建設(shè)工程檔案資料管理中的突出問題及應(yīng)對(duì)措施思考

摘 要：建設(shè)工程檔案資料記錄了建設(shè)工程的全過程。做好建設(shè)工程檔案資料的收錄、管理及使用，使建設(shè)工程檔案資料完整、全面、規(guī)范，甚至是通用，對(duì)于建設(shè)工程項(xiàng)目的全工程都有著至關(guān)重要的作用。但是如今的建設(shè)工程檔案資料管理中存在著許多問題，文章對(duì)工程建設(shè)檔案資料管理中存在的突出問題進(jìn)行討論，并提出了提高建設(shè)工程檔案資料管理的相應(yīng)措施。

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程；檔案資料；突出問題；對(duì)應(yīng)措施

建設(shè)工程檔案資料是一種極具保存價(jià)值的文件資料。它以工程建設(shè)項(xiàng)目為單位，在建設(shè)工程全過程中形成的并以圖紙、圖表、文字等形式保存下來的工程項(xiàng)目檔案資料。建設(shè)工程檔案資料不僅僅是為了記錄當(dāng)前的建設(shè)工程設(shè)計(jì)、施工、管理階段，也是明確建設(shè)工程項(xiàng)目各施工程序質(zhì)量責(zé)任的重要依據(jù)。所以建設(shè)工程各方管理者應(yīng)當(dāng)樹立建設(shè)工程檔案資料管理的意識(shí)，嚴(yán)格按照建設(shè)工程檔案資料管理的相關(guān)法制規(guī)范，保證建設(shè)工程檔案資料的準(zhǔn)確并得到充分地利用，為建設(shè)工程項(xiàng)目交付使用后的維修、改建提供必要的依據(jù)。

1 建設(shè)工程檔案資料管理中存在的突出問題分析

結(jié)合工程項(xiàng)目建設(shè)的特點(diǎn)以及筆者的工作經(jīng)歷，筆者認(rèn)為在我國(guó)的建設(shè)工程檔案資料管理中仍存在著以下一些突出的問題：

（一）建設(shè)工程管理者注重工程建設(shè)，忽視檔案資料建設(shè)

建設(shè)工程項(xiàng)目中相關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)、管理人員、技術(shù)人員都對(duì)檔案不夠重視，檔案法治意識(shí)觀念薄弱。建設(shè)工程項(xiàng)目的相關(guān)負(fù)責(zé)人雖然在工程項(xiàng)目籌劃過程中有對(duì)建設(shè)工程檔案資料管理進(jìn)行了初步的規(guī)劃，但是在實(shí)際項(xiàng)目管理中只注重建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量，忽視相關(guān)人員對(duì)建設(shè)工程檔案資料的記錄、收集及管理。在建設(shè)工程項(xiàng)目的全過程中，工程建設(shè)各方管理者沒有指定完善的工程建設(shè)檔案管理機(jī)制，使得建設(shè)工程檔案資料管理與工程建設(shè)進(jìn)度脫節(jié)，更有甚者，建設(shè)工程檔案資料中有很多的遺漏，或是相關(guān)技術(shù)人員沒有提交，或是使用復(fù)印件。有的單位雖然有著完善的建設(shè)工程檔案資料管理制度，但是形同虛設(shè)，更談不上按照制度進(jìn)行檔案資料管理。

（二）工程建設(shè)項(xiàng)目的施工工序多而復(fù)雜，資料整理歸檔不按規(guī)范

一個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目一般包括土建、樁基、水、電、市政建設(shè)等多個(gè)施工過程，這也需要多個(gè)施工單位來完成。建設(shè)工程項(xiàng)目必須按照施工工序的先后順序，所以對(duì)應(yīng)的施工過程的檔案資料管理工作都至關(guān)重要。建工工程項(xiàng)目檔案資料由這些施工過程的檔案資料整理組合而成的，每個(gè)施工單位的資料都是獨(dú)立完成的，所以就容易出現(xiàn)檔案資料分散、檔案管理出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象。有的施工單位對(duì)其施工過程中的必要相關(guān)記錄填寫有遺漏、不規(guī)范，對(duì)于一些建筑材料的檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量保證書等內(nèi)容殘缺、不實(shí)；有的單位不按要求進(jìn)行編制建設(shè)工程竣工圖，導(dǎo)致建設(shè)工程檔案資料質(zhì)量不高，不能為建設(shè)工程后期的維修改建提供有利的考察依據(jù)。

