對高校學(xué)院辦公室工作中“小事”的思考

【摘要】高校學(xué)院辦公室工作要處理很多“小事”，而一些“小事”處理不好，往往會產(chǎn)生不良影響，甚至造成嚴(yán)重后果，工作人員務(wù)必要培養(yǎng)“細、嚴(yán)、實”的工作作風(fēng)，強化責(zé)任感和使命感，提高工作效率和效果，確保大事不誤、小事不漏，樹立良好形象，增強工作合力。

【關(guān)鍵詞】高校 學(xué)院辦公室 工作作風(fēng)

【中圖分類號】G64 【文獻標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2016）03-0084-01

高校學(xué)院辦公室是對學(xué)院各項工作實施管理的綜合性辦事機構(gòu)，發(fā)揮著上情下達、下情上報、左右協(xié)調(diào)的橋梁紐帶作用，其工作既包括學(xué)科評估、項目申報、財務(wù)管理等“大事”，也包括發(fā)布通知、保管會議室鑰匙、接電話等“小事”。在實際工作中，一些“小事”處理不好，往往會產(chǎn)生不良影響，甚至貽誤工作、損害形象、影響全局。

一、學(xué)院辦公室工作中的“小事”

1.發(fā)布通知。學(xué)校涉及教師參與的各項工作，都要經(jīng)由學(xué)院辦公室通知傳達，發(fā)布通知，是學(xué)院辦公室的一項常規(guī)性工作。很多人認為發(fā)通知就是把事情告知相關(guān)教師，是一件簡單的“小事”，但這件“小事”卻會因不同的做法而得到不同的效果。比如傳達某個項目申報通知，僅泛泛通知，教師可能出于各種顧慮，無人申報，如果在廣泛通知的基礎(chǔ)上有針對性的對個別教師重點通知，則會大幅度提高申報數(shù)量和質(zhì)量；邀請外單位專家來訪，僅簡單說明會見地點，對方不熟悉學(xué)校環(huán)境，可能會花費大量時間尋找，如果附上方位圖，則能節(jié)省對方時間，也能確保對方按期到達；時間間隔較長的事件，臨近節(jié)點時再通過電話或短信提醒，以免對方事務(wù)繁多而遺忘；比較重要的事件，通過郵件、電話、短信等多渠道通知，確保對方及時獲悉。通知，絕不是簡單的告知，多做一步、多從對方角度考慮，則能確保通知的時效性和有效性，從而更好的推動后續(xù)工作開展。

2.報送材料。一些辦事人員認為報送材料就是將要求收集的材料在規(guī)定的時間內(nèi)交至指定部門，單純的“一收一交”，看似完成了任務(wù)，然而實際上，多數(shù)報送的材料需要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱或?qū)＜以u審，如果在報送之前再仔細檢查一遍有無錯別字，并調(diào)整行間距、字體字號等使頁面美觀，則可以給領(lǐng)導(dǎo)或?qū)＜伊粝潞糜∠螅岣卟牧系恼J可度。另外，如果報送的材料經(jīng)過了多次修改，則要確保報送的是最終版本，并要保證紙質(zhì)材料和電子版本的一致性。報送材料，看似簡單的“小事”，不注重細節(jié)，即使材料本身內(nèi)容再好，一樣會前功盡棄。

3.撰寫文稿。辦文是辦公室工作的重要任務(wù)，小到事務(wù)通知、大到總結(jié)報告，都需要由辦公室的工作人員起草撰寫。在文稿撰寫的過程中，一些辦事人員對結(jié)構(gòu)框架、遣詞造句非常重視、反復(fù)推敲，卻忽視了錯字別字、標(biāo)點符號等“小事”。文稿的結(jié)構(gòu)框架、遣詞造句固然重要，但出現(xiàn)錯別字、用錯標(biāo)點符號等，則會大大降低文稿水平，如果在文稿的標(biāo)題、首段等關(guān)鍵地方出現(xiàn)錯別字，不僅鬧了笑話，還會使學(xué)院形象受損，“小事”變成“大事”。

