淺析辦公自動化系統(tǒng)在現(xiàn)代秘書工作中的應(yīng)用

摘 要：辦公自動化系統(tǒng)具有簡單實用、操作簡單、信息普及共享、管理方便、易維護等特點，能幫助簡化實際辦公流程，減輕企業(yè)職工工工作量，結(jié)合秘書工作復(fù)雜性、服務(wù)性的特點，將辦公自動化系統(tǒng)引入秘書工作中，能有效提高秘書人員的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，更新服務(wù)意識，進而促進企業(yè)的信息化和智能化。

關(guān)鍵詞：文秘工作；自動化；應(yīng)用

作者簡介：閆海鴿，女，籍貫：河北省薊縣，現(xiàn)任平頂山天安煤業(yè)三礦有限責(zé)任公司機要秘書、助理政工師，本科學(xué)歷，研究方向：企業(yè)機要管理工作實踐與創(chuàng)新、辦公自動化系統(tǒng)在企業(yè)中的具體應(yīng)用等。

[中圖分類號]：TP317.1 [文獻標(biāo)識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2016）-08--01

當(dāng)下是一個網(wǎng)絡(luò)科技技術(shù)高速發(fā)展應(yīng)用的時代，越來越多的企業(yè)將辦公自動化系統(tǒng)運用到企業(yè)管理中來，具備現(xiàn)代辦公自動化技能的應(yīng)用型人才也越來越得到重視，如何在經(jīng)濟高速發(fā)展、社會競爭日趨激烈的當(dāng)下，高速有效地掌握辦公自動化操作技能，提高工作效率，成為秘書人員必須掌握的技能和學(xué)習(xí)方向。

一、辦公自動化系統(tǒng)的基本概念

辦公自動化是利用網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、計算機技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)、管理科學(xué)最大限度地提高辦公效率和改進辦公質(zhì)量，改善辦公環(huán)境和條件，縮短辦公周期，并利用科學(xué)的管理方法，借助于各種先進技術(shù)，輔助決策，提高管理和決策的科學(xué)化水平，使得企業(yè)降低辦公成本，提高信息利用效率的高效、高質(zhì)量的辦公系統(tǒng)。

二、辦公自動化系統(tǒng)對于現(xiàn)代化企業(yè)管理的意義

辦公自動化系統(tǒng)能對應(yīng)企業(yè)管理的不同層面幫助解決各種需求。辦公自動化系統(tǒng)能解決企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對快速、高效決策的需求，能幫助企業(yè)中層管理人員對信息實現(xiàn)集中管理，而對企業(yè)的普通員工來說，辦公自動化系統(tǒng)在降低了勞動強度的同時，卻能提高他們的工作效率。辦公自動化系統(tǒng)智能實用、操作簡單、信息共享、成本低、維護方便等特點，有助于企業(yè)簡化辦公操作，減輕員工工作量，實現(xiàn)企業(yè)辦公智能化、高效化、低碳節(jié)能的發(fā)展目標(biāo)。

三、辦公自動化系統(tǒng)在文秘工作中的具體應(yīng)用

秘書工作的輔助性、被動性、綜合性、事務(wù)性等特點，決定了秘書工作的難度和挑戰(zhàn)性，將辦公自動化系統(tǒng)引入秘書工作中，能有效提高工作效率。

（一）文字管理方面

在秘書人員的日常事務(wù)中，其中一項重要工作就是公文的處理，在辦公自動化系統(tǒng)中，電子文檔取代了紙質(zhì)文件，電子流程取代了繁雜的紙質(zhì)傳遞程序，秘書可以利用系統(tǒng)設(shè)定好的公文處理流程進行多項事務(wù)的處理工作，如對收到的文件進行登記，傳閱，批辦，承辦和歸檔等一系列的處理，需要下發(fā)的文件可以在自動化系統(tǒng)中進行擬稿，需要核稿時，文件會自動作為待辦事宜出現(xiàn)在核稿部門的郵箱中。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者可以直接在電腦上進行審核和簽發(fā)，整個過程不需要紙張打印，秘書也不需離開辦公室即可完成，不僅節(jié)省了辦公成本和諸多環(huán)節(jié)，同時也提高了公文處理的效率。

