淺談數(shù)字化時(shí)代檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用

趙爽

摘 要：在高科技迅速發(fā)展的今天，社會(huì)大眾已經(jīng)被強(qiáng)大的信息浪潮席卷，知識(shí)也已經(jīng)成為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的主要力量。隨著知識(shí)信息量的飛速增長(zhǎng)，其綜合使用程度也成為了國(guó)家實(shí)力的衡量指標(biāo)。檔案作為歷史記錄形式的一種，在今后的發(fā)展中有著不可估量的價(jià)值。因此，要想提高數(shù)字化時(shí)代檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，就要完善檔案信息的管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理開(kāi)發(fā)與利用

關(guān)鍵詞：檔案工作;館藏;數(shù)字化;網(wǎng)絡(luò)化

檔案信息資源的開(kāi)發(fā)、利用對(duì)發(fā)展、建設(shè)經(jīng)濟(jì)社會(huì)有著顯著地推動(dòng)作用。我國(guó)的檔案管理工作正在朝著信息化管理的方向邁進(jìn)，檔案服務(wù)職能也已經(jīng)從行政服務(wù)向社會(huì)化服務(wù)發(fā)展，未來(lái)信息資源的發(fā)展道路上，社會(huì)共享資源的信息資源中必然要有檔案信息資源的位置。文章以當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境背景，對(duì)充分開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源進(jìn)行深刻分析。

一、檔案信息管理的意義

（一）檔案信息管理背景

要想實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的合理妥善管理，就要明確其位置，這不僅是開(kāi)展工作的第一步，也是合理開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源工作的基礎(chǔ)。簡(jiǎn)單的理解檔案工作，它主要有大量的數(shù)據(jù)、資料、圖表、文本等憑證，是作為傳統(tǒng)也是最真實(shí)的記錄資料。檔案數(shù)量巨大，所涉及的方面也很多，上至國(guó)家、政府，下至企業(yè)、社區(qū)，小到家庭、個(gè)人，它是國(guó)家的基礎(chǔ)資源，也是信息資源的重要組成部分，社會(huì)價(jià)值是巨大的。合理利用檔案資源，使其的價(jià)值發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值;不然，再細(xì)致的管理也無(wú)濟(jì)于事，對(duì)經(jīng)濟(jì)和國(guó)家都沒(méi)有任何幫助。

（二）檔案信息管理現(xiàn)狀

將檔案資源合理開(kāi)發(fā)利用，進(jìn)行正確妥善的管理，不僅可以促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)還能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)國(guó)家職能的轉(zhuǎn)變，以此滿足人民的物質(zhì)文化需求。但是當(dāng)前很多地區(qū)并沒(méi)有意識(shí)到檔案資源的重要性，很多相關(guān)部門(mén)和機(jī)構(gòu)，對(duì)檔案的處理依然的是一頭霧水;致使各部門(mén)地方檔案部門(mén)雖然收藏了大量的歷史文化信息檔案，但是，但卻處于“只緣身在此山中”的狀態(tài)。

1.主、客觀因素制約

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步發(fā)展，使大部分地區(qū)都在重視對(duì)文化建設(shè)，而我國(guó)檔案信息資源雖然豐富多樣，但是能夠認(rèn)識(shí)到它價(jià)值的人卻很，這些主、客觀因素的限制使得檔案的利用率普遍很低。而最主要問(wèn)題就是現(xiàn)代化管理的欠缺，表現(xiàn)形式就是自身的宣傳力度不夠。與檔案管理人員的基礎(chǔ)管理工作有很大關(guān)系，檔案人員在進(jìn)行檔案整理時(shí)雖然都做到了相應(yīng)的工作，但是在利用這一問(wèn)題上卻缺少重視，大部分的檔案高高掛起，而隨著漸行漸遠(yuǎn)的也就是它們應(yīng)有的社會(huì)經(jīng)濟(jì)價(jià)值。傳統(tǒng)的檔案管理工作缺乏管理途徑，如今的管理工作是沒(méi)有充分利用網(wǎng)絡(luò)這一載體，因而不能方便、快捷地利用檔案信息。

二、檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的途徑和措施

對(duì)于目前檔案信息資源豐富，但檔案管理方式落后、使用程度低的想象，要從提高檔案工作者的素質(zhì)和優(yōu)化檔案管理機(jī)構(gòu)途徑上進(jìn)行合理改善，以此扭轉(zhuǎn)檔案信息資源的老舊局面。

（一）提高檔案管理者的素質(zhì)

