高校檔案編研工作的實(shí)踐與思考

萬(wàn)艷燕

摘要：高校檔案編研工作是高校檔案管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，檔案編研成果能夠有效地促進(jìn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，同時(shí)也對(duì)推進(jìn)學(xué)校的發(fā)展具有積極意義。文章論述了高校檔案編研工作的作用和意義，分析了檔案編研工作的方法和形式，并對(duì)編研工作中存在的問(wèn)題提出幾點(diǎn)創(chuàng)新對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高校；檔案編研；實(shí)踐；思考

中圖分類(lèi)號(hào)：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-0475（2016）03-0069-02

高校檔案工作是學(xué)校管理工作中的重要組成部分，而高校檔案編研又是高校檔案工作的基礎(chǔ)。高校檔案編研工作是檔案部門(mén)在研究館（室）藏檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，形成如現(xiàn)行文件匯編、專(zhuān)題檔案史料匯編、檔案文文摘匯編、檔案參考資料及編史修志等編研成果，為學(xué)校發(fā)展提供多層次全面的檔案信息資源利用。

一、高校檔案編研工作的作用和意義

（一）檔案編研工作是高校檔案館（室）開(kāi)展提供利用服務(wù)的一種方式

高校檔案部門(mén)把具有研究?jī)r(jià)值和實(shí)用價(jià)值的檔案信息編輯、加工后，形成內(nèi)部資料或編研成果公開(kāi)出版，推薦、分發(fā)給學(xué)校有關(guān)人員使用，這是一種主動(dòng)服務(wù)方式；將特定題目的檔案資料或檔案信息集中化、系統(tǒng)化，可以節(jié)省利用者的時(shí)間和精力，為歷史研究提供翔實(shí)而全面的史料，為現(xiàn)時(shí)工作提供有益的參考；作為檔案資源信息的轉(zhuǎn)化形式，檔案編研成果便于傳播，使館外利用、異地利用成為可能，這有利于更加廣泛地發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作的價(jià)值和作用，對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享也是十分有益的。[1]（P.220）

（二）開(kāi)展檔案編研工作是提高高校檔案館（室）工作水平的一個(gè)重要途徑

在檔案編研過(guò)程中，在大量調(diào)閱檔案資料同時(shí)，又可對(duì)高校檔案館（室）的基礎(chǔ)工作起到全面檢驗(yàn)的作用；檔案編研工作要求檔案工作人員具有較高的理論水平和專(zhuān)業(yè)知識(shí)，可促進(jìn)檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)的提高；檔案編研工作向?qū)W校和社會(huì)各界提供了系統(tǒng)的檔案信息服務(wù)，有助于擴(kuò)大檔案工作的影響，贏得社會(huì)各方面對(duì)檔案工作的重視和支持。

（三）開(kāi)展檔案編研工作是保護(hù)檔案原件和檔案史料的一種措施

檔案編研成果不僅有積累史料的作用，而且可以代替原件供利用者研究參考，從而大大減少檔案資料因反復(fù)利用而受到的損壞，有利于延長(zhǎng)檔案原件的自然壽命。將檔案文件匯編出版，相當(dāng)于為有關(guān)檔案制作了大量副本，分存于各處，即使原件遭到損毀，檔案的內(nèi)容也可以長(zhǎng)久流傳。

二、高校檔案編研工作的方法和形式

檔案信息資源開(kāi)發(fā)與拓展促使高校檔案編研工作的作用與地位持續(xù)提升。從廣義上講，檔案著錄與編目、檔案文摘與匯編、檔案簡(jiǎn)介與文摘、史志與年鑒、檔案專(zhuān)題編研、檔案信息查詢(xún)系統(tǒng)等都屬于檔案信息資源開(kāi)發(fā)的范疇。因此，檔案編研不是檔案信息資源開(kāi)發(fā)的全部，而只是其中的主要方式之一。檔案編研雖然是檔案信息資源開(kāi)發(fā)的高級(jí)形式，但在現(xiàn)階段不可能單純靠編研方式來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)高校館（室）藏全部檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與整合。當(dāng)然，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，大量數(shù)據(jù)處理技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案數(shù)字化編研會(huì)成為檔案信息資源開(kāi)發(fā)與整合的方向或主要方式。

