建設(shè)項(xiàng)目電子文件前端管理實(shí)踐研究

高愛民/鄭州市公路管理局

新技術(shù)革新和法律環(huán)境的逐步成熟為電子文件的縱深發(fā)展提供了必要條件，電子文件管理當(dāng)前迫切需要解決自下而上的理論準(zhǔn)備和技術(shù)落地等關(guān)鍵問題[1]。電子文件管理是建設(shè)項(xiàng)目信息化管理的題中之義，建設(shè)項(xiàng)目的業(yè)務(wù)管理人員是電子文件的形成者也是利用者，在電子文件前端管理中具有舉足輕重的作用。本文從文件形成者的視角對電子文件的前端管理進(jìn)行闡述，希望能為“自下而上的理論準(zhǔn)備和技術(shù)落地”提供一點(diǎn)參考。

1 保障電子文件的即時(shí)憑證性是建設(shè)項(xiàng)目電子文件前端管理的主要目標(biāo)

業(yè)務(wù)驅(qū)動是電子文件管理的基本理念之一。建設(shè)項(xiàng)目施工現(xiàn)場業(yè)務(wù)信息具有實(shí)時(shí)采集上傳、即時(shí)反饋利用的特點(diǎn)，由此形成對電子文件實(shí)時(shí)創(chuàng)建和利用的需求。我們把實(shí)時(shí)創(chuàng)建利用為表征、憑證價(jià)值即時(shí)實(shí)現(xiàn)為實(shí)質(zhì)的特性，稱為建設(shè)項(xiàng)目電子文件的“即時(shí)憑證性”。

第一，保障電子文件的即時(shí)憑證性是建設(shè)項(xiàng)目在線管理的必要條件。建設(shè)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)由建設(shè)單位、承包商、監(jiān)理單位等協(xié)同共用，是全要素集成管理的“MIS”，不是以桌面電子文件管理為主的“OA”。施工現(xiàn)場分散在動態(tài)的空間位置，通過移動終端實(shí)時(shí)實(shí)地采集信息后即時(shí)形成電子記錄，電子記錄在業(yè)務(wù)流程流轉(zhuǎn)中必須即時(shí)實(shí)現(xiàn)電子文件的憑證價(jià)值，參建主體才能形成對施工現(xiàn)場的實(shí)時(shí)控制。依托計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、移動通信等信息技術(shù)構(gòu)建的管理信息系統(tǒng)是生產(chǎn)力的“倍增器”，而電子文件的即時(shí)憑證性是管理信息系統(tǒng)與生產(chǎn)之間的“傳動器”。沒有電子文件的即時(shí)憑證性，就難以實(shí)現(xiàn)對施工現(xiàn)場的實(shí)時(shí)控制。所以，電子文件即時(shí)憑證性的實(shí)現(xiàn)是建設(shè)項(xiàng)目在線管理的必要條件。

第二，建設(shè)項(xiàng)目電子文件即時(shí)憑證性的形成。業(yè)界普遍認(rèn)為合規(guī)、可靠的電子文件管理信息系統(tǒng)是電子文件憑證性保障的關(guān)鍵[2]。以標(biāo)準(zhǔn)化、法規(guī)遵從和業(yè)務(wù)驅(qū)動等為理念，以創(chuàng)建準(zhǔn)確、可靠的電子文件為目標(biāo)，充分利用角色管理、多媒體、導(dǎo)航衛(wèi)星、元數(shù)據(jù)等措施，設(shè)計(jì)開發(fā)安全穩(wěn)定、合規(guī)可信、多維全息、智能迅捷的管理信息系統(tǒng)，塑造電子文件的即時(shí)憑證性的技術(shù)環(huán)境。適宜采用的主要方法如下：一是綜合運(yùn)用身份注冊、密碼識別、權(quán)限控制、審計(jì)追溯等措施強(qiáng)化用戶管理，在建設(shè)項(xiàng)目內(nèi)塑造真實(shí)可信、快捷交互的信息化管理環(huán)境。二是業(yè)務(wù)流程與文件流程耦合一體、即時(shí)聯(lián)通、同步并行。三是移動終端實(shí)時(shí)采集信息、實(shí)時(shí)錄存歸檔，實(shí)現(xiàn)信息的采集記寫主體與錄存編輯主體的分離。四是利用導(dǎo)航衛(wèi)星技術(shù)，終端設(shè)備實(shí)現(xiàn)自動采集電子文件相關(guān)的空間信息、時(shí)間信息。五是采集同一事務(wù)行為的文字、圖像、聲頻等類型的信息形成多媒體、超文本電子文件，通過不同維度原始記錄的有機(jī)聯(lián)系形成可靠性的自洽[3]。六是自定義電子簽名與CA電子簽名有機(jī)結(jié)合。七是實(shí)行全面、全程、實(shí)時(shí)、自動的元數(shù)據(jù)管理。