為適應(yīng)現(xiàn)階段檔案信息數(shù)字化的發(fā)展過(guò)程，就要致力培養(yǎng)與現(xiàn)代化發(fā)展一致的綜合人才，不僅要具備專業(yè)水平技術(shù)，還要對(duì)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)爛熟于心。縱觀目前的檔案管理單位，這樣的人才寥寥無(wú)幾，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，有的還存在低級(jí)文化現(xiàn)象。很多長(zhǎng)期從事在紙質(zhì)檔案管理工作的人員雖然專業(yè)水平極高，但是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)上卻缺少經(jīng)驗(yàn)和理論知識(shí)。因此，要加大力度提高檔案管理者的管理理念，并選擇合適的培訓(xùn)方式，對(duì)他們進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)。要求從事檔案信息管理的人員具備屬于自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，創(chuàng)建新型管理理念，以此來(lái)更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求。

（二）更新檔案管理者的理念

隨著對(duì)信息化的時(shí)代要求，檔案管理者要滿足時(shí)代要求的同時(shí)，轉(zhuǎn)變?cè)械墓芾硭季S。檔案管理者要要在以往實(shí)質(zhì)性檔案管理的服務(wù)上做到保護(hù)檔案物質(zhì)安全，提高安全責(zé)任意識(shí)，以極高的工作效率為檔案管理者提供信息服務(wù)，將實(shí)現(xiàn)和滿足檔案需要者作為工作的動(dòng)力，并且時(shí)刻為自己注入新鮮思維和不竭動(dòng)力。將檔案利用率作為衡量自身成績(jī)的標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)檔案管理者的管理理念加以深化就是使其能夠理解工作的多種方式，通過(guò)與其他相關(guān)部門(mén)的合作來(lái)推動(dòng)檔案信息化的開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)深入結(jié)合。

（三）優(yōu)化檔案工作者的結(jié)構(gòu)

針對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作者對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的陌生，檔案部門(mén)應(yīng)引進(jìn)部分高科技人員，通過(guò)他們所帶來(lái)的計(jì)算機(jī)前沿知識(shí)和檔案后臺(tái)管理技能可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的初步數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化過(guò)程。此外，新引進(jìn)的人員在管理檔案的開(kāi)放性思想和管理高效性思想可以逐步地同化檔案管理的落后思想。其次，必須加強(qiáng)對(duì)在職檔案工作人員的觀念和技能培訓(xùn)，使他們盡快熟悉現(xiàn)代化技術(shù)、技能的運(yùn)用，壯大適應(yīng)信息時(shí)代要求的檔案管理隊(duì)伍。

三、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，提高館藏利用效率

（一）豐富和充實(shí)館藏內(nèi)容

豐富和充實(shí)館藏檔案是開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的物質(zhì)基礎(chǔ)。長(zhǎng)期來(lái)，檔案工作者所做的努力，無(wú)論是檔案的收集、整理、鑒定，還是保管、統(tǒng)計(jì)、檢索等環(huán)節(jié)，都為檔案信息開(kāi)發(fā)利用打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。豐富的館藏是開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的前提，也是優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)的前提。在充實(shí)館藏工作中，檔案工作者要注意檔案信息資源的系統(tǒng)性，連貫性。在征集范圍上應(yīng)改變以往注重黨政機(jī)關(guān)文書(shū)檔案的單一性，應(yīng)擴(kuò)大到社會(huì)各個(gè)方面，注意征集反映當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)建設(shè)、科學(xué)研究等方面的檔案以及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理方面的檔案，包括具有地方特色的歷史文化檔案。

（二）穩(wěn)步推進(jìn)館藏檔案信息資源的數(shù)字化

傳統(tǒng)的館藏檔案主要以紙張、照片、錄像和錄音等形態(tài)為主，利用方式也主要是借閱、咨詢和編輯出版檔案史料等，這些紙質(zhì)的檔案信息資源即使再充實(shí)，但未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化之前，它們還將淹沒(méi)在歷史的灰塵之下，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)，就可突破傳統(tǒng)檔案利用的種種局限，最大限度實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。檔案信息資源的數(shù)字化分為兩個(gè)方面進(jìn)行：

1.對(duì)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化

對(duì)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化是指運(yùn)用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)把文字圖像轉(zhuǎn)化成數(shù)字化形式，主要有兩種方式，一為文本錄入，一為圖像錄入。這兩項(xiàng)工程都需耗費(fèi)大量的精力，由于人力、物力、財(cái)力的限制，一般情況下應(yīng)優(yōu)先考慮具有較高價(jià)值的館藏檔案、特色館藏檔案以及利用率高、需求大的館藏檔案，同時(shí)兼顧檔案原件的字跡質(zhì)量，盡量選擇字跡比較清晰的檔案文件。“在具體實(shí)施數(shù)字化時(shí)，要制定電子文件標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范電子文件格式，充分考慮與現(xiàn)行電子文件的統(tǒng)一，及數(shù)據(jù)的共享，避免因重復(fù)建設(shè)而造成的資源浪費(fèi)”。

