窺探人力資源檔案信息化建設的有效路徑

張利華

摘要：當前每個企業(yè)在對人力資源進行管理時都要開展規(guī)范的人力資源檔案信息化建設活動，因為這樣可以提升企業(yè)人力資源整體的管理能力和水準，還可以強化企業(yè)內(nèi)部的核心競爭力。本文針對檔案信息化管理的實際發(fā)展情況，論述了企業(yè)建設人力資源檔案信息化的必要性，同時還梳理了人力資源管理與信息化建設之間的關聯(lián)，通過分析人力資源檔案信息化建設過程中存在的問題，提出了優(yōu)化措施，皆是為了提升企業(yè)人力資源管理的整體水準。

關鍵詞：人力資源；檔案；信息化；措施

中圖分類號：F272.92；G27 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）003-000-01

一、人力資源檔案信息化建設的必要性

（一）和傳統(tǒng)的人力資源檔案管理模式相比較，人力資源信息化建設過程是一個全新的改革過程。人力資源信息化建設并不是一朝一夕可以完成的，在經(jīng)歷很長一段過程，投入大量精力后才能成功。通過人力資源信息化的建設不但可以減輕工作人員的工作壓力，還能夠合理解決繁瑣數(shù)據(jù)帶來的問題，在一定程度上將工作效率和水平提升。

（二）以往的人力資源檔案管理不能和其他管理體系有效結(jié)合，而通過人力資源信息化建設可以促進檔案管理與其他管理體系之間的有效連接，為其提供良好的信息資源，從而有效實現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享。

（三）隨著城市信息化建設的快速發(fā)展，當前企業(yè)在開展人力資源管理工作時主要以節(jié)省資源、加快速度、避免錯誤出現(xiàn)等標準實施，而且在開展人力資源管理工作時會有多方面的問題出現(xiàn)。人力資源信息化的建設不僅可以達成各項標準，還可以妥善解決各種問題，在一定程度上提升了管理的水平，將人力資源檔案管理向著更加科學規(guī)范的方向推進。此外，工作量的有效減少在一定程度上滿足了工作人員的需求，更好的帶動了員工的工作熱情。

二、論述人力資源管理系統(tǒng)與其信息化建設之間的關聯(lián)

人力資源管理系統(tǒng)在開展各項人力資源管理活動的過程中創(chuàng)造了全新的人力資源檔案資料，這就證實了人力資源管理系統(tǒng)與信息化建設之間有著不可分割的關聯(lián)，兩者之間互相促進。企業(yè)人力資源管理工作的水平高低直接取決于管理系統(tǒng)形成數(shù)據(jù)的準確性和可靠性。人力資源檔案是人力資源管理中重要的組成部分，不僅承載著員工基礎信息，更是人力資源管理信息系統(tǒng)中各模塊關鍵的信息源，能夠保證其管理系統(tǒng)研發(fā)和利用的有效性。對人力資源檔案信息進行合理有效的利用，能夠保證不出現(xiàn)反復重工的現(xiàn)象，從根本上節(jié)省了企業(yè)資源的浪費，有效保障了工作效率的提升。

三、建設人力資源檔案信息化過程中存在的問題

（一）沒有清楚認識檔案管理信息化與檔案資料數(shù)字化之間的差異。檔案管理信息化顧名思義就是采用科學的信息技術(shù)，專業(yè)的信息人才對檔案信息進行管理。檔案信息化建設需要一定的時間，在檔案信息化在發(fā)展過程中離不開員工和計算機技術(shù)的支持?？墒悄壳斑€有多數(shù)企業(yè)沒有清楚認識到檔案信息化并不是檔案資料的數(shù)字化這一事件，兩者之間有著很大程度的不同，數(shù)字化是包含在信息化中的一小部分。

