論高校檔案管理的“失范”及對策

索曉欣

（赤峰學(xué)院 辦公室，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

論高校檔案管理的“失范”及對策

索曉欣

（赤峰學(xué)院 辦公室，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

隨著我國社會的不斷發(fā)展，高等教育也處于不斷改革中，進(jìn)一步促進(jìn)了高校檔案管理工作的發(fā)展.現(xiàn)階段高校的檔案管理與高校的建設(shè)和發(fā)展是密不可分的，尤其是在學(xué)校的教育工作、學(xué)生的成長、科學(xué)研究等方面起著重要的作用.雖說檔案管理工作隨著管理理念和方法的改變，管理水平有了一定的提升，但依然有很多弊端存在，導(dǎo)致了管理過程的“失范”.現(xiàn)本文就簡要分析了目前高校檔案管理的現(xiàn)狀，并嘗試提出了幾點(diǎn)解決策略，以更好地促進(jìn)高校檔案的管理.

高校；檔案管理；管理規(guī)劃；失范；對策

所謂檔案管理是指利用文字、圖表、聲音和視頻等記錄考查對象情況的資料，記載了學(xué)生在成長和發(fā)展過程中發(fā)生的較為重要的事件，具有一定的權(quán)威性和指導(dǎo)性，是高校進(jìn)行學(xué)生管理的重要資料.因此，我國高校的檔案管理具有社會性、綜合性和系統(tǒng)性等的特點(diǎn)，在學(xué)生的發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用.

1 目前高校檔案管理“失范”的現(xiàn)狀

1.1 高校檔案管理理念落后

首先是我國各高校不重視學(xué)校的檔案管理工作，潛意識里覺得檔案管理不重要.甚至很多高校認(rèn)為學(xué)校的檔案管理沒有什么經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，也不會產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，這就使得在檔案管理的過程中出現(xiàn)了干好干壞一個(gè)樣、干與不干一個(gè)樣的現(xiàn)象，使得檔案管理趨于形式化.其次是現(xiàn)有的管理理念落后，造成了工作過程的松散和工作材料的流失.這主要是因?yàn)楦鞲咝Ｔ谶M(jìn)行檔案管理的過程中，只是做了簡單的資料規(guī)整，使得學(xué)校的檔案管理室成為了儲藏室，而且很多材料殘缺不全.最后是高校在檔案管理的過程中，沒有形成完整的管理制度，同時(shí)也沒有專門的檔案管理人員及部門.現(xiàn)階段的檔案管理人員多是從教師中抽調(diào)出來的，甚至聘請的兼職人員，嚴(yán)重影響了檔案管理的進(jìn)步和發(fā)展.

1.2 高校檔案管理方式陳舊

高校的教師和學(xué)生較多，教學(xué)任務(wù)和科研項(xiàng)目也較多，這樣高校在進(jìn)行檔案管理時(shí)，難免會有些力不從心，導(dǎo)致管理方式陳舊，效率較低.

首先是目前絕大多數(shù)高校就采取了人工檔案管理的方式，在信息收集、整理、分類和保存的過程中，人工處理的過程容易出現(xiàn)信息錯(cuò)誤、資料不全等工作失誤.其次是高校在管理方式上投入不足，管理設(shè)備和資料陳舊，導(dǎo)致難以進(jìn)行管理方式的革新.例如目前很多高校存放的紙質(zhì)檔案資料腐爛、照片褪色等，這都在很大程度上限制了高校檔案管理方式的改進(jìn).最后是高校不重視對現(xiàn)代化信息的利用，當(dāng)今社會是一個(gè)信息化的社會，信息的傳播速度非常快，而高校在檔案管理的過程中卻忽視了信息的利用率.

1.3 高校檔案管理宣傳力度不夠

現(xiàn)階段高校檔案管理部門比較保守，尤其是在信息儲存方面，高校的市場意識薄弱，依然遵循傳統(tǒng)的信息“保險(xiǎn)保密”政策，這與現(xiàn)今社會提倡的信息開放化和共享化理念相違背.

首先是高校在檔案管理的過程中，相關(guān)的宣傳報(bào)道較少，這就導(dǎo)致檔案管理查詢的途徑和方法也較少.其次是檔案管理者的意識也比較薄弱，自身認(rèn)識不到檔案管理的重要性，沒有樹立起相關(guān)的宣傳意識，管理意識薄弱現(xiàn)象的擴(kuò)大化，導(dǎo)致了檔案利用率偏低.同時(shí)，隨著信息化時(shí)代的到來，人們對信息的需求量驟然增加，若是檔案管理宣傳力度依然偏低，難免會使得高校的檔案管理落后，無法革新.最后是高校自身的發(fā)展抑制了檔案管理宣傳的過程，尤其是很多高校的領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)格要求信息的保密性，潛移默化中增加了保密的絕對化，抑制了高校檔案事業(yè)的發(fā)展.

