淺析檔案信息管理中信息技術(shù)的應(yīng)用

張曉婷

(齊魯師范學(xué)院，山東　濟(jì)南　250014)

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淺析檔案信息管理中信息技術(shù)的應(yīng)用

張曉婷

(齊魯師范學(xué)院，山東濟(jì)南250014)

摘要:檔案管理工作的特點(diǎn)是內(nèi)容多、數(shù)據(jù)量龐大，如果按照傳統(tǒng)的人工管理相當(dāng)耗時(shí)、耗力、耗錢(qián)，而且還有容易出錯(cuò)、協(xié)調(diào)不緊密等風(fēng)險(xiǎn)。把信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，省時(shí)、省力、省錢(qián)，還提高了效率。目前，我國(guó)在政治、軍事檔案，經(jīng)濟(jì)檔案，科學(xué)檔案，文化和宗教檔案等方面都已廣泛的使用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理。

關(guān)鍵詞:檔案管理;信息技術(shù);必要性;應(yīng)用優(yōu)勢(shì);環(huán)節(jié)

近幾年，我國(guó)在政治、經(jīng)濟(jì)、文化領(lǐng)域都有發(fā)展，檔案成為使用率很高的管理方法，因此，檔案的數(shù)量也是呈遞增的趨勢(shì)。如果還按照傳統(tǒng)的檔案管理方法會(huì)耗費(fèi)很大的人力、物力、財(cái)力，還有可能出現(xiàn)管理上的漏洞。因此，傳統(tǒng)的檔案管理方法已不能適應(yīng)時(shí)代的要求，時(shí)代呼喚先進(jìn)的技術(shù)助力檔案管理工作。信息技術(shù)擁有的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)大、運(yùn)算速度快、識(shí)別靈敏度高等特點(diǎn)應(yīng)和了檔案管理工作的要求，有效地促進(jìn)了檔案管理的現(xiàn)代化和信息化變革。因此，信息技術(shù)在檔案管理中的使用是必然趨勢(shì)。

一、信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理是現(xiàn)代科技發(fā)展的必然，并且有其發(fā)展的必要性

(一)信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理促使信息技術(shù)和檔案管理相結(jié)合

電子信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，促使檔案管理工作不斷向前發(fā)展。檔案管理是一項(xiàng)繁瑣、龐雜的工作，除了保證檔案信息的真實(shí)、有效、長(zhǎng)久，還要做好日常管理，提供檔案信息服務(wù)。這就要求檔案管理隊(duì)伍提高認(rèn)識(shí)、加快轉(zhuǎn)變、提高綜合素質(zhì)。信息技術(shù)為檔案管理的服務(wù)提供了技術(shù)支持，與傳統(tǒng)檔案管理相比具有無(wú)與倫比的優(yōu)勢(shì)。信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理產(chǎn)生一種新的檔案形式——電子檔案。信息技術(shù)使檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，其中包括檔案本身的信息化、檔案管理方法的信息化。信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合使檔案管理更具有現(xiàn)代感，提高了檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，是新型的管理方法、手段。

(二)信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理增強(qiáng)了檔案管理領(lǐng)導(dǎo)的信息技術(shù)意識(shí)和現(xiàn)代化管理意識(shí)

信息技術(shù)的迅猛發(fā)展要求人們要熟悉計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，習(xí)慣用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公?，F(xiàn)代科技已經(jīng)向我們展示了它們強(qiáng)大的生命力，我們要與時(shí)俱進(jìn)，走在時(shí)代前列，不僅要掌握高科技的基礎(chǔ)知識(shí)還要增強(qiáng)對(duì)高科技的使用和創(chuàng)造能力，而且要時(shí)刻走在科技前沿、勇于接受高科技。領(lǐng)導(dǎo)是一個(gè)國(guó)家、企業(yè)、部門(mén)的方向標(biāo)，對(duì)工作起到引領(lǐng)的作用。領(lǐng)導(dǎo)干部的觀念更新與否，決定著一個(gè)國(guó)家、企業(yè)、部門(mén)的發(fā)展快慢。因此，檔案管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)干部要及時(shí)更新管理觀念，不斷引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，讓信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理。改變從前的信息技術(shù)意識(shí)差、時(shí)代緊迫感不強(qiáng)、管理手段落后等狀態(tài)，向信息技術(shù)要效率，向信息技術(shù)要質(zhì)量，加快檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，培養(yǎng)檔案管理技能層次高、知識(shí)結(jié)構(gòu)合理的檔案管理隊(duì)伍。

(三)信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理有利于提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