（二）信息管理方面

秘書人員的另一項重要職能就是為企業(yè)采集大量可利用信息。然而在采集信息的過程中，如果不能做到高效采集，及時報送，信息采集工作往往事倍功半。利用辦公自動化系統(tǒng)就能幫助解決這方面的問題。在辦公自動化系統(tǒng)中，秘書可以通過信息網(wǎng)絡(luò)來收集各類新聞熱點信息，同時可以把收集到的信息通過自動化系統(tǒng)及時整理歸總并上傳，還可以通過辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)個人與個人，企業(yè)與企業(yè)之間文字、圖表、圖像、語音等信息的資源共享，秘書人員不必離開工作崗位，即能從辦公自動化系統(tǒng)中調(diào)閱所需情報資料。

（三）檔案管理方面

辦公自動化系統(tǒng)具有完善的檔案管理模式，以及配套的查詢和借閱流程。歸檔的文件不僅包含原文，而且包含所有的辦理和傳遞過程。將辦公自動化系統(tǒng)融入到檔案管理中后，秘書就能夠?qū)w檔的文件實行集中管理。不僅能準(zhǔn)確地將歸檔文件按照相關(guān)管理要求進行分類、整理、編目、保管，還能通過檢索、貯存、備份的環(huán)節(jié)實現(xiàn)檔案管理的自動化，減輕了秘書人員的勞動強度，有利于歸檔文件的長期保管與有效利用，也有助于檔案管理的進一步開發(fā)利用。

（四）會議會務(wù)方面

由于會務(wù)工作涉及面廣，參加人員復(fù)雜，所以秘書安排會議起來常常力不從心，傳統(tǒng)的會議往往在會議室等特定地點舉辦，需要逐一通知，工作量大。而運用辦公自動化系統(tǒng)，可使會議不局限在某一地方，使與會人員足不出戶，就能參與會議的整個過程，不出差即可召開地區(qū)性或更大范圍的會議。利用辦公自動化系統(tǒng)中的電子日程表安排會議，僅需短短數(shù)分鐘，辦公化自動化系統(tǒng)便能科學(xué)合理地分配會議地點、安排會議人員、布置聲響設(shè)備等等，會議過程中還能進行聲音和文字記錄，讓秘書人員輕松應(yīng)對雜亂繁重的會務(wù)工作。

四、幾點建議

（一）健全完善管理制度，應(yīng)建立辦公自動化系統(tǒng)運行時相關(guān)的制度和規(guī)定，明確對辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用、管理和維護的責(zé)任劃分，對秘書人員在使用自動化辦公系統(tǒng)時的系列行為進行規(guī)范管理，要求其嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，并履行保密責(zé)任，確保企業(yè)商業(yè)秘密和信息安全。由制度管理來促進辦公自動化系統(tǒng)運行科學(xué)化和規(guī)范化，使其更好服務(wù)企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展。

（二）人是秘書工作中最重要的一部分，辦公自動化系統(tǒng)終歸離不開作為主體來具體操作的人，這就要求秘書人員對工作的態(tài)度須有有一個由被動到主動的發(fā)展過程。充分發(fā)揮主觀能動性，用積極主動的心態(tài)適應(yīng)變化，熟練掌握辦公自動化操作技術(shù)，才更有利于自動化秘書的不斷發(fā)展。

參考文獻：

[1]楊雪.辦公自動化在企業(yè)的應(yīng)用探析[J].計算機與信息技術(shù)，2010（10）.

[2]穆凡.試談辦公自動化過程中的問題和建議[J].東方企業(yè)文化·策略 2011 （10）.