醫(yī)院文書檔案管理的問題及應(yīng)對措施

王芳

摘 要：文書檔案管理是醫(yī)院辦公室最基礎(chǔ)的工作，是一個醫(yī)院基本面水平的體現(xiàn)，隨著醫(yī)療體系改革之后，正確掌握新形勢下醫(yī)院的發(fā)展趨勢，適當(dāng)?shù)膬?yōu)化并調(diào)整醫(yī)院文書檔案的管理，為現(xiàn)代醫(yī)院管理提供依據(jù)，有著十分重要意義。本文筆者分析了醫(yī)院文書檔案管理中的問題，并提出具體的優(yōu)化措施，以提高文書檔案的利用率并滿足新形勢下對醫(yī)院發(fā)展需求。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；文書檔案；管理；發(fā)展

醫(yī)院文書檔案是檔案工作的重要組成部分，承擔(dān)各級領(lǐng)導(dǎo)公文分類、轉(zhuǎn)遞、歸檔以及醫(yī)院重大事件、重要活動原始資料記載收集等工作，是醫(yī)院檔案管理體系重要組成部份，醫(yī)院文書檔案的有效管理對于醫(yī)院的發(fā)展具有非常重要的意義，本文對此進(jìn)行了分析。

1 文書檔案管理的特點

醫(yī)院的文書檔案具有專業(yè)性、規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)型、保密性、服務(wù)性、多樣性等特點。因此，在醫(yī)療體制改革不斷深入的新形勢下，醫(yī)院不僅要及時掌握好醫(yī)療市場的新情況，按照自身特色及優(yōu)勢，對相關(guān)檔案進(jìn)行收集整理，還要樹立服務(wù)意識，不斷提高檔案利用率，努力開拓檔案資源，主動服務(wù)。

2 目前醫(yī)院文書檔案管理存在的問題

1、歸檔文件材料不齊全、不完整、不規(guī)范

首先要做好收集工作。這是檔案業(yè)務(wù)工作程序的第一個環(huán)節(jié)，只有通過收集，才能使分散形成的有歸檔保存價值的文件材料齊全、完整地歸檔。收集是否及時、完整，直接影響到檔案工作的開展，只有收集了豐富的檔案材料，才能提高檔案工作的質(zhì)量。其次要強化全員的檔案意識，提高文書和檔案人員的專業(yè)素質(zhì)，根據(jù)檔案工作有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本部門實際情況，明確歸檔要求。如果不按照規(guī)定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，容易造成該形成的文件沒有形成，或已形成的文件材料不準(zhǔn)確、不規(guī)范，影響了歸檔質(zhì)量，給今后資料的查找以及管理造成很大的麻煩。

2、缺乏執(zhí)行部門立卷制度

醫(yī)院一般都制定了完善的醫(yī)院管理制度，醫(yī)院的文書檔案管理也修訂了相關(guān)的規(guī)章制度，按照歸檔制度的規(guī)定，必須嚴(yán)格執(zhí)行部門立卷制度。一個單位在工作活動中所形成的文件材料，在辦理完畢后，對其中有保存價值的，由相關(guān)職能科室或業(yè)務(wù)部門整理立卷，再移交給檔案室集中統(tǒng)一管理。但在實際工作中，任由檔案室直接承擔(dān)了年復(fù)一年的立卷工作，為此投入了大量時間和精力，給檔案室工作人員增加了工作量，影響了檔案室業(yè)務(wù)的全面發(fā)展。

3、檔案意識淡薄

文書檔案資料的充分利用，可以為醫(yī)院創(chuàng)造出不菲的經(jīng)濟和社會價值。但是由于大家對檔案管理工作的價值和作用重視不夠，對文書檔案管理意識比較淡薄，使得醫(yī)院文書檔案管理工作不能夠起到相應(yīng)的管理模式和統(tǒng)一要求，同時還可能會存在一定程度的“重業(yè)務(wù)、輕檔案”的意識，有的人甚至認(rèn)為文書檔案管理工作十分簡單，技術(shù)含量不高，利用效果不大，沒有存在的價值。由于對文書檔案管理工作得不到應(yīng)有的重視，很容易造成檔案資料收集效率不高，信息資源開發(fā)不足，檔案資料的利用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能達(dá)到預(yù)想的狀況。

3 完善醫(yī)院文書檔案管理的措施

1、強化醫(yī)院的文書檔案管理意識

首先要更新觀念，強化檔案管理意識。醫(yī)院檔案管理工作者要充分認(rèn)識到加強醫(yī)院檔案管理的必要性和迫切性，積極配合、做好檔案管理工作。要通過學(xué)習(xí)、宣傳等多種手段，提高檔案管理工作人員的意識，實現(xiàn)信息收集、分類存放、整理立卷等基礎(chǔ)性工作。只有形成了重視文書檔案管理的氛圍，才能真正貫徹執(zhí)行好文書檔案管理的各項規(guī)章制度，使各部門檔案人員都能自覺主動將精力投入到檔案管理工作中來。