4.公共物品管理。學(xué)院的會議室、電腦、投影儀、照相機等公共物品的使用和管理，通常由學(xué)院辦公室負責(zé)，這又是一件看似簡單的“小事”：誰用誰登記，用完了還回來。然而在實際工作中，可能會遇到使用時間沖突、過期不歸還、歸還的物品有損壞等情況，如果登記時過于簡單，或者物品歸還的時候沒有檢查是否完好，遇到上述情況就不好處理了。學(xué)院應(yīng)由專人負責(zé)公共物品的管理及使用，每學(xué)期初對公共物品核實無損壞后，建立登記臺帳，需要使用公共物品的教職工提前申請，物品借出時需登記使用人姓名、借出物品、借出時間等，如果是學(xué)生借出還應(yīng)登記其聯(lián)系方式或?qū)熜彰?，使用完畢及時歸還，歸還時負責(zé)人應(yīng)檢查物品的完好性。上述程序看似繁瑣，實則保證了國有資產(chǎn)的安全，必不可少。

二、“小事”與工作作風(fēng)

天下大事必作于細，細微之處見精神、見真功。學(xué)院辦公室工作要處理很多日?！靶∈隆保靶∈隆碧幚聿缓?，往往會產(chǎn)生不良影響，甚至前功盡棄，造成嚴(yán)重后果。因此，學(xué)院辦公室工作人員務(wù)必要培養(yǎng)“細、嚴(yán)、實”的工作作風(fēng)，即“細心、細致、精細，嚴(yán)謹、嚴(yán)格、周嚴(yán)，踏實、誠實、實干”，將每件平凡小事、每個工作環(huán)節(jié)和細節(jié)都處理妥當(dāng)。

1.細心、細致、精細

細心、細致、精細的工作作風(fēng)要求工作人員了解情況要細、謀劃工作要細、組織落實要細。在了解情況中，要舉一反三，收集、掌握各種可能需要的信息。在謀劃工作中，要加強計劃性，減少隨意性；加強科學(xué)性，減少盲目性。在組織落實中，既要有任務(wù)指標(biāo)，又要有操作方法；既要有時效要求，又要有檢查辦法。在工作的每個環(huán)節(jié)中，都必須認真細致，無論是起草、校對文件，還是統(tǒng)計數(shù)字、受理電話，都不能有絲毫的含糊和粗枝大葉，工作不能只圖快，而應(yīng)精雕細刻，堅決杜絕“馬大哈”作風(fēng)。

2.嚴(yán)謹、嚴(yán)格、周嚴(yán)

嚴(yán)謹，是指在說話、辦事、寫作、匯報等方面，堅持嚴(yán)肅謹慎的態(tài)度，認真負責(zé)，以事實為依據(jù)，不胡編亂造；了解清楚事情的前因后果、來龍去脈，不盲目從事。嚴(yán)格，是指以工作紀(jì)律和規(guī)章制度嚴(yán)格要求自己，一絲不茍，決不降低工作標(biāo)準(zhǔn)。周嚴(yán)，是指對工作考慮得周到嚴(yán)密，認真分析各種可能出現(xiàn)的問題并做好預(yù)案，不限于簡單的完成任務(wù)。

3.踏實、誠實、實干

踏實，指不浮躁，忠于職守、愛崗敬業(yè)，腳踏實地地干好本職工作，用優(yōu)質(zhì)服務(wù)贏得師生員工的支持與信任。誠實，指在工作中，如實反映成績和錯誤，杜絕捕風(fēng)捉影、生編硬造、掩蓋矛盾、弄虛作假、文過飾非等不良習(xí)氣。實干，指求真務(wù)實，將上級精神與學(xué)院實際緊密結(jié)合，扎扎實實地開展工作，在落實和效果上下功夫，而不滿足于表面上的轟轟烈烈。

在學(xué)院辦公室的工作中，沒有絕對的大事、小事之分，大事中有許多小事不能忽視，小事中存在的責(zé)任非常重大。細微可不慎，堤潰自蟻穴。任何事情的發(fā)展都是量變到質(zhì)變的過程，困難的命題需要一步步細微的推敲才能證明，碩大的工程需要一磚一瓦日積月累才能完成。學(xué)院辦公室工作人員應(yīng)該堅持以學(xué)校、學(xué)院的事業(yè)為重、以師生員工的利益為重，從大事著眼、從小事著手，培養(yǎng)“細、實、嚴(yán)”的工作作風(fēng)，強化責(zé)任感和使命感，提高工作效率和效果，確保大事不誤、小事不漏，樹立良好形象，增強工作合力。

參考文獻：

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作者簡介：

馬慧（1984年1月-），女，漢族，陜西西安人，碩士，工程師，研究方向：高等教育管理。