關(guān)于新形勢下文書與檔案管理工作一體化的思考

韓汐嶼 魏巍

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，關(guān)于文秘和檔案管理工作也要面臨著全面的改革，原本文秘和檔案的分塊管理在很大程度上不利于檔案工作的整體進(jìn)行，而科技的不斷發(fā)展，辦公設(shè)備的不斷更新，也為文秘和檔案管理的一體化提供了嶄新的物質(zhì)條件和創(chuàng)新基礎(chǔ)，本文就當(dāng)前檔案工作中存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了相應(yīng)的解決措施，旨在能夠在檔案工作中得到更好的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：文書；檔案工作；檔案管理

近年來，尤其是黨的十八大以來，我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展進(jìn)入了新的階段，改革發(fā)展的任務(wù)更加繁重，尤其是信息技術(shù)的飛速發(fā)展以及互聯(lián)網(wǎng)的普及對生產(chǎn)生活方式產(chǎn)生了巨大變革，這些新的形勢和任務(wù)給文書工作和檔案管理工作都提出了新的要求和挑戰(zhàn)。要適應(yīng)新形勢的需要，我們的工作模式、思維理念、方式方法都要有相應(yīng)的新轉(zhuǎn)變，對文書檔案工作領(lǐng)域進(jìn)一步進(jìn)行改進(jìn)和改良，不僅局限于技術(shù)手段的革新，管理方式也應(yīng)該進(jìn)一步完善。

目前，文書工作在每個(gè)單位和部門的日常工作運(yùn)轉(zhuǎn)中都發(fā)揮著重要作用，各種決策、情況、事項(xiàng)的上傳下達(dá)，乃至正常業(yè)務(wù)工作的推進(jìn)都離不開文書工作。同時(shí)，公文也是檔案工作的重要內(nèi)容，自身質(zhì)量本身就是整體檔案質(zhì)量的一個(gè)部分。所以說，公文質(zhì)量的提升也意味著文書檔案質(zhì)量的提升。面對當(dāng)前的新形勢，有效借助信息化的手段，推進(jìn)文書與檔案工作的進(jìn)一步銜接，從而實(shí)現(xiàn)一體化管理，可以使文書檔案管理工作的整體質(zhì)量和水平大幅度的提升，是現(xiàn)階段值得我們進(jìn)一步探索和實(shí)際的重要內(nèi)容。

1 當(dāng)前文書檔案管理工作的主要問題

要適應(yīng)新形勢、擴(kuò)展新思路、采取新方法，首先我們必須強(qiáng)化問題導(dǎo)向，了解推進(jìn)文書與檔案的一體化管理過程中存在的障礙和不足，從問題癥結(jié)入手，有針對性地對癥下藥，不斷提升工作的質(zhì)量和水平。結(jié)合自身檔案管理工作實(shí)際，認(rèn)為主要存在以下兩方面問題。

一方面，思想觀念上的障礙。目前，文書檔案管理一體化服務(wù)并沒有取得理想的效果，辦公過程中引入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，必然會(huì)對現(xiàn)行的體制產(chǎn)生影響，尤其是現(xiàn)行的手工文件處理方式已經(jīng)運(yùn)行多年了，也有一套完善制度和行之有效的方法，機(jī)關(guān)工作人員也習(xí)慣了這種公文處理模式，要改變原有的工作方式和習(xí)慣，應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行公文處理，對某些領(lǐng)導(dǎo)干部和工作人員之間產(chǎn)生疑問和抵觸情緒，妨礙辦公管理系統(tǒng)的應(yīng)用，因此做好宣傳工作，轉(zhuǎn)變觀念統(tǒng)一認(rèn)識，是推行辦公自動(dòng)化的必要條件，而有的單位雖然投入計(jì)算機(jī)不少，但對于辦公自動(dòng)化概念的宣傳和理解產(chǎn)生了誤區(qū)，過于片面強(qiáng)調(diào)辦公過程的自動(dòng)化。

另一方面，管理體制的障礙。目前，許多單位的文秘工作與檔案工作還實(shí)行的是分快管理制。這種體制從某種程度上卻有意無意的拉大了文秘工作與檔案工作的距離。文秘工作人員的檔案意識淡薄，只考慮當(dāng)前的工作，檔案工作人員墨守成規(guī)也很少考慮文秘工作，導(dǎo)致二者在銜接過程中出現(xiàn)許多脫節(jié)之處，出現(xiàn)諸多不規(guī)范的現(xiàn)象，這直接影響了單位文書檔案的建檔質(zhì)量。

2 關(guān)于推進(jìn)文書與檔案管理工作一體化銜接的建議

目前，文秘和檔案管理工作一體化還處于探索嘗試階段，有許多關(guān)鍵步驟和環(huán)節(jié)需要進(jìn)一步完善。結(jié)合自己在工作中的實(shí)踐和研究，提出以下五方面建議供參考。

