高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)探析——以重慶科技學(xué)院為例

張　玲

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高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)探析——以重慶科技學(xué)院為例

張玲

摘要：高校檔案信息化建設(shè)是國家檔案事業(yè)現(xiàn)代化的重要組成部分。在厘清高校檔案及信息化建設(shè)相關(guān)概念基礎(chǔ)上，闡述了高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的重要意義，分析了當(dāng)前高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)存在的問題。結(jié)合重慶科技學(xué)院檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)實(shí)際，提出了領(lǐng)導(dǎo)重視、加強(qiáng)軟硬件環(huán)境建設(shè)及人才隊(duì)伍建設(shè)等對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高校檔案；信息資源數(shù)字化；信息化建設(shè)

21世紀(jì)，以網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)為核心的高新技術(shù)得到迅猛發(fā)展，檔案信息化建設(shè)戰(zhàn)略的提出將會(huì)提高檔案工作的現(xiàn)代化水平，進(jìn)一步推進(jìn)我國檔案事業(yè)的全面發(fā)展。2002年11月，國家檔案局研究制定了《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》；2008年8月，教育部和國家檔案局頒布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，提出高校要加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行。近年來，高校檔案信息化建設(shè)在檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)方面取得了一定的成績，但在檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化方面還需繼續(xù)推進(jìn)。當(dāng)前，深入研究高校檔案信息資源建設(shè)進(jìn)程中遇到的問題，探討切實(shí)可行的解決策略是持續(xù)推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)的重要課題。

一、高校檔案及信息資源建設(shè)相關(guān)概念

《高等學(xué)校檔案管理辦法》中所稱的高校檔案，是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案信息化或信息化建設(shè)，主要是指高校檔案管理部門依托網(wǎng)絡(luò)和信息化技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化處理、對(duì)檔案管理進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)、對(duì)檔案信息資源開發(fā)和提供利用的服務(wù)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的過程。

二、高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的意義

高校檔案工作是高校重要的基礎(chǔ)性工作，檔案承載著高校的建設(shè)歷史，記錄了高校傳承發(fā)展的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，在高校培養(yǎng)人才、發(fā)展科學(xué)、服務(wù)社會(huì)、傳承文明的過程中發(fā)揮著重要作用［1］。隨著教育體制改革的不斷深入，高校對(duì)外交往增加，服務(wù)社會(huì)功能增強(qiáng)，致使高校檔案的種類和數(shù)量不斷增多［2］。高校檔案信息資源建設(shè)是高校檔案信息化建設(shè)的核心，積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)高校重要檔案的保護(hù)，提高檔案利用的效率和水平，是信息時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的客觀要求，是高校檔案管理工作的發(fā)展方向，是高校更大范圍、更及時(shí)有效、更方便快捷地服務(wù)社會(huì)的必然要求。新時(shí)期，高校檔案信息化要納入學(xué)校信息化建設(shè)的總格局，與數(shù)字化校園建設(shè)同規(guī)劃、共進(jìn)行，確保高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)取得顯著成效。

三、高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)存在的問題

（一）高校檔案信息資源數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)

檔案信息化實(shí)現(xiàn)了高校檔案管理模式由紙質(zhì)化占優(yōu)勢(shì)到數(shù)字化為主的轉(zhuǎn)變，服務(wù)模式由近距離到遠(yuǎn)距離的延伸，使得高校檔案館（室）從傳統(tǒng)檔案的保管庫房變成檔案信息的集控中心。其信息資源數(shù)字化優(yōu)勢(shì)主要表現(xiàn)在［3］：

一是與傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)載體相比，高校檔案信息數(shù)字化資源占用空間小，存儲(chǔ)介質(zhì)多，能有效防止存儲(chǔ)易受潮霉變?cè)斐少Y料損壞的發(fā)生，有利于長期保存，存儲(chǔ)優(yōu)勢(shì)明顯；二是采用數(shù)字化信息技術(shù)可使檔案信息資源的收集、存儲(chǔ)、分類、統(tǒng)計(jì)、查閱、開發(fā)和利用等變得高效、易檢索，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息與高校其他辦公資源的充分交流與共享；三是檔案信息的數(shù)字化可在很大程度上整合學(xué)校發(fā)展的各方面資源，提高檔案編研工作水平，增強(qiáng)檔案工作為學(xué)校教學(xué)、管理、科研發(fā)展的服務(wù)能力，充分發(fā)揮檔案服務(wù)學(xué)生、服務(wù)社會(huì)發(fā)展的最大效益。

（二）高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的困難

1.資金投入問題

檔案工作是高校的基礎(chǔ)性工作，檔案信息化是數(shù)字化校園和高校信息化發(fā)展的重要組成部分。當(dāng)前，資金投入不足是檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的最大困難，其原因主要有：

