網(wǎng)絡時代背景下文書檔案管理發(fā)展策略思考

蔡明月

摘 要：自二十一世紀以來，信息技術得到了快速提升，尤其在網(wǎng)絡技術日益提升的當下，幾千年來信息交流、人際交往與社會管理模式都在變化。因此，人們的生產和生活帶來了劃時代的變化，它在某種程度上加快了人類數(shù)字化的腳步。檔案內容與檔案本身都屬于信息社會的信息產生之處。不論是社會的發(fā)展步入了一個時期，或是已取得了長足的進步，檔案的保存、開發(fā)和利用，都是原始的信息來源。加強檔案管理，實施網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案信息化建設，是社會的需要和時代的呼喚。本文立足于該主題，以期對推進檔案信息化建設做出微薄的貢獻。

關鍵詞：網(wǎng)絡時代；文書檔案管理；信息化；信息技術；公民意識

如今，隨著信息社會的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)已經改變了人們對各種信息的獲取方式。在信息傳播過程中，牽扯到資源的取得、信息的傳播、信息的存儲以及信息的多次利用。在這個過程中，網(wǎng)絡已經成為資源生存的根本環(huán)境。與此同時，互聯(lián)網(wǎng)已經成為國家、區(qū)域、組織和人民之間的橋梁。我們只能適應時代的步伐，結合現(xiàn)代管理方式，刷新管理觀念，重構業(yè)務規(guī)范，轉變服務方法，創(chuàng)新管理理念，增強服務水平，推進體制改革，提高管理能力，讓信息服務越來越好。檔案信息強調對過去的記載，見證著社會潮流和文明流傳。檔案在其發(fā)展期間起著非常重要的作用。但長期以來，人們一直關注檔案的收集和保存，而忽略了檔案利用意義，這是值得商榷的。甚至檔案的使用也保持在后備水平。這一方面是由于缺乏對檔案使用價值的認識，另一方面是由于對提供檔案信息途徑的制約。網(wǎng)絡技術的蓬勃發(fā)展為檔案信息化建設的實現(xiàn)提供了新的思考。怎樣從網(wǎng)絡技術的角度增強文獻檔案的信息化建設，是一個值得人們深思的重要課題。

1 網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息化的概念

從表意便能得知，檔案信息化即利用信息技術產生、開發(fā)和管理檔案資源的系列流程，又叫檔案管理信息化與檔案工作信息化。從這一概念能夠得出，檔案信息化具有以下特征：

1.1 檔案信息化是一個動態(tài)的概念

信息化自身是一個逐步的、不斷改變的過程。在新世紀時期，隨著信息技術的不斷進步和信息資源的慢慢增多，社會變革深化。隨著整個社會信息化進程的推進，檔案信息化正在發(fā)展。每一項新的發(fā)展都是上一階段的結果，也是下一階段發(fā)展的起步之處。因此，無論哪個國家、地區(qū)或行業(yè)不能精準對檔案信息化是否已經實現(xiàn)的問題進行答復，都只能對檔案信息化建設的能力和現(xiàn)狀進行分析。

1.2 檔案信息化是基于信息技術的應用

檔案信息化的過程是基于信息技術對檔案內容的處理。所以，檔案的內容是寶貴的，但信息技術的應用也是值得重視的。檔案信息化建設應基于信息技術的發(fā)展。信息技術的應用是多方面的、廣角度的，包括從產生到永久保存乃至銷毀檔案的完整內容。例如，書面文件與檔案的電子化、電子文件合成以及文件和檔案的自動索引需要用到信息技術。

1.3 檔案信息化是一個多要素綜合作用的過程

從根本上來說，信息技術作為達成檔案信息化目標的基礎，在利用信息技術產生、發(fā)展和管理檔案方面，還有許多其他因素，譬如人力資源、標準和規(guī)范、管理機制等。也就是二分靠技術，八分靠管理。加強檔案信息化的效果一般不取決于信息技術的先進性是否強烈，而取決于技術因素與非技術因素的合作程度。

2 檔案信息化在網(wǎng)絡環(huán)境中的意義

網(wǎng)絡環(huán)境一直在給中國檔案事業(yè)帶去生機。第一，在大數(shù)據(jù)化網(wǎng)絡時代，檔案中的大量信息在某些方面是相互匹配的，在某種程度上具有相似性。第二，檔案管理信息化仍以信息化為根本，需要網(wǎng)絡環(huán)境的支持。檔案信息是適應時代發(fā)展的需要，因此這個信息時代是很重要的。其主要職能如下：

