我國企業(yè)采購控制分析與管理策略研究

曲卉

（1.西北大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，陜西西安710127；2.武警后勤學(xué)院軍事經(jīng)濟(jì)系，天津300309）

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我國企業(yè)采購控制分析與管理策略研究

曲卉

（1.西北大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，陜西西安710127；2.武警后勤學(xué)院軍事經(jīng)濟(jì)系，天津300309）

摘 要：通過深入分析我國企業(yè)采購控制現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)其采購控制現(xiàn)狀中存在的問題主要有采購人員收受回扣，原材料以次充好；采購商品質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，容易引發(fā)經(jīng)濟(jì)糾紛；采購過程缺乏計劃性，出現(xiàn)資金滯留問題；采購計劃不夠周密，影響企業(yè)正常運作；采購成本相對較高，導(dǎo)致產(chǎn)品價格上漲等。針對這些瓶頸，從確定采購內(nèi)容、創(chuàng)建采購制度，規(guī)范采購流程，控制采購關(guān)鍵點等方面提出改進(jìn)我國企業(yè)采購控制效率的優(yōu)化策略。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理；采購控制；管理策略

自從《薩班斯—奧克斯利法案》與《企業(yè)風(fēng)險管理—整合框架》出臺以來，歐美等發(fā)達(dá)國家開始重視企業(yè)的內(nèi)部控制管理。企業(yè)內(nèi)部控制管理成為關(guān)系到企業(yè)生存與發(fā)展的重要管理內(nèi)容之一，我國也于2008年出臺了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，要求上市公司認(rèn)真執(zhí)行，并鼓勵其他企業(yè)為了自身的持續(xù)發(fā)展，進(jìn)行有益的嘗試與探索。眾所周知，在國民經(jīng)濟(jì)整體發(fā)展態(tài)勢良好的大環(huán)境下，近些年，我國各類企業(yè)如雨后春筍般涌現(xiàn)，并煥發(fā)出勃勃生機。企業(yè)生存與發(fā)展的過程中，企業(yè)采購控制發(fā)揮著舉足輕重的作用［1］。企業(yè)要想在激烈的市場競爭中得到生存、發(fā)展、壯大，必須明確企業(yè)的采購控制內(nèi)容，創(chuàng)建嚴(yán)格的采購管理制度，規(guī)范采購控制流程，還要把握好幾個重要的采購關(guān)鍵點。

一、我國企業(yè)采購控制現(xiàn)狀分析

采購控制作為企業(yè)全部經(jīng)營活動的起點，對企業(yè)經(jīng)濟(jì)運行效率的提高有著至關(guān)重要的意義［2～3］。因此，采購控制自然成為所有企業(yè)經(jīng)營管理中亟須重點關(guān)注的內(nèi)容。

（一）企業(yè)內(nèi)部環(huán)境現(xiàn)狀分析

企業(yè)內(nèi)部環(huán)境是企業(yè)進(jìn)行自我控制的基礎(chǔ)，企業(yè)的內(nèi)部環(huán)境由公司治理結(jié)構(gòu)、企業(yè)文化、管理者管理理念、人力資源政策等。我國企業(yè)的類型包括國有企業(yè)、集體所有制企業(yè)、外商投資企業(yè)以及私營企業(yè)。不同的企業(yè)類型，公司的治理結(jié)構(gòu)不同。然而，大多數(shù)企業(yè)都沒有完善的授權(quán)與監(jiān)督體系。企業(yè)文化作為無形的力量，會對員工的思想與行為產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響，從而影響企業(yè)的經(jīng)營活動。我國大多數(shù)企業(yè)雖然有企業(yè)文化，但并沒有讓企業(yè)文化的觀念深入人心，而是流于形式。管理者對采購控制的態(tài)度將會影響到企業(yè)采購控制力度與效果。當(dāng)前我國大多數(shù)企業(yè)所采用的不夠科學(xué)優(yōu)化的績效工資制度、獎懲制度以及激勵機制等，不利于內(nèi)部控制管理目標(biāo)的實現(xiàn)。

