財務檔案管理要點之我見

黃莉

摘 要：任何機關、企事業(yè)單位其正常發(fā)展與運營都需要一套穩(wěn)定的財務檔案管理系統(tǒng)。本文以“財務檔案管理”為主要研究對象，分別從意識層面、制度、人員配置以及新科技應用四個角度闡釋了財務檔案管理的要點與注意事項。望筆者的論述能對當前從事檔案管理的工作人員提供一定的借鑒與啟示，從而讓其成為推動財務各項工作的有力武器。

關鍵詞：財務檔案管理；管理制度；人員配置

國家機關、企事業(yè)單位所從事的一切有關經(jīng)濟活動所生成的文件資料，就是所謂的財務檔案。其不僅是記錄經(jīng)濟活動的重要依據(jù)，也是反映其經(jīng)濟業(yè)務情況的重要參考依據(jù)。因此加強對其的管理對于維系相關機構的正常運營、推動其有條不紊地向前發(fā)展具有十分重要的作用。本文中筆者將就個人所工作的涼山州公路管理局公路招待所為主要案例，對財務檔案管理的方法提出自己的一些見解。

1 財務檔案管理所需的意識層面要求

意識對于事物的發(fā)展具有能動作用，因此要想從根本上提升財務檔案管理的質(zhì)量，首先就要樹立積極的檔案管理意識。一方面要從自身意識到檔案管理的重要性，不能將其視作可有可無的一般性工作來對待。很多企業(yè)的檔案管理人員對自身工作的屬性與定位存在認知上的偏差，認為這只是一檔很普通的資料整理、存放類的保管工作，談不上技術、也不需要任何知識技能，故而在日常工作中不會花太多的精力致力于對業(yè)務技能和檔案管理學知識的學習。筆者認為財務檔案管理者其所管理的不單是經(jīng)濟活動中所生成的各種票據(jù)、資料、報告，更是以一種潛在的財務管理監(jiān)督者的身份，讓財務檔案管理工作成為監(jiān)督財務工作的試金石，能夠通過在日常工作中對檔案內(nèi)容嚴格的審查、鑒定，使其充分發(fā)揮情報參謀的功能與作用。

另一方面，對于相關單位的管理者和領導層來說，良好的財務檔案管理體系的構建需要領導給予高度的重視和支持。只有當領導意識到其對整個單位、機構能夠產(chǎn)生重要作用時，其才有可能花費更多的精力與投入成本。推動良好的財務檔案管理體系的生成。筆者所在的單位，財務檔案管理是每次財務工作會議中工作匯報的重點之一，這不僅說明領導對這一內(nèi)容的高度重視，也說明其對維系整個財務日常工作、推進各項財務進程的重要意義。同時，對一個單位而言，領導層對財務檔案管理工作的重視，更有助于單位內(nèi)部形成良好的工作氛圍，從而讓從事檔案管理工作的人員不斷自我監(jiān)督、自我重視，自覺將財務檔案管理工作視作單位業(yè)務的重要組成部分，納入到日常的工作議事日程當中。

2 財務檔案管理所需的制度要求

良好的財務檔案管理工作需要完備的制度流程來作為重要的參考依據(jù)和輔助要素。因此，筆者認為單位可以依據(jù)目前國家所推行的《會計法》和《檔案法》，來推進日常財務檔案管理工作，并在此基礎上構建起一套完整的有關財務檔案管理工作的相關制度、流程以及規(guī)則與要求，讓其在展開具體工作的過程中有法可依、有據(jù)可循。鑒于當前財務檔案管理工作涉及到對各種經(jīng)濟財務資料的收集、整理、歸納和保管，以及后續(xù)的開發(fā)與利用工作，因此對于財務檔案相關制度的制定也可以從這樣幾個流程角度來著手，制定諸如《財務檔案移交制度》、《財務檔案收集、歸檔工作》、《財務檔案保管制度》、《財務檔案借閱制度》、《財務檔案管理工作人員守則》等一系列規(guī)章制度，將制度的制定落實到各個細節(jié)，使其每一個步驟都能做到嚴謹、規(guī)范。

3 財務檔案管理所需的人員配置要求

加強財務檔案管理所需人員的配置需要從“量”和“質(zhì)”兩個角度來進行把關，所謂的量是指要保障該項工作所需的人員數(shù)量，進行必要的崗位設置；所謂的質(zhì)是不斷加強從事檔案管理工作人員有關綜合素質(zhì)、業(yè)務能力方面的培訓，在進行人員考核和招聘時，應注重其職稱、專業(yè)以及實踐能力方面的綜合評估。