首先，要站在檔案信息資源開(kāi)發(fā)全局的角度來(lái)思考檔案編研工作。高校檔案編研工作必須基于利用需求之上，必須基于完備的檔案信息資源體系之上，必須基于館藏檔案數(shù)字化之上。編研項(xiàng)目是否有利用需求、編研項(xiàng)目所需的館藏資料基礎(chǔ)是否翔實(shí)、所需的館藏檔案數(shù)字化程度是否能夠滿(mǎn)足數(shù)字化編研需要，這些都應(yīng)是高校檔案編研工作前期研究的重點(diǎn)內(nèi)容。如果這些問(wèn)題沒(méi)有弄清或不解決，那么檔案編研項(xiàng)目就會(huì)面臨曲折或失敗的風(fēng)險(xiǎn)。

其次，通過(guò)檔案編研工作可以不斷促進(jìn)高校檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平的提高。沒(méi)有豐富的館藏，很難編出高質(zhì)量的編研成果，檔案編研工作有助于促進(jìn)檔案信息資源體系和檔案利用體系建設(shè)；檔案編研有助于促進(jìn)檔案收集更加齊全完整，有助于日常積累檔案利用反饋，有助于促進(jìn)館藏檔案數(shù)字化，因此，檔案編研工作不是獨(dú)立的個(gè)體，而是與檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)相互關(guān)聯(lián)，相互促進(jìn)。

最后，要正確處理通用性編研與專(zhuān)項(xiàng)編研之間的關(guān)系。檔案編研工作無(wú)通用性編研與專(zhuān)項(xiàng)編研之分，將檔案編研分為通用性編研與專(zhuān)題編研是從實(shí)際工作出發(fā)在操作層面上的定義。在高校檔案管理中可以將志書(shū)、年鑒、組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記、檔案館指南、全宗介紹等暫定為通用性編研成果。無(wú)論是從反映一個(gè)學(xué)校的發(fā)展歷程，還是從檔案工作服務(wù)定位，這些成果都是高校檔案部門(mén)必須開(kāi)展的基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作。通用性編研成果可以有統(tǒng)一的規(guī)范、統(tǒng)一的模版、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。而專(zhuān)項(xiàng)編研則是針對(duì)某一問(wèn)題、事件、集體、人物所作的專(zhuān)題研究，是對(duì)通用性編研成果所記述某一方面內(nèi)容的全方位深化。所以，通用性編研成果是專(zhuān)項(xiàng)編研的基礎(chǔ)，高質(zhì)量的通用性編研成果能夠?yàn)閷?zhuān)項(xiàng)編研提供清晰的線(xiàn)索或脈絡(luò)。當(dāng)然，對(duì)于有編史修志需求的高校，檔案專(zhuān)項(xiàng)編研工作又可以起到收集與積累專(zhuān)題資料的作用，為將來(lái)的編史修志提供翔實(shí)的基礎(chǔ)資料。因此，通用性編研是檔案專(zhuān)項(xiàng)編研的基礎(chǔ)，而專(zhuān)項(xiàng)編研又為通用性編研積累了豐富的資源。

三、高校檔案編研工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策

目前來(lái)看，高校檔案編研工作取得的成果與檔案編研工作者的努力與付出是不成比例的。之所以這樣，是因?yàn)椴糠指咝ｎI(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度不夠，編研工作體制與機(jī)制還沒(méi)有理順，組織機(jī)構(gòu)與人員素質(zhì)還不適應(yīng)工作發(fā)展的需要；編研成果僅限于簡(jiǎn)單的紙質(zhì)印刷品，影響了編研成果作用的發(fā)揮，也使檔案編研人員缺乏成就感；館藏檔案信息資源還不能達(dá)到內(nèi)容豐富、種類(lèi)繁多，這不但使編研項(xiàng)目選題困難，也不可避免地導(dǎo)致編研成果的質(zhì)量存在瑕疵；館藏檔案數(shù)字化程度低，不可檢索與編輯的數(shù)字化格式等因素極大地降低了高校檔案編研工作的效率。