信息化技術(shù)已進(jìn)入一個(gè)全速發(fā)展時(shí)代，對(duì)各行各業(yè)的影響都是深入的，檔案管理工作也面臨著巨大的挑戰(zhàn)，不試圖改變就會(huì)被時(shí)代拋棄。新時(shí)代下，信息技術(shù)憑借自身優(yōu)越性在檔案管理中發(fā)揮了優(yōu)勢(shì)，同時(shí)，它也要求檔案管理者要發(fā)揮主觀能動(dòng)性，主動(dòng)掌握現(xiàn)代化信息管理技術(shù)，對(duì)檔案管理軟件能熟練操作，提高服務(wù)意識(shí)，避免工作上的失誤。適應(yīng)政務(wù)信息化，檔案工作者素質(zhì)的提高和意識(shí)的培養(yǎng)是關(guān)鍵。檔案人員要適應(yīng)時(shí)代的變化，盡快掌握新知識(shí)、新技能，不斷增強(qiáng)自己的業(yè)務(wù)能力，使檔案管理工作更好的服務(wù)于社會(huì)。

二、信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)優(yōu)化了檔案管理工作

(一)資源共享功能實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享

檔案信息的資源共享能夠使檔案信息資源更好的服務(wù)社會(huì)，加快公共服務(wù)體制建設(shè)。比如在人力資源檔案中，檔案記錄著一個(gè)人的背景、經(jīng)歷、所得獎(jiǎng)勵(lì)、所犯錯(cuò)誤等信息，是單位或部門(mén)配置或選調(diào)工作人員的依據(jù)。單位或部門(mén)可以利用信息技術(shù)的共享性功能，查閱相關(guān)人員的檔案，以便更好的進(jìn)行工作安排。這一功能打破了傳統(tǒng)管理中的封閉性，對(duì)科學(xué)、合理的決策具有重要作用。

(二)自動(dòng)化檢索節(jié)省檔案查詢(xún)時(shí)間

信息檢索是現(xiàn)代信息技術(shù)的特征之一，同時(shí)也是基礎(chǔ)功能之一。它能節(jié)省檢索的時(shí)間，在檔案管理中能極大的提高工作效率。信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作，人們利用檢索功能對(duì)所需內(nèi)容進(jìn)行快速檢索。并且，檢索功能操作起來(lái)非常簡(jiǎn)單，只需輸入檢索的關(guān)鍵詞即可，如，姓名、工作單位、電話(huà)等各種信息都可以作為關(guān)鍵詞。這樣避免了沒(méi)有目標(biāo)的亂查，從而節(jié)省了工作時(shí)間，提高了工作效率。

(三)對(duì)于特殊檔案，信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了有效管理和應(yīng)用

檔案的形式是多種多樣的，不是僅限于文字格式。對(duì)一些帶圖像、聲音、畫(huà)面等信息的檔案，電子檔案較傳統(tǒng)檔案具有優(yōu)勢(shì)。在傳統(tǒng)檔案中，也會(huì)有底片、膠片、音頻檔案等檔案形式，但隨著時(shí)間的推移和使用次數(shù)的增多，底片或膠片會(huì)失真或破損，音頻檔案對(duì)播放器有特殊要求，而且老式的膠帶屬于易燃品，保管起來(lái)非常不易。因此，傳統(tǒng)檔案管理在檔案保存上存在很大弊端。而信息技術(shù)能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理上的不足。首先，照片的存儲(chǔ)不再使用底片或膠片，電子照片能夠長(zhǎng)期使用，而且畫(huà)質(zhì)清晰。其次，信息技術(shù)存儲(chǔ)量大，能夠保證任何形式的檔案保存。因此，信息技術(shù)為這些特殊的檔案的保存提供了技術(shù)上的可能，極大的豐富了檔案信息的內(nèi)容，提高了檔案管理工作的有效性。

(四)信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理形成電子檔案，延長(zhǎng)了檔案的使用時(shí)間

傳統(tǒng)檔案都是紙質(zhì)檔案，存在很多弊端。如，由于使用時(shí)間長(zhǎng)、使用次數(shù)多，紙張會(huì)磨損、泛黃;氣候潮濕，紙張會(huì)受潮造成圖片不清或字跡模糊，總結(jié)起來(lái)就是紙質(zhì)檔案使用壽命短。電子檔案完全沒(méi)有這樣的顧慮，只要將信息儲(chǔ)存至計(jì)算機(jī)形成電子檔案，沒(méi)有特殊原因就不會(huì)丟失，可以永久使用。減少了工作的重復(fù)，提高工作效率。

