醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理規(guī)范化初探

金路

【摘要】我國醫(yī)院的招投標(biāo)工作是近幾年才出現(xiàn)在公眾視野里的，正因這項工作出現(xiàn)的時間較短，因此容易產(chǎn)生一些問題。本文在分析我國醫(yī)院招投標(biāo)工作的特點(diǎn)后，對招投標(biāo)檔案的形成特點(diǎn)進(jìn)行了討論，并給出改進(jìn)招投標(biāo)檔案管理工作的措施，供有關(guān)人員參考。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院招投標(biāo)；醫(yī)療事業(yè)；檔案

我國近些年出現(xiàn)的醫(yī)院招投標(biāo)工作是醫(yī)療改革過程中的重要舉措，而隨之而來的便是醫(yī)院招投標(biāo)工作中產(chǎn)生的檔案管理問題。招投標(biāo)檔案對于醫(yī)院招投標(biāo)工作而言有著重要意義，它不僅是招投標(biāo)活動的重要記錄，同時也是明確各方法律責(zé)任的保證。因此，對招投標(biāo)檔案進(jìn)行科學(xué)妥善的管理，在新時期醫(yī)院的發(fā)展中占有重要的作用，其有利于推動醫(yī)院廉政建設(shè)工作，從而促進(jìn)醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展。

一、醫(yī)院招投標(biāo)檔案的顯著特征

在社會主義市場經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，醫(yī)院招投標(biāo)工作應(yīng)運(yùn)而生，而在招投標(biāo)工作中產(chǎn)生的檔案管理是醫(yī)院工作中的重難點(diǎn)。目前我國許多醫(yī)院設(shè)立了專門辦公室來負(fù)責(zé)招投標(biāo)檔案的管理，同時，也制定了一系列的制度來保障招投標(biāo)工作的安全穩(wěn)定。筆者在了解大量的醫(yī)院招投標(biāo)工作后，總結(jié)出了招投標(biāo)檔案形成過程中的幾個明顯特點(diǎn)：

（一）多樣性。醫(yī)院中有大量的設(shè)施購買或者工程建設(shè)需要進(jìn)行招投標(biāo)工作，因此招投標(biāo)工作的涵蓋內(nèi)容非常之廣，例如分屬醫(yī)院后勤管理的鍋爐更新、車輛維修、衛(wèi)生保潔以及食堂的承包等工作，還有分屬醫(yī)院物質(zhì)管理方面的衛(wèi)生耗材、?？坪牟囊约案咧岛牟牡葞兹f個不同的種類。醫(yī)院的設(shè)備采購工作也可以招投標(biāo)，例如透析機(jī)、大型的X光機(jī)、彩超、CT核磁保修以及動態(tài)心電等?？烧袠?biāo)的物品還包括部分藥品，因此，招投標(biāo)的工作可以說涉及到醫(yī)院工作的方方面面。

（二）系統(tǒng)性。醫(yī)院的招投標(biāo)工作具有顯著的系統(tǒng)性，例如醫(yī)院招投標(biāo)工作常以單獨(dú)的項目或者設(shè)備作為一個單元開展，因此，招投標(biāo)工作的系統(tǒng)性非常強(qiáng)。在醫(yī)院的招投標(biāo)工作中，每個程序生成的材料均不同。

當(dāng)前我國醫(yī)院的招投標(biāo)檔案的先后程序為：招標(biāo)申請、院長辦公室或分管醫(yī)院工作的領(lǐng)導(dǎo)的意見、招標(biāo)工作方案、醫(yī)院招標(biāo)公告、投標(biāo)邀請書、相關(guān)項目的技術(shù)參數(shù)以及要求、邀請招標(biāo)簽到表、項目開標(biāo)記錄表、打分表、匯總表、價格分析表、醫(yī)院招標(biāo)公示、競標(biāo)單位中標(biāo)通知以及投標(biāo)書等有關(guān)資料、參考合同或者發(fā)票的復(fù)印件、招標(biāo)報告表及醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批的材料、采購合同以及驗收報告等，整個檔案具有極強(qiáng)的系統(tǒng)性。

