關(guān)于規(guī)范民國檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的思考
——以民國安徽郵電局檔案為例

張婧文（安徽大學(xué)管理學(xué)院，安徽，230000）

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關(guān)于規(guī)范民國檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的思考
——以民國安徽郵電局檔案為例

張婧文
（安徽大學(xué)管理學(xué)院，安徽，230000）

［摘要］近年來，安徽省檔案館接收了近六萬卷民國時期遺留下來的安徽郵電局歷史檔案。為了積極響應(yīng)安徽省委省政府關(guān)于加快推進檔案信息化建設(shè)的號召，同時為了保護中華民族的珍貴文化遺產(chǎn)，安徽省檔案館決定對這批民國檔案進行規(guī)范化整理和數(shù)字化加工。筆者有幸在安徽省檔案館參加了為期一個月的民國時期安徽省郵電局部分檔案的數(shù)字化業(yè)務(wù)外包實習(xí)工作。文章擬根據(jù)實習(xí)時的所見所聞，從研究民國安徽郵電局檔案數(shù)字化工作的特殊性因素著手，分析民國檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包存在的局限性，并提出一系列建議與對策。

［關(guān)鍵詞］民國檔案數(shù)字化外包服務(wù)郵電檔案［分類號］G271

1　民國安徽郵電局檔案的特殊性因素

1.1歷史環(huán)境因素

要對民國安徽郵電局檔案進行數(shù)字化整理，就必須全面掌握其所處的歷史大環(huán)境，主要包括安徽省的建立、安徽郵電局具體開展的郵電業(yè)務(wù)以及全國郵政儲金業(yè)務(wù)狀況等。

1667年康熙帝六年，清朝取“安慶”和“徽州”二府首字的合成，改原先的“江南左布政使司”為“安徽布政使司”，建立安徽省。1760年，安慶成為真正意義上的省會；抗戰(zhàn)爆發(fā)以后，省會臨時遷往立煌（今金寨縣）。進入民國以后，廢除府、州，全省設(shè)蕪湖、安慶、淮泗3道，轄60縣。1928年廢道，改設(shè)行政督察專員公署，全省分為10個行政督察區(qū)［1］。

民國以來，安徽省郵電局的業(yè)務(wù)范圍不斷拓展，從最初只辦理函件業(yè)務(wù)發(fā)展到增設(shè)航空信函業(yè)務(wù)以及國際聯(lián)郵業(yè)務(wù)，從普通匯兌業(yè)務(wù)延伸拓展到郵政儲金業(yè)務(wù)，這些郵政業(yè)務(wù)的逐步開展?jié)M足了社會發(fā)展的需要，推動了民國安徽郵電事業(yè)的發(fā)展，同時也形成了大量的郵政檔案資料。此次安徽省檔案館接收的近六萬卷檔案只是民國安徽郵電局檔案的一部分。筆者在這次民國檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包實習(xí)過程中發(fā)現(xiàn)，這些形成于戰(zhàn)爭紛繁、社會動蕩年代的民國檔案，由于種種歷史因素，其中很多具有重要歷史研究價值、線索性、憑證性的檔案資料已經(jīng)缺失，這給檔案整理工作也帶來很大困難。檔案工作者不僅需要對安徽省的建立和變遷脈絡(luò)等歷史背景了然于心，還要知曉民國郵政的發(fā)展史和一般業(yè)務(wù)，才有可能對這部分缺乏系統(tǒng)性、完整性的民國檔案資料進行規(guī)范化整理，從而為民國檔案數(shù)字化打下堅實的基礎(chǔ)。

1.2地域與專業(yè)因素

1876年，中英《煙臺條約》規(guī)定蕪湖為通商口岸，1877年蕪湖正式開埠，同時開始成立蕪湖海關(guān)，安徽郵政近代化的序幕從此揭開。北洋政府時期的安徽郵政帶有濃厚的殖民色彩，此間安徽郵政事務(wù)長期為外國人所把持，這也就解釋了當(dāng)時大批的公務(wù)文書是用外文書寫的原因。

