提升人事檔案信息管理 保障職工退休申報(bào)

戴爽++趙洪海

[摘 要]本文針對如何提升人事檔案信息管理和保障職工退休申報(bào)進(jìn)行了細(xì)致的闡述。研究分析企業(yè)職工退休申報(bào)和檔案管理的關(guān)系，為企業(yè)人事檔案管理工作的質(zhì)量提升提供幫助。

[關(guān)鍵詞]人力資源管理 退休 檔案管理體系

中圖分類號：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）02-0150-01

職工退休一直是企業(yè)職工關(guān)心的熱點(diǎn)話題，而人事檔案是職工退休辦理的重要支撐和依據(jù)。因此如何做好人事檔案的管理與退休申報(bào)、辦理工作，是關(guān)系到職工切身利益，保障職工退休隊(duì)伍穩(wěn)定，已成為當(dāng)前企業(yè)極為重視的一項(xiàng)工作任務(wù)。

一、職工退休申報(bào)與人事檔案管理的關(guān)系

按照國家有關(guān)退休政策以及退休辦理流程對職工達(dá)到法定退休年齡，符合退休政策的職工進(jìn)行退休申報(bào)和審批，并計(jì)算養(yǎng)老待遇等一系列的工作。但在為職工辦理退休申報(bào)手續(xù)過程中，出生日期、參加工作時(shí)間、職稱、工作履歷等重要信息的認(rèn)定需要從職工人事檔案中進(jìn)行核查，這是為職工退休辦理提供資料的重要依據(jù)，職工人事檔案是記述和反映職工的歷史和現(xiàn)狀，人事檔案由原始資料構(gòu)成，包括職工歷年工作經(jīng)歷、學(xué)歷、職稱、人事調(diào)動、新職工登記表、入伍表、工資待遇調(diào)整等信息。所以職工退休與人事檔案之間有著緊密的關(guān)系，退休審批需要職工人事檔案，人事檔案內(nèi)容記載的是否清晰、準(zhǔn)確也關(guān)系到職工的退休申報(bào)和審批。因此人事檔案管理和職工退休辦理是一個(gè)有機(jī)的整體，二者不可分離，同步發(fā)展。

二、辦理職工退休申報(bào)過程中出現(xiàn)的問題

（1）職工檔案資料記載模糊致使出生日期難以認(rèn)定。尤其是職工入職或計(jì)算工齡的第一張表上的出生日期模糊或有涂改等現(xiàn)象，這就給企業(yè)的退休申報(bào)和社保機(jī)構(gòu)經(jīng)辦部門的退休審批工作帶來困難，也會直接影響到職工的退休時(shí)間。

（2）檔案資料不全，參加工作時(shí)間等退休信息不好認(rèn)定。由于檔案管理不善，部分職工的人事檔案中缺少相應(yīng)的資料。 從目前企業(yè)的人事檔案管理中，如職工履歷、工資、職稱、崗位變動等情況的材料未能及時(shí)歸檔，有的檔案里有聘任手續(xù)資料，但變?yōu)楣と藣徫粫r(shí)，無解聘等手續(xù)，或者到新的崗位上工作，沒有新崗位任何紙質(zhì)材料及相關(guān)手續(xù)，還有的檔案記載是當(dāng)兵入伍，但沒有退伍證明材料，以及職工履歷上記載是下鄉(xiāng)的，但沒有下鄉(xiāng)工齡認(rèn)定材料和下鄉(xiāng)證明材料，由于檔案內(nèi)容不完整，不能反映其本人的真實(shí)情況，不能客觀地反映一個(gè)人的全貌。也不能確定職工的參加工作時(shí)間，以及職工的身份和崗位等問題，致使會影響到職工的退休和待遇計(jì)算等問題，給職工造成不可彌補(bǔ)的損失。

（3）人事檔案中的紙質(zhì)材料與企業(yè)管理系統(tǒng)上的電子信息不同步。隨著管理手段的提高，以及科技信息技術(shù)的進(jìn)步，供電企業(yè)現(xiàn)在各項(xiàng)管理均利用計(jì)算機(jī)管理復(fù)雜的工作，人力資源管理方面推廣使用的是人力資源管控系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)，系統(tǒng)中存儲了大量的人員基本信息。但是不同程度的存在有些員工的電子信息同紙質(zhì)檔案并不完全相符的問題，如紙質(zhì)檔案有材料而ERP系統(tǒng)沒有維護(hù)到位，或是ERP系統(tǒng)有信息而缺少相應(yīng)的紙質(zhì)檔案。動態(tài)管理工作水平有待于進(jìn)一步提高。

檔案管理工作是關(guān)系到職工切身利益的大事，記載不清或者檔案卻是都會給職工、單位造成不必要的麻煩。完善檔案管理工作是一份長期而艱巨的任務(wù)，現(xiàn)在做得好不好有可能要到幾年甚至幾十年之后才能體現(xiàn)出它的效果。

