企業(yè)采購成本管理淺析

廖丹丹

《荀子·富國》中有記載：“百進時和，事業(yè)得敘者，貨之源也，等賦府庫者，貨之流也。故明主必謹養(yǎng)其和，節(jié)其流，開其源，而時斟酌焉?！边@里濃縮出來的四字精華即“開源節(jié)流”，和當今企業(yè)管理中常提及到的“增產(chǎn)節(jié)約”是同一個道理。所謂節(jié)流，一言辟之，就是盡可能的節(jié)約成本。廣義上的成本主要包括人力成本、物力成本、財力成本及信息成本等，在這一系列成本之中，采購成本作為企業(yè)運轉的首要環(huán)節(jié)，毫無疑問的成為企業(yè)成本管理中的重中之重。企業(yè)只有做到了嚴控采購成本，才能使自己在激烈的市場競爭中先發(fā)制人，取得制勝的關鍵第一步。

如何才能對企業(yè)采購成本進行有效的管理？下面我們就一起順著企業(yè)采購業(yè)務發(fā)生的順序進行逐一梳理。

一、 建立企業(yè)采購管理制度

對采購業(yè)務流程中涉及的采購部門設置、采購對象確定、采購招標、采購比價、采購合同制定、采購對象及采購部門考核等進行內控管理。

二、擬定合作意向供應商

一個誠信合格的供應商，不僅能降低企業(yè)對采購業(yè)務的后期監(jiān)控管理成本，還能使得企業(yè)的產(chǎn)品品質從一開始就得到切實保障。那么究竟如何才能覓到“物美價廉”的供應商？個人認為需要做到以下四步。

（一）指定采購業(yè)務相關責任部門及人員

鑒于采購業(yè)務的特殊性，一般建議企業(yè)至少應建立以下部門或小組：

1、 專職的責任部門或指定專職的責任人員。這樣既使得采購業(yè)務能得到及時有效的開展，也利于對采購效果進行監(jiān)督考核。

2、 采購業(yè)務決策小組。采購業(yè)務作為企業(yè)運轉的第一環(huán)節(jié)，除了需要較為專業(yè)的職業(yè)判斷外，還需要站在企業(yè)的戰(zhàn)略決策層面進行把控，設立采購業(yè)務決策小組，決策小組應有采購部門、銷售部門、審計部門及財務部門人員的參與。對重點重大采購業(yè)務進行專業(yè)及領導層面的分離把控，能有效避免采購業(yè)務具體執(zhí)行人的職務腐敗。

3、 審計部門。作為企業(yè)最易滋生腐敗的采購業(yè)務，引入審計部門的監(jiān)控必不可少。

（二）對供應商范圍進行篩選

在現(xiàn)今信息透明開放的互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時代，不管是設置了專職采購部門的大中型企業(yè)，還是將采購業(yè)務兼職于其他部門的小企業(yè)，其獲取供應商信息的方法變得更為容易。企業(yè)可以通過“11315全國企業(yè)征信系統(tǒng)”、各省設立的行業(yè)監(jiān)督協(xié)會等官方網(wǎng)站及供應商自設的公司網(wǎng)站，得到你所想了解的供應商信用信息和供貨信息，通過以上信息，企業(yè)可以初步框定供應商合作范圍。

（三）對供應商信息進行比對核實

在得到合作意向供應商的名單后，由企業(yè)分管領導指定比對小組，也可在企業(yè)內部設立固定的采購信息比對小組，由比對小組逐一進行供應商信息比對核實。比對方式上，可以采用《供應商比對評分表》進行對比，具體操作上，先建立供應商評分標準及權重，后根據(jù)比對程序中得到的信息進行比對評分；比對程序上，可以實地上門考察供應商，可以對供應商公布的合作伙伴進行隨機咨詢，也可以聘請專業(yè)的中介機構進行供應商調查等；比對內容上應主要包括，供應商是否設置了專門的銷售責任部門及售后服務部門，銷售及售后責任部門工作氛圍是否井然有序，供應商是否制定有倉庫管理制度、銷售管理制度及售后服務制度等一系列內控管理制度，供應商的銷售發(fā)貨速度及貨物完好性，供應商近期是否有訴訟案件及業(yè)界丑聞等。