（三）建設(shè)工程檔案資料管理人員與其他單位、部門缺乏溝通

檔案管理人員在管理工程中的自覺性及主動(dòng)性決定了檔案資料的質(zhì)量。建設(shè)工程是一個(gè)復(fù)雜的項(xiàng)目，它需要很多企業(yè)及單位的參與，需要各個(gè)部門的相互配合。建設(shè)工程項(xiàng)目的參與單位都對(duì)應(yīng)著相關(guān)負(fù)責(zé)人，所以檔案管理人員與各負(fù)責(zé)人之間存在著必要的聯(lián)系。在當(dāng)前的建筑行業(yè)當(dāng)中，檔案管理人員極度缺乏自覺性及主動(dòng)性，使得各單位的提交的資料沒有得到有效的檢查或者沒有索要缺失的資料。這是由于建設(shè)工程檔案管理人員與其他單位缺乏溝通，使得滯留在相關(guān)人員手中的資料無法提交，出現(xiàn)錯(cuò)漏的地方無法及時(shí)更正補(bǔ)充。

2 加強(qiáng)建設(shè)工程檔案資料管理的應(yīng)對(duì)措施分析

針對(duì)以上建設(shè)工程檔案資料管理中存在的突出問題，對(duì)于加強(qiáng)建設(shè)工程檔案資料管理提出如下應(yīng)對(duì)措施：

（一）強(qiáng)化工程建設(shè)全過程的檔案資料管理意識(shí)

在工程檔案資料管理過程中，要樹立檔案質(zhì)量管理意識(shí)，按照合同要求及檔案管理的相關(guān)規(guī)范，施行全過程管理，提升建設(shè)工程檔案資料的質(zhì)量。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)建設(shè)工程檔案的意識(shí)就決定了工程建設(shè)全過程中檔案資料管理質(zhì)量。建設(shè)工程項(xiàng)目管理者應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)建設(shè)

工程檔案資料管理方面的規(guī)范。建設(shè)單位的負(fù)責(zé)人在與設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位分別簽訂合同的時(shí)候，應(yīng)將建設(shè)工程檔案資料的收集、整理及移交等納入合同條款中，在建設(shè)工程竣工之后，驗(yàn)收建設(shè)工程的竣工檔案。這就相當(dāng)于將建設(shè)工程檔案管理工作與單位利益相關(guān)聯(lián)，這樣不僅使得相關(guān)技術(shù)人員注重檔案資料管理，也明確了責(zé)任，提高了他們認(rèn)真記錄及管理建設(shè)工程檔案資料的責(zé)任心。建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)單位應(yīng)當(dāng)按照與建設(shè)單位訂立的合同進(jìn)行編制工程項(xiàng)目實(shí)際的竣工圖紙及文件，與此同時(shí)，建設(shè)單位可以按照國(guó)家的相關(guān)規(guī)定提供給設(shè)計(jì)單位一定的報(bào)酬。

