企業(yè)采購成本管理淺析

廖丹丹

企業(yè)采購成本管理淺析

廖丹丹

《荀子·富國》中有記載：“百進(jìn)時(shí)和，事業(yè)得敘者，貨之源也，等賦府庫者，貨之流也。故明主必謹(jǐn)養(yǎng)其和，節(jié)其流，開其源，而時(shí)斟酌焉?！边@里濃縮出來的四字精華即“開源節(jié)流”，和當(dāng)今企業(yè)管理中常提及到的“增產(chǎn)節(jié)約”是同一個(gè)道理。所謂節(jié)流，一言辟之，就是盡可能的節(jié)約成本。廣義上的成本主要包括人力成本、物力成本、財(cái)力成本及信息成本等，在這一系列成本之中，采購成本作為企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的首要環(huán)節(jié)，毫無疑問的成為企業(yè)成本管理中的重中之重。企業(yè)只有做到了嚴(yán)控采購成本，才能使自己在激烈的市場競爭中先發(fā)制人，取得制勝的關(guān)鍵第一步。

如何才能對(duì)企業(yè)采購成本進(jìn)行有效的管理？下面我們就一起順著企業(yè)采購業(yè)務(wù)發(fā)生的順序進(jìn)行逐一梳理。

一、建立企業(yè)采購管理制度

對(duì)采購業(yè)務(wù)流程中涉及的采購部門設(shè)置、采購對(duì)象確定、采購招標(biāo)、采購比價(jià)、采購合同制定、采購對(duì)象及采購部門考核等進(jìn)行內(nèi)控管理。

二、擬定合作意向供應(yīng)商

一個(gè)誠信合格的供應(yīng)商，不僅能降低企業(yè)對(duì)采購業(yè)務(wù)的后期監(jiān)控管理成本，還能使得企業(yè)的產(chǎn)品品質(zhì)從一開始就得到切實(shí)保障。那么究竟如何才能覓到“物美價(jià)廉”的供應(yīng)商？個(gè)人認(rèn)為需要做到以下四步。

(一)指定采購業(yè)務(wù)相關(guān)責(zé)任部門及人員

鑒于采購業(yè)務(wù)的特殊性，一般建議企業(yè)至少應(yīng)建立以下部門或小組：

1、專職的責(zé)任部門或指定專職的責(zé)任人員。這樣既使得采購業(yè)務(wù)能得到及時(shí)有效的開展，也利于對(duì)采購效果進(jìn)行監(jiān)督考核。

2、采購業(yè)務(wù)決策小組。采購業(yè)務(wù)作為企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的第一環(huán)節(jié)，除了需要較為專業(yè)的職業(yè)判斷外，還需要站在企業(yè)的戰(zhàn)略決策層面進(jìn)行把控，設(shè)立采購業(yè)務(wù)決策小組，決策小組應(yīng)有采購部門、銷售部門、審計(jì)部門及財(cái)務(wù)部門人員的參與。對(duì)重點(diǎn)重大采購業(yè)務(wù)進(jìn)行專業(yè)及領(lǐng)導(dǎo)層面的分離把控，能有效避免采購業(yè)務(wù)具體執(zhí)行人的職務(wù)腐敗。

3、審計(jì)部門。作為企業(yè)最易滋生腐敗的采購業(yè)務(wù)，引入審計(jì)部門的監(jiān)控必不可少。

(二)對(duì)供應(yīng)商范圍進(jìn)行篩選

在現(xiàn)今信息透明開放的互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時(shí)代，不管是設(shè)置了專職采購部門的大中型企業(yè)，還是將采購業(yè)務(wù)兼職于其他部門的小企業(yè)，其獲取供應(yīng)商信息的方法變得更為容易。企業(yè)可以通過“11315全國企業(yè)征信系統(tǒng)”、各省設(shè)立的行業(yè)監(jiān)督協(xié)會(huì)等官方網(wǎng)站及供應(yīng)商自設(shè)的公司網(wǎng)站，得到你所想了解的供應(yīng)商信用信息和供貨信息，通過以上信息，企業(yè)可以初步框定供應(yīng)商合作范圍。

(三)對(duì)供應(yīng)商信息進(jìn)行比對(duì)核實(shí)

在得到合作意向供應(yīng)商的名單后，由企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)指定比對(duì)小組，也可在企業(yè)內(nèi)部設(shè)立固定的采購信息比對(duì)小組，由比對(duì)小組逐一進(jìn)行供應(yīng)商信息比對(duì)核實(shí)。比對(duì)方式上，可以采用《供應(yīng)商比對(duì)評(píng)分表》進(jìn)行對(duì)比，具體操作上，先建立供應(yīng)商評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)及權(quán)重，后根據(jù)比對(duì)程序中得到的信息進(jìn)行比對(duì)評(píng)分；比對(duì)程序上，可以實(shí)地上門考察供應(yīng)商，可以對(duì)供應(yīng)商公布的合作伙伴進(jìn)行隨機(jī)咨詢，也可以聘請(qǐng)專業(yè)的中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行供應(yīng)商調(diào)查等；比對(duì)內(nèi)容上應(yīng)主要包括，供應(yīng)商是否設(shè)置了專門的銷售責(zé)任部門及售后服務(wù)部門，銷售及售后責(zé)任部門工作氛圍是否井然有序，供應(yīng)商是否制定有倉庫管理制度、銷售管理制度及售后服務(wù)制度等一系列內(nèi)控管理制度，供應(yīng)商的銷售發(fā)貨速度及貨物完好性，供應(yīng)商近期是否有訴訟案件及業(yè)界丑聞等。