因此，要更好地開(kāi)展高校檔案編研工作需做到以下幾點(diǎn)：

（一）要從高校檔案管理去探索思路與辦法。檔案事業(yè)發(fā)展至今已進(jìn)入檔案信息管理和檔案信息服務(wù)的階段，高校檔案部門(mén)需要加大檔案宣傳力度，拓展宣傳渠道，可以延伸到報(bào)紙、網(wǎng)絡(luò)、廣播等不同的平臺(tái)，宣傳內(nèi)容要找準(zhǔn)切入點(diǎn)，貼近師生員工生活，把握學(xué)校工作熱點(diǎn)，群眾關(guān)心的話(huà)題，這樣才能贏得學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與各基層單位的支持。高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視是做好檔案編研工作的關(guān)鍵，各基層單位的支持是搞好檔案編研工作的基礎(chǔ)。因此，高校檔案部門(mén)要一方面爭(zhēng)取在人力、物力、財(cái)力等方面得到學(xué)校的大力支持，另一方面要努力做出實(shí)績(jī)，讓檔案編研成果在學(xué)校建設(shè)中發(fā)揮作用，使檔案編研工作得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和全校師生的認(rèn)同與支持。這樣才能在高校檔案管理上有創(chuàng)新，來(lái)解決業(yè)務(wù)工作中存在的諸多問(wèn)題。

（二）要從提高檔案工作人員素質(zhì)方面解決問(wèn)題。檔案編研工作需要檔案管理人員掌握檔案各學(xué)科的基礎(chǔ)理論以及文史、社會(huì)、管理等方面知識(shí)，同時(shí)還要掌握計(jì)算機(jī)文字、圖像等軟件及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)。這樣在編研工作中才會(huì)有管理檔案信息的能力，也可以準(zhǔn)確鑒定有效的檔案參考資料。另外，檔案編研工作人員還要樹(shù)立政治意識(shí)，有堅(jiān)定的政治信念，養(yǎng)成嚴(yán)守機(jī)密，守口如瓶的工作作風(fēng)，同時(shí)要有無(wú)私奉獻(xiàn)、愛(ài)崗敬業(yè)的精神以及嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作態(tài)度。

（三）要從檔案編研工作方式方法上尋求突破。高校檔案編研項(xiàng)目各自選題有時(shí)會(huì)限于館藏內(nèi)容有限、人力不足，效果不盡人意。打破高校之間的界限對(duì)一個(gè)項(xiàng)目采取聯(lián)合編研的方式，不但能夠解決高校檔案部門(mén)的人力資源分散與不足的問(wèn)題，而且還能夠在更大的館藏檔案信息資源基礎(chǔ)上來(lái)解決檔案史料不完善的問(wèn)題。這些都有待于檔案編研工作者認(rèn)真思考并付諸實(shí)踐的。在高校檔案編研工作中采取靈活多樣的編研方式，整合與協(xié)調(diào)各方面的力量參與檔案編研是現(xiàn)實(shí)可取的，也是可行的。

（四）要將計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)引入檔案編研項(xiàng)目。檔案編研項(xiàng)目中引入多媒體技術(shù)，可以將文字、圖像、聲音等類(lèi)型的檔案信息資源整合到一起，對(duì)同一專(zhuān)題的內(nèi)容進(jìn)行多樣式的表現(xiàn)，突出了檔案編研成果從視聽(tīng)角度的表達(dá)方式。傳統(tǒng)的檔案管理將文字、圖像、影音區(qū)分為文書(shū)、聲像檔案分類(lèi)保管，提供給檔案編研利用，而通過(guò)計(jì)算機(jī)將文、圖、影、音等多種信息資源集合，檔案編研成果就不再只是紙質(zhì)印刷品，而是應(yīng)用多媒體技術(shù)集成了文本、圖像、動(dòng)畫(huà)、影視、音樂(lè)等多種媒體形式，這種檔案編研成果以?xún)?yōu)雅的文字、生動(dòng)的畫(huà)面、奇妙的動(dòng)畫(huà)、優(yōu)美的解說(shuō)，充滿(mǎn)動(dòng)感和活力的表達(dá)方式可以滿(mǎn)足檔案利用者的各種需求。

（五）要應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案編研方式。通過(guò)近兩年的開(kāi)發(fā)與試點(diǎn)，大慶油田組織機(jī)構(gòu)沿革編纂與查詢(xún)系統(tǒng)取得了良好效果。通過(guò)利用組織機(jī)構(gòu)沿革編纂系統(tǒng)，學(xué)校工作人員可以方便地查到學(xué)校建校以來(lái)不同時(shí)期的組織、機(jī)構(gòu)的變化，還能查到學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部的任免職信息。它不但創(chuàng)新了檔案編研工作的方式，也為用戶(hù)提供了全新的檔案利用體驗(yàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]馮惠玲.檔案管理學(xué)[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2010，（3）.

[責(zé)任編輯：褚永慧]