對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的思考

鄭華

中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2016）01-000-02

摘 要 檔案、圖書以及情報(bào)是高校的主要信息資源，為了充分地利用這些資源，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行有效地管理。但就目前的高校信息資源的管理情況來看，這三方面的信息資源仍缺乏整合和有效的一體化管理。因此，有必要對(duì)高校檔案、圖書、情報(bào)的一體化管理進(jìn)行探究，了解一體化管理的優(yōu)勢(shì)，并提出有效的策略，實(shí)現(xiàn)高校檔案、圖書、情報(bào)的一體化管理。

關(guān)鍵詞 高校 檔案 圖書 情報(bào) 一體化管理

高校信息資源的充分利用基于信息資源的有效管理之上，只有有效地管理高校檔案、圖書、情報(bào)等信息資源，師生才能在需要這些資源的時(shí)候，快速地找到，提高資源的利用率。因此，應(yīng)對(duì)高校的檔案、圖書、情報(bào)構(gòu)建一體化的管理模式，提高信息資源管理的智能化、便捷化、一體化水平。

一、高校檔案、圖書、情報(bào)一體化管理的必要性探究

（一）信息化管理的趨勢(shì)要求

隨著信息化管理趨勢(shì)的發(fā)展，尤其是一體化管理模式的進(jìn)步，高校檔案、圖書、情報(bào)管理若仍使用落后的信息資源管理模式，將降低信息資源的利用率，阻礙師生信息資源利用廣度與深度，導(dǎo)致信息資源在使用的過程中出現(xiàn)問題，與師生的需求相脫節(jié)，阻礙信息資源的高效、合理利用。實(shí)現(xiàn)信息化管理，并做到一體化管理，形成統(tǒng)一的信息資源網(wǎng)絡(luò)，利于資源間的整合，加速資源間的流通，實(shí)現(xiàn)資源的有效利用。在信息網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)展的當(dāng)下，利用互聯(lián)網(wǎng)的信息共享優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)一體化的信息資源管理模式能使得信息間的交流更加便捷，并最大化地?cái)U(kuò)充與利用資源，實(shí)現(xiàn)資源的共享與交流。

（二）人才培養(yǎng)的需求

高校檔案、圖書、情報(bào)的管理需要專業(yè)的人才，但在高等教育中，多數(shù)學(xué)校的檔案學(xué)、圖書管理學(xué)、情報(bào)學(xué)是相互分離的。但實(shí)際上這三門學(xué)科并不是相互孤立的，它們之間有著密切的聯(lián)系，都是基于信息資源的收集、整理、存儲(chǔ)與利用為基本的。因此，將這種縱向的課程設(shè)置進(jìn)行整合，形成綜合型的信息管理學(xué)，是教育發(fā)展的趨勢(shì)，因而有必要對(duì)高校的檔案、圖書、情報(bào)實(shí)現(xiàn)一體化的管理，從而為教育的發(fā)展以及人才的培養(yǎng)提供實(shí)踐范例，利于更好地實(shí)現(xiàn)三種信息資源的科學(xué)整合。

（三）信息資源利用的需求

高效的檔案、圖書、情報(bào)一體化的管理模式也是用戶信息資源綜合化、多樣化的情況反映。在信息化的利用模式不斷發(fā)展的情況下，用戶在利用檔案、圖書、情報(bào)這些信息資源時(shí)常常需要進(jìn)行綜合性的利用，不僅需要準(zhǔn)確的參考資源、精確的數(shù)據(jù)來源、原始的信息資源，還需要與信息網(wǎng)絡(luò)相連接的多元化信息資源。因而在這種信息多元化的發(fā)展趨勢(shì)下，用戶需要有更好的信息資源利用模式。有必要將各種資源進(jìn)行整合，從而提高資源利用的效率，跟上用戶的實(shí)際需求。

二、高校檔案、圖書、情報(bào)一體化管理的可行性分析

（一）具備理論基礎(chǔ)與現(xiàn)實(shí)的可操作性

檔案、圖書、情報(bào)同出一源、同為一體，三者都是信息文獻(xiàn)，是知識(shí)的載體，具有不可分割的密切聯(lián)系。三者具備共同的本質(zhì)屬性，都是社會(huì)信息資源的組成部分，它們都來源于實(shí)踐，又可脫離產(chǎn)生它的實(shí)踐活動(dòng)而被存儲(chǔ)和傳遞；三者的職能和管理方法、管理手段也都相同，其工作的核心都是收集、傳播、利用等，都具有為用戶服務(wù)的社會(huì)職能。管理手段也都大體相同，都需要進(jìn)行整理、編目、保管、保護(hù)、索引等，三者之間的上述共同特性使其在管理上具備共同的理論基礎(chǔ)，從而使實(shí)現(xiàn)一體化管理成為可能，具備現(xiàn)實(shí)的可操作性。

（二）網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的推廣與發(fā)展

信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，為三個(gè)學(xué)科的統(tǒng)籌管理提供了物質(zhì)條件和技術(shù)支持。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與推廣使得信息資源的一體化管理成為可能，基于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展而來的信息資源管理一體化模式，提高了信息資源的管理效率，使得不同的信息資源能得到有效地整合，方便各種信息資料的查找。在數(shù)據(jù)庫技術(shù)、遠(yuǎn)程通信技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)下，信息間的傳輸不僅在速度以及數(shù)量上有所提高，還促進(jìn)了信息的融合?，F(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的發(fā)展推進(jìn)了三者統(tǒng)籌管理的進(jìn)程。