2.加強(qiáng)現(xiàn)行電子文件的收集歸檔管理

“電子文件只在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)逐步成為機(jī)關(guān)公文處理的平臺(tái)時(shí)，電子文件是各級(jí)機(jī)關(guān)和單位職能活動(dòng)的歷史記錄?，F(xiàn)行電子文件的收集歸檔是檔案信息數(shù)字化的主要內(nèi)容。針對(duì)當(dāng)前各檔案部門(mén)所使用的硬、軟件系統(tǒng)不同及檔案所建的數(shù)據(jù)庫(kù)種類(lèi)繁多而造成的電子文件格式不一，相互間不兼容的現(xiàn)象，檔案管理部門(mén)應(yīng)建立嚴(yán)格的電子文件歸檔制度?！懊鞔_電子文件的歸檔范圍、歸檔要求、歸檔方法，確保電子文件的歸檔率，并將電子文件歸檔工作與歸檔人的考核掛鉤?！?/p>

（三）推進(jìn)館藏檔案的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展

1.升級(jí)檔案優(yōu)化配置

“館藏檔案的網(wǎng)絡(luò)化就是將已經(jīng)完成的數(shù)字化檔案資源通過(guò)某種方式放在網(wǎng)絡(luò)上，使得利用者可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，利用這些檔案信息資源。”檔案的網(wǎng)絡(luò)化借助網(wǎng)絡(luò)的方便性、快捷性和連續(xù)性，突破了傳統(tǒng)檔案管理的限制。但檔案網(wǎng)絡(luò)化是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程。首先要對(duì)檔案信息進(jìn)行簡(jiǎn)單的檢索編輯，建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，體現(xiàn)檔案目錄系統(tǒng)的完整性。在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中，應(yīng)考慮到用戶需求、開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)庫(kù)的經(jīng)濟(jì)效益及技術(shù)問(wèn)題，功能齊全的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。

2.發(fā)揮部門(mén)優(yōu)勢(shì)

建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫(kù)，其次，對(duì)檔案進(jìn)行分化與有序化，即開(kāi)展編研工作?！皺n案編研工作是指以庫(kù)藏檔案為主要研究對(duì)象，以社會(huì)需求為目的，通過(guò)對(duì)檔案內(nèi)容的編輯、歸檔，形成系統(tǒng)的檔案信息加工品，主動(dòng)、直接為社會(huì)各方面工作服務(wù)的一項(xiàng)工作”。這方面上海檔案館走在全國(guó)前列，該館不僅連續(xù)多年出版發(fā)行《檔案春秋》、《上海檔案》雜志，還利用豐富的館藏檔案召開(kāi)有關(guān)學(xué)術(shù)研討會(huì)，近年還組織成立檔案史料研究中心，出版檔案史料叢書(shū)。

3.擴(kuò)大社會(huì)效益

這種方式不僅有效擴(kuò)大了社會(huì)影響，而且為社會(huì)各界提供服務(wù)，特別是推進(jìn)國(guó)內(nèi)外學(xué)者對(duì)“上海學(xué)”的研究做出了很大貢獻(xiàn)，受到有關(guān)部門(mén)和社會(huì)各界的好評(píng)。編研工作中應(yīng)突出“館藏特色”、“館藏珍品”、“文化功能”和“教育功能”。同時(shí)將采用多媒體技術(shù)對(duì)文字型、圖形型、聲音型等進(jìn)行綜合處理，形成圖文并茂的電子版書(shū)籍。電子版書(shū)籍融入信息市場(chǎng)進(jìn)行交流，形成信息市場(chǎng)模式;或利用網(wǎng)絡(luò)向人們提供各種檔案信息，形成網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)模式。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在數(shù)字化時(shí)代檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用上，需要注意的問(wèn)題很多，隨著大量新技術(shù)和新應(yīng)用的發(fā)展，也會(huì)相應(yīng)的出現(xiàn)很多問(wèn)題。只要我們能夠增強(qiáng)對(duì)檔案管理的關(guān)注和及時(shí)更新調(diào)整，并綜合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用，為檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，在館藏檔案進(jìn)行全新數(shù)字化處理，相信檔案信息化水平一定可以有所提高。

參考文獻(xiàn)：

[1]王庚年.關(guān)于全媒體的認(rèn)識(shí)與探索[J].中國(guó)廣播電視學(xué)刊，2012（11）.