中小型企業(yè)實施會計電算化原則與問題

王晶晶　楊國有

摘 要：目前，在信息技術發(fā)展的大背景下，我國許多的中小企業(yè)都逐漸實施了會計電算化。會計電算化有著很大的優(yōu)勢，但在實施和應用的過程中存在很多問題。本文主要針對中小企業(yè)實施會計電算化的現(xiàn)狀進行研究，找出其問題所在，并提出相應的解決措施。

關鍵詞：中小企業(yè)；會計電算化；原則

在信息化發(fā)展的社會中我國經濟不斷增長，我國中小型企業(yè)會計電算化的步伐也在加快。會計電算化所需要的硬件資源、軟件資源以及人力資源在大多數(shù)的中小企業(yè)已基本具備，因此，購買財務軟件，用會計信息系統(tǒng)來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工記賬在我國的中小企業(yè)已是必勢之勢。那么，中小企業(yè)如何定位軟硬件系統(tǒng)、如何科學地運用財務軟件以及了解會計電算化原則，是本文重點探討的問題。

一、會計電算化實施的內容

會計電算化，是指把電子計算機和現(xiàn)代數(shù)據處理技術應用到會計工作中。相當于用電子計算機代替了人工記賬、算賬報賬、和部分代替人腦完成對會計信息的分析、預測、決策。它的目的是提高企業(yè)財會管理水平和經濟效益，從而實現(xiàn)會計工作的現(xiàn)代化。會計電算化實施的內容可以算是一個復雜的系統(tǒng)，具體分為兩個方面，會計電算化信息系統(tǒng)的建立和會計電算化工作的規(guī)劃。信息系統(tǒng)的建立體現(xiàn)在實施人員組織、會計軟件、硬件及環(huán)境的購置安裝、新舊系統(tǒng)內容的轉換等方面。同時，要對信息系統(tǒng)實行管理，這包括使用操作管理、人員管理、檔案管理等。工作的規(guī)劃要以企業(yè)發(fā)展的總目標、企業(yè)的經營的實際情況、會計電算化的總目標等為基礎，在這基礎上劃分各個子系統(tǒng)，建立子系統(tǒng)之間的聯(lián)系和先后順序，明確會計電算化工作目標實現(xiàn)的階段和步驟。最終實現(xiàn)企業(yè)經濟效益和財會水平的目的。

二、我國中小型企業(yè)會計工作特點

1.企業(yè)所有制結構多樣化

隨著我國經濟體制改革及開放的進程，受全球化的影響，我國中小型企業(yè)所有制呈多樣化特點，大多數(shù)中小型企業(yè)是獨資企業(yè)、合伙企業(yè)、股份合作制三大類，其中絕大多數(shù)為民營企業(yè)。企業(yè)本身的經營管理行為受企業(yè)所有者家庭影響較大，時有發(fā)生企業(yè)行為和個人行為不分的現(xiàn)象。在企業(yè)管理上，企業(yè)管理者普遍具有家長式管理作風，有的企業(yè)家族式特征明顯。

2.會計機構特殊

中小型企業(yè)的會計機構設置比較簡單，層次少，分工不太明確，兼職較多，有的私營小型企業(yè)沒有專職會計機構和專職的財務管理人員，財務管理、審計的職能由會計機構或其他部門兼管，在一些更小的私營企業(yè)中，會計的工作甚至由企業(yè)負責人直接包辦了，在家族式企業(yè)中，會計人員一般多為企業(yè)所有者的家庭成員。使財務的管理體系不能很好的建立并發(fā)揮其應有的作用。

三、會計電算化在中小型企業(yè)中的意義

1.提高了會計工作效率化，減輕會計勞動強度化

減輕了會計勞動強度化，用計算機處理代替了人工記賬、結賬、報賬的工作。同時，計算機的精確性減少了人工時可能造成的誤差，提高了會計工作的效率。

2.促進會計工作規(guī)范化，保證會計核算質量化

實施會計電算化，需要會計人員加強相關方面的技能，學習電子計算機，提高自身素質。不僅要學習企業(yè)管理的知識，還要掌握會計工作的業(yè)務處理程序。因此，促進了會計工作規(guī)范化和核算質量化。

3.強化會計管理職能，提高了會計人員素質

會計人員為了更好地掌握會計電算化會順應社會的發(fā)展潮流，學習計算機信息技術，提高自己的素質，并利用計算機的優(yōu)勢去進行和強化會計管理的工作，如會計預測、會計決策、會計控制等工作。