（1）從思想層面來看，一是有些高校管理者不夠重視，認(rèn)為檔案館（室）是一個(gè)輔助性部門，檔案工作是一項(xiàng)附帶工作，做好做壞對(duì)學(xué)校發(fā)展影響不大，因此對(duì)檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入很少，致使檔案信息資源的數(shù)字化水平較低，無法實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)共享。二是檔案工作者對(duì)信息資源數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不到位，認(rèn)為檔案工作自古以來就是“看攤守點(diǎn)”，學(xué)校進(jìn)行檔案信息化建設(shè)就是在為難自己，這些固守傳統(tǒng)檔案工作陣地的觀念，影響了學(xué)校對(duì)檔案工作的資金投入，在很大程度上延緩了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

（2）從體制層面來看，一是地方政府檔案行政部門對(duì)高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查較少，致使“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的檔案管理體制在高校未得到有效落實(shí)，在一定程度上影響了高校對(duì)檔案工作的財(cái)力支持。二是高校檔案館（室）的行政管理職能不明確，在機(jī)構(gòu)設(shè)置上很多高校將檔案館（室）掛靠在校辦或黨辦，在業(yè)務(wù)管理上等同于圖書館等教學(xué)輔助部門，淡化了檔案館（室）的行政管理地位，弱化了檔案館（室）的行政管理職能，這直接影響了高校對(duì)檔案館（室）的資金投入［4］。就我校檔案室來說，已具備了《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定的設(shè)立檔案館的條件，但至今仍掛靠在學(xué)校黨政辦公室，資金預(yù)算投入雖相對(duì)獨(dú)立，但區(qū)區(qū)幾萬元的經(jīng)費(fèi)僅能維持正常的辦公運(yùn)行。

（3）從檔案工作本身來看，高校檔案工作存在利用率低、回報(bào)少的特點(diǎn)。檔案工作是一項(xiàng)復(fù)雜的工作。目前，高校的大多數(shù)檔案為紙質(zhì)檔案，從檔案信息資源的收集、整理、分類、統(tǒng)計(jì)、裝訂到上架，一共有十幾道工作程序，需要全校各部門的相關(guān)工作人員協(xié)同合作才能完成，耗費(fèi)了大量的人力、物力和財(cái)力。檔案資源利用主要集中在學(xué)生成績、入學(xué)與畢業(yè)登記表、少數(shù)黨群與行政文件等的查詢，檔案利用主體單一，資源利用率低。高校檔案工作投入與利用、回報(bào)不平衡，是影響高校進(jìn)行資金投入的重要原因。

2.軟硬件建設(shè)問題

（1）就硬件建設(shè)來說，一是檔案庫房環(huán)境的優(yōu)化存在困難。隨著檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，對(duì)高校檔案館（室）的庫房環(huán)境提出了更高要求，一方面，要求已有檔案庫房防潮、防霉、防蟲，繼續(xù)發(fā)揮保存紙質(zhì)檔案的功能，同時(shí)注意對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行分區(qū)保存，需要對(duì)庫房進(jìn)行功能性結(jié)構(gòu)改造；另一方面要求新建庫房在強(qiáng)化庫房紙質(zhì)、檔案保存環(huán)境功能的基礎(chǔ)上，優(yōu)化電子檔案的防磁防塵保存環(huán)境和信息化設(shè)備的防靜電、防信息泄露的運(yùn)行環(huán)境［5］。目前，大多數(shù)高校檔案館（室）庫房的結(jié)構(gòu)性功能缺乏，新建庫房短期內(nèi)未列入學(xué)校規(guī)劃。就重慶科技學(xué)院來說，檔案室?guī)捉?jīng)搬遷，現(xiàn)位于圖書館底樓，檔案庫房環(huán)境封閉，通風(fēng)防潮功能弱，不符合檔案信息化建設(shè)的硬性要求。二是檔案館（室）硬件設(shè)備配置不足。受經(jīng)費(fèi)和經(jīng)驗(yàn)等方面的制約，高校檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)布線零亂，計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、掃描縮微設(shè)備、服務(wù)器等配置不齊，嚴(yán)重影響了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。目前，我校檔案室在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)中，已購置了新式計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等基本設(shè)備，但掃描縮微設(shè)備、服務(wù)器等配置不足。