1931年1月1日，交通部為便于管理，節(jié)約開支，將安徽、江蘇兩省郵區(qū)合并，由蘇皖郵務(wù)管理局統(tǒng)一管理，安徽郵務(wù)管理局改為一等甲級郵局。1929年7月21日，滬漢航空郵路開辟，蕪湖是其一個?？奎c，因此，可代運蕪湖至漢口、南京、上海三處的郵件，這也是安徽航空郵路的開端［2］。在數(shù)字化整理過程中，會看到大部分的公文最后署名落款是上海辦事處，其實是由于1938年蕪湖、安慶相繼淪陷，安徽郵政管理局的部分員工迀往上海，同年7月于上海郵政管理局內(nèi)設(shè)立安徽郵政管理局臨時辦公點。為應(yīng)付戰(zhàn)事需要，這一時期郵區(qū)的劃分呈現(xiàn)出復(fù)雜多變的特點。截止到1948年，安徽郵政管理局共統(tǒng)轄100個郵局，其中一等郵局3處，二等郵局25處，三等郵局66處，四等郵局6處。此外，還擁有1181個代辦所，822處信柜和313處郵站，郵局的觸角幾乎遍布全省各地［3］。地域的變遷無疑為檔案整理工作增加了難度，很多人名地名無法考證，只有通過在工作中不斷積累、記錄下文件之間的相互關(guān)聯(lián)性，才能準(zhǔn)確把握檔案的實質(zhì)內(nèi)容，對檔案進行系統(tǒng)分類、組合、排列和編目。

1.3語言文化因素

由于當(dāng)時中國的社會性質(zhì)為半殖民地半封建社會，中國的地域已被外國列強相繼瓜分，安徽地區(qū)也難逃厄運，因此除了中文檔案外還有大批英、法、俄、日、葡等外文檔案，僅就其中的英文檔案而言，在英語時態(tài)、語態(tài)、拼音方法上與目前所學(xué)的英語相差甚遠(yuǎn)。例如民國時期漢語的人名地名翻譯成外文時，統(tǒng)一使用的是當(dāng)時流行的韋氏拼音法，和現(xiàn)如今我們運用的漢語拼音大相徑庭；政府官員與郵電局領(lǐng)導(dǎo)之間的往來文書大多為全英文信函，很多口語化、非標(biāo)準(zhǔn)化的時態(tài)、語態(tài)使民國檔案的語言文字紛繁復(fù)雜，特殊的語言表達(dá)方式大大提升了此次數(shù)字化整理工作的難度。民國時期不僅有許多新思潮的涌動、新學(xué)派的迭起，還有中西文化交流，新舊思想的沖突。就檔案文獻而言，可謂卷帙浩繁，留下了大量彌足珍貴的歷史資料和文化遺產(chǎn)。本次數(shù)字化的民國安徽郵電局檔案的內(nèi)容，以汪偽政府統(tǒng)治時期的安徽省郵電局往來公文為主，涉及了安徽地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展、金融商稅、交通貿(mào)易往來、政治狀況、文化教育等多領(lǐng)域多角度內(nèi)容。除此之外，有少部分南京臨時政府、北洋政府和國民黨政府形成的檔案，前后加起來跨越了近40年的時間，檔案數(shù)量近六萬卷。可見此次整理的民國檔案，其時間跨度之大、數(shù)量之多、內(nèi)容之繁雜以及檔案數(shù)字化工作要求之高，在安徽省檔案館的所有檔案工作中是史無前例的，該項目成果將為研究安徽郵政史以及民國歷史文化提供相對完整規(guī)范化的紙質(zhì)檔案和查閱便捷的檔案數(shù)字化產(chǎn)品。

1.4保護技術(shù)因素

由于歷史悠久，再加上戰(zhàn)亂頻頻，大批民國檔案遭受了不同程度的自然和人為破壞，檔案遺失、缺頁、損毀、燒毀、字跡模糊、蟲蛀、霉變、發(fā)黃、殘缺、污染等情況嚴(yán)重，檔案人員在整理編目過程中反復(fù)比較、翻閱也會加速檔案的損壞。鑒于此，這批民國檔案的數(shù)字化工作既具有“搶救性”，又具有“技術(shù)性”，涉及檔案保護技術(shù)與數(shù)字化加工技術(shù)等。只有加快民國檔案整理、修復(fù)和數(shù)字化的步伐，才能使民國安徽郵政檔案得以有效地保護，延長其物理實體壽命，最大限度地發(fā)揮檔案信息應(yīng)有的社會價值；只有經(jīng)過規(guī)范整理、高質(zhì)量數(shù)字化加工的紙質(zhì)檔案及其數(shù)字副本，才能在提供社會化服務(wù)時，保證其服務(wù)的優(yōu)質(zhì)有效性，才能提高檔案信息查全率查準(zhǔn)率和利用率。但是檔案館由于自身的種種局限性，無法獨自完成此項重任，需要借助社會的力量，委托檔案外包服務(wù)公司來完成部分民國檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)，這樣則可以降低成本、提高效率、優(yōu)化產(chǎn)業(yè)鏈、提升自身核心競爭力。