4.提高了會計數(shù)據處理的及時性、準確性和經濟性

電子計算機因其精確性的優(yōu)勢，減少了人工計算可能出現(xiàn)的誤差問題，能夠高效處理人工無法完成的繁雜的會計信息管理工作。從而大大地提高了會計數(shù)據處理的及時性、準確性和經濟性。

四、會計電算化在中小型企業(yè)中的原則

1.合法性原則

中小型企業(yè)如果要實施會計電算化，不僅要遵循相關的法律法規(guī)、會計制度、財務制度，還要遵循會計電算化的管理制度，同時不能同自己企業(yè)的財務制度向沖突，要從整體上保證會計電算化實施的合法性原則，如機構設置的合法性、輸入和輸出數(shù)據及內部處理的合法性等合法性原則。

2.效益性原則

企業(yè)實施會計電算化的根本目的是提高企業(yè)的經濟效益，這也是會計電算化的最終目的。在追求效益性的原則時，有一些方面需要注意：站在全面的角度分析，是否具備經濟、技術等條件實施會計電算化；以企業(yè)的最終經濟效益為基礎，評價會計電算化是否能夠降低實施的成本、節(jié)約企業(yè)的流動資金、全面地提供信息、提高企業(yè)管理工作的效率和質量。

3.規(guī)范性原則

規(guī)范性原則體現(xiàn)在管理制度的規(guī)范性、設計的規(guī)范性、數(shù)據信息的規(guī)范性等方面。遵從規(guī)范性的原則，有利于減少因人工操作導致的誤差性問題的出現(xiàn)，保證了會計電算化工作的準確性，提高了會計人員工作的效率。

4.可靠性原則

如果會計電算化系統(tǒng)不能實現(xiàn)可靠性原則，那么，該系統(tǒng)便不能投入到實際使用的過程中。因此，可靠性原則是會計電算化實施的關鍵。但是，有很多方面的問題對會計電算化的可靠性產生影響。因此，要保證輸入數(shù)據和操作的準確性。要有完善的管理制度和技術方法，保證安全性。此外，還要保證一定的擴充性，能夠對系統(tǒng)的修改和擴充輕松便捷地進行。

5.系統(tǒng)性原則

系統(tǒng)性原則是站在整體、全局、關聯(lián)、發(fā)展等角度上來幫助會計電算化工作的。在實現(xiàn)系統(tǒng)性原則時要注意一個問題：注意內部與外部相互聯(lián)系的問題，明確會計部門企業(yè)的一部分，與企業(yè)其他部門是相互聯(lián)系著的，要從整體上考慮企業(yè)各個部門進行會計電算化的工作，做到信息共享。此外，要把局部目標同整體目標相互結合起來，分階段的完成會計電算化的子系統(tǒng)目標，但是在進行子系統(tǒng)工作時要有立足于全局的眼光，保證整個會計電算化系統(tǒng)的質量和效率。

6.易用性原則

會計電算化系統(tǒng)可以說是一個人機互動的系統(tǒng)，它面向的使用者是會計人員，因此要實現(xiàn)其易用性原則。簡單來說，易用性也就是易操作性，它是使會計人員在友好界面，清晰簡單的操作下，進行會計信息管理工作，易用性使得使用者快速掌握會計術語等相關技能。

五、中小型企業(yè)會計電算化存在的問題

1.企業(yè)管理層意識淡薄

企業(yè)管理層意識淡薄，是中小型企業(yè)會計電算化存在的問題之一。大多數(shù)中小企業(yè)由于企業(yè)原始資本積累有限，缺少擁有成熟技術的財務人員，并且長期采用傳統(tǒng)的手工會計，在此基礎上很難形成規(guī)范、系統(tǒng)的管理。更重要的是企業(yè)的管理層意識淡薄，他們認為企業(yè)追求最大化的經濟效益，實施會計電算化要從這些方面著手，增加企業(yè)的電子辦公設備和會計人員。但是這樣一來，反而是增加了企業(yè)的成本，相應就會減少企業(yè)應得利潤。所以，中小企業(yè)的管理者一般不采用會計電算化，或者只是采用其中一部分職能進行工作。但是，這樣做的結果既不能真正做到減少企業(yè)成本，也不能充分發(fā)揮會計電算化信息管理的作用。

