談對基層檔案信息化管理的體會(huì)

都霞

摘 要：本文作者通過所在單位檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐過程以及自身工作體會(huì)，闡述了檔案信息化管理所具有的優(yōu)勢和對工作開展的幫助，并對今后檔案信息化管理進(jìn)行了展望。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；管理；優(yōu)勢；未來發(fā)展

近年來，牟平廣播電視臺(tái)根據(jù)上級(jí)對檔案信息化管理的要求，積極把檔案信息化和辦公自動(dòng)化納入全臺(tái)信息化建設(shè)的總格局，配備了公文傳輸和檔案管理的專用設(shè)備、專業(yè)軟件，開展了人員的操作培訓(xùn)工作，使該臺(tái)檔案信息化建設(shè)得到了前所未有的發(fā)展，檔案管理工作多次獲得上級(jí)單位的表彰。隨著事業(yè)的發(fā)展，該臺(tái)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施不斷加強(qiáng)，軟件、硬件設(shè)施不斷完善，為下一步檔案信息化建設(shè)的長足發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。幾年來，筆者通過對文書檔案進(jìn)行數(shù)字化的實(shí)踐，對比以往傳統(tǒng)的檔案管理模式，結(jié)論是電子檔案信息化管理具有高效、標(biāo)準(zhǔn)、可操作性強(qiáng)等諸多優(yōu)點(diǎn)，因此，基層單位實(shí)現(xiàn)文書檔案管理信息化管理是必然的趨勢。

1 基層檔案管理信息化管理的優(yōu)勢

1、文件登記規(guī)范。傳統(tǒng)檔案收集工作難以做到規(guī)范化，文書檔案的收發(fā)、登記完全依賴于手工操作，不僅要求資料收集完整、齊全、避免抄寫錯(cuò)誤，而且還要求用筆規(guī)范、字跡清楚，分類、統(tǒng)計(jì)要準(zhǔn)確無誤等，在實(shí)際工作中很容易出現(xiàn)差錯(cuò)，費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。使用檔案信息化管理以后，通過文件登記模塊建立年度收、發(fā)文庫，按設(shè)置的字段名分類，分別錄入每一份文件的原始信息，登記的內(nèi)容和形式比較規(guī)范。特別是在審核登記信息時(shí)，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤后可進(jìn)行多次修改，可操作性強(qiáng)。同時(shí)，利用數(shù)據(jù)庫的核心技術(shù)，通過掃描掛接原文后，輸入查詢條件，即可進(jìn)行多種方式的檢索，既方便又快捷。在應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行管理之后，文件資料的收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)、查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

2、文件立卷簡單。手工文書立卷，需要先對文件按一定的規(guī)則逐份進(jìn)行編目、分類，往往立完一卷后，若需要進(jìn)行修改或補(bǔ)充，就必須重新拆卷，排列卷內(nèi)文件，工作量很大，又容易出錯(cuò)?，F(xiàn)在文書人員使用信息化管理系統(tǒng)后，由于建立了與收、發(fā)文庫相關(guān)聯(lián)的檔案庫，就可根據(jù)管理系統(tǒng)平時(shí)登記的歸檔和不歸檔文件清單，確定歸檔文件，既可防止遺漏，又能確保案卷的原始性、真實(shí)性。當(dāng)按一定的條件立卷后，系統(tǒng)可根據(jù)卷內(nèi)目錄中每份文件的有關(guān)著錄項(xiàng)為依據(jù)，進(jìn)行人工移動(dòng)、調(diào)整。通過拆分、合并功能將每一案卷具有某方面共同點(diǎn)和聯(lián)系密切的文件綜合在一起組成案卷，并通過計(jì)算機(jī)修改檔案目錄，自動(dòng)為同一卷內(nèi)文件進(jìn)行排列和編號(hào)，以統(tǒng)一式樣打印出所需的卷內(nèi)目錄、備考表及案卷封面等。這種方法可使案卷目錄及卷內(nèi)目錄的編制更加規(guī)范和便捷，而且還能提高編制速度，改善案卷質(zhì)量，節(jié)省大量人力。系統(tǒng)立卷、組卷可以做到標(biāo)題準(zhǔn)確，著錄、標(biāo)引規(guī)范，從而克服了組卷的隨意性，使檔案材料的完整齊全率有了保證，提高了組卷的效率和質(zhì)量。

3、文件檢索快捷。以往的文件管理使用手續(xù)繁瑣，每份文件在重復(fù)利用時(shí)，都要進(jìn)行一次借閱登記，管理繁瑣，增加了不必要的重復(fù)性工作。如果在借閱條件不是很具體明確的情況下，要逐卷、逐份查找，每一次查找都要花費(fèi)很多時(shí)間，效率很低。而利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理檔案，在查閱條件模糊的情況下，可輸入關(guān)鍵字、詞或用其它檢索方式進(jìn)行查閱，即縮短了查找時(shí)間，又提高了準(zhǔn)確率。查閱原文可不用進(jìn)入檔案室，而直接在計(jì)算機(jī)上讀出，并打印出帶紅印章的原文件，既減少了查找檔案過程中對文件的磨損，又延長了檔案的存儲(chǔ)壽命，同時(shí)還可避免復(fù)印時(shí)對檔案的損害和可能發(fā)生的泄密情況。通過外設(shè)直接查找所需的資料，克服了以往查閱者在查找過程中自由翻閱整本案卷，還起到了一定的保密作用。