（四）擬定合作供應商名單

比對完畢，形成比對結果，選定至少十個合格供應商，遞交擬定合作供應商方案給分管領導審批。對重大的采購業(yè)務，還應遞交方案給采購業(yè)務決策小組審批。比對結果及擬定合作供應商方案應形成檔案留存，以便后期查詢及對相關人員進行業(yè)績考核問責用。

三、確定合作供應商

（一）采購招標比價及比價單比價

在選定意向供應商后，可以根據(jù)企業(yè)實際進行較為專業(yè)嚴謹?shù)牟少徴袠吮葍r或相對簡單易行的比價單比價。一般來說，大型企業(yè)較傾向于專業(yè)復雜的采購招標比價方式，在這里我們主要闡述大多數(shù)中小企業(yè)容易接受的比價單比價。所謂比價單比價，即是由企業(yè)采購人員聯(lián)系意向合作供應商進行比價單發(fā)放及回收，回收的比價單作為確定合作供應商的重要依據(jù)之一，應作為采購業(yè)務要件進行留檔管理。在具體的比價業(yè)務流程中，有企業(yè)采購比價管理制度或者比價管理條文的，可參照執(zhí)行，如無以上比價管理制度，可按照如下流程進行比價。

1、 由采購部門擬定比價單模板，如采購物品種類較多，且比價內容有明顯區(qū)別的，可分類擬定采購比價單模板，模板可根據(jù)后期的采購業(yè)務變動隨時進行調整更新。獲批后的比價單模板將作為企業(yè)比價業(yè)務的重要依據(jù)；

2、 采購人員負責聯(lián)系意向供應商，發(fā)放并回收比價單，對比價單內容進行統(tǒng)計分析，形成比價結果分析報告，遞交分管領導審閱。

（二）確定合供應商

結合前面的供應商比對評分表、比價單及比價分析報告，由企業(yè)采購業(yè)務決策小組確定合作供應商，合作供應商數(shù)量應最少在兩家以上。

四、 重大采購合同的制定及監(jiān)督執(zhí)行

（一）設立采購合同制定小組，對重大采購業(yè)務進行合同細節(jié)把控。合同制定小組應有采購部門和財務部門人員的參與，如企業(yè)設置有法務部門的，法務部門必須派人參與重大采購合同制定。

（二）采購合同制定小組參與和合作供應商的采購細節(jié)談判，談判過程應重點關注影響企業(yè)采購成本的條款。如商品的發(fā)貨地點、商品的價格和結算方式，采購發(fā)票的開具、違約的責任認定和處理方式等。

（三）制定采購合同及后期監(jiān)督執(zhí)行。

五、 建立供應商管理檔案，對供應商進行年度考核管理

（一）根據(jù)企業(yè)的實際情況，可采用ERP系統(tǒng)里的供應商管理模塊進行供應商管理，也可以通過建立供應商電子檔案方式對供應商進行管理。管理重點主要在以下四點：

1、供應商價格趨勢及價格在同類貨物采購市場中的偏差率。

2、供應商發(fā)貨速度及貨物瑕疵率。

3、供應商發(fā)票提供及時性。

4、供應商的售后服務質量。

（二）對供應商進行年度考核。設定年度考核權重指標及評分標準，結合供應商管理檔案信息對供應商進行年度考核，根據(jù)考核結果，確定第二年的合作供應商名單。

六、對采購責任部門進行年度業(yè)績考核

建立獎罰分明的考核制度，通過對采購責任部門及人員的業(yè)績考核，可促進其提升采購業(yè)務的專業(yè)能力，避免企業(yè)采購業(yè)務出現(xiàn)無規(guī)章隨意行為，從而降低企業(yè)采購管理成本。