信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理使電子檔案具有紙質(zhì)檔案無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)，也對(duì)存儲(chǔ)技術(shù)提出了更高的要求。光盤(pán)是外部存儲(chǔ)技術(shù)的代表。它具有存儲(chǔ)量大、記錄密度高、能夠隨機(jī)讀取和工作穩(wěn)定可靠等特點(diǎn)。再有，光盤(pán)使用時(shí)間長(zhǎng)，一般都有10年以上的壽命，還可以不斷重新錄制。體積小是光盤(pán)的另一特點(diǎn)。這一特點(diǎn)使光盤(pán)便于攜帶。目前，信息技術(shù)行業(yè)也在變革，越來(lái)越多的存儲(chǔ)設(shè)備爭(zhēng)相登錄市場(chǎng)。比如移動(dòng)硬盤(pán)、閃存盤(pán)等。他們較光盤(pán)體積更小，存儲(chǔ)量更大，更方便攜帶，一經(jīng)推出就受到消費(fèi)者的歡迎。光電掃描儀是目前最為優(yōu)秀和高效的輸入設(shè)備，它能將檔案以圖像的方式輸入計(jì)算機(jī)?？焖佟⒕_是它最大的特點(diǎn)。一般AO幅面的滾筒式掃描儀的分辨率可達(dá)300－1000DIP，只要幅寬不大于A O，長(zhǎng)度不限的任何圖紙均可一次掃描輸入，掃描一張標(biāo)準(zhǔn)AO圖片(分辨率30 0dp i )約需80秒，A 4掃描儀每分鐘可以?huà)呙鐰 4文件約6張。帶有掃描、刻錄相結(jié)合的光盤(pán)掃描刻錄機(jī)在高速掃描模式下每分鐘可掃4A尺寸紙80頁(yè)。

三、信息技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理應(yīng)注意的幾個(gè)環(huán)節(jié)

(一)檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)要適用于檔案管理的基礎(chǔ)工作

檔案的基礎(chǔ)工作包括對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)，信息化管理模式包含辦公自動(dòng)化、文檔一體化、保管智能化、服務(wù)現(xiàn)代化等內(nèi)容，針對(duì)檔案管理工作的特點(diǎn)設(shè)計(jì)者要設(shè)計(jì)科學(xué)、合理的軟件系統(tǒng)，對(duì)存儲(chǔ)空間、圖形運(yùn)算、整體性能、系統(tǒng)兼容等方面要滿(mǎn)足檔案管理基本運(yùn)行條件。檔案管理的軟件開(kāi)發(fā)要結(jié)合軟件開(kāi)發(fā)者和檔案管理者的智慧，保障檔案管理工作的高效運(yùn)行。

(二)信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理要注重檔案系統(tǒng)工程的建設(shè)

檔案管理的日常工作會(huì)產(chǎn)生大量的文字、圖片、圖像信息，因此，要做到資源共享、自動(dòng)檢索、存儲(chǔ)量大就是要實(shí)現(xiàn)信息的數(shù)字化管理。

(三)信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理要注重檔案隊(duì)伍建設(shè)

我們對(duì)科學(xué)技術(shù)的掌握，不僅只停留在對(duì)技術(shù)的掌握上，還要重視技術(shù)本身具有的人文價(jià)值。也就是實(shí)現(xiàn)從客觀認(rèn)識(shí)到主觀轉(zhuǎn)變的過(guò)程。檔案管理工作者不但要熟練掌握計(jì)算機(jī)管理軟件，更重要的是建立服務(wù)意識(shí)，提升思想高度，轉(zhuǎn)變心態(tài)，更好的服務(wù)于人民，服務(wù)于社會(huì)。

(四)信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理要求信息管理和紙質(zhì)管理相結(jié)合

信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理并不是摒棄紙質(zhì)管理模式。兩者應(yīng)該有機(jī)結(jié)合。紙質(zhì)管理模式也有其他管理模式無(wú)法取代的優(yōu)勢(shì)。由于信息化管理還存在弊端，如增刪比較隨意，原始性憑證難以確定，法律效力不夠等。所以要建立信息化管理和紙質(zhì)管理的通道，使檔案管理更能符合實(shí)際要求。

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作者簡(jiǎn)介:張曉婷( 1976－)，女，山東濟(jì)南人，大學(xué)本科，齊魯師范學(xué)院教師。

收稿日期:2016－01－05

中圖分類(lèi)號(hào):G27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1008—3340( 2016) 02—0082—03