（二）企業(yè)控制活動現(xiàn)狀分析

對企業(yè)控制活動的分析主要是從職責(zé)分離、授權(quán)審批、合約控制、財產(chǎn)保護(hù)控制、預(yù)算控制幾個方面入手［4］。我國大多數(shù)企業(yè)都存在職能機構(gòu)簡易，管理人員的管理工作交織錯亂，存在職責(zé)不清的情況。幾乎所有企業(yè)的決策權(quán)都掌握在企業(yè)所有者手中，授權(quán)權(quán)限過于集中，授權(quán)隨意、不規(guī)范，不利于采購控制。受人才市場需求的影響，員工流動頻繁，不利于員工重視采購工作中所涉及到的與供應(yīng)商關(guān)系的維護(hù)，與客戶的簽約洽談等。大多數(shù)企業(yè)都沒有專人負(fù)責(zé)企業(yè)的財產(chǎn)保管工作，即使有專人負(fù)責(zé)，也沒有嚴(yán)格的管理制度，不重視這項工作，容易導(dǎo)致企業(yè)重要的采購數(shù)據(jù)外泄。很多企業(yè)不進(jìn)行預(yù)算控制，或者將預(yù)算工作流于形式，根本就沒有發(fā)揮它的作用。

（三）企業(yè)的信息管理現(xiàn)狀分析

很多中小企業(yè)規(guī)模小，管理層次少，管理結(jié)構(gòu)簡單，因此，信息溝通比較頻繁也還順暢。但是，對于大型企業(yè)來講，信息溝通渠道就是由于管理層較多而不很順暢。然而，信息溝通的流暢性只是評價信息管理水平的一個方面，更重要的是對信息的綜合分析與利用。大多數(shù)企業(yè)都沒有建立電子信息系統(tǒng)，信息的匯總、處理、共享、分析與利用的能力就相對較弱，同處于一個企業(yè)內(nèi)的員工，都無法獲取有效的企業(yè)相關(guān)信息。企業(yè)在獲取外部信息的過程中，更是存在信息延遲，信息失真等問題。內(nèi)部信息無法發(fā)揮作用，外部信息渠道不暢，不利于企業(yè)的采購控制與管理。

（四）企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督現(xiàn)狀分析

采購控制作為內(nèi)部控制的重要內(nèi)容，既需要嚴(yán)格的執(zhí)行制度，也需要嚴(yán)密的內(nèi)部監(jiān)督以輔助［5］。內(nèi)部監(jiān)督主要是監(jiān)督企業(yè)的采購活動是否合規(guī)，采購流程是否優(yōu)化等。有些企業(yè)出于節(jié)省成本的角度考慮，一般不會設(shè)立專門的內(nèi)部監(jiān)督部門，內(nèi)部監(jiān)督甚至只是由企業(yè)的管理者通過審核財務(wù)賬目來進(jìn)行管理，內(nèi)部監(jiān)督處于空白狀態(tài)。有些企業(yè)雖然設(shè)立了內(nèi)部監(jiān)督部門，但是由于監(jiān)督人員專業(yè)能力差，職業(yè)道德觀念差，也是形同虛設(shè)，未能發(fā)揮作用。

二、我國企業(yè)采購控制管理存在的問題分析

企業(yè)的內(nèi)部控制現(xiàn)狀不盡如人意，大多數(shù)企業(yè)的內(nèi)部控制呈現(xiàn)上述狀況，與企業(yè)的管理水平差、管理制度不健全等多方面因素有關(guān)。隱藏于上述采購控制現(xiàn)狀中的問題，隨著采購管理日益受到企業(yè)管理者的重視而逐漸暴露出來。通過分析研究，可以發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前我國企業(yè)采購控制管理中存在諸多問題，應(yīng)進(jìn)行深入分析。

（一）采購人員收受回扣，原材料以次充好

大多數(shù)企業(yè)的采購人員的薪資待遇與其他管理人員相比基本一致，然而，采購崗位卻比其他的崗位受人追捧，其主要原因是市場采購中存在著世人皆知的“潛規(guī)則”，即采購人員從哪個供應(yīng)商采購原材料或產(chǎn)品，都會根據(jù)采購的數(shù)量或采購的規(guī)格、質(zhì)量等收取回扣。采購人員吃“回扣”的行為，是與供應(yīng)商聯(lián)手對企業(yè)利益的侵害，這樣不僅會導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營成本上升，采購產(chǎn)品質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，經(jīng)濟(jì)效益下降，甚至嚴(yán)重的會導(dǎo)致企業(yè)破產(chǎn)。采購人員收取回扣這一現(xiàn)象的普遍存在是由于采購工作環(huán)節(jié)過于集中化，同時由于缺少采購會計核算制度，及內(nèi)部監(jiān)督懲罰機制，導(dǎo)致采購人員有恃無恐，借職務(wù)之便，大肆收取回扣。