2.會計電算化缺乏專業(yè)人才

會計電算化既然是以電子計算機信息技術為載體，就要求其操作人員要兼有計算機技術和會計知識。但就目前的現(xiàn)狀看，很多企業(yè)沒有完善規(guī)范的管理制度，對會計機構的設置較簡單，造成會計人員職責不明確，同時沒有足夠的資金，造成有些小企業(yè)無法建立會計部分，加上中小企業(yè)很難去吸引高素質人才。這些原因直接導致大多數(shù)中小企業(yè)的會計電算化缺乏專業(yè)人才。就算企業(yè)有會計部門，也對其會計人員進行短期的技能培訓，但是，很多會計人員還是只學到了表面的皮毛而已。他們的綜合素質水平普遍不高，不能熟練操作計算機對企業(yè)的財務數(shù)據進行分析，財務管理水平因此長期處于低水平當中，嚴重會影響到企業(yè)的相關決策。

3.會計電算化安全機制有待加強

當今計算機網絡技術不斷向前發(fā)展，其存在的網絡安全問題和漏洞也在不斷增長。在這樣的背景下，中小企業(yè)本來資金不足，對電腦硬件設備投資較少，也缺乏專業(yè)的人員進行定期地維護，因此，會計電算化在網絡信息安全方面必然存在著較大的隱患，這表現(xiàn)在容易受到計算機病毒的攻擊和網絡黑客的攻擊，或者因為計算機設備缺乏，在一臺電腦多用的情況下，病毒容易侵蝕感染，導致系統(tǒng)崩潰，從而丟失重要的企業(yè)會計數(shù)據。因此，會計電算化安全機制，要順應計算機網絡信息技術的發(fā)展，不斷的加強自身的安全機制。

4.缺乏適合的財務軟件

盡管大多數(shù)中小型企業(yè)的管理層有實施會計電算化的意愿，但往往事與愿違，市場上不是缺乏專門針對中小型企業(yè)適用的規(guī)范軟件，就是有適用的軟件，軟件自身總是有很多缺陷，如缺少系統(tǒng)整合性和靈活性，金碟、用友等軟件就是很好的例子，盡管被中小型企業(yè)喜愛，但缺乏系統(tǒng)整合性、靈活性、缺乏預測、分析和決策的功能，使得中小型企業(yè)常常頭疼。市場上雖然存在很多優(yōu)質的專門針對大中型企業(yè)的軟件，如德國的軟件。但是這些軟件比起金碟、用友等軟件來說，實施成本高，對計算機有較高的硬件要求且實施過程復雜、周期長。這是中小型企業(yè)難以承擔和接受的。

六、中小型企業(yè)應用會計電算化的解決辦法

1.轉變思想，提高電算化意識

要成功順利的在各個中小企業(yè)實施會計電算化，就要轉變思想，提高會計電算化的意識。充分認識到實施會計電算化是企業(yè)生存和發(fā)展的必然選擇，要破除傳統(tǒng)的眼光，從整體的眼光看，把企業(yè)的各個部門協(xié)調管理起來，但要認識到企業(yè)財務管理的重要性，對電算化的內在本質要有更深層次的認識與理解，要以提高財務管理水平為目標，樹立適合企業(yè)發(fā)展的管理經營的理念，不斷加強管理工作，充分發(fā)揮會計電算化在企業(yè)管理中的作用。

2.加強人員培訓，提高企業(yè)人員電算化能力

中小型企業(yè)會計人員如果不能掌握熟練的計算機信息技術，和專業(yè)的會計知識，實施會計電算化就是十分困難的，而會計電算化對中小型企業(yè)的生存和發(fā)展如此重要，該類企業(yè)的管理者應該改變思想，對外積極引入高素質的會計人才，對內部的跨級人員開展定期的技能培訓工作，進行定期的考核，以培養(yǎng)優(yōu)秀的會計電算化的人才為目標，有利于企業(yè)長遠利益的發(fā)展。在提高中小企業(yè)會計人員技能水平的同時，會計人員自己也要樹立提高電算化技能的必要性，認清自己，不斷學習和練習電算化技術，改變以往不規(guī)范的賬務管理模式，積極主動參加企業(yè)開展的各種技能培訓和講座，參加定期的技能考核，以達到專業(yè)的會計電算化的要求為目標，從而在會計電算化工作中，采取專業(yè)、高效的財務管理模式。

