強化縣級社保業(yè)務檔案管理研究

張國強

摘 要：本文借鑒國內(nèi)外檔案管理的相關理論與實踐，為加強和規(guī)范縣區(qū)級社保所業(yè)務檔案管理，維護民生檔案真實、完整和安全，發(fā)揮檔案服務民生作用，推進檔案管理工作規(guī)范化、制度化、信息化建設，使檔案管理工作與社保所業(yè)務工作同步發(fā)展，為經(jīng)濟新常態(tài)下，強化人事單位檔案管理規(guī)范與效率提升提供有益意見。

關鍵詞：社保業(yè)務；檔案管理；檔案文件

1 引言

經(jīng)濟的新常態(tài)下，對人事單位的檔案管理工作提出更高的要求，本文所稱社保所業(yè)務檔案，是指社保所在辦理促進就業(yè)和社會保障業(yè)務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的各種文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。

為進一步加強我處的檔案管理制度建設，規(guī)范文書檔案管理，近幾年以來，中國各縣級單位先后制定了有關規(guī)章制度，明確了檔案工作職責和任務，提出了歸檔范圍及整理要求，同時，將檔案管理納入相應崗位責任范圍。在總結以往檔案管理的經(jīng)驗的基礎上，重新修訂了部分檔案工作制度，制定了檔案接收、借查閱、檔案統(tǒng)計、檔案銷毀等辦法，發(fā)到每個專兼職檔案人員手中?？h人力社保局和縣民政局共同負責全縣社保所業(yè)務檔案管理工作的組織領導；縣檔案局負責全縣社保所業(yè)務檔案管理工作的協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導；縣人力社保局、縣民政局和縣檔案局應加強相關工作的溝通與配合。各鎮(zhèn)應承擔并履行對社保所檔案工作的主體責任，具體負責對社保所業(yè)務檔案管理工作的組織實施，切實保障社保所開展檔案工作所需經(jīng)費并將其列入年度財政預算。各社保所負責業(yè)務檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、利用、移交等工作。

2 強化檔案室管理

為強化檔案室管理規(guī)范，首先，縣區(qū)級社保所須設置專門的檔案室，配備?；蚣媛殭n案管理員和必要的設施，確保檔案管理的安全與統(tǒng)一。根據(jù)需要配備適應檔案現(xiàn)代化管理要求的技術設備，保證檔案工作的正常開展。社保所應按60平方米/萬卷配置業(yè)務檔案庫房，有條件的社保所，檔案庫房、閱覽室、辦公室應按要求分設。配備檔案室專用的計算機、激光打印機、掃描儀、數(shù)碼相機、復印機、空調(diào)、防盜門窗、加濕機、吸塵器、空氣清新器等必要設備。社保所在本鎮(zhèn)主管領導的指導下開展檔案工作，接受本鎮(zhèn)檔案員的業(yè)務指導和監(jiān)督，各業(yè)務窗口應明確一名兼職檔案員，負責本窗口業(yè)務檔案的收集、整理和移交工作。社保所專職檔案員應參加縣檔案局舉辦的檔案人員崗位培訓，并保持人員相對穩(wěn)定。檔案員調(diào)動或調(diào)整工作崗位時，需做好檔案交接手續(xù)，確保檔案的安全與完整。社保所應認真落實檔案保管、保密、利用、移交、鑒定、銷毀等管理規(guī)定，制定檔案管理規(guī)章制度并加強監(jiān)督、檢查，保證業(yè)務檔案及時收集、妥善保管、有序存放，嚴防損毀、遺失和泄密。社保所應將辦理業(yè)務過程中形成的記錄、證據(jù)、依據(jù)等文件材料，及時歸檔，并在規(guī)定時間內(nèi)，移交檔案室集中統(tǒng)一管理。檔案收集。各業(yè)務窗口檔案員按照“辦結完畢業(yè)務”的時間順序收集業(yè)務文件材料。社保所檔案員定期將辦結完畢的業(yè)務文件材料進行收集匯總。業(yè)務檔案收集須做到應收盡收，應管盡管，確保歸檔材料齊全、完整、手續(xù)完備。

