基于高校檔案管理系統(tǒng)的學籍檔案管理模式研究

張夢源

摘要：學籍檔案是學生的在求學期間形成的，形成主體包括教師、教務人員以及學生自身，能夠真實、全面的反應學生信息，對學籍檔案進行綜合管理已經(jīng)成為高校管理中必須可少的一項工作。本文對檔案管理系統(tǒng)以及學籍檔案進行概述，并研究了基于檔案管理系統(tǒng)的學籍檔案管理模式。

關鍵詞：高校；檔案管理系統(tǒng)；學籍檔案；管理模式

前言：為了提升學生檔案的管理水平，高校先后建立了檔案管理系統(tǒng)，對數(shù)量龐大以及形式多樣的信息進行統(tǒng)一管理。管理系統(tǒng)建立以后，學籍檔案的管理模式逐漸發(fā)生改變，傳統(tǒng)的手工式管理方法逐漸向著信息化管理方向轉(zhuǎn)變，不僅減輕了管理人員的工作量，同時也極大方便了使用者。

一、檔案管理系統(tǒng)及學籍檔案概述

（一）檔案管理系統(tǒng)概述

為了解決檔案管理中效率低、工作強度大的問題，各個高校先后建立了檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)的基礎為計算機技術以及數(shù)字化技術，將所有檔案信息收集起來，然后把這些信息分類，對檔案信息進行統(tǒng)一管理。系統(tǒng)中還應用了信息檢索技術，使用者可以根據(jù)需要搜索關鍵詞，得到自己想要的信息?？偠灾撓到y(tǒng)的功能非常全面，使用起來很方便，對于提升檔案管理水平具有重要意義[1]。

（二）學籍檔案的特點分析

首先，學籍檔案數(shù)量龐大，隨著高校建設規(guī)模的擴大，再加上擴招政策的實施，高校每年需要接收和管理的學籍檔案數(shù)量逐漸增多，數(shù)量龐大是學籍檔案管理中的一個重要問題，傳統(tǒng)手工式的管理模式顯然已經(jīng)不能滿足實際需要；其次，學籍檔案的來源非常分散，由于學籍檔案是在各類教學活動中形成的，因此不是由一個部門提供，而是由很多個部門共同提供材料，這些材料匯總以后才能形成學籍檔案，來源分散的特征為管理帶來了很大難度，如果各個部門不能相互協(xié)調(diào)，就有可能進行重復勞動，造成資源浪費；第三，學籍檔案信息包含的內(nèi)容復雜，不僅包括了姓名、性別以及家庭住址等個人信息，同時也包括求學期間的成績、學分以及畢業(yè)論文信息等；第四，由于信息來源不同，存儲信息形式也不一樣，因此對這些信息進行統(tǒng)一管理存在很大難度；最后，學籍檔案信息時間跨越度較大，為了保證學籍檔案的精準度，一般將學生入學年份，即“界”作為區(qū)分[2]。

二、基于高校檔案管理系統(tǒng)的學籍檔案管理模式

（一）模板的設計與管理

為了對不同來源的學籍信息進行統(tǒng)一管理，首先要在系統(tǒng)中設計統(tǒng)一的管理模板，模板要做到內(nèi)容簡潔、信息全面，能夠準確的反應出每名學生的信息。為了避免信息量過大影響系統(tǒng)運行，模板中所選擇的字段要反映學生的關鍵信息，統(tǒng)一字體、字號，并且為每名學生編寫一個獨立編碼；其次是將模板打印出來，這些信息不僅要保留在檔案管理系統(tǒng)中，同時還要保留在紙質(zhì)版檔案中，保證這兩種存儲形式所存儲的信息一致。

（二）數(shù)據(jù)的導入與管理

一般情況下模板中的信息越全面，其包含的字段就越多，信息輸入的過程中就越容易出現(xiàn)錯誤，最初管理系統(tǒng)還不完善的時候，最常使用的就是人工輸入法，工作人員工作量非常大，信息的錯誤率較高。檔案管理系統(tǒng)完善以后，工作人員直接使用數(shù)據(jù)導入功能，將教務系統(tǒng)里的學籍信息直接導出來，形成統(tǒng)一的格式，選取自己需要的字段，然后將這些字段直接導入到管理系統(tǒng)中，再利用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理功能將這些字段轉(zhuǎn)換到檔案表中。

（三）數(shù)據(jù)的查詢和統(tǒng)計

使用檔案管理系統(tǒng)對學籍檔案進行統(tǒng)一管理，不僅能夠提升檔案的管理效率，同時還極大的方便了查詢和統(tǒng)計，有效提升檔案資源利用率。首先，使用者可以根據(jù)錄入字段的設置在所需要的字段中選擇關鍵詞，這樣就可以迅速在系統(tǒng)中搜索到自己需要的信息；其次，該系統(tǒng)還具備統(tǒng)計功能，使用者可以根據(jù)自己的需要統(tǒng)計檔案表中的某一項數(shù)據(jù)，系統(tǒng)會自動計算，出示統(tǒng)計結(jié)果，包括系統(tǒng)中的總記錄數(shù)、也包括所有文件的數(shù)目以及文件的總頁數(shù)等[3]。

（四）學籍檔案管理模式的利用

新的學籍檔案管理模式在構(gòu)建過程中應該將重點放在如何開發(fā)和利用上，具體有以下幾點注意事項：首先，高校要根據(jù)自身管理特征制定更加合理的管理標準，明確保密信息與開放信息之間的界限，一些信息可以實現(xiàn)共享，但是一些信息屬于保密信息，除了學生自身以及學籍檔案管理者以外，其他人不允許查看各使用。如果出于特殊原因，其他人員需要查看或者使用這些信息（例如用人單位要了解學生詳細信息），則需要經(jīng)過特殊驗證，要求管理者能把握好這個度，即保證學生個人信息不被隨意泄露，同時保證這些信息被有效利用；其次，學籍檔案管理過程中要將數(shù)字化的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，將紙質(zhì)檔案中的特有信息數(shù)字化，完善電子信息數(shù)據(jù)庫，減少紙質(zhì)材料的翻閱次數(shù)，保護紙質(zhì)資料的同時，也大大提升了信息查找效率；最后，根據(jù)學生以及所有使用者的需要，對學籍信息進行深層次加工，開發(fā)出一些專題檢索，將這些信息應用到新領域。例如，可以將建校以來各個專業(yè)的招生人數(shù)以及就業(yè)情況進行統(tǒng)計，根據(jù)統(tǒng)計結(jié)果反應學校的發(fā)展狀況。

三、結(jié)語

隨著高校檔案管理系統(tǒng)的建設和完善，學生學籍檔案管理模式發(fā)生重大改變，管理的信息化、自動化水平不斷提升，管理人員的工作強度大大降低，檔案信息的利用率逐漸增加。各個高校應該加強信息化管理模式的開發(fā)和利用，有效應用檔案管理系統(tǒng)，提升學籍檔案信息管理水平。

【參考文獻】

[1]林志生.高校學籍檔案與校友資源管理系統(tǒng)的開發(fā)研究[J].硅谷，2014，14（16）001：22+11

[2]胡映君.芻議網(wǎng)絡環(huán)境下高校學籍檔案管理模式的創(chuàng)新[J].蘭臺世界，2011，11（13）15：46-47

[3]何祖華，種金成.基于信息化時代高校學生類檔案管理模式研究[J].蘭臺世界， 2012，13（15）23：56-57