3.加強電算化網絡安全

在計算機網絡信息技術不斷發(fā)展的同時，也必然存在著網絡安全的風險問題。會計電算化既然是同電子計算機技術相結合，那必然逃不開網絡安全危機的威脅，必然存在著安全隱患。因此，要預防和確保財務信息的安全，中小企業(yè)應投入資金和技術，對已有的電子設備進行信息系統(tǒng)的更新和維護，請專業(yè)的人員進行硬件管理與升級的工作，要避免一臺機器多用的情況發(fā)生，對會計人員來說更應該配備專門的工作電腦并設置密碼，制定會計信息的及時備份制度，從而避免病毒的傳播感染導致系統(tǒng)崩潰，或者感染后不至于損失會計信息數(shù)據。

4.選擇適合于中小型企業(yè)的財務軟件

如果要實施會計電算化，就要從中小型企業(yè)自身的經營發(fā)展的實際出發(fā)，要充分利用現(xiàn)有資源，最大化的發(fā)揮其作用。要加大對會計電算化的資金投入，對市場上存在的財務軟件進行甄別，選取適合于中小型企業(yè)發(fā)展的優(yōu)質財務軟件。

（1）在開發(fā)過程中要突破通用性的界限

在對財務軟件進行開發(fā)設計時，軟件的開發(fā)設計人員，不能單純的以追求市場，追求經濟效益為目的，而一味地去實現(xiàn)財務軟件的通用性。這是不利于提高軟件的市場競爭力的，也不能真正做出服務型軟件，因此，軟件的開發(fā)設計人員應該結合目前各種類型的企業(yè)的具體需要，從而去設計一款真正為企業(yè)財務管理服務的財務軟件。

（2）加強會計軟件本身界面的友好性、易用性

在設計財務軟件的時候，除了考慮市場考慮各類型企業(yè)的需要外，軟件開發(fā)人員更要設身處地為使用會計軟件的從業(yè)人員考慮，綜合起來考慮設計有利于提高財務軟件的核心競爭力。要加強會計軟件本身界面的友好性、易用性。這樣才能從用戶體驗的角度出發(fā)，讓用戶在較短的時間內，掌握軟件，使用軟件更輕松，便能促進工作效率的提高。

（3）建立一個統(tǒng)一的數(shù)據標準，完善進入和退出機制

盡管各方對財務電算化系統(tǒng)的數(shù)據進行多年的努力，但是由于各種原因的存在，至今也沒有對財務電算化系統(tǒng)的數(shù)據形成一個統(tǒng)一的數(shù)據標準。沒有一個統(tǒng)一的數(shù)據標準，對于中小企業(yè)來說是很頭疼的事情，因為中小企業(yè)是正在成長壯大的企業(yè)，當前用的財務軟件雖然適合，但是等到中小企業(yè)實力不斷增強，業(yè)務增加的時候，以前適用的軟件就不適用了，就必須換另外的財務軟件，但是存在一個問題，當企業(yè)轉用其他軟件系統(tǒng)的時候，之前已有的企業(yè)數(shù)據能否順利地轉移過來就是一大難題。所以，針對沒有統(tǒng)一的數(shù)據標準的問題，軟件開發(fā)商應立足長遠， 樹立好信譽，要在用戶需要時及時提供標準的財務數(shù)據文件。相關各方也應為建立一個統(tǒng)一的數(shù)據標準而努力，并完善進入和退出機制。

總而言之，就會計電算化在我國各個中小企業(yè)實施的現(xiàn)狀同國外的會計電算化的現(xiàn)狀來看，還是處于初步發(fā)展的階段，因為起步比其他國家晚，所以還在一直探索當中，努力尋求適合于我國國情的會計電算化?？梢韵嘈牛谛畔⑸鐣?，會計電算化已成為了提高管理現(xiàn)代化水平，提高中小企業(yè)財務水平，促進會計自身改革及發(fā)展的必然要求。因此，對于中小型企業(yè)的管理者來說，應該從整體、全局、長遠等角度來看待會計電算化，要積極主動地實施會計電算化，才能幫助企業(yè)實現(xiàn)長遠效益的目標，穩(wěn)定健康地成長發(fā)展。基于此，還沒有實施會計電算化的中小型企業(yè)要順應時代的發(fā)展，加快實施的步伐。如果要違背時代的發(fā)展，拒絕實施會計電算化，將會是一個很大的損失，只會不斷僵化，最后只會走上被社會淘汰的道路。

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作者簡介：王晶晶（1993.03- ），女，漢，遼寧新民市人，渤海大學管理學院會計系，會計學專業(yè)，本科生；楊國有（1970- ），男，滿族，遼寧北鎮(zhèn)市人，渤海大學管理學院，副教授，本科學歷，研究方向：會計信息化