第三，即時(shí)憑證性促使電子文件成為建設(shè)項(xiàng)目管理新的生產(chǎn)力要素。建設(shè)項(xiàng)目電子文件前端管理形成電子文件第一價(jià)值和第二價(jià)值的交互、疊加和迭代，保障電子文件的即時(shí)憑證性、支持業(yè)務(wù)流程的高效運(yùn)行，使電子文件躋身成為建設(shè)項(xiàng)目管理的結(jié)構(gòu)要素，從根本上改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)環(huán)境下檔案管理對業(yè)務(wù)管理的依附性，電子文件管理的地位從邊緣走進(jìn)核心。電子文件前端管理促成建設(shè)項(xiàng)目生產(chǎn)效率提高、直接成本降低，激活建設(shè)項(xiàng)目信息化的內(nèi)在動力。隨著互聯(lián)網(wǎng)新業(yè)態(tài)的發(fā)展，電子文件的資源性價(jià)值越來越凸顯，電子文件成為建設(shè)項(xiàng)目管理發(fā)展新的生產(chǎn)力要素。

2 文件與業(yè)務(wù)流程一體化是建設(shè)項(xiàng)目電子文件前端管理的重要特性

在電子文件的前端管理特別是形成階段，電子文件流程與業(yè)務(wù)流程是統(tǒng)一的共生體：沒有業(yè)務(wù)管理為本原，電子文件就會無所適從、言之無物；沒有電子文件的支持，業(yè)務(wù)管理就會進(jìn)退失據(jù)、裹足不前。電子文件的即時(shí)憑證性為文件與業(yè)務(wù)流程的一體化提供了可行性。文件與業(yè)務(wù)流程的一體化應(yīng)首先體現(xiàn)在管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)開發(fā)階段，在確定業(yè)務(wù)流程體系時(shí)應(yīng)考慮信息技術(shù)的應(yīng)用需求，協(xié)同設(shè)置電子文件的管理節(jié)點(diǎn)，確定電子文件的類型、格式、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)等，保障電子文件按需創(chuàng)建和按需利用。建設(shè)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)運(yùn)行過程中，業(yè)務(wù)流程的信息即時(shí)形成原生電子文件，電子文件支持業(yè)務(wù)管理的實(shí)時(shí)管控。文件流程與業(yè)務(wù)流程耦合一體，像動態(tài)延伸、協(xié)同并行的兩條數(shù)據(jù)軌道，支導(dǎo)建設(shè)項(xiàng)目管理的高效率和高質(zhì)量。