2　民國檔案數(shù)字化外包面臨的局限性

2.1缺乏法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)的支持

目前，尚無專門針對檔案數(shù)字化服務(wù)外包制定的統(tǒng)一的法律法規(guī)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，關(guān)于民國檔案數(shù)字化外包服務(wù)的法規(guī)更是微乎其微。國內(nèi)的檔案外包企業(yè)的規(guī)模和技術(shù)水平參差不齊，企業(yè)準(zhǔn)入資質(zhì)、委托受托方的權(quán)利義務(wù)范圍、從業(yè)人員資質(zhì)、行業(yè)監(jiān)管等指導(dǎo)性文件還未出臺。在《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法中未提及檔案服務(wù)外包，國家檔案局印發(fā)的與檔案數(shù)字化服務(wù)外包相關(guān)的規(guī)范性文件，主要有《國家檔案局關(guān)于切實加強檔案數(shù)字化和檔案信息化服務(wù)外包管理杜絕失泄密隱患的通知》（檔函〔2012〕103號）、《國家檔案局關(guān)于加強檔案托管中的安全管理杜絕失泄密隱患的通知》（檔函〔2013〕271號）和《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》（檔辦發(fā)2014〕7號）等。這些文件，主要是從檔案實體和信息安全管理的角度出發(fā)，提出的一系列檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范。就我國目前已頒布的檔案工作行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)來看，涉及歷史檔案數(shù)字化工作的主要有《明清檔案目錄中心數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)》《明清檔案機讀目錄數(shù)據(jù)交換格式》等11個，僅對著錄細(xì)則、主題標(biāo)引和分類標(biāo)引細(xì)則、機讀數(shù)據(jù)交換格式等技術(shù)細(xì)節(jié)作出了規(guī)定［5］。但是，在檔案外包服務(wù)行業(yè)飛速發(fā)展的當(dāng)代，由于相關(guān)法規(guī)更新出臺的不及時，很容易出現(xiàn)法規(guī)與實際工作相互脫節(jié)，檔案（尤其是歷史檔案）數(shù)字化外包服務(wù)無法可依，勢必造成各地檔案外包服務(wù)監(jiān)管混亂的局面。同時，由于各地檔案館收藏的歷史檔案（這里指民國及民國以前形成的檔案）形成時期、地域及主體不同，實際狀況會有非常大的差異，檔案館委托專業(yè)數(shù)字化加工企業(yè)對歷史檔案在進行數(shù)字化時，在一些具體環(huán)節(jié)上還是會出現(xiàn)無章可循的情況。

2.2外包公司員工受教育程度低

筆者了解到的安徽省檔案館民國檔案數(shù)字化外包模式以檔案館通過公開招標(biāo)的形式，將部分檔案業(yè)務(wù)交由一個或多個檔案外包服務(wù)公司來完成，雙方簽訂合同，約定完成期限、工作方式、參與人員等。其中，承擔(dān)外包工作的人員普遍學(xué)歷為專科，絕大多數(shù)是非檔案專業(yè)，人員流動性比較大，外包公司對于人員招聘的門檻較低，缺乏人力物力對員工進行有效的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。民國檔案由于自身的特殊性，對于檔案數(shù)字化處理人員的要求比較高，首先需要對繁體字、草書等各種書寫方式有一定了解，最基本做到“識字”；其次，對于民國公文的形式要有一定的知識面，看懂大致的公文結(jié)構(gòu)；最后，至少要熟練掌握英語等多種語言。很多外包公司盲目追求速度和數(shù)量，而不是質(zhì)量，這也給檔案管理人員的工作帶來諸多不必要的程序和麻煩。