（2）就軟環(huán)境建設(shè)來說，經(jīng)檔案工作者調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，我國大多數(shù)高校檔案館（室）缺乏配套的軟件設(shè)備，一是檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)滯后，相對(duì)統(tǒng)一、符合規(guī)范的可在全國推廣應(yīng)用的檔案管理軟件缺乏，不利于檔案信息交換和檔案信息資源的共享［6］。二是檔案信息建庫入網(wǎng)工作進(jìn)展緩慢，一方面，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)水平層次不齊，大多數(shù)高校檔案館（室）只建設(shè)了目錄或條目數(shù)據(jù)庫，標(biāo)準(zhǔn)化程度高、通用性好的全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫、專題或特色數(shù)據(jù)庫涉及較少，單機(jī)版數(shù)據(jù)庫多，網(wǎng)絡(luò)化共享數(shù)據(jù)庫少。目前，我校檔案室正在進(jìn)行檔案信息資源數(shù)字化第一階段建設(shè)，對(duì)紙質(zhì)版檔案進(jìn)行掃描縮微，建立目錄數(shù)據(jù)庫和部分檔案信息的全文數(shù)據(jù)庫試點(diǎn)。另一方面，檔案網(wǎng)站在充分發(fā)揮檔案信息資源共享，高效、便捷地服務(wù)社會(huì)方面的作用有待進(jìn)一步提高。有學(xué)者者對(duì)近年來高校檔案網(wǎng)站存在的問題進(jìn)行研究發(fā)現(xiàn)，存在檔案網(wǎng)站設(shè)置不健全、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)功能不完善、網(wǎng)站維護(hù)不到位、網(wǎng)站發(fā)展不均衡等問題［7］。檔案網(wǎng)站建設(shè)滯后，在一定程度上影響了檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的推進(jìn)和資源的共享。三是安全保障體系建設(shè)不完善。信息安全是高校檔案信息化建設(shè)的核心。計(jì)算機(jī)病毒對(duì)檔案信息造成的破壞和損失位列所有安全威脅之首，其發(fā)生頻率高、影響面寬，一旦數(shù)據(jù)和文件系統(tǒng)遭到破壞，將導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)無法提供服務(wù)甚至造成多年積累的重要檔案數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，黑客攻擊檔案管理軟件的漏洞，其侵入檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，有可能造成檔案管理系統(tǒng)癱瘓、檔案數(shù)據(jù)泄露和檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容被刪除、更改，甚至竊取學(xué)校的保密信息等［8］。

3.人才隊(duì)伍建設(shè)問題

檔案信息化建設(shè)是人機(jī)交互的操作。檔案管理軟件的使用，檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，檔案信息查詢的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)提供等都需要通過人來發(fā)揮作用，人才是實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化管理的關(guān)鍵。當(dāng)前，各高校的檔案工作者整體素質(zhì)不高，知識(shí)結(jié)構(gòu)與學(xué)歷層次不盡合理，精通檔案業(yè)務(wù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的復(fù)合型人才嚴(yán)重缺乏［9］。在重慶科技學(xué)院檔案室現(xiàn)有的檔案工作人員中，要么是從行政轉(zhuǎn)行做檔案專技工作的，要么是從輔導(dǎo)員、圖書館員等教學(xué)、教輔轉(zhuǎn)崗做檔案專技工作的，他們普遍欠缺系統(tǒng)的檔案和信息技術(shù)的專業(yè)理論知識(shí)和基本技能；由于檔案室掛靠學(xué)校黨政辦公室，校辦副主任兼檔案室主任，行政事務(wù)繁忙，因此在一定程度上也影響了檔案信息化建設(shè)工作。

四、推進(jìn)高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的對(duì)策

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵

高校檔案工作是高等教育事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)性工作，檔案信息化建設(shè)是數(shù)字化校園建設(shè)的重要組成部分，對(duì)高校建設(shè)和發(fā)展起著不可替代的作用。思想是行動(dòng)的先導(dǎo)。高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)和重視程度，決定著他們對(duì)檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上影響檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。因此，一要增強(qiáng)檔案意識(shí)。積極爭取高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視和支持，以“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想”的政治覺悟，切實(shí)增強(qiáng)做好檔案信息化建設(shè)的使命感、責(zé)任感和緊迫感，培養(yǎng)和強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，通過高質(zhì)、高效、專業(yè)的檔案服務(wù)和多請(qǐng)示勤溝通，引起高校領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注、關(guān)心、重視檔案工作，爭取把檔案信息化建設(shè)納入學(xué)校信息化建設(shè)的總規(guī)劃，納入學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。二要加大資金投入。就我校檔案工作來說，目前已通過掃描縮微技術(shù)啟動(dòng)了部分紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的試點(diǎn)工作，后續(xù)的檔案信息數(shù)字化建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)化檔案信息服務(wù)的提供，仍需學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度關(guān)注和持續(xù)支持，力爭設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，提供檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的人力和物力保障。

（二）軟硬件建設(shè)是基礎(chǔ)

硬件建設(shè)是高校檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，軟環(huán)境建設(shè)是推進(jìn)高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵。