3 構(gòu)建電子文件類目體系是建設(shè)項(xiàng)目電子文件前端管理的關(guān)鍵

3.1 以工程分解結(jié)構(gòu)為參照系設(shè)置電子文件類目體系

建設(shè)項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）也可稱為工程分解結(jié)構(gòu)。工程分解結(jié)構(gòu)是將項(xiàng)目行為分解成互相獨(dú)立、互相影響、互相聯(lián)系的工程活動。工程結(jié)構(gòu)分解是項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)工作，結(jié)構(gòu)分解文件是項(xiàng)目管理的中心文件[4]。建設(shè)項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)，以明確業(yè)務(wù)活動的最小交付標(biāo)的為原則，綜合采用組織分解和過程分解等方法，協(xié)同考慮電子文件管理的合規(guī)性和可操作性等方面的需求。工作分解結(jié)構(gòu)樹狀圖中，單個建設(shè)項(xiàng)目是根節(jié)點(diǎn)，其子節(jié)點(diǎn)可以按參建主體進(jìn)行分解，包括建設(shè)、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、承包商等單位。建設(shè)單位按建設(shè)項(xiàng)目全生命周期的各個階段設(shè)置子節(jié)點(diǎn)，葉節(jié)點(diǎn)可以按主題分解。監(jiān)理單位和承包商的子節(jié)點(diǎn)按施工過程和功能結(jié)構(gòu)等分解，包括單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程等，其中分項(xiàng)工程是葉節(jié)點(diǎn)。電子文件分類方案一般應(yīng)根據(jù)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)職能確定，按照樹狀結(jié)構(gòu)組織類目，其層次設(shè)置需要結(jié)合機(jī)構(gòu)實(shí)際情況而定[5]。業(yè)務(wù)分類方案的層級和類目名稱，可以直接用作電子文件分類方案的層級和類目名稱[6]。電子文件類目體系的設(shè)置應(yīng)以業(yè)務(wù)系統(tǒng)的工作分解結(jié)構(gòu)為參照系，并考慮電子文件自身的形成規(guī)律和管理特點(diǎn)。

3.2 電子文件類目體系葉節(jié)點(diǎn)——電子案卷

按照電子文件類目體系樹狀圖，在分項(xiàng)工程等葉節(jié)點(diǎn)設(shè)置“最小的文件集合單元”——電子案卷；把卷內(nèi)電子文件形象地稱為“葉”。合同工程、單位工程、分部工程等節(jié)點(diǎn)，除具有標(biāo)示類目體系結(jié)構(gòu)關(guān)聯(lián)的主要功能外，其自身也具有形成和管理電子文件的職能：一是節(jié)點(diǎn)自身內(nèi)涵的業(yè)務(wù)產(chǎn)生電子文件；二是下級節(jié)點(diǎn)的材料與制品試驗(yàn)等業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生的電子文件，這些電子文件無須/難以區(qū)分產(chǎn)生于哪個子節(jié)點(diǎn)。因此，在合同段、單位工程、分部工程等節(jié)點(diǎn)，根據(jù)需要可以設(shè)置電子案卷以管理本級電子文件。這樣，建設(shè)項(xiàng)目電子文件類目體系，就像是一棵不同維度都生長有葉節(jié)點(diǎn)的枝繁葉茂的“樹”，充分映射業(yè)務(wù)活動的結(jié)構(gòu)單元和多維關(guān)聯(lián)。

4 創(chuàng)建管理術(shù)語提高前端管理的專業(yè)化水平

在實(shí)踐中形成的行業(yè)術(shù)語，是理念科學(xué)化、管理標(biāo)準(zhǔn)化的標(biāo)志，術(shù)語的應(yīng)用反過來也會對建設(shè)項(xiàng)目電子文件前端管理實(shí)踐產(chǎn)生指導(dǎo)意義。

在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域，“文件夾”具有協(xié)助管理電子文件的應(yīng)用功能。把電子文件放入文件夾，是文件形成后的人為操作，放入文件夾內(nèi)的文件沒有既定的有機(jī)關(guān)聯(lián)的約束；各個文件夾之間一般也沒有既定的業(yè)務(wù)關(guān)系。與之相反，建設(shè)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程中產(chǎn)生的電子文件，按照分類方案被自動捕獲到對應(yīng)的電子文件管理單元內(nèi)；單元內(nèi)電子文件具有既定的業(yè)務(wù)關(guān)系，各個單元之間也存在既定的結(jié)構(gòu)化的業(yè)務(wù)關(guān)系。從檔案管理的專業(yè)視角分析，項(xiàng)目管理過程中產(chǎn)生的、具有既定的業(yè)務(wù)關(guān)系的電子文件集合體，可被稱作“文件聯(lián)”，與“文件夾”概念相區(qū)別；結(jié)構(gòu)化的各個類目節(jié)點(diǎn)，可被稱作“結(jié)構(gòu)聯(lián)”。