1.4 高校檔案管理工作人員綜合素質(zhì)偏低

高校的檔案管理是技術(shù)性和專業(yè)性較高的工作，這就要求檔案管理工作者不僅有較高的專業(yè)技能，還應(yīng)該有良好的綜合素質(zhì)水平.但是目前高校管理者在檔案管理的過程中不重視人員的分配，導(dǎo)致工作人員的綜合素質(zhì)偏低，難免會有些弊端.

首先是工作人員業(yè)務(wù)不熟練，責(zé)任心和事業(yè)心不足.這主要是因?yàn)楦咝n案管理工作人員不固定，流動性較大，甚至有的工作人員還沒有熟悉工作流程，就發(fā)生了工作的調(diào)動.這樣難免會使檔案管理工作者彼此之間缺乏交流和溝通，導(dǎo)致管理工作嚴(yán)重不足.其次是檔案管理者的專業(yè)性不強(qiáng).一方面是高校在招聘檔案管理工作者的過程中，招聘門檻較低，甚至聘請了兼職人員，難免會降低高校檔案管理的效率；另一方面是高校沒有提供給工作人員必要的進(jìn)修和學(xué)習(xí)機(jī)會，導(dǎo)致檔案管理工作者思想上沒有創(chuàng)新，行動上更是停滯不前.最后是檔案管理者自身的意識不強(qiáng)，在工作上沒有做到盡職盡責(zé)，甚至有的員工抱著得過且過的態(tài)度，工作上表現(xiàn)為懶散和不上進(jìn).而且很多工作人員沒有樹立終生學(xué)習(xí)的意識，創(chuàng)新意識欠缺，檔案管理工作難以更好地開展.

2 我國高校檔案管理的應(yīng)對策略

2.1 積極轉(zhuǎn)變管理理念，健全檔案管理制度

首先各高校應(yīng)該重視自身的檔案管理工作，營造良好的管理氛圍.這就要求高校把檔案管理工作列入到學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃中，在人員和資金上給予檔案管理支持.而且高校的領(lǐng)導(dǎo)也要積極參與到檔案管理工作中，指導(dǎo)檔案管理工作的開展，以促使學(xué)校的檔案管理保持持續(xù)化的良好發(fā)展?fàn)顟B(tài).其次是高校積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念，最好在紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)上，積極開展電子檢索，利用現(xiàn)代化的管理設(shè)備.為了進(jìn)一步提高檔案管理室的綜合利用效率，高?？砂褭n案管理的重點(diǎn)放在歸檔上，對不同類型的檔案進(jìn)行統(tǒng)一集中管理，以形成完整的檔案管理體系，有效提高檔案管理的水平.最后是高校健全檔案管理制度，以促進(jìn)檔案管理工作的有效開展.一方面檔案管理工作涉及到的內(nèi)容較多，這樣高校就應(yīng)該在自身發(fā)展現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，建立起各種規(guī)范制度，以提高整體的工作效率；另一方面是高校把檔案管理工作納入到質(zhì)量考核指標(biāo)之中，建立健全相關(guān)的檔案管理監(jiān)督機(jī)制和賞罰機(jī)制.

2.2 豐富檔案管理方式，引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備

首先為了豐富高校檔案管理方式，學(xué)校應(yīng)該注重經(jīng)費(fèi)的投入，以不斷完善現(xiàn)有的檔案管理設(shè)備.現(xiàn)階段檔案管理設(shè)備欠缺，而且沒有實(shí)現(xiàn)自動檢索功能，這就導(dǎo)致很多管理信息和檔案只能供檔案管理者使用，難以實(shí)現(xiàn)資源的共享.為此，高校在做好資金預(yù)算的基礎(chǔ)上，可吸引社會團(tuán)體或者個(gè)人的投資，進(jìn)一步豐富資金來源，有效實(shí)現(xiàn)檔案管理的無紙化、電子化和網(wǎng)絡(luò)化.此外是高校采取多樣化的檔案管理方式.一是建立起檔案管理信息資源庫，對學(xué)生的不同信息進(jìn)行整合，做好初步的整理工作；二是建立針對性服務(wù)項(xiàng)目，隨著高校學(xué)生的不斷發(fā)展，他們的檔案也變得更加多樣化，這樣高校在進(jìn)行檔案管理時(shí)，就應(yīng)該根據(jù)個(gè)別學(xué)生的個(gè)別檔案進(jìn)行歸檔，完善檔案管理的服務(wù)；三是提供在線資料，充分利用現(xiàn)有的多媒體等電子設(shè)備，提高信息的公開化力度，也能使學(xué)生更清晰地了解自己的信息，對他們起到良好的督促作用.