（二）發(fā)揮監(jiān)理部門的作用協(xié)調(diào)配合，保障工程檔案資料整理規(guī)范

建設(shè)單位要積極發(fā)揮監(jiān)理單位在建設(shè)工程項(xiàng)目施工現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)管的作用，協(xié)調(diào)各參與單位和施工單位的關(guān)系，明確分工、相互配合，高質(zhì)量的完成建設(shè)工程全過程的檔案資料歸檔之前的各項(xiàng)工作，銜接系統(tǒng)緊密，使建設(shè)工程檔案資料管理進(jìn)度跟上建設(shè)工程項(xiàng)目的進(jìn)度，保障建設(shè)工程每個(gè)施工工序的檔案資料都按照實(shí)際工程的真實(shí)情況進(jìn)行收集和整理。此外，建設(shè)單位還要積極發(fā)揮監(jiān)理部門的監(jiān)管作用，明確參建單位的責(zé)任，及時(shí)與各參建單位溝通協(xié)調(diào)，定期督促各個(gè)參建單位及時(shí)記錄、收集并提交各個(gè)過程的建設(shè)工程檔案資料，并且嚴(yán)格審核提交的檔案資料，確保建設(shè)工程檔案資料歸檔前完整系統(tǒng)，沒有遺漏。為了保障建設(shè)工程項(xiàng)目檔案資料的質(zhì)量，監(jiān)理部門還應(yīng)與建設(shè)單位緊密配合，做好建設(shè)項(xiàng)目文件的收集及前期匯總工作，建設(shè)工程檔案資料前期的收集及匯總是后期檔案資料系統(tǒng)整理的基礎(chǔ)，所以監(jiān)理部門應(yīng)發(fā)揮積極的作用以確保檔案資料的真實(shí)和完整。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員與工程建設(shè)各單位、部門溝通協(xié)調(diào)，做好檔案資料管理工作

建設(shè)工程檔案部門應(yīng)當(dāng)積極地與其它相關(guān)部門進(jìn)行交流、協(xié)商，取得他們的配合與支持，并請(qǐng)工程建設(shè)相關(guān)部門監(jiān)督建設(shè)工程檔案的管理過程，確保每各工程項(xiàng)目階段的檔案資料都真實(shí)、完整、系統(tǒng)。各個(gè)部門的工程檔案資料都是由各自的檔案管理人員進(jìn)行記錄、收集、整理，而建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理則是將這些單位的資料都收集起來進(jìn)行整理、歸檔。通過與其他部門的溝通了解相關(guān)技術(shù)人員在進(jìn)行建設(shè)工程檔案資料管理工作中存在哪些問題，及時(shí)給予合理的建議與指導(dǎo)，并適時(shí)督促各方相關(guān)技術(shù)人員認(rèn)真記錄和收集建設(shè)工程檔案資料，確保檔案資料的收集進(jìn)度及資料的真實(shí)性。在建設(shè)工程項(xiàng)目中，參建單位較多，相關(guān)部門如果沒有緊密地聯(lián)系，就容易造成檔案資料的不系統(tǒng)，這時(shí)候就要發(fā)揮檔案管理人員的作用，與各單位各部門進(jìn)行有效地溝通，協(xié)調(diào)各部門的檔案資料管理工作，使得建設(shè)工程檔案資料管理的緊密度與建設(shè)工程施工工序的銜接度保持一致，保障建設(shè)工程檔案資料在工程建設(shè)全過程中及時(shí)和準(zhǔn)確。

3 結(jié)束語(yǔ)

建設(shè)工程檔案資料管理需要各部門的積極配合，并在宏觀的監(jiān)控過程中，按照相關(guān)的管理規(guī)范及體系進(jìn)行工作。在此過程中，需要提高建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)人員對(duì)于工程項(xiàng)目全過程的檔案資料管理意識(shí)，需要監(jiān)理部門加強(qiáng)對(duì)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案資料的監(jiān)管作用，需要建設(shè)工程檔案管理人員與其他部門積極地溝通協(xié)調(diào)，只有這樣，建設(shè)工程檔案資料才能夠準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)，建設(shè)工程檔案資料管理工作也會(huì)更加系統(tǒng)化、高效化，在建設(shè)工程項(xiàng)目的后期運(yùn)行、維護(hù)中發(fā)揮巨大的作用。

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作者簡(jiǎn)介

王麗艷（1984—），女，新疆石河子人，新疆天智辰業(yè)化工有限公司企管部，資料員，大學(xué)本科學(xué)歷，研究方向：檔案資料管理。