4、實(shí)現(xiàn)信息共享?；鶎訂挝挥捎谏霞?jí)部門下發(fā)的文件份數(shù)基本上都是一份，因此，不能滿足當(dāng)多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)或部門同時(shí)查閱，不能做到有效的信息共享，時(shí)效性差。在原始的手工操作管理中，還有大量文件因無法共享而閑置在文件柜中，不僅造成資源浪費(fèi)，還增加了文件查閱難度。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的不斷完善，檔案信息與載體可分離利用，并與其它信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率?？梢詫λ{(diào)閱的檔案資源進(jìn)行脫機(jī)處理，保證查找率，不受空間、時(shí)間等其他因素的限制，并且運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理后，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案案卷級(jí)、目錄級(jí)管理到文件級(jí)合并管理，通過自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)，不同權(quán)限級(jí)別的人員可以根據(jù)需要，查閱相關(guān)檔案信息，加大了對檔案信息的動(dòng)態(tài)管理和解密檔案的資源共享。

5、存儲(chǔ)安全穩(wěn)定。紙質(zhì)檔案在管理過程中容易受到溫度、濕度、酸、堿、酶、氧化、蟲蛀等因素的影響，從而發(fā)生水解、氧化反應(yīng)及損壞載體的情況，一旦紙質(zhì)載體被破壞，便造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)發(fā)展日新月異，儲(chǔ)存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，短期保存的可選擇小容量的閃存U盤或大容量的移動(dòng)硬盤等。光盤的載體性能比較穩(wěn)定，人體能夠適應(yīng)的溫濕度環(huán)境，一般均可保存保管光盤，且光盤對溫濕度沒有很高要求，所以長期、永久保存的文件可選擇VCD、DVD光盤作為載體，光盤受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性，并可利用電子文件多種渠道備份，防止文件的損壞和丟失。

2 基層檔案信息化管理中應(yīng)注意的問題

1、要確保錄入信息的準(zhǔn)確性。檔案信息化建設(shè)是一門專業(yè)性較強(qiáng)的工作，它要求檔案管理人員不僅具備檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，還要學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作技術(shù)。尤其在電子檔案錄入過程中，必須認(rèn)真仔細(xì)確保首次錄入的準(zhǔn)確無誤。我們的做法，一是在主管人員錄入完成后，再由其他人員進(jìn)行校對，避免發(fā)生錯(cuò)錄和漏錄等情況；二是在牽扯到部門信息、個(gè)人信息、人事檔案信息錄入時(shí)，我們采取下發(fā)標(biāo)準(zhǔn)錄入表格，由部門或個(gè)人按要求先期錄入，錄入完成后再將紙質(zhì)和電子文件一同上報(bào)，待反復(fù)校對無誤后復(fù)制粘貼到信息數(shù)據(jù)庫中。

2、要及時(shí)進(jìn)行檔案信息的備份。由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)有時(shí)會(huì)因?yàn)榧夹g(shù)問題而發(fā)生各種問題，再加上電腦病毒、黑客的惡意攻擊等其它因素，會(huì)對檔案信息安全造成威脅，因此，工作中要及時(shí)對檔案信息予以備份。我們的做法是，由單獨(dú)的電腦存儲(chǔ)全臺(tái)電子檔案信息，存儲(chǔ)電腦不與任何外網(wǎng)連接，嚴(yán)禁使用外來U盤、光碟、存儲(chǔ)卡等移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備，同時(shí)，對重要的檔案信息將目錄數(shù)據(jù)及電子原文數(shù)據(jù)使用專門的移動(dòng)儲(chǔ)存設(shè)備予以備份。

3、要重視檔案信息安全保障體系建設(shè)。檔案室是單位保密要害部門，檔案人員要嚴(yán)格遵守保密制度，落實(shí)信息安全責(zé)任制度。要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)的管理，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫管理，確保數(shù)據(jù)安全及檔案信息系統(tǒng)安全。為此，我們對臺(tái)內(nèi)檔案信息查閱系統(tǒng)，安裝了專門防火墻并實(shí)行定期殺毒，檔案信息查閱實(shí)行按級(jí)別憑密碼查閱。同時(shí)，對公文傳輸網(wǎng)與本臺(tái)辦公網(wǎng)進(jìn)行了有效隔離，防止了泄密以及病毒與黑客的侵害。

3 結(jié)束語

隨著信息化的發(fā)展和計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，基層單位公務(wù)活動(dòng)中的交流和溝通逐漸由傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式走向信息化管理，形成了以計(jì)算機(jī)為媒介，以文字、聲像等形式為載體的電子文檔，它具有高效率、高標(biāo)準(zhǔn)、可操作性強(qiáng)等諸多優(yōu)點(diǎn)。但我們也不得不看到，在實(shí)際應(yīng)用中，如何規(guī)范地應(yīng)用信息化管理檔案是一件任重道遠(yuǎn)的工作，以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，原始的長期保存問題有待深入研究和探討。文件中電子簽名的法律依據(jù)，圖像、聲音的技術(shù)鑒定規(guī)范等等，都制約著電子文件的效力和歸檔保管的意義?？傊臅鴻n案的信息化管理已成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢，基層單位都應(yīng)以檔案信息化為契機(jī)，進(jìn)一步加強(qiáng)基礎(chǔ)性建設(shè)，不斷完善和建立、健全檔案工作管理的體制機(jī)制，借鑒和吸收先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)基層單位檔案工作信息化建設(shè)取得新成效。