關(guān)于高職院校檔案工作存在的問題分析及對策探討

戴蕾

摘 要：在高職院校檔案管理工作中存在著一系列的問題。為了使職業(yè)學生的學習、生活信息得到更好的掌握，廣大教育工作者要通過過多種強化措施，提升高職院校檔案管理工作的質(zhì)量。本文針對高職院校檔案工作的意義、存在的問題及強化策略進行探討，力求結(jié)合實際，建立完善的理論體系。

關(guān)鍵詞：高職院校 檔案工作 管理策略

隨著時代的發(fā)展，高職院校檔案管理工作步入了新的發(fā)展局面。學校管理者在機構(gòu)設(shè)置、管理策略、人員配置等方面都進行了強化和升級。這樣的發(fā)展趨勢使高職院校檔案管理工作呈現(xiàn)出挑戰(zhàn)和機遇并存的局面。同時，很多院校在檔案管理工作中過于疏忽，存在著一系列的問題。為了使學生的學習、生活信息得到更好的掌握，對高職院校檔案工作的管理和強化迫在眉睫。

一、高職院校檔案管理工作的意義

隨著黨中央對職業(yè)教育的關(guān)注，職業(yè)教育迎來了繁榮發(fā)展的局面。狠多職業(yè)學院以此為發(fā)展契機，大力探索辦學的方法和新思路。從總體上說，檔案工作是一種基礎(chǔ)性和長期性的管理工作。

一方面，檔案管理工作能夠真實而全面的反映職業(yè)學生的心理、學習等各項問題，使學生的學習特長、思想弱點得以表露。另一方面，財會、教育、活動等相關(guān)檔案反映著高職院校獨特的辦學特色、教育規(guī)模、學科特點、發(fā)展優(yōu)勢和交際活動，對提高高校檔案教育工作具有重要的意義。

二、高職院校檔案管理工作的主要問題

在高職院校檔案工作中，檔案工作呈現(xiàn)出不同的發(fā)展趨勢，也凸顯出一些主要的問題，具體分析如下：

（1）檔案機構(gòu)設(shè)置不夠完善

高職院校受資金投入等方面的限制，大多數(shù)職業(yè)院校在機構(gòu)設(shè)置上都不夠完善。很多院校并不具備獨立辦公的檔案機構(gòu)，甚至沒有專業(yè)的負責此類業(yè)務(wù)能力的管理人員。學生檔案信息管理是職業(yè)教育管理中一項常態(tài)化的教育內(nèi)容，而隨著教學規(guī)模的擴大，很多職業(yè)辦學者都忽略了檔案機構(gòu)的發(fā)展程度，不管是檔案設(shè)備還是檔案整理工作，都面臨著超負荷工作的狀態(tài)，長此以往，檔案管理人員很難完成自己的本質(zhì)工作，更談不上對學生檔案信息進行高效率、高標準的信息歸納。

（2）檔案日常管理較為分散

在當前職業(yè)教育的發(fā)展現(xiàn)狀中，很多教育工作者在檔案管理上都面臨著“傳統(tǒng)化”“落后化”的探究模式，受這些固有想的影響，很多員工都形成了“區(qū)域性”的檔案管理。須知學校檔案管理的科學手段就是系統(tǒng)化，這樣才能將教學過程中積累和運用的人事、財會、辦公等材料進行統(tǒng)一的解讀，才能避免分散管理將檔案資料的作用弱化。

而在學生檔案內(nèi)容中有很多不確切的填寫、涂改行為。有些檔案工作者認為，很多項目繁瑣的檔案信息是無用的，所以隨便交由學生任意填寫。而學生在實際填寫的過程中，因為沒有可以參考的填寫規(guī)章，隨意填寫個人信息。以高職學生出生年月為例，有的學生填寫周歲、有的填寫虛歲，很容易造檔案資料的混淆。給檔案管理工作造成不必要的麻煩和困擾。

（3）檔案整理方式趨于單一

隨著時代的推動，很多學校已經(jīng)認識到了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的便利。但是，在職教檔案工作中，仍然有很多檔案管理部門的管理、整理形式較為單一。還不能達到檔案信息化和系統(tǒng)化的技術(shù)手段，不能直接反映了檔案工作的具體發(fā)展水平。從目前的發(fā)展趨勢上分析，高職檔案管理工作能利用計算機完成基礎(chǔ)的存儲工作，實現(xiàn)檔案資源的最佳管理方式。

