn)）、SRP（記錄）文件的紙質(zhì)版外，還應(yīng)留存其電子版本。電子版本的存檔介質(zhì)可以是計(jì)算機(jī)磁盤、光盤、移動(dòng)硬盤或在線文檔管理工作站等。所有存檔的文件電子版本均應(yīng)標(biāo)明存檔日期、存檔人、保存期限等信息。若文件電子版本的存檔介質(zhì)為在線文檔管理工作站，則僅有經(jīng)授權(quán)的人員有進(jìn)入數(shù)據(jù)系統(tǒng)或修改數(shù)據(jù)的權(quán)限[1]。

4 思考與建議

4.1.加強(qiáng)對(duì)文件管理的重視程度

我國制藥企業(yè)的工藝及硬件水平相對(duì)先進(jìn)，但包括文件管理在內(nèi)的軟件水平與國際先進(jìn)水平相比仍有較大差距 。目前，文件管理對(duì)于我國制藥企業(yè)而言，仍然是較為薄弱的環(huán)節(jié)。不少制藥企業(yè)還習(xí)慣于用口頭協(xié)商、而非制定書面文件的形式指導(dǎo)生產(chǎn)、質(zhì)量管理活動(dòng)，使得出現(xiàn)問題時(shí)無法可依、無據(jù)可查[2]。然而，作為指導(dǎo)一切生產(chǎn)管理和質(zhì)量管理活動(dòng)的基礎(chǔ)，GMP文件的地位不可忽視。我們必須意識(shí)到文件在GMP管理中的重要性，建立行之有效的文件系統(tǒng)，制定適合企業(yè)的文件管理制度及與之匹配的人員獎(jiǎng)懲、考核制度，以期提升員工對(duì)文件管理的重視程度，激勵(lì)其工作積極性。并將CQI（持續(xù)改進(jìn)）的管理理念運(yùn)用于文件管理工作中，積極發(fā)現(xiàn)、分析、解決問題，全面提升企業(yè)文件管理水平[3]。

4.2.文件管理發(fā)展的趨勢(shì)

文件管理應(yīng)不斷持續(xù)改進(jìn)，其改進(jìn)的方向一是簡(jiǎn)化，即簡(jiǎn)化工作流程，減少不必要的中間環(huán)節(jié)；另一方面是計(jì)算機(jī)化，實(shí)現(xiàn)文件的無紙化管理[4]。以上兩方面的意義在于：一是實(shí)現(xiàn)降本節(jié)支，為企業(yè)減少紙張浪費(fèi)；二是工作流程簡(jiǎn)化后，可提高員工對(duì)文件管理工作的積極性，以及文件使用者的配合度，從而提升工作效率[5]。

參考文獻(xiàn)

[1]Patel K T， Chotai N P. Documentation and records： Harmonized GMP requirements[J]. Journal of young pharmacists， 2011， 3（2）： 138-150.

[2]侯文婷， 楊蒲， 孟麗. 制藥企業(yè)的文件管理[J]. 中國藥事， 2014 （3）： 248-250.

[3] 梁毅. CQI 在 GMP 文件管理中應(yīng)用的探討[J]. 醫(yī)藥工程設(shè)計(jì)， 2009， 30（5）： 27-29.

[4]萬春艷，宮莉萍，孫美華.藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范（GMP）2010年版教程[B].化學(xué)工業(yè)出版社，2014（7）：111-111.

[5]Bust L. Importance of documentation in GMP[J]. ISBT Science Series， 2013， 8（1）： 16-18.