（1）優(yōu)化檔案庫房環(huán)境，配套硬件設(shè)備設(shè)施。檔案信息資源的存儲(chǔ)要求很高，對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)載體來說，要注意防潮、防霉、防蟲，做到溫度、通風(fēng)和濕度適宜；對(duì)數(shù)字化資源存儲(chǔ)來說，需要注意防磁、防塵、防靜電，更需要防信息泄露的保存和運(yùn)行環(huán)境。我校的檔案庫房幾經(jīng)搬遷，目前新建數(shù)字化庫房的可能性較小，在用庫房的通風(fēng)防潮、防霉，還需要進(jìn)一步改善，檔案管理者可借學(xué)?！笆濉币?guī)劃研究制定之契機(jī)，爭取學(xué)校對(duì)檔案室在人力、物力、財(cái)力上給予基本的保障，設(shè)立檔案信息化建設(shè)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，用于改善庫房環(huán)境，購置檔案信息數(shù)字化建設(shè)所需要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、縮微設(shè)備和高性能服務(wù)器等。

（2）全面營造信息化軟環(huán)境，提供信息化建設(shè)的堅(jiān)強(qiáng)保障。一是選用目前國家相對(duì)統(tǒng)一、符合規(guī)范、應(yīng)用效果較好的檔案管理系統(tǒng)軟件，如“南大之星”等，在我?！笆濉币?guī)劃中，著力推進(jìn)檔案網(wǎng)站建設(shè)，一方面利用檔案管理系統(tǒng)軟件，大力推進(jìn)有重要保存價(jià)值的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案。另一方面，按照國家檔案信息化建設(shè)的要求，逐步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。在條件許可情況下，先進(jìn)行檔案管理與學(xué)校辦公系統(tǒng)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)電子文檔的自動(dòng)歸檔、分類和入庫；再探索“大檔案”模式下，檔案室綜合檔案數(shù)據(jù)庫與學(xué)校教務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、學(xué)生系統(tǒng)、人事系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的無縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)校內(nèi)檔案信息資源的充分共享；最后，借助檔案網(wǎng)站的良好運(yùn)行和目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、特色數(shù)據(jù)庫、專題數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫等的建成，推進(jìn)檔案利用和查詢服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化和信息化。二是強(qiáng)化安全意識(shí)，提升檔案信息安全技術(shù)水平。高校檔案的安全保障是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。針對(duì)我校檔案室信息資源數(shù)字化建設(shè)的具體情況，一要加大對(duì)檔案信息化安全防護(hù)技術(shù)現(xiàn)代化建設(shè)的投入力度，有效應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)病毒和預(yù)防黑客攻擊；二要有計(jì)劃地購置先進(jìn)的檔案管理軟件，對(duì)數(shù)字化數(shù)據(jù)信息采用加密技術(shù)、防寫防改技術(shù)、備份復(fù)制技術(shù)等；三要強(qiáng)化檔案保密意識(shí)，加強(qiáng)安全防范工作，制定檔案安全保護(hù)策略，嚴(yán)格審查公開的檔案信息，防止發(fā)生保密信息泄密事故。

（三）人才隊(duì)伍建設(shè)是支撐

高校的檔案信息數(shù)字化建設(shè)需要檔案管理專業(yè)人才來操作。加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的專業(yè)水平和信息化技術(shù)水平是檔案信息化建設(shè)中急需解決的重要問題。一方面學(xué)校要引進(jìn)既懂檔案專業(yè)知識(shí)，又熟悉計(jì)算機(jī)操作和精通信息化技術(shù)的高層次復(fù)合型檔案管理人才，補(bǔ)充新鮮血液；另一方面，結(jié)合檔案室在崗檔案專技人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、專業(yè)特長和檔案信息化建設(shè)的需要，通過集中培訓(xùn)、專題講座、舉辦檔案信息化建設(shè)論壇、業(yè)務(wù)提升教育等方式，提升檔案室相關(guān)人員的知識(shí)水平和信息化技術(shù)能力，為新階段檔案信息化建設(shè)的順利有序開展提供人才保障。

總之，以檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)為核心的高

校檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，結(jié)合我校的實(shí)際情況，按照國內(nèi)同類高校檔案信息化建設(shè)的進(jìn)度，檔案室應(yīng)制定科學(xué)合理的發(fā)展目標(biāo)，有計(jì)劃、有步驟地積極推進(jìn)檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，爭取早日實(shí)現(xiàn)我校檔案信息的數(shù)字化、檔案管理的規(guī)范化和檔案信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化，讓檔案信息資源在學(xué)校的建設(shè)發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有的基礎(chǔ)性作用。

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（編輯：文汝）

收稿日期：2016-01-10

作者簡介：張玲（1980-），女，碩士，重慶科技學(xué)院（重慶401331）檔案室館員，研究方向?yàn)闄n案管理信息化。

中圖分類號(hào)：G270.73

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1673-1999（2016）03-0095-03