2、加強檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，定期進(jìn)行培訓(xùn)

檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和醫(yī)院文書檔案的管理水平緊密相連。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)通過一些相關(guān)方式提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，例如可以通過定期為管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)、可以進(jìn)行一些業(yè)務(wù)方面的交流活動，用類似此類的活動來提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)及管理業(yè)務(wù)的操作能力。

3、提高文書檔案管理的利用與服務(wù)

醫(yī)院文書檔案的最終目的就是使其能夠得到充分的利用。首先，醫(yī)院檔案管理人員要在本職工作的基礎(chǔ)上積極調(diào)整服務(wù)方式，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，并形成超前服務(wù)意識。其次，管理人員應(yīng)該多角度、多途徑地開發(fā)醫(yī)院文書檔案資源，對相關(guān)信息進(jìn)行較深層次的加工和利用，以便更好地服務(wù)于醫(yī)院的科研、管理等方面。此外，還應(yīng)該加強文書檔案利用反饋信息的管理工作，實現(xiàn)醫(yī)院檔案資源的共享，推動醫(yī)院不斷發(fā)展與進(jìn)步。

4、增加管理設(shè)備設(shè)施

由于現(xiàn)代信息化的建設(shè)，醫(yī)院檔案管理工作需要信息化建設(shè)。援用前沿性的管理技術(shù)，應(yīng)用現(xiàn)代數(shù)字化的設(shè)備和技術(shù)，對檔案資料內(nèi)容定期進(jìn)行管理和維護，并根據(jù)運用者不同的需要提供相應(yīng)不同權(quán)限的自動化服務(wù)，不斷提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，增強檔案調(diào)用的方法和快捷便捷性。通過建立信息系統(tǒng)，不僅可快速方便的查閱檔案中各類所需的資料，在一定程度上還可提升工作效率，減少時間浪費。

5、規(guī)范和健全文書檔案管理制度

醫(yī)院文書檔案的借閱利用，應(yīng)按規(guī)定辦理借閱登記手續(xù)；查閱檔案一般在檔案室進(jìn)行，若因工作需要必須外借者應(yīng)該辦理好相關(guān)手續(xù)，外借時間一般不超過兩周；外單位查閱者需要持有介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱。此外，查閱檔案者一定要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，必須負(fù)責(zé)被查檔案的安全與完整，禁止在檔案上進(jìn)行涂畫和批注。對于超過保存期限、已無保存價值的檔案，應(yīng)該經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人審核、院長審批無誤后，指派兩名監(jiān)銷人員監(jiān)督檔案的銷毀過程，簽字確認(rèn)后再將已銷毀的檔案在有關(guān)目錄中注銷。

6、推進(jìn)檔案管理信息化和現(xiàn)代化建設(shè)

隨著無紙化辦公的逐步普及，文書檔案的管理也必須由傳統(tǒng)的管理方式向信息化、網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變。實現(xiàn)計算機存儲檢索檔案，一是重視各類紙質(zhì)檔案數(shù)字化和信息數(shù)據(jù)的建庫工作；二是在檔案資料收集、整理、錄入過程中逐步實現(xiàn)計算機管理；三是積極構(gòu)建醫(yī)院信息網(wǎng)絡(luò)平臺，進(jìn)行檔案信息的網(wǎng)上數(shù)據(jù)傳輸。通過計算機高速智能檢索通信網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程信息運輸?shù)认冗M(jìn)技術(shù)，實現(xiàn)文字、圖片、聲像等不同形態(tài)檔案信息的系統(tǒng)化、規(guī)模化、科學(xué)化管理，以方便使用者及時查找、閱讀，既節(jié)約時間，也能夠節(jié)省人力、物力和財力，有效地提高工作效率。還可以利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加強醫(yī)院各科室之間的資源共享，以滿足醫(yī)療、科研等多方面的需求，從而推動醫(yī)院各項事業(yè)的發(fā)展，實現(xiàn)文書檔案管理的現(xiàn)代化。

4 結(jié)語

在新的發(fā)展背景下醫(yī)院工作者應(yīng)該重視文書檔案管理工作的開展，完善各種服務(wù)設(shè)施的需要，更重要的是要加強醫(yī)院文書檔案管理工作的培訓(xùn)，通過各種措施的制定和實行提高醫(yī)院文書檔案管理的質(zhì)量、推動醫(yī)院管理水平以及醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的提高。

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