三、強化高職院校檔案管理工作的具體措施

（1）強化檔案工作者的專業(yè)素養(yǎng)

從根本上說，檔案管理人員是直接接觸檔案管理工作的基層群體。工作人員對自身業(yè)務(wù)素養(yǎng)的提高直接影響著檔案工作的教育成果。因此，建成一支高素質(zhì)、高結(jié)構(gòu)的檔案人員對于職業(yè)院校檔案管理工作至關(guān)重要。

因此，管理人員首先要從自身的綜合素養(yǎng)上下足功夫。首先，檔案管理人員要樹立正確的人生觀和價值觀，通過閱讀書刊、學習專業(yè)知識等方法，加深檔案管理人員的知識儲備。在工作服務(wù)上，確保工作人員按照嚴謹?shù)闹谱髁鞒虂磙k理檔案借閱、查詢事務(wù)，以嚴謹認真、保密負責的態(tài)度持之以恒的做好檔案管理工作。特別是對每件檔案的整理、歸納、存儲工作，不斷提高工作效率，一旦發(fā)現(xiàn)問題，及時處理，確保檔案內(nèi)容及時更新、真實有效。

在檔案隊伍的組建中，高職院校辦學者可以根據(jù)學生專業(yè)課程的特性來安排檔案信息的處理。通過外出培訓(xùn)、學術(shù)研究、教學機遇等環(huán)節(jié)，激發(fā)檔案工作人員的學習動力。努力建成一支高效的高職院校檔案專業(yè)隊伍。

（2）及時核查學生檔案存儲內(nèi)容

學生檔案是高職院校檔案管理工作的重中之重。為了杜絕檔案工作的“混亂化”和“敷衍化”，在日常教學管理中，檔案管理者要制定嚴密的教學監(jiān)控。一方面，需要學生填寫檔案室時督促學生準確填寫，并在完成后進行相應(yīng)的核查，確保檔案信息準確無誤。另一方面，對于檔案管理人員實行定期考核的形式，以他們對學生檔案工作的核查成果作為考核一項內(nèi)容，督促教師在學生檔案工作匯總堅持對學生、社會的負責態(tài)度，防范檔案信息出現(xiàn)差錯。

同時，管理人員還要意識到，檔案資料收集工作是一項基礎(chǔ)性的教育任務(wù)，只有針對學生的性格、專業(yè)、特長、經(jīng)歷奠定扎實有效的檔案資料，才能增加對職教學生的教育作用。所以教師要通過舉行檔案圖片展覽、檔案成長記錄演講比賽等形式，激發(fā)學生、家長對建檔工作的重視程度，從而形成高質(zhì)量發(fā)展、高標準進行的良好態(tài)勢。通過檔案材料梳理，增強檔案人員的責任心和專業(yè)水平，不斷完善檔案管理工作的制度。

（3）做好電子檔案信息錄入工作

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案是信息探究的源頭。但是，紙質(zhì)檔案的保護工作一直是眾多管理者關(guān)注的核心問題。以筆者看來，檔案收集、管理工作的未來發(fā)展趨勢是電子建檔。因此，在高等職教院校中，學校管理者及檔案教師要加大對檔案現(xiàn)代化建設(shè)的管理步伐。當前，很多院校都只是將計算機技術(shù)簡單的運用在檔案材料的著錄查詢、搜索上，卻忽視了互聯(lián)網(wǎng)檔案管理“云平臺”“云空間”的確立。檔案工作者要在現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)上，實行電子檔案技術(shù)的安全性，并聘請相關(guān)專家，逐步計算機檔案工作的運行機制。

除此以外，教師還可以通過校園網(wǎng)絡(luò)等平臺模式，將學生人事材料、學業(yè)成績等信息以科學、保密的方式供學生登錄系統(tǒng)、查詢交流，從根本上滿足學生未來就業(yè)的需求，使檔案管理工作真正服務(wù)于職業(yè)學生高標準就業(yè)形勢。

四、總結(jié)

綜上所述 ，高職院校檔案管理工作是維護學校發(fā)展、學生就業(yè)的指導(dǎo)性工作，也是衡量高校管理水平的重要代表，因此，檔案工作管理者要充分滿足學生的就業(yè)要求，使高職院校檔案工作能夠更加專業(yè)，確保檔案管理工作向著新思想、新環(huán)境、新發(fā)展進行。

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