三、高校檔案、圖書、情報(bào)一體化管理對(duì)策研究

（一）實(shí)現(xiàn)思想觀念上的轉(zhuǎn)變

高校在實(shí)現(xiàn)檔案、圖書、情報(bào)一體化管理的過程中會(huì)遇到許多的阻力，因?yàn)橐惑w化的管理模式不僅需要投入大量的人力物力，還需要先進(jìn)的管理人才以及技術(shù)人員。而在初期，一些人會(huì)認(rèn)為一體化的管理模式是一項(xiàng)勞民傷財(cái)?shù)墓こ?，沒有必要實(shí)行一體化的管理。因而首先應(yīng)消除人們的錯(cuò)誤思想觀念，引導(dǎo)人們往長(zhǎng)遠(yuǎn)的方向考慮，認(rèn)識(shí)到隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，已經(jīng)使檔案、圖書、情報(bào)三門學(xué)科呈現(xiàn)出一種融合的趨勢(shì)，因而有必要采用新的、一體化的信息資源管理模式管理具體的檔案、圖書、情報(bào)信息。這是一種發(fā)展趨勢(shì)，從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度來考慮也更有助于整個(gè)信息資源管理水平的提升。

（二）加快信息手段的使用

做好高校檔案、圖書、情報(bào)管理一體化離不開信息手段的使用，因而在實(shí)現(xiàn)高校信息資源一體化管理時(shí)，應(yīng)建立信息化管理網(wǎng)絡(luò)，提高信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用水平，建立一體化的信息服務(wù)平臺(tái)，為用戶提供高質(zhì)量的信息網(wǎng)絡(luò)資源服務(wù)系統(tǒng)，促進(jìn)管理的一體化的實(shí)現(xiàn)。此外，信息手段的使用還能優(yōu)化信息資源的配置，實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)更新與完善，拓寬網(wǎng)上信息資源的渠道，使得人們能及時(shí)便捷地獲取多樣化的信息資源，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的信息服務(wù)模式，推動(dòng)基于信息網(wǎng)絡(luò)的一體化信息資源的建立。

（三）組織建立一體化的管理標(biāo)準(zhǔn)

高校一體化信息管理模式的建立，不僅需要前期的宣傳與投入還需要后期的管理，這樣才能推動(dòng)信息資源一體化管理的實(shí)現(xiàn)。因而在高校檔案、圖書、情報(bào)一體化管理的運(yùn)營(yíng)中，應(yīng)根據(jù)高校的實(shí)際建設(shè)情況，建立一體化的管理標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)后續(xù)管理工作的開展。主要是建立信息處理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)信息資源處理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。并且建立統(tǒng)一的信息資源管理部門，改變?nèi)呦鄬?duì)獨(dú)立、各自為政的狀態(tài)，設(shè)置統(tǒng)一的信息資源管理中心，建立橫向聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)高校檔案、圖書、情報(bào)一體化管理改革，進(jìn)一步完善一體化的管理模式，促進(jìn)統(tǒng)一的信息資源的協(xié)調(diào)與管理。

（四）培養(yǎng)專業(yè)的一體化人才

高校檔案、圖書、情報(bào)的一體化管理需要綜合型的人才，因而在運(yùn)用信息資源一體化管理模式時(shí)，應(yīng)注重專業(yè)的一體化人才的培養(yǎng)，從人才戰(zhàn)略上推動(dòng)一體化的發(fā)展。在實(shí)現(xiàn)高校信息資源管理一體化的過程中，有必要在學(xué)科設(shè)置時(shí)就具有前瞻性，對(duì)學(xué)校相關(guān)專業(yè)的課程設(shè)置進(jìn)行調(diào)整，實(shí)現(xiàn)一體化的教育模式，實(shí)現(xiàn)學(xué)科的跨越式發(fā)展。加強(qiáng)對(duì)三種學(xué)科的共性基礎(chǔ)理論的教學(xué)，在共性的基礎(chǔ)上再求同存異，使得圖書管理學(xué)、檔案學(xué)、情報(bào)學(xué)的學(xué)生不僅能掌握本專業(yè)的知識(shí)，還能實(shí)現(xiàn)跨學(xué)科的發(fā)展，了解其他專業(yè)學(xué)科的知識(shí)，從而為一體化管理提供堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)和正確的理論指導(dǎo)，進(jìn)而為一體化的管理模式提供高質(zhì)量綜合人才。

四、結(jié)束語

高校檔案、圖書、情報(bào)一體化管理的實(shí)現(xiàn)并不是一蹴而就的，應(yīng)根據(jù)學(xué)校的具體情況，逐步地實(shí)現(xiàn)。在具體的一體化管理中，不僅要加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入，還應(yīng)轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊乃枷肜砟?，讓人們接受新的管理模式，在思想上明確檔案、圖書、情報(bào)一體化是科學(xué)發(fā)展規(guī)律所決定的，不斷提升高校檔案、圖書、情報(bào)管理的一體化水平，促進(jìn)管理智能化、自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 金娟.信息時(shí)代高校檔案、圖書、情報(bào)一體化管理構(gòu)想[J].鄭州大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2008.41.

[2] 裴妍.高校檔案、圖書工作的一體化管理實(shí)現(xiàn)分析[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2013.11.

[3] 程曉雄.高校檔案、圖書工作的一體化管理實(shí)現(xiàn)分析[J].才智，2011.36.