2.3檔案實體與信息安全存在風(fēng)險

檔案信息存在的安全風(fēng)險主要包括檔案實體安全和檔案信息內(nèi)容安全。例如在對民國檔案進行修裱時，如果沒有嚴(yán)格按照《檔案修裱技術(shù)規(guī)范》，修裱后的檔案有可能出現(xiàn)繼續(xù)霉變、破損等情況。在數(shù)字化著錄這一環(huán)節(jié)，對著錄人員一般以計件方式支付報酬，勢必導(dǎo)致外包人員追求速度最大化而忽略民國檔案的珍貴價值，一旦在整理翻閱這些檔案過程中不加小心，則會對檔案實體造成一定的破壞，紙張老化變軟，韌性較差的檔案原本就已經(jīng)非常“脆弱”，更經(jīng)不起人為的摧殘。在對民國檔案進行數(shù)字化掃描的過程中，可能存在文件漏掃、排列順序與原件不符，出庫入庫交接不清等現(xiàn)象。除此以外，業(yè)務(wù)承包方的工作人員要對檔案文件內(nèi)容進行必要的了解，特別是在檔案數(shù)字化錄入階段，信息錄入人員要接觸每一份具體的檔案文件，這就使被整理的檔案文件變得毫無秘密可言，而具體從事檔案整理的人員如果是非檔案人員或沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，在保密意識不強的情況下，加之沒有相關(guān)規(guī)定的約束，他們可能會泄露檔案信息的內(nèi)容，甚至將文件目錄或檔案原件帶走，從而給檔案信息內(nèi)容安全帶來威脅。最后，外包服務(wù)完成后不及時清理掉已數(shù)字化的檔案信息也會導(dǎo)致信息外泄。

3　規(guī)范民國檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的對策

3.1建立健全相關(guān)技術(shù)規(guī)范和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

2015年8月11日，安徽省委辦公廳、省政府辦公廳聯(lián)合印發(fā)的《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》中提出：“各地各單位要根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展實際和群眾需要，不斷創(chuàng)新和完善檔案公共服務(wù)模式，穩(wěn)步推進政府購買檔案服務(wù)工作。要按照檔案行業(yè)特點，建立健全社會力量參與檔案事務(wù)機制，推進檔案服務(wù)業(yè)規(guī)范化?！庇杏媱潯⒂胁襟E地推行檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，是新階段我國檔案工作的新特點，也是克“亂”求“治”、化“孤立”為“聯(lián)系”的強大武器。在積極探索制定國家層面的針對民國檔案管理外包服務(wù)的行政法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的同時，細(xì)化、完善地方法規(guī)制度，做到把握共性，突出個性。例如制定《民國檔案管理服務(wù)外包工作規(guī)范》《民國文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則》《民國檔案數(shù)字化存硬盤儲格式規(guī)定》等一系列緊密聯(lián)系業(yè)務(wù)活動、操作性強的規(guī)范性文件。

3.2提高行業(yè)準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，加強監(jiān)督機制

制定和提高行業(yè)準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，加強對檔案管理服務(wù)外包從業(yè)人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的要求，重視對外包人員的專業(yè)培訓(xùn)。一方面，檔案館（室）相關(guān)工作人員要積極學(xué)習(xí)民國檔案數(shù)字化的相關(guān)內(nèi)容、操作流程、所運用的先進技術(shù)，從而更加有效地對檔案外包進行管理和風(fēng)險控制，減少對外包企業(yè)的完全性依賴；另一方面，組織外包公司員工學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》《民國檔案目錄中心數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)》《民國檔案著錄細(xì)則》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《檔案著錄規(guī)則》《歸檔文件整理規(guī)則》《文書檔案案卷格式》《歷史檔案搶救與保護工作實施細(xì)則》《歷史檔案搶救與保護工作流程質(zhì)量管理辦法》等規(guī)章制度，強化技術(shù)要求和安全保障意識。此外，還需要檔案館作為數(shù)字化工作的主體責(zé)任人進行項目的整體監(jiān)督和把關(guān)，對數(shù)字化過程中出現(xiàn)的問題及時修正和審核，以便更好地保護檔案實體，使檔案數(shù)字化的每一個步驟都能順利、有序地進行下去。