首先，合理配置財務檔案管理人員，保障所需的崗位設置與人員編排。根據(jù)單位所從事的財務工作、財務檔案管理工作的實際情況，對從事檔案管理工作所需的人員數(shù)量、崗位設置、崗位層級等做出必要的安排和合理的規(guī)劃，其目的在于保障財務檔案管理工作可以有條不紊地進行同時，還能最大限度地節(jié)約人際資源成本、降低崗位缺失有可能會給單位經(jīng)濟活動與財務管理工作帶來的風險與不便。要嚴格按崗設人，專人專崗，不能為求節(jié)約人力，將財務檔案管理工作所需的崗位付于其它崗位的工作人員進行兼職，也不能盲目細化崗位，使之陷入一種不科學的混亂狀態(tài)，這些都是不利于檔案管理工作展開和生成的。

其次，從專業(yè)性的角度嚴把財務檔案管理人員的“質(zhì)量”關。從事該項工作的人員其本質(zhì)上隸屬于檔案管理領域，因此廣大單位在進行人員選拔和招聘考核時，要優(yōu)先錄用那些擁有檔案管理資格證和財務工作相關職稱的“雙證”人員。此外，在具體的招聘細節(jié)方面，考慮到財務工作本身所具備的周密性、安全性與特殊性，要盡量選擇那些原則性、保密性強，嚴謹務實、不慕虛榮、不圖浮華，踏實肯干、不為強權的管理人員；在完成招聘考核、正式入崗、入職之后，還要不斷加強對其的培訓，培訓內(nèi)容的設置要符合國家各方面有關稅收、財務以及市場經(jīng)濟制度方面的政策和要求，讓管理人員自身的綜合素質(zhì)不斷迎合變化發(fā)展中的社會要求，從而能更好的為單位財務工作提供服務與支持。

4 新科技對在財務檔案管理中所能起到的作用與有效利用

隨著現(xiàn)代社會信息科技的快速發(fā)展，將能夠對財務檔案管理工作產(chǎn)生積極作用的技術、設備融入到這一進程當中，不僅有助于提升工作效率和管理質(zhì)量，還能使其在整體上與當今社會的發(fā)展進程相融合，為其快速發(fā)展帶來更多的可能性。

首先，充分借鑒和引入西方發(fā)達國家以及其它地區(qū)先進的管理手段與技術，例如美國的文件中心管理方式，就是能夠將財務檔案管理工作硬件設施與軟件技術相融合、更加提升其效率的一種方法與手段。數(shù)十年來，發(fā)達國家的管理政策與技術應用對整個社會的人類信息發(fā)展進程所能起到或者帶來的影響是巨大的，其不僅為社會機構以及諸多企業(yè)發(fā)展帶來了更多便捷、快速的管理生成通道，同時也實現(xiàn)了讓財務管理工作與其它屬性、門類的工作內(nèi)容相統(tǒng)一、相融合的可能性與方法。

其次，充分改善現(xiàn)有的財務檔案管理所使用的軟硬件設施，致力于無紙化辦公建設，穩(wěn)步朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡化和媒體化的道路邁進。例如將固有的財務檔案信息進行掃描電子化錄入、生成網(wǎng)絡查詢和管理調(diào)閱系統(tǒng)，改善傳統(tǒng)的、生硬的管理使用方式，讓其公開化和透明度的程度得到進一步提高。但在此過程中，需要充分注意的是檔案管理安全性問題，因為數(shù)字化信息意味著更加便利的傳播，那么其就極有可能在傳輸過程中造成信息資源的流失，甚至給單位造成嚴重的經(jīng)濟損失和傷害。因此在推行新科技在財務管理中應用之時，還必須構筑一套嚴密的財務檔案安全使用方法，在追求便捷的同時，更要實現(xiàn)“安全”。

綜上所述，現(xiàn)代財務檔案管理要想更好的為財務、為經(jīng)濟服務，就需要相關工作人員改變傳統(tǒng)的淡泊意識，在不斷完善其人員配置和制度要求時，注重新科技對其所能產(chǎn)生的影響，并采取影響的應用。以上內(nèi)容，是筆者多年來基于個人工作所產(chǎn)生的一些心得體會，望能給當前從事此項工作的人員帶來或多或少的心得和幫助。

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