2.3 加大宣傳力度，做好檔案文化宣傳

高校在加強(qiáng)自身檔案管理宣傳工作時(shí)，應(yīng)該從多元視角出發(fā)，打造出自身的文化特色.首先高校的檔案宣傳工作可以從教師和工作人員入手，介紹學(xué)校的發(fā)展歷史、院系設(shè)置和專業(yè)發(fā)展等，以客觀、真實(shí)的形式展示檔案內(nèi)容.其次則是從高校的學(xué)生入手，高校學(xué)生數(shù)量較多，若能積極利用，宣傳效果往往較好.這樣教師就可以引導(dǎo)學(xué)生組織多樣化的檔案宣傳活動，設(shè)計(jì)不同的宣傳專題，從宣傳的專業(yè)化、系統(tǒng)化和多元化入手，以實(shí)現(xiàn)高校檔案的宣傳和文化的發(fā)展.然后是從高校的文化建設(shè)入手，根據(jù)高校的文化發(fā)展進(jìn)行宣傳.一個(gè)學(xué)校的長久發(fā)展往往離不開深厚的文化底蘊(yùn)，這樣高校在宣傳自身檔案管理時(shí)，可做到有效利用.最后是高校從自身的特色入手進(jìn)行檔案管理宣傳，每個(gè)學(xué)校在發(fā)展的過程中都會形成自身的特色，這樣宣傳的范圍會更廣.例如有的學(xué)校教學(xué)獨(dú)具特色，有的學(xué)校教學(xué)設(shè)備有特點(diǎn)等，這樣在進(jìn)行宣傳時(shí)，有利于吸引眼球，提高宣傳的效果.

2.4 強(qiáng)化工作人員的學(xué)習(xí)意識，提高他們的綜合素質(zhì)

隨著現(xiàn)代社會的不斷發(fā)展，檔案管理形式也在發(fā)生改變，這樣檔案管理工作人員就應(yīng)該把目光放長遠(yuǎn)，從社會的管理需求入手，提高自身的知識能力和綜合素質(zhì)，以更好地開展工作.

首先檔案管理者應(yīng)該提高自身的思想意識，站在高校整體利益的角度上思考問題.這就要求工作人員有較強(qiáng)的責(zé)任心和事業(yè)心，意識到檔案管理工作的重要性，在工作的過程中做到按章辦事.例如不該動的資料不動，不該說的內(nèi)容不說等，尤其是一些檔案保密性較強(qiáng)，隨意改動帶來的損失較大.其次是檔案管理者提高自身的知識和能力，檔案管理工作隨著社會的發(fā)展不斷革新，這樣工作人員也應(yīng)該樹立終生學(xué)習(xí)的意識，以在融入時(shí)代元素的前提下，更好地進(jìn)行工作.為此，一方面高?？烧埾嚓P(guān)專家來學(xué)校進(jìn)行講座，鼓勵(lì)相關(guān)的教師和工作人員積極參加；另一方面工作人員自身要有進(jìn)修的需求，對于學(xué)校提供的外出學(xué)習(xí)機(jī)會積極把握，同時(shí)自主尋求多樣化的培訓(xùn)和發(fā)展機(jī)會，養(yǎng)成善于學(xué)習(xí)的習(xí)慣.最后是高校完善現(xiàn)有的工作人員隊(duì)伍建設(shè)，營造一個(gè)良好的工作環(huán)境.這樣高校就應(yīng)該對檔案管理工作者進(jìn)行合理的分組，規(guī)定不同工作人員的工作任務(wù)，實(shí)施責(zé)任到人的措施，以提高工作人員的積極性和主動性.此外還應(yīng)該做到兼職和專職工作人員相結(jié)合的模式，提高工作人員的各種福利待遇，建立相關(guān)的監(jiān)督和賞罰機(jī)制，以使工作人員意識到檔案管理工作的重要性.

3 結(jié)語

綜上所述，加強(qiáng)高校的檔案管理工作是促進(jìn)高校信息資源完善和教學(xué)改革的關(guān)鍵因素.這樣高校在開展檔案管理工作時(shí)，就應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變管理理念，不斷提高自身的管理水平，不僅從思想上進(jìn)行革新，也在行動上做到完善.因此目前高校對自身的檔案管理工作應(yīng)該有一個(gè)清晰的認(rèn)識，意識到檔案管理工作是一個(gè)長期而又復(fù)雜的過程，并不是一蹴而就的，需要的是堅(jiān)持不懈的努力和探索.高校檔案管理全體工作人員應(yīng)該積極進(jìn)行探索，實(shí)施全面的改革，以最終實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的質(zhì)的飛躍.

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