（一）端正態(tài)度，牢固樹立文書和檔案工作銜接理想

在工作中，一定要潛移默化的讓文秘工作人員和文檔工作人員樹立起一體化的工作意識，杜絕“事不關(guān)己，高高掛起”的工作態(tài)度發(fā)生，在工作上互相考慮，互相幫助，把兩個(gè)程序真正的做到有機(jī)的融合。只有真正的做到“文檔一體化”，才能更好的實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，最大限度的提升檔案質(zhì)量，減少不必要的勞動(dòng)量和工作失誤的發(fā)生。同時(shí)，堅(jiān)持高度負(fù)責(zé)，一絲不茍的工作原則，明確檔案管理工作的重要意義，記錄最真實(shí)的歷史，保存最原始的底稿，讓每一個(gè)文件都成為記錄歷史的羊皮卷，讓文書檔案更好地發(fā)揮應(yīng)有價(jià)值。

（二）合并組織機(jī)構(gòu)，明確部門職責(zé)

“文書檔案管理一體化”的實(shí)質(zhì)是把現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作從組織制度到具體程序真正交融在一起，使文檔工作流程科學(xué)化、合理化。文秘人員要按照《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的要求，對辦理完畢的文件材料交由文秘人員集中統(tǒng)一保管，根據(jù)立卷的原則和方法及時(shí)編寫“案卷類目”，“及時(shí)整理（立卷）、歸檔”，使文件的立卷工作日?；Ｂ?lián)合辦理的公文，原件由主辦單位進(jìn)行分門別類的管理，要及時(shí)收集歸檔，協(xié)辦單位只保存復(fù)印件或副本，既方便平時(shí)查閱，又利于年終立卷。

（三）強(qiáng)化制度建設(shè)，保障一體化管理工作開展

要按照文書檔案一體化管理的要求，建立有效的管理制度和工作程序，嚴(yán)格按照規(guī)范程序辦理公文，樹立質(zhì)量管理意識，這是“全過程管理”的前提。要堅(jiān)定不移的按照相關(guān)的法律規(guī)定，一絲不茍的進(jìn)行工作細(xì)節(jié)上的處理，無論是紙張的選用、公文的裝訂還是附件的格式，都要嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行書寫，確保公文的嚴(yán)肅性。要將更加優(yōu)良的設(shè)備引進(jìn)到檔案管理的工作中來，配置“文檔一體化”計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，在設(shè)施配置、技術(shù)保障等方面提供堅(jiān)強(qiáng)支撐。

（四）強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，提高文書檔案工作質(zhì)量

要建立一支有較強(qiáng)的政治覺悟和專業(yè)技術(shù)水平的優(yōu)秀文檔工作者隊(duì)伍，保證工作人員本身的專業(yè)性，相關(guān)單位要積極選用認(rèn)真負(fù)責(zé)的專業(yè)型人才，杜絕濫竽充數(shù)的人員出現(xiàn)，拉低整個(gè)檔案隊(duì)伍的工作實(shí)力。要明確好各個(gè)工作環(huán)節(jié)中相應(yīng)工作人員的工作任務(wù)，確保每一名工作人員都能夠有著正確的工作目標(biāo)。要防止越級現(xiàn)象發(fā)生，嚴(yán)格按照規(guī)定的順序進(jìn)行公文的上報(bào)工作，確保不出現(xiàn)任何紕漏。

（五）運(yùn)用信息化手段，提高管理效率

用信息化實(shí)現(xiàn)文書檔案一體化，必須合理的利用科技社會(huì)帶給我們的優(yōu)勢，充分發(fā)揮OA與檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)作用，提高工作效率。要將辦公系統(tǒng)中的文件內(nèi)容用OA系統(tǒng)直接導(dǎo)入檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，直接變成檔案，對不能導(dǎo)的個(gè)別文件采取掃描的辦法。用系統(tǒng)設(shè)置的可借閱和不可借閱、查詢范圍、歸還日期等功能來實(shí)現(xiàn)，通過信息這條“高速公路”實(shí)現(xiàn)文秘工作與文書檔案管理工作一體化目標(biāo)，充分發(fā)揮文書檔案信息資源的作用。

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，關(guān)于文秘與檔案工作的要求也會(huì)不斷的變化，一體化管理也是一種必然趨勢。我們檔案管理戰(zhàn)線的每一名工作人員，一定要不斷的總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，緊跟時(shí)代發(fā)展形勢，強(qiáng)化責(zé)任意識和服務(wù)意識，堅(jiān)持理論和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，更新知識體系，不斷提高自身素質(zhì)能力，將文秘和檔案工作做得更精、更細(xì)、更好，為全面建成小康社會(huì)提供更加堅(jiān)強(qiáng)有力的支撐和保障。

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