3 科學梳理檔案文件及管理

為科學梳理規(guī)范檔案整理，業(yè)務檔案需一般按年或月整理組卷，不同保管期限、不同年度的業(yè)務檔案應單獨組卷，不得混合整理組卷。每日工作結束前，業(yè)務經(jīng)辦人員按當日業(yè)務辦理時間順序對各類業(yè)務檔案進行分類和初步整理。業(yè)務檔案附有金屬物的應予剔除，破損的材料予以修復，易褪變的材料予以復制，復制件與原件一同歸檔，紙型規(guī)格一致，檔案折疊整齊美觀。歸檔材料頁碼應按順序在有信息內(nèi)容的文件正面右上角和反面左上角用2B鉛筆標注，不得出現(xiàn)重號、空號、錯號。檔案裝訂。每月5日前，各業(yè)務窗口檔案員應將上月業(yè)務檔案及時裝訂。裝訂業(yè)務檔案應嚴格按照檔案裝訂的有關規(guī)定操作，每本檔案厚度在80頁左右。裝訂內(nèi)容應包括檔案封皮、卷內(nèi)目錄、歸檔文件、備考表、封底等，并按此順序排列，采取左側三孔一線方式裝訂。檔案封皮填寫內(nèi)容應包括鎮(zhèn)名稱、社保所名稱、案卷題名、文件起止時間、保管期限、案卷號等。備考表填寫內(nèi)容應包括本卷情況說明、立卷時間、立卷人、檢查人等。檔案移交方面，各業(yè)務窗口檔案整理完成后，須經(jīng)社保所檔案員審核，符合歸檔要求的，由社保所檔案員和窗口檔案員雙方簽字確認后，移交檔案室管理。不符合要求的，退回經(jīng)辦人員限期整改，合格后方可移交。

4 業(yè)務檔案分類管理

業(yè)務檔案分類管理效率應進一步提升，根據(jù)縣區(qū)級社保所業(yè)務經(jīng)辦的規(guī)律和特點，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用“年度--業(yè)務類別”或“業(yè)務類別--年度”的方法對經(jīng)辦業(yè)務材料進行分類、整理，并及時編制卷內(nèi)目錄、案卷目錄等。負責檔案管理的人員應當對接收的檔案及時進行分類、整理、編號、入庫保管，并及時編制索引目錄。業(yè)務檔案目錄每年6月底前移交鎮(zhèn)檔案室集中保存。業(yè)務檔案包括以下十四類：失業(yè)管理類、就業(yè)管理類、無檔人員管理類、農(nóng)村勞動力靈活就業(yè)管理類、外埠人員社保管理類、城鎮(zhèn)居民醫(yī)療保險管理類、社會化退休管理類、社會保障卡管理類、醫(yī)藥費報銷管理類、征地轉非管理類、勞動監(jiān)察管理類、公益性就業(yè)組織管理類、死亡喪葬管理類和低收入和低保管理類等。

5 強化檔案借閱制度管理

為提高與規(guī)范檔案的安全性，縣區(qū)級社保所應嚴格落實檔案借閱制度，內(nèi)部工作人員需查閱業(yè)務檔案時，應嚴格履行檔案借閱手續(xù)。外部人員需查閱檔案時，應向形成檔案的社保所提出申請，經(jīng)同意后，由業(yè)務窗口工作人員按照《檔案借閱制度》有關要求辦理借閱手續(xù)。業(yè)務檔案一般不外借。因特殊情況需要將檔案借出時，須經(jīng)鎮(zhèn)主管領導批準，借出時間一般不超過十天。對已到期的業(yè)務檔案應定期進行鑒定。鎮(zhèn)檔案員應組織成立由社保所相關負責人、業(yè)務人員和檔案員組成的業(yè)務檔案鑒定小組，負責鑒定已到期檔案并提出意見、建議。對確無保存價值的業(yè)務檔案逐一進行造冊登記后，履行相關程序，予以清理銷毀；對尚有保存價值的業(yè)務檔案，經(jīng)審查后重新立卷，并確定保管期限。對經(jīng)過鑒定可以銷毀的業(yè)務檔案，社保所應編制銷毀清冊，經(jīng)社保所負責人批準后分別報鎮(zhèn)和縣人力社保局、縣民政局備案，方可銷毀。未經(jīng)鑒定和批準的業(yè)務檔案，不得銷毀。社保所應指派兩名以上人員監(jiān)督業(yè)務檔案銷毀工作。監(jiān)督人員須在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀方式和時間，銷毀清冊永久保存。

參考文獻

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