(四)擬定合作供應(yīng)商名單

比對(duì)完畢，形成比對(duì)結(jié)果，選定至少十個(gè)合格供應(yīng)商，遞交擬定合作供應(yīng)商方案給分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)重大的采購業(yè)務(wù)，還應(yīng)遞交方案給采購業(yè)務(wù)決策小組審批。比對(duì)結(jié)果及擬定合作供應(yīng)商方案應(yīng)形成檔案留存，以便后期查詢及對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行業(yè)績考核問責(zé)用。

三、確定合作供應(yīng)商

(一)采購招標(biāo)比價(jià)及比價(jià)單比價(jià)

在選定意向供應(yīng)商后，可以根據(jù)企業(yè)實(shí)際進(jìn)行較為專業(yè)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟少徴袠?biāo)比價(jià)或相對(duì)簡單易行的比價(jià)單比價(jià)。一般來說，大型企業(yè)較傾向于專業(yè)復(fù)雜的采購招標(biāo)比價(jià)方式，在這里我們主要闡述大多數(shù)中小企業(yè)容易接受的比價(jià)單比價(jià)。所謂比價(jià)單比價(jià)，即是由企業(yè)采購人員聯(lián)系意向合作供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià)單發(fā)放及回收，回收的比價(jià)單作為確定合作供應(yīng)商的重要依據(jù)之一，應(yīng)作為采購業(yè)務(wù)要件進(jìn)行留檔管理。在具體的比價(jià)業(yè)務(wù)流程中，有企業(yè)采購比價(jià)管理制度或者比價(jià)管理?xiàng)l文的，可參照?qǐng)?zhí)行，如無以上比價(jià)管理制度，可按照如下流程進(jìn)行比價(jià)。

1、由采購部門擬定比價(jià)單模板，如采購物品種類較多，且比價(jià)內(nèi)容有明顯區(qū)別的，可分類擬定采購比價(jià)單模板，模板可根據(jù)后期的采購業(yè)務(wù)變動(dòng)隨時(shí)進(jìn)行調(diào)整更新。獲批后的比價(jià)單模板將作為企業(yè)比價(jià)業(yè)務(wù)的重要依據(jù)；

2、采購人員負(fù)責(zé)聯(lián)系意向供應(yīng)商，發(fā)放并回收比價(jià)單，對(duì)比價(jià)單內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，形成比價(jià)結(jié)果分析報(bào)告，遞交分管領(lǐng)導(dǎo)審閱。

(二)確定合供應(yīng)商

結(jié)合前面的供應(yīng)商比對(duì)評(píng)分表、比價(jià)單及比價(jià)分析報(bào)告，由企業(yè)采購業(yè)務(wù)決策小組確定合作供應(yīng)商，合作供應(yīng)商數(shù)量應(yīng)最少在兩家以上。

四、重大采購合同的制定及監(jiān)督執(zhí)行

(一)設(shè)立采購合同制定小組，對(duì)重大采購業(yè)務(wù)進(jìn)行合同細(xì)節(jié)把控。合同制定小組應(yīng)有采購部門和財(cái)務(wù)部門人員的參與，如企業(yè)設(shè)置有法務(wù)部門的，法務(wù)部門必須派人參與重大采購合同制定。

(二)采購合同制定小組參與和合作供應(yīng)商的采購細(xì)節(jié)談判，談判過程應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注影響企業(yè)采購成本的條款。如商品的發(fā)貨地點(diǎn)、商品的價(jià)格和結(jié)算方式，采購發(fā)票的開具、違約的責(zé)任認(rèn)定和處理方式等。

(三)制定采購合同及后期監(jiān)督執(zhí)行。

五、建立供應(yīng)商管理檔案，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行年度考核管理

(一)根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，可采用ERP系統(tǒng)里的供應(yīng)商管理模塊進(jìn)行供應(yīng)商管理，也可以通過建立供應(yīng)商電子檔案方式對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行管理。管理重點(diǎn)主要在以下四點(diǎn)：

1、供應(yīng)商價(jià)格趨勢(shì)及價(jià)格在同類貨物采購市場中的偏差率。

2、供應(yīng)商發(fā)貨速度及貨物瑕疵率。

3、供應(yīng)商發(fā)票提供及時(shí)性。

4、供應(yīng)商的售后服務(wù)質(zhì)量。

(二)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行年度考核。設(shè)定年度考核權(quán)重指標(biāo)及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合供應(yīng)商管理檔案信息對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行年度考核，根據(jù)考核結(jié)果，確定第二年的合作供應(yīng)商名單。

六、對(duì)采購責(zé)任部門進(jìn)行年度業(yè)績考核

建立獎(jiǎng)罰分明的考核制度，通過對(duì)采購責(zé)任部門及人員的業(yè)績考核，可促進(jìn)其提升采購業(yè)務(wù)的專業(yè)能力，避免企業(yè)采購業(yè)務(wù)出現(xiàn)無規(guī)章隨意行為，從而降低企業(yè)采購管理成本。(作者單位：廣西大都機(jī)械設(shè)備租賃有限責(zé)任公司)