（三）分散性。醫(yī)院的招標(biāo)委員會是一個為招標(biāo)而設(shè)立的臨時機(jī)構(gòu)，招標(biāo)辦公室負(fù)責(zé)招投標(biāo)的具體工作，而物質(zhì)、基建以及藥品等項目的工作是由各個職能部門管理的。這就造成了招投標(biāo)檔案分散在醫(yī)院各部門的局面。

二、如何科學(xué)地管理招投標(biāo)檔案

（一）設(shè)立合理的醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理制度。確立合理招投標(biāo)檔案管理制度對于醫(yī)院的招投標(biāo)工作有著重要的意義。招投標(biāo)檔案管理制度應(yīng)當(dāng)明確醫(yī)院各方職能部門在項目中的職責(zé)，對檔案歸檔的內(nèi)容、時間以及其他環(huán)節(jié)的操作做出嚴(yán)格的規(guī)定。醫(yī)院工作人員應(yīng)當(dāng)定時檢驗檔案，若發(fā)現(xiàn)問題便要迅速報告，以便能快速解決問題。

（二）明確規(guī)定招投標(biāo)檔案的歸卷程序。招投標(biāo)檔案的歸卷工作應(yīng)當(dāng)由工作人員集中管理，從而確保招投標(biāo)檔案的真實(shí)與完整。相關(guān)部門在完成招投標(biāo)工作時，必須及時地收集各項招投標(biāo)資料，若發(fā)現(xiàn)問題便要及時地對其進(jìn)行改正，避免問題進(jìn)入到招投標(biāo)檔案中。

（三）運(yùn)用先進(jìn)科技提高醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理能力。計算機(jī)在醫(yī)院的招投標(biāo)工作中能發(fā)揮巨大的作用。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)保證招投標(biāo)工作的立項到歸檔過程是數(shù)字化的管理模式。這樣做有利于醫(yī)院更便捷地管理招投標(biāo)檔案，同時也促進(jìn)了醫(yī)院招投標(biāo)工作邁向電子信息化目標(biāo)的進(jìn)程。

（四）加強(qiáng)醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)。人在招投標(biāo)檔案的管理工作中占有無可替代的地位，因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理人員綜合素質(zhì)的建設(shè)工作，由于醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理工作的特殊性，因此要求管理人員需要有如下幾個方面的素質(zhì)：一，充足的法律知識。在招投標(biāo)檔案的管理工作中，管理人員絕不能逾越法律的紅線，恪守相關(guān)的法律法規(guī)，嚴(yán)于律己，如此才能做好檔案的管理工作。二，有大局意識。醫(yī)院招投標(biāo)工作較為枯燥與繁重，因此，招投標(biāo)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)做好心理準(zhǔn)備，不計報酬，默默奉獻(xiàn)，甘做醫(yī)院招投標(biāo)工作中的平凡基石。

三、結(jié)語

我國醫(yī)院的招投標(biāo)工作是醫(yī)院為順應(yīng)時代發(fā)展潮流而開展的，它所帶來的招投標(biāo)檔案管理工作是較為復(fù)雜與艱巨的，因此，醫(yī)院必須建立完善的招投標(biāo)檔案管理制度，不斷提高招投標(biāo)檔案管理人員素質(zhì)，提高他們的業(yè)務(wù)水平，從而使得管理人員能更好地從事招投標(biāo)檔案的管理工作。只要醫(yī)院各部門能腳踏實(shí)地工作，孜孜不倦地探索更為合理的招投標(biāo)檔案管理方法，就能有效地促進(jìn)醫(yī)院招投標(biāo)工作的順利開展，從而促進(jìn)我國醫(yī)療事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

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