三、申報(bào)退休遇到問題的原因分析

（1）表象原因。首先，由于歷史因素，職工檔案缺失或者是丟失。其次，職工人事檔案的記載比較模糊，有些企業(yè)并沒有對人事檔案設(shè)定專人管理，檔案一直都是無人管理的狀態(tài)，因此檔案的涂改、前后記載差異等等都是比較常見的問題，也導(dǎo)致了檔案的審查工作變得非常的困難。

（2）本質(zhì)原因。職工在辦理退休手續(xù)的時(shí)候，除了有歷史原因影響之外，其檔案管理過程的不規(guī)范仍然是主要問題。我國在建國甚至改革開放初期的時(shí)候都是以經(jīng)濟(jì)建設(shè)作為主要的工作內(nèi)容來進(jìn)行管理，因此對于人事檔案的關(guān)注度不高，檔案意識相對就比較落后，檔案管理思想更加如此，因此管理過程的規(guī)范性非常差。檔案管理人員自身的文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力的差異也讓檔案管理工作質(zhì)量好壞不一，人事檔案并沒有作為企業(yè)的重要工作來開展，檔案丟棄也是因?yàn)楣芾硎杪?dǎo)致的，因此這一現(xiàn)狀是比較嚴(yán)重和主要的問題，目前這一狀態(tài)還是沒有獲得很好的改善，因此需要建立起全局人事檔案管理的思想。

四、建立人事檔案管理體系，提升檔案管理工作。

（1）強(qiáng)化檔案管理認(rèn)知能力。職工檔案作為企業(yè)職工退休的一個(gè)重要依據(jù)，是每一個(gè)職工都需要的重要資料，當(dāng)這個(gè)資料沒有獲得妥善的管理和保護(hù)的時(shí)候，其企業(yè)職工的權(quán)益就會收到損害。所以加強(qiáng)企業(yè)各部門對于檔案管理的認(rèn)知能力是提升檔案管理工作質(zhì)量的首要任務(wù)，讓檔案管理的軟硬件設(shè)施能夠符合規(guī)范要求，制定出相應(yīng)的管理制度來確保檔案的質(zhì)量和安全性。

（2）組建檔案管理隊(duì)伍。檔案管理工作需要由專人來執(zhí)行，那么組建一支高效、高水平的管理隊(duì)伍就是非常有必要的事情，當(dāng)前的檔案管理隊(duì)伍正是因?yàn)槟芰Σ蛔恪⑺讲桓?，才會容易出現(xiàn)檔案管理問題，因此企業(yè)的檔案管理部門應(yīng)該對其員工進(jìn)行培訓(xùn)或者引入新的高新技術(shù)人才，讓檔案管理工作能夠規(guī)范、嚴(yán)格，這樣企業(yè)職工的檔案才能夠獲得妥善的管理和保存。

（3）增加企業(yè)檔案管理培訓(xùn)項(xiàng)目。單位檔案部門的人員素質(zhì)高低不齊，因此為他們開展專項(xiàng)培訓(xùn)，提升他們的技能水平，能夠顯著的改善目前的問題。檔案部門管理人員的素質(zhì)通過培訓(xùn)項(xiàng)目有有針對性的培養(yǎng)和強(qiáng)化，能夠讓他們在不影響自身經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，增加業(yè)務(wù)能力，這樣等同于提升了檔案管理工作的質(zhì)量，為企業(yè)職工的檔案管理提供了保障。

（4）建立職工知悉人事檔案的相關(guān)機(jī)制，建立人事檔案監(jiān)督檢查機(jī)制。人事檔案管理工作非常的紛繁復(fù)雜，涉及的內(nèi)容多，牽涉的部門廣，因此其工作需要建立一個(gè)多層面、立體的監(jiān)督考核制度，通過檢查制度來督促檔案管理人員的工作質(zhì)量，通過定期或不定期對檔案資源進(jìn)行抽查和檢查，能夠讓檔案管理工作更加的規(guī)范，滿足時(shí)效性和規(guī)范性的要求。

（5）嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度。人事檔案管理工作要順利的進(jìn)行，需要有一套嚴(yán)格的檔案管理規(guī)章制度來保障檔案收集、鑒別、轉(zhuǎn)移、查詢等一系列工作的有效運(yùn)行，因此應(yīng)當(dāng)建立、健全《人事檔案收集制度》、《人事檔案利用權(quán)限轉(zhuǎn)移制度》、《人事檔案查詢制度》等制度，并且嚴(yán)格要求各單位按制度辦事，確保檔案管理工作的有效開展。

企業(yè)退休職工的申報(bào)和檔案管理之間的聯(lián)系非常緊密，檔案作為他們退休資料的一個(gè)基礎(chǔ)，如果不能夠保證其完整和完善，那么就會影響對職工退休各項(xiàng)福利的管理，損害了員工的利益，因此檔案管理工作必須要正確的認(rèn)識，放在一個(gè)高度上來對待，加強(qiáng)檔案管理工作人員的素質(zhì)，提升檔案管理工作質(zhì)量，能夠讓企業(yè)退休職工的申報(bào)工作更加順利。

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