企業(yè)文書檔案管理淺析

李慧英　馬麟

摘 要：企業(yè)文書檔案作為記錄企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的有力載體和記錄，是企業(yè)文化的重要組成部分，也是企業(yè)在運(yùn)營過程中對(duì)相關(guān)問題有據(jù)可查的依據(jù)，因此，對(duì)于企業(yè)的文書檔案管理要格外重視，才能保證企業(yè)在企業(yè)文化建設(shè)完善、日常生產(chǎn)經(jīng)營中的各項(xiàng)工作都真實(shí)可查。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；文書檔案；管理

1 企業(yè)文書檔案管理的意義

文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。企業(yè)的文書檔案是企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)的記錄，是對(duì)以往的真實(shí)再現(xiàn)，匯集了企業(yè)發(fā)展的大量資料和信息，不僅對(duì)企業(yè)回顧發(fā)展有著重要的作用，對(duì)于企業(yè)關(guān)于未來的發(fā)展前景提供了可借鑒的經(jīng)驗(yàn)記錄。企業(yè)文書檔案的管理完善，將企業(yè)以往發(fā)展的各項(xiàng)工作用文字記錄下來，形成檔案并根據(jù)不同的類別分門放置，有利于企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中出現(xiàn)問題時(shí)及時(shí)、準(zhǔn)確、快速地找到問題關(guān)鍵點(diǎn)，為迅速解決問題提供了可能。從企業(yè)的文書檔案中，可以找到企業(yè)過去發(fā)展的軌跡，可以為企業(yè)未來發(fā)展提供可供借鑒的資料和數(shù)據(jù)，使得企業(yè)的管理層在做決策時(shí)能夠更加有針對(duì)性和準(zhǔn)確性。同時(shí)，企業(yè)文書檔案的建立和管理，是建立健全企業(yè)文化的一部分，對(duì)于企業(yè)宣傳和企業(yè)核心競爭力的形成具有重要作用。因此，對(duì)企業(yè)文書檔案進(jìn)行有效管理，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中不可或缺的部分，也是完善企業(yè)發(fā)展機(jī)制的一個(gè)重要組成部分。

2 當(dāng)前企業(yè)文書檔案管理存在的問題

（一）企業(yè)對(duì)文書檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠

由于企業(yè)文書檔案管理一般是放在企業(yè)辦公室等文職部門，不管是企業(yè)員工還是企業(yè)管理層，對(duì)企業(yè)辦公室的印象都還停留在擬定通知、收發(fā)通知等與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)沒有直接關(guān)系的層面上，所以，對(duì)要整理歸檔的企業(yè)文書檔案工作不夠重視。我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展起步晚，但是發(fā)展速度很快，企業(yè)在發(fā)展的過程中也往往只注重效益增長等眼前能看到的利益，而對(duì)于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃則略顯薄弱，比如企業(yè)文化的建設(shè)就不夠重視，企業(yè)文化建設(shè)機(jī)制不健全。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的注意力大部分放在如何將實(shí)際生產(chǎn)力和銷售額提上去，沒有意識(shí)到企業(yè)文化的建立健全對(duì)于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要作用。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)企業(yè)文書檔案管理的不重視，就導(dǎo)致企業(yè)員工覺得處理文書檔案工作的部門無關(guān)緊要。企業(yè)對(duì)文書檔案管理的宣傳不到位，領(lǐng)導(dǎo)不重視，員工跟著感受不到文書檔案管理的重要性，就使得處理文書檔案管理工作的部門對(duì)此項(xiàng)工作更加不重視，那么企業(yè)的文書檔案管理就越發(fā)不能發(fā)揮其長處，導(dǎo)致惡性循環(huán)。

（二）企業(yè)對(duì)文書檔案的工作銜接機(jī)制不完善

企業(yè)文書檔案工作一般是分開進(jìn)行的，由于文書與檔案的要求有時(shí)候會(huì)有不同的情況，所以在實(shí)際操作中，文書檔案管理的工作往往會(huì)出現(xiàn)文化與檔案的格式不一致，所用文種不同，編號(hào)不規(guī)范等問題，使得對(duì)文書的處理與檔案的管理銜接不上，造成文書檔案管理工作繁雜且不夠標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，由于文書檔案是對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中的文書的整理，那就需要企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中的相關(guān)部門提供材料，才可以順利進(jìn)行，但是企業(yè)的部門之間的工作以及所提供的資料往往不夠及時(shí)和規(guī)范，甚至出現(xiàn)資料提供不完全的情況，這就導(dǎo)致企業(yè)文書檔案管理的工作銜接不夠流暢，阻礙了企業(yè)文書檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（三）企業(yè)對(duì)文書檔案管理的現(xiàn)代化工具利用不足

互聯(lián)網(wǎng)的產(chǎn)生對(duì)社會(huì)的影響深遠(yuǎn)，特別是人們的工作方式由此發(fā)生了很大變化。由互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)生的很多辦公工具在當(dāng)下運(yùn)用地十分普遍，現(xiàn)代化的辦公工具和手段使得人們的工作變得輕松了不少，但是目前還有不少企業(yè)對(duì)文書檔案管理還是將其作為紙質(zhì)化處理，而沒有采用電子化，使得企業(yè)文書檔案管理工作既費(fèi)人工又費(fèi)時(shí)間，工作效率低下。而有的企業(yè)在文書檔案管理中運(yùn)用了電子化，但是只是將相關(guān)文書檔案制成電子文稿，而沒有根據(jù)相關(guān)的工具來進(jìn)行有效的處理，使得電子版與紙質(zhì)版差別不大，只是單純地將紙質(zhì)版的文字和材料搬上了電子文檔，這樣就不太符合現(xiàn)代化的企業(yè)文書管理要求，只是機(jī)械地進(jìn)行模仿，而沒有真正地將現(xiàn)代化技術(shù)與工具充分利用起來，不利于企業(yè)文書檔案管理工作的開展。