2.1 檔案的可持續(xù)發(fā)展具有現(xiàn)實意義

檔案的發(fā)展要嚴格按照規(guī)范，推進信息化建設的腳步，不然就會在落后中生存，導致歷史錯誤的產生。事實上，在以信息技術為特點的知識經濟時代，檔案是構成社會主義先進文化事業(yè)的一部分。著力跟進信息化建設發(fā)展，為檔案信息資源的整合與技術資源的支撐。

2.2 檔案應適應新形勢發(fā)展的必然要求

前任國家檔案局局長毛富民有過這樣的言辭：信息產業(yè)與信息技術的持續(xù)進步，給檔案工作帶來了前所未有的挑戰(zhàn)，同時提供給檔案事業(yè)更多更好的機遇。我們需要盡力把握所有機遇，運用現(xiàn)代先進技術，便可讓檔案事業(yè)和中國特色社會主義事業(yè)實現(xiàn)整體發(fā)展。檔案信息化建設為社會共享豐富的檔案資源，弘揚中國特色社會主義文化創(chuàng)造了條件。

2.3 是促進公民意識全面發(fā)展的客觀需要

現(xiàn)在，人們開始自覺地利用閑暇時間在線學習和瀏覽信息。這就要求社會為學習者獲取和分享知識提供一個有效的平臺。檔案館在構建這一平臺方面有著明顯的優(yōu)勢。檔案信息化建設可以為公民提供良好的信息資源，結合多樣的檔案資源給社會和公民提供服務，使公民的終身學習意識不斷增強，從而推動公民整體素質的不斷增強。

2.4 網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案信息化戰(zhàn)略

在網(wǎng)絡環(huán)境下實現(xiàn)檔案信息化是非常重要的。然而，由于各樣原因，我國檔案信息化建設的推進并不符合人民意愿。例如，有的企業(yè)人員不重視檔案的信息安全，將檔案的信息安全看作是技術者本身的問題，有些人沒有政策或機構支持和規(guī)范。面對該類問題，一定要落實更加有效的措施。

2.5 將信息化建設作為檔案基礎業(yè)務建設的基本內容

隨著電子政務的快速發(fā)展和信息技術被不斷深入的應用，中國的檔案基礎設施建設一定要步入信息化建設的進程中。一方面，要實施“國家檔案信息化計劃”，以檔案信息化為基本任務。另一方面，我們不應該放松傳統(tǒng)的檔案和編目工作，以實現(xiàn)“雙手必須掌握，雙手必須努力”。

2.6 以檔案信息資源建設為檔案信息化建設的核心任務

隨著時代的發(fā)展，檔案信息資源變得非常豐富。在這個過程里，無論技術過程如何，我們把握住以信息資源為中心。只有在這個原則下，我們才能取得更好的進步和發(fā)展。只有通過明確了檔案信息建設的中心任務之后，才能有序地開展其他工作。在檔案信息資源運用上，首先是加快現(xiàn)有檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設和部分全文數(shù)據(jù)庫的建設，以滿足快速檢索的需要；第二，提高檔案數(shù)字化過程中脆弱，寶貴，高利用率，確保其使用價值得到充分發(fā)揮；第三，通過合理的方法收納與保存新生成的電子文件。在信息技術普及過程中，這些電子文檔和檔案會成為將來檔案信息的最終來源。第四，加強對電子文件識別，描述和備案的指導和監(jiān)督，確保電子文件和檔案涉及范圍全面，實際且有效。

2.7 將實現(xiàn)檔案信息資源共享作為檔案信息化建設的根本目的

過去的檔案資源通常被放在檔案館的書架上，所以它們的使用數(shù)量很有限。另一方面，有些檔案只在需要時。在互聯(lián)網(wǎng)時代到來之時，這種獲取資源的方式更加方便。所以，檔案信息共享應成為信息化建設的最終歸宿。在更多先進的信息技術之間發(fā)生交流、分享活動時，互聯(lián)網(wǎng)會記錄下相關檔案信息，讓用戶可以隨時隨地查詢，更快速的完成信息資源共享，進而實現(xiàn)為政治、經濟、文化建設提供信息服務的目的，增強信息服務能力。

參考文獻

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