3.3加強檔案的安全保密管理

根據(jù)《保密法》《檔案法》的有關(guān)要求，與外包公司和參與數(shù)字化外包工作的所有人員簽訂保密協(xié)議，外包服務(wù)完成后，有信息留存的設(shè)備和存儲器都要清除信息并作安全技術(shù)處理，不得私自保留，使檔案安全和外包工程質(zhì)量受到法律保護。要做到外包檔案數(shù)字化加工的安全和保密，除了選擇可靠的外包公司和簽訂安全保密協(xié)議外，檔案館要提供計算機、掃描儀及存儲設(shè)備、加工場地，還要在加工場地安裝監(jiān)控設(shè)備，檔案館還要派人員實施全過程直接監(jiān)管，只要有外包人員在，檔案館監(jiān)管人員就不能離開工作場地。

3.4嚴(yán)格質(zhì)量管理，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程

民國檔案數(shù)字化是一項繁重而復(fù)雜的工程，也是檔案館立足自我、服務(wù)社會，實現(xiàn)檔案信息資源深入、長遠(yuǎn)、廣泛利用的生命線，因此，要以“質(zhì)量第一”為前提，穩(wěn)步推進館藏檔案數(shù)字化，切不可盲目追求數(shù)量和進度，否則不利于檔案館的健康可持續(xù)發(fā)展。民國檔案數(shù)字化不能“眉毛胡子一把抓”，檔案館應(yīng)以檔案數(shù)字化工作為契機，對館藏民國檔案進行二次篩選和價值鑒定，用全面、發(fā)展、歷史、效益的觀點來判定民國檔案的價值，將形成時間早，影響范圍廣，典型性強，研究價值高，社會需要頻繁的檔案先行數(shù)字化。要樹立優(yōu)化流程的觀念，科學(xué)設(shè)計工作流程，做好實時控制，通過了解檔案數(shù)字化最前沿的技術(shù)，掌握檔案數(shù)字化的最新進展情況，總結(jié)檔案系統(tǒng)功能的優(yōu)缺點，為做好檔案數(shù)字化工作提供借鑒和參考，建立區(qū)域性歷史檔案文獻數(shù)據(jù)中心，整合歷史檔案信息資源。

民國檔案數(shù)字化工作是大數(shù)據(jù)時代給檔案部門帶來的機遇和挑戰(zhàn)，面對挑戰(zhàn)檔案館要學(xué)會借助外界的力量，把握“互聯(lián)網(wǎng)+”這一時代機遇，努力創(chuàng)建檔案工作新常態(tài)，檔案館在追求館藏豐富和多樣化的同時也要保證檔案數(shù)字化的質(zhì)量，深入整合發(fā)掘歷史檔案信息資源的內(nèi)在價值，更好地發(fā)揮檔案的經(jīng)濟作用和社會效益。

參考文獻

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張婧文，女，安徽大學(xué)管理學(xué)院檔案學(xué)研究生，主要研究方向檔案基礎(chǔ)理論，歷史檔案價值及其開發(fā)利用研究等。

Thinking about the Standardization of the Digital Service Outsourcing in the Republic of China——A Case Study of Anhui Post and Telecommunications Bureau in the Republic of China

Zhang Jingwen
（School of Management of Anhui University，Anhui，Hefei，230000）

Abstract:In recent years，the archives of Anhui province received nearly sixty thousand volumes of the historical archives of Anhui post and Telecommunications Bureau left over from the Republic of China.In order to actively respond to the Anhui provincial government on accelerating the construction of archival information，while in order to protect the precious cultural heritage of the Chinese nation，The archives of Anhui province decided to standardize the archives of the Republic of China and digital processing.Under the arrangement of the Anhui Provincial Archives Bureau related leadership，Anhui University Archives Science professional research to Anhui Provincial Archives，for a period of one month during the period of the Republic of China Post & Telecommunications Bureau of Anhui province part of the file on the digital business outsourcing of internship.I have honor to participate in the Republic of China digital archive business outsourcing，this paper intends to practice according to saw and heard，start from the particularity of the factors of Anhui Bureau of Posts and telecommunications，the digitization of archives research，analysis of post archives digital business outsourcing exists limitations，and puts forward a series of suggestions and measures.

Keywords:Republican Archives；Digitization；Outsourcing Service；Posts Archives

［作者簡介］