3 提高企業(yè)文書檔案管理的措施

（一）提高企業(yè)對(duì)文書檔案的重視程度

企業(yè)文書檔案就是企業(yè)文化中重要的一項(xiàng)，它是企業(yè)發(fā)展歷程的記錄，是將企業(yè)員工與企業(yè)發(fā)展緊密聯(lián)系起來的一個(gè)重要紐帶，通過對(duì)企業(yè)發(fā)展過程中相關(guān)文書的回顧，能迅速將企業(yè)的發(fā)展亮點(diǎn)以及特征展露出來，使老員工能夠通過文書檔案找到與自己共鳴的地方，也能使新員工能很快找到自己與企業(yè)的契合點(diǎn)，從而加強(qiáng)企業(yè)和員工之間的關(guān)系。因此，提高企業(yè)對(duì)文書檔案管理工作的重視程度，對(duì)企業(yè)發(fā)展具有深遠(yuǎn)的意義。企業(yè)可以從管理層開始進(jìn)行企業(yè)文書檔案重要性的宣傳和學(xué)習(xí)，使得領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到文書檔案管理的重要性，從而在企業(yè)的決策上能夠?qū)⒅匦纳晕⑵蛭臅鴻n案管理上來，使得企業(yè)文書檔案工作能夠順利開展。在企業(yè)將文書檔案的用途以及重要性作專題講座或是宣傳，使得企業(yè)員工對(duì)文書檔案能夠有一個(gè)充分的認(rèn)識(shí)，在了解其重要性的基礎(chǔ)上，支持企業(yè)文書檔案管理工作，保證企業(yè)文書檔案工作的順利展開，打好群眾基礎(chǔ)。

（二）建立健全企業(yè)文書檔案管理機(jī)制

企業(yè)的文書檔案管理工作離不開企業(yè)各個(gè)相關(guān)部門的支持，因此，建立健全企業(yè)文書檔案管理機(jī)制，就需要企業(yè)各個(gè)相關(guān)部門的配合。將企業(yè)文書檔案管理工作作為企業(yè)文化建設(shè)的一部分去抓，制定相關(guān)的管理制度，統(tǒng)一文書檔案管理的格式、各類文件等的規(guī)范要求以及對(duì)資料的完整性也作一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，使得企業(yè)其他部門在做相關(guān)工作時(shí)能夠有所參照，解決了它們?cè)谖臅鴻n案工作中的疑慮和困惑，如此一來，它們的工作積極性和配合度就會(huì)相應(yīng)增加，也為企業(yè)文書檔案管理工作的部門解決了工作銜接不暢的問題。同時(shí)，多與相關(guān)部門進(jìn)行溝通，建立部門之間的信息互通互聯(lián)機(jī)制，暢通信息渠道，提高信息利用率。企業(yè)的文書就是文書檔案的前奏，企業(yè)相關(guān)部門在擬定文書時(shí)就可以將文書檔案管理的觀念融入其中，做好材料的收集整理工作，為文書檔案管理工作掃清障礙。同時(shí)，在文書檔案工作處理中，應(yīng)該嚴(yán)格按照專業(yè)的檔案人員的要求，遵守先關(guān)法律法規(guī)，確保文件能夠收集整理完整，同時(shí)根據(jù)不同要求進(jìn)行科學(xué)分類，整齊歸檔。在處理新的文書檔案時(shí)，要認(rèn)真核查，發(fā)現(xiàn)不合規(guī)定的文件，及時(shí)聯(lián)系相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行核實(shí)和情況說明，按照相關(guān)要求，依據(jù)程序?qū)⑵渫诉€或要求修改。

（三）利用現(xiàn)代化工具，提高企業(yè)對(duì)文書檔案管理的利用率

企業(yè)之前的文書檔案管理的工作一般是用紙質(zhì)記錄，這樣既不便于翻閱查看也不便于保存，一旦年份過長，就會(huì)出現(xiàn)各種紙質(zhì)文書檔案堆放在一起丟也不是留也不是的尷尬場(chǎng)景。因此，信息化時(shí)代就要學(xué)會(huì)利用各種信息化的現(xiàn)代化辦公工具和手段，使得企業(yè)文書檔案管理方便易查而且省時(shí)省力。除了將紙質(zhì)的文書檔案制作成電子版之外，還要學(xué)會(huì)利用工具將其分門別類地排列好，甚至做成可以將其作為以后企業(yè)文化博覽的一部分。利用網(wǎng)絡(luò)檔案管理信息系統(tǒng)等平臺(tái)，將文書檔案提供給平臺(tái)，使公眾能夠通過平臺(tái)對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)可以公開的事務(wù)進(jìn)行監(jiān)督和查詢，拓寬了企業(yè)文書檔案管理的運(yùn)用渠道，另一方面，也對(duì)企業(yè)文書檔案管理工作進(jìn)行了有利宣傳，提高了企業(yè)文書檔案管理的利用率。

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