（二）采購商品質(zhì)量不高，容易引發(fā)經(jīng)濟(jì)糾紛

如上所述，很多企業(yè)在經(jīng)營過程中，為了降低經(jīng)營成本，在采購原材料或其他產(chǎn)品的時候，會過于在意采購價格，甚至有些企業(yè)為了降低生產(chǎn)成本，追求更多的經(jīng)濟(jì)利益，以價格作為選擇采購商的“唯一”標(biāo)準(zhǔn)。缺乏對供應(yīng)商規(guī)格的考核和認(rèn)定程序，這就導(dǎo)致很多企業(yè)在采購工作中做出錯誤的決策，輕微的出現(xiàn)采購商品交貨不及時的情況，嚴(yán)重的出現(xiàn)原材料產(chǎn)品質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、假冒偽劣產(chǎn)品泛濫，直接導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)品質(zhì)量不合格、不達(dá)標(biāo)。這種情況下，容易與合作商、消費者產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)糾紛，企業(yè)的信譽自然會受到影響，對企業(yè)的長遠(yuǎn)經(jīng)營與發(fā)展是十分不利的。

（三）采購目標(biāo)不明確，出現(xiàn)資金滯留問題

很多企業(yè)在采購方面容易犯的錯誤就是盲目采購，尤其是其長期使用的生產(chǎn)原材料，受市場經(jīng)濟(jì)影響，價格突然下降，企業(yè)就會蜂擁而上，通過在原材料或產(chǎn)品較低的時段大量購入，以節(jié)省日后的經(jīng)營成本。短時間內(nèi)大量的購入存貨，如果產(chǎn)品的價格低廉，或者是企業(yè)在未來一段時間內(nèi)，對此產(chǎn)品的需求量較大，這種采購方式可以給企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營帶來更大的效益。但是，如果市場需求出現(xiàn)波動，對原材料或產(chǎn)品的需求量急劇下降，企業(yè)的生產(chǎn)銷售也受到影響，就極易由于過多產(chǎn)品庫存無法處理，而影響企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)。不僅造成緊張的庫存壓力，還會使企業(yè)由于資金緊張而失去競爭機會。

（四）采購成本相對較高，導(dǎo)致產(chǎn)品價格上漲

采購成本是企業(yè)重要的經(jīng)營成本之一，企業(yè)的采購價格則是影響采購成本的直接因素。企業(yè)如果采購成本比同行業(yè)內(nèi)其他企業(yè)的要高，其競爭力就會被削弱。很多企業(yè)無采購預(yù)算，受資金影響，無法形成規(guī)模化采購，不容易獲得比較優(yōu)惠的價格。再加上，采購的批次較多，物流運輸成本也會相應(yīng)增加。如果，某種產(chǎn)品處于銷售旺季，對原材料的需求猛增，就極有可能會遇到采購不及時的情況，這就會導(dǎo)致企業(yè)的正常生產(chǎn)受到了影響。尤其是遇到訂貨周期短、交貨日期較為緊張時，采購部門與供應(yīng)商的談判處于被動尷尬局面，致使產(chǎn)品在市場上喪失先機優(yōu)勢。

三、提高我國企業(yè)采購控制管理的對策

針對企業(yè)在采購控制工作中存在的問題，應(yīng)該積極地尋找解決問題的方法與策略，促進(jìn)企業(yè)采購控制水平的提升。筆者認(rèn)為，提升我國企業(yè)采購控制管理策略，應(yīng)該從確定采購內(nèi)容、創(chuàng)建采購制度、規(guī)范采購流程和控制采購關(guān)鍵點幾個方面入手。