（二）檔案信息化建設應結(jié)合企業(yè)實際的發(fā)展狀況。建設檔案信息化時要充分參照企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展目標進行，因為檔案管理信息化不能為企業(yè)帶去直接的經(jīng)濟利益，帶去的大多是社會效益。所以在建設檔案信息化時不能只重視眼前的利益，要做出長遠考慮。檔案信息化建設不僅可以提升檔案管理的工作效率，還能夠為企業(yè)節(jié)約成本。檔案資料和數(shù)據(jù)的管理是一項復雜繁瑣的工作，新時期背景下在開展企業(yè)檔案信息管理時采用全新的信息技術(shù)和手段是必然的，這樣可以更好的保證檔案管理的規(guī)范性，更好的服務于社會大眾。

（三）隨著我國社會的不斷進步和發(fā)展，檔案信息化建設也要跟隨其腳步不斷創(chuàng)新和發(fā)展?？墒?，我國大部分企業(yè)在開展檔案管理工作時依然使用傳統(tǒng)的管理方式，直接影響了企業(yè)的長遠發(fā)展。因此企業(yè)應采用有效的措施對現(xiàn)有的檔案管理方式進行改革創(chuàng)新，建立一整套規(guī)范有效的檔案管理制度。

四、推進人力資源檔案信息化建設措施

（一）健全完善人力資源檔案信息化機制的建設，推進其發(fā)展速度。如果企業(yè)使用傳統(tǒng)的人力資源檔案管理模式開展工作，務必會增加工作人員的工作量，影響工作效率的提升。所以，管理人員應改變現(xiàn)有的管理模式，明確人力資源管理機制和檔案信息化建設之間正確的關系，推進人力資源管理每個部門和崗位的團結(jié)合作和資源共享。此外，還應建設人力資源檔案信息化的規(guī)劃方案，建設以信息化、網(wǎng)絡化和標準化為核心的管理體系。在進行人力資源檔案信息的錄入時要按照國建相關標準采用統(tǒng)一代碼進行，企業(yè)為了保證目錄輸入更加規(guī)范合理，應采用人力資源檔案網(wǎng)絡形式下信息的儲存和錄入形式進行，從而達到人力資源管理系統(tǒng)和檔案信息化系統(tǒng)在網(wǎng)絡形式下可以共存和共享的目的，實現(xiàn)人力資源各個部分和崗位之間合理的整合與合作，促進信息化建設的順利開展。

（二）不斷優(yōu)化業(yè)務流程，建設合理的人力資源檔案信息化。在梳理人力資源管理體系的同時，企業(yè)還應該和軟件供應商以及相關管理單位之間建立良好的合作關系，為了更方便與企業(yè)技術(shù)人員開發(fā)軟件，企業(yè)應該將管理語言轉(zhuǎn)變?yōu)榧夹g(shù)操作人員容易理解的語言。企業(yè)應根據(jù)自身實際情況和各方面的綜合因素選擇軟件產(chǎn)品，確保軟件產(chǎn)品能夠更適合于企業(yè)。此外，企業(yè)還要根據(jù)自身所屬的行業(yè)類型以及所面對的客戶群體和今后的發(fā)展戰(zhàn)略目標，不斷探索和建設適合企業(yè)自身的人力資源管理和人力資源檔案信息化建設的管理系統(tǒng)，從而保證檔案信息建設的合理實施。

（三）強化對人力資源檔案信息化建設安全性和保密性的管理力度。企業(yè)在建設人力資源檔案信息化時，應不斷強化工作人員的保密意識，制定相應的規(guī)章制度和操作規(guī)范并充分落實到實際工作中。還要設置檔案信息訪問權(quán)限，這樣可以避免有非法犯罪分子時機侵入。權(quán)限設置時可以通過用戶或用戶組設置目錄、文件以及設備的訪問權(quán)限，也可以通過網(wǎng)絡鎖定控制進行設定和自動鎖定，這樣能夠更好的保證企業(yè)檔案信息的安全性。此外，還可以通過設置動態(tài)口令和多道加密手段保證私密文件的安全，還要安置病毒查殺軟件放置病毒侵入；為了避免出現(xiàn)檔案或數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象，還要對文件資料設置備份和恢復制度。

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