在傳統(tǒng)紙質(zhì)環(huán)境下，檔案有機(jī)聯(lián)系的維護(hù)既依托案卷又受制于案卷。當(dāng)前“分類→排架→調(diào)卷→利用”這樣一根支撐鏈在電子環(huán)境下不復(fù)存在，檢索成功的條件不再是找到案卷的位置而是檢索詞與數(shù)據(jù)庫中的記錄匹配[7]；電子“案卷”已不受案卷容量和文件類型等方面的約束，能更好地維護(hù)和利用電子文件的有機(jī)聯(lián)系?！拔募?lián)”這一術(shù)語，可以彰顯電子“案卷”在數(shù)字時(shí)代的特點(diǎn)。

嘗試建立文件聯(lián)、結(jié)構(gòu)聯(lián)、子全宗、全宗等術(shù)語，可以強(qiáng)化電子文件歷史清楚、脈絡(luò)分明的特點(diǎn)。一是文件聯(lián)，它是工程分解結(jié)構(gòu)中各個葉節(jié)點(diǎn)的事務(wù)形成的具有既定有機(jī)聯(lián)系的電子文件的集合。二是結(jié)構(gòu)聯(lián)，它是電子文件類目體系中，根節(jié)點(diǎn)與葉節(jié)點(diǎn)之間的節(jié)點(diǎn)，主要作用是標(biāo)示電子文件類目體系內(nèi)的類目層級和類目之間的邏輯關(guān)系。三是全宗，指一個建設(shè)項(xiàng)目形成的全部電子文件的集合，來源于項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制下、參建單位各負(fù)其責(zé)的合同共同體。四是子全宗，指各參建單位形成和管理的電子文件集合，用以彰顯電子文件具體的來源，強(qiáng)調(diào)文件形成單位的主體責(zé)任。

5 電子文件歸檔是建設(shè)項(xiàng)目電子文件前端管理的重要環(huán)節(jié)

建設(shè)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)活動采集上傳的數(shù)據(jù)項(xiàng)等信息，按規(guī)定路徑傳遞到數(shù)據(jù)庫以“字段”的形式存在，相關(guān)字段的邏輯組合組成記錄，結(jié)構(gòu)相同的記錄組成數(shù)據(jù)庫文件。一個事務(wù)行為單元產(chǎn)生一條或多條記錄。

管理信息系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)，通過標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)約束，形成合規(guī)的數(shù)據(jù)庫文件，支持業(yè)務(wù)流程的即時(shí)聯(lián)機(jī)運(yùn)行；在電子文件整理、歸檔等節(jié)點(diǎn)，把需要的電子文件經(jīng)相關(guān)人員復(fù)核后采用技術(shù)措施會簽，形成版式電子文件。所以版式電子文件并不是真正的“原件”，其源文件是數(shù)據(jù)庫文件。從建設(shè)項(xiàng)目管理過程控制的角度講，數(shù)據(jù)庫源文件具有重要作用和意義。

數(shù)據(jù)庫電子文件的長期保存，需要綜合考慮政策、管理、技術(shù)等方面的因素。而目前國內(nèi)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范尚不成熟，管理理念尚不到位，技術(shù)方法尚未完善，實(shí)踐應(yīng)用缺乏相應(yīng)指導(dǎo)，這些都是數(shù)據(jù)庫電子文件長期保存面臨的問題[8]。為了既做好數(shù)據(jù)庫源文件歸檔工作，又適應(yīng)目前的應(yīng)用技術(shù)環(huán)境，建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔時(shí)，可以把數(shù)據(jù)庫文件及其轉(zhuǎn)換形成的版式電子文件同步對應(yīng)歸檔。