（一）確定采購內(nèi)容

采購控制作為企業(yè)內(nèi)部控制的重要組成部分，對企業(yè)的生存與發(fā)展產(chǎn)生重要影響。采購從廣義上講是指企業(yè)從資源市場獲得所有資源的過程，其中不僅包括物質(zhì)資源，還包括非物質(zhì)資源，如技術(shù)資源、專利資源、商標(biāo)資源等，還包括人力資源。對于企業(yè)來講，采購控制主要是針對物質(zhì)資源來講，隨著企業(yè)經(jīng)營規(guī)模的擴大，也會逐步涉及到其他資源的采購。對于任何企業(yè)來講，進(jìn)行采購控制，首先要確定采購的工作內(nèi)容。為了確保及時為企業(yè)采購到優(yōu)質(zhì)價廉的生產(chǎn)材料，企業(yè)應(yīng)該進(jìn)行采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)該根據(jù)銷售計劃以及企業(yè)的生產(chǎn)進(jìn)度，由生產(chǎn)部門來提交材料采購申請單，再通過管理部門批準(zhǔn)，將其納入到企業(yè)預(yù)算中去。采購控制還包括請購。請購是指當(dāng)生產(chǎn)部門提交生產(chǎn)所需原材料的申請單以后，需要物料的保管人員與庫存進(jìn)行核對，如果生產(chǎn)所需要的數(shù)量，當(dāng)前庫存無法滿足，就在采購申請單上簽字，確定采購意向。采購作業(yè)由決定供應(yīng)商、確定采購價格、簽訂采購合同等多個環(huán)節(jié)組成。完成采購作業(yè)后，就需要對采購到的材料或產(chǎn)品進(jìn)行驗收，確定采購產(chǎn)品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等符合訂購協(xié)議，并且在采購貨物驗證單上簽字。最后，需要完成的工作是將采購付款工作交由財務(wù)部門來處理。在確認(rèn)采購部分完成以后，付款操作則需要交付給財務(wù)進(jìn)行處理，財務(wù)將尾款付給供應(yīng)商。

（二）創(chuàng)建采購制度

全面、完善的采購制度的建立可以為采購工作的順利進(jìn)行提供有力的保障。采購制度由崗位分離制度、預(yù)算控制制度、授權(quán)批準(zhǔn)控制制度、請購控制制度、詢價控制制度、合同管理制度、驗收控制制度、退貨與折讓管理制度等幾部分組成。其中，崗位分離制度是指采購業(yè)務(wù)的多個環(huán)節(jié)分配給不同的崗位上的工作人員，避免采購環(huán)節(jié)的過于集中。例如，請購與審批崗位分離，詢價與確定供應(yīng)商崗位分離等，這樣可以避免權(quán)力過于集中導(dǎo)致采購失控。預(yù)算控制制度是指對企業(yè)一段時間內(nèi)需要進(jìn)行采購的物資進(jìn)行預(yù)算，禁止預(yù)算外采購。授權(quán)批準(zhǔn)制度則需要明確采購業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任以及控制措施。請購控制制度則需要對庫存管理、存量基準(zhǔn)以及用料計劃等進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定。對于需要緊急采購的物資，則需要全面考慮科學(xué)的、嚴(yán)格的管理程序。詢價控制制度則是指對于大宗、貴重的產(chǎn)品進(jìn)行采購時，應(yīng)該分為詢價、比價、議價多個環(huán)節(jié)，并且采用公開招標(biāo)的形式進(jìn)行材料的購進(jìn)。合同管理制度是要求企業(yè)在采購過程中，規(guī)范的使用合同，訂購合同要連續(xù)編號，企業(yè)內(nèi)部除采購部門外，財務(wù)部門也應(yīng)該保留合同，以便于財務(wù)部門付采購款。驗收控制制度需要企業(yè)對商品的規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量等進(jìn)行驗收，開具驗收證明。對于質(zhì)量要求較高的產(chǎn)品，則需要質(zhì)檢人員出具檢驗報告，交給相關(guān)部門進(jìn)行簽字、備案。退貨、折讓制度主要規(guī)定了退貨條件、手續(xù)、流程等，保證退貨工作順利進(jìn)行。付款控制制度是保證匯款工作順利進(jìn)行而設(shè)立的公司管理制度，主要包括公司結(jié)算憑證管理制度、結(jié)算流程等。

（三）規(guī)范采購流程

建立健全規(guī)范的采購流程與管理制度，可以避免企業(yè)在采購過程中出現(xiàn)漏洞，是保證采購工作嚴(yán)密性的必經(jīng)之路。企業(yè)的采購流程由多個流程組成，其中包括請購內(nèi)部控制流程、采購作業(yè)內(nèi)部控制流程、驗收內(nèi)部控制流程、付款與賬務(wù)處理控制流程等［6］。其中，采購內(nèi)部控制流程如下：采購需求部門提交采購申請單；填寫請購單，主管人員簽字；物料保管部門進(jìn)行核查，簽字確定，將付采購部門。采購作業(yè)內(nèi)部控制流程如下：一是采購申請單交主管審核；二是詢價，查找采購記錄；三是確定采購產(chǎn)品供應(yīng)商；四是編制詢價報告，交付財務(wù)主管審批；五是審批后，采購人員編制采購訂單。驗收內(nèi)部控制流程是針對驗收部門制度的，具體流程安排如下：一是采購產(chǎn)品到企業(yè)后，要撰寫驗收報告；二是根據(jù)驗收報告對產(chǎn)品進(jìn)行驗收；三是核實驗收結(jié)果；四是驗收合格通知倉庫入庫。付款與賬務(wù)處理控制流程如下：一是財務(wù)人員與采購人員共同對采購發(fā)票進(jìn)行核對；二是編制記賬憑證，交付主管人員審核；三是登記應(yīng)付明細(xì)賬；四是定期對應(yīng)付賬款明細(xì)賬與總賬進(jìn)行核對。

（四）控制采購關(guān)鍵點

企業(yè)采購控制管理中，有多個控制關(guān)鍵點，這些關(guān)鍵點既是控制的難點，也是決定內(nèi)部控制工作能否取得成功的要點［7］。其中，請購流程中兩個控制點分別是采購產(chǎn)品需求部門的審核與采購部門主管的審核環(huán)節(jié)。其中，需求部門主管需要在請購業(yè)務(wù)授權(quán)之下，明確自身的采購職責(zé)與范圍，要重點審核請購單上的采購產(chǎn)品數(shù)量是否與預(yù)算相符，請購單上的信息是否正確無誤；采購部門主管則需要審核請購單的合理性，并且要認(rèn)真核對采購產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期間等重要信息。采購作業(yè)流程的關(guān)鍵點則在于財務(wù)經(jīng)理審批請購單環(huán)節(jié)、采購部門經(jīng)理審批詢價報告環(huán)節(jié)以及采購主管部門訂單編制工作。其中，財務(wù)經(jīng)理需要對采購產(chǎn)品的資金申請進(jìn)行重點審核，根據(jù)詢價報告結(jié)合預(yù)算，來安排采購資金，如果有超出預(yù)算的部門，還需要提交總經(jīng)理進(jìn)行審批；采購部門主管則要注重將采購單及時整理與歸檔，尤其是要注意一些修改過的訂單，或者取消的訂單。驗收流程的控制要點則是驗收人員對采購品的驗收，保證采購品的質(zhì)量。驗收人員需要一一核對采購品的規(guī)格、數(shù)量以及質(zhì)量等，然后在事先編制好的驗收單上簽字。如果在驗收的過程中，發(fā)現(xiàn)采購品存在問題，要將采購差異報告及時提交給采購部門，讓采購部門進(jìn)行分析，并且供應(yīng)商聯(lián)系，處理好采購中出現(xiàn)的問題。付款與賬務(wù)處理流程中，關(guān)鍵點較多，包括會計需要對原始憑證進(jìn)行核對；財務(wù)主管對憑證的編寫真實性進(jìn)行核對；出納要保證支票的準(zhǔn)確性；財務(wù)主管要確保貨款支付合理；出納還要保證銀行日記的真實完整。

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責(zé)任編輯胡號寰 E-mail：huhaohuan2@126.com

Research on the Purchase Control Analysis and Management Strategy of Chinese Enterprises

Qu Hui
（1.School of Economics and Management，Northwest University，Xi’an 710027；2.Department of Military Economics，Logistics University of People’s Armed Police Force，Tianjin 300309）

Abstract：In this paper，through in-depth analysis of China’s enterprise procurement control present situation，discovered the procurement control of main procurement personnel generally accepting kickbacks，shoddy of raw materials；the procurement of goods quality is not up to the standard，easily lead to economic disputes；lack of planning in the procurement process，capital retention problems；procurement plans are not careful，affecting the normal operation of enterprises；procurement cost is relatively high，resulting in product prices.In view of these bottlenecks，the author puts forward the optimization strategy of improving the efficiency of procurement control in our country from four aspects：Determine procurement content，create procurement system，standardize the procurement process and control the key points of purchase.

Key words：enterprise management；purchasing control；management strategy

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：分類號：F270.7A

文章編號：1673—1395（2016）03—0045—04

收稿日期：2016-01-25

基金項目：國家自然基金青年科學(xué)基金項目（71402139）

作者簡介：曲卉（1982—），女，山西五臺人，博士研究生，主要從事國民經(jīng)濟(jì)學(xué)和企業(yè)控制管理研究。