辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理要點研究

王穗英

摘 要：目前階段，市場經(jīng)濟快速發(fā)展，并且積極帶動了科學(xué)技術(shù)的進步，使得信息產(chǎn)業(yè)有了明顯的發(fā)展與進步?，F(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐漸被應(yīng)用在各領(lǐng)域中，也直接推動了企業(yè)文書檔案管理工作的變革。在企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的過程中，文書檔案管理工作發(fā)揮著重要的作用，所以，其管理的質(zhì)量對于企業(yè)未來的可持續(xù)發(fā)展也同樣具有重要意義。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；文書檔案；管理

在信息技術(shù)與科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展并廣泛應(yīng)用的背景下，為文書檔案工作的變革提供了條件。而將計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)合理地應(yīng)用于文書檔案管理工作中也逐漸成為時代發(fā)展需要，也是社會進步與發(fā)展的必然趨勢。文書檔案管理工作的改善有效地實現(xiàn)了辦公自動化，提高了工作的效率與質(zhì)量，為企業(yè)管理工作的進一步發(fā)展提供了強大的動力。

1 傳統(tǒng)文書檔案管理工作的問題

在機關(guān)團體或者是企事業(yè)單位中，管理決策以及信息交流等活動最重要的載體就是文書檔案，并且也是檔案工作中不可或缺的內(nèi)容。通常情況下，傳統(tǒng)的文檔管理需要將紙質(zhì)文件當(dāng)作具體的載體進行保管，但是會增加人力物力與財力的投入力度，使得檔案分類存檔工作更加復(fù)雜，工作的效率也很難提高。

1.1 嚴(yán)重缺乏時效性

傳統(tǒng)的文檔管理，要想查找并借閱相應(yīng)的文檔資料需要在其所屬檔案室內(nèi)部辦理相應(yīng)的手續(xù)才可以，而且登記的過程比較復(fù)雜。若是在本地查閱相對來說比較方便，如果在異地，就需要花費較多的時間，同時還需要消耗大量的人力物力與財力。除此之外，信息資源不能得到及時分享，嚴(yán)重的還會影響其正常使用，很難實現(xiàn)文檔自身的重要價值，嚴(yán)重缺乏時效性[1]。

1.2 保存時間較短

在傳統(tǒng)文檔管理工作中，文檔材質(zhì)大都是紙質(zhì)文件，很容易受到損壞，也無法進行長久地保存。特別是在借閱的過程中，必然會出現(xiàn)損壞的情況。然而，大部分重要檔案文件材質(zhì)都是紙質(zhì)的，所以，一旦在傳閱中損壞，很難修復(fù)，進而無法將原始檔案信息完整保留，而無法再生的重要原始檔案在損壞后也是無法彌補的。由此可見，紙質(zhì)文件的保存時間較短。

1.3 文檔管理工作極為復(fù)雜

傳統(tǒng)文檔管理中，要想借閱文件需要詳細(xì)地登記。然而，檔案本身的種類與形式具有多樣化的特點，所以在整理與歸類的過程中比較復(fù)雜，并不適用于長期地使用。在此基礎(chǔ)上，保管流程也同樣復(fù)雜，不僅需要投入大量人力實現(xiàn)分類的整理，同時還需要對其進行維護。歸還文檔的時候仍然存在復(fù)雜的登記流程，這種重復(fù)的工作形式導(dǎo)致工作效率低下[2]。

2 辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理特點分析

2.1 文檔整理更有序更容易控制

傳統(tǒng)紙質(zhì)的文檔管理工作，其紙質(zhì)文件密度比較大，必須按照相應(yīng)的規(guī)律，人工整合并保存文件才能實現(xiàn)文件轉(zhuǎn)換成檔案的目標(biāo)。然而在辦公自動化環(huán)境中，管理工作人員僅需要對系統(tǒng)軟件進行正確地操作即可清楚地了解電子文檔性質(zhì)與類型。而在此過程中，文件與檔案能夠在整合中相互融合，形成一體[3]。這種管理能夠?qū)崿F(xiàn)文檔前期地合理規(guī)劃，并在管理中期存儲，在后期進行查找與閱讀，整個過程都變得更加有序更容易被控制。

2.2 應(yīng)用現(xiàn)代自動化技術(shù)

傳統(tǒng)文檔的管理工作通常需要檔案室的工作人員手工完成，并且承擔(dān)檔案管理工作的全部責(zé)任。但是，在實現(xiàn)辦公自動化以后，文書檔案的管理工作是在現(xiàn)代自動化基礎(chǔ)上進行的。因此，信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)等多個部門也同樣需要協(xié)助檔案室工作人員開展檔案管理工作。

3 辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理優(yōu)勢

3.1 提高管理工作的效率

因為傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理工作需要人工審閱文件，所以，其工作量較大，也直接降低了工作的效率。然而，在辦公自動化的環(huán)境中，可以使用軟件來統(tǒng)一生成文件，進而保證文檔類型的統(tǒng)一。一旦出現(xiàn)文件雜亂的現(xiàn)象，工作人員僅需要按照檔案管理的具體要求與條件進行搜索即可，而后進行整合，最終完成其歸檔的工作。

3.2 延長文件的保存時間

傳統(tǒng)紙質(zhì)的文檔非常容易受到多種因素的影響而被破壞，像蟲蛀、水火或者是受潮等等，進而減少了文件保存的時間。然而，電子文檔有所不同，其存儲載體的選擇性較多，并且存儲的時間也比較長，不容易被損壞[4]。由此可見，電子文檔本身具備的優(yōu)勢有效地彌補了紙質(zhì)文檔的劣勢，使得文件保存的時間更長。

3.3 資源共享更及時更安全

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的異地收發(fā)需要通過郵遞的方式來實現(xiàn)，并且在郵遞的過程中很容易使文檔受到損壞或者是丟失，因此，無法保證文件內(nèi)容的保密性。然而，電子文檔能夠利用網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)異地的傳遞，并且所需時間極短，還能夠科學(xué)合理地設(shè)置保密的系統(tǒng)，有效地防止在傳遞中出現(xiàn)文件內(nèi)容外涉的情況，保證文件資源共享更加及時與安全。

4 辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理工作要點

4.1 將檔案管理系統(tǒng)納入辦公自動化系統(tǒng)中

現(xiàn)階段，大部分單位在辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計與開發(fā)的過程中，檔案部門是無法及時參與到設(shè)計規(guī)劃當(dāng)中的，所以，文件管理系統(tǒng)同檔案管理系統(tǒng)之間是相互獨立的，并未實現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)劃，在此環(huán)境下，文件管理系統(tǒng)所設(shè)計的功能很難滿足檔案管理系統(tǒng)歸檔的具體要求，并且該系統(tǒng)在實際投入使用時無法發(fā)揮其真正的作用，同時上述兩系統(tǒng)也無法實現(xiàn)兼容[5]。因此，應(yīng)充分認(rèn)識文檔一體化的重要作用與可行性。與此同時，在設(shè)計辦公自動化系統(tǒng)的過程中，需要全面考慮前期文書處理及后期歸檔管理，進而實現(xiàn)兩種不同階段與性質(zhì)工作的有效結(jié)合。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)該積極樹立前端控制的理念，在文件處理流程設(shè)計的過程中，全面考慮后期歸檔管理工作的具體需求，并將歸檔管理的功能適當(dāng)?shù)丶{入到系統(tǒng)中，進而在檔案管理模塊設(shè)計的過程中提出相應(yīng)的要求。

4.2 操作流程應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范

要想在辦公自動化環(huán)境中做好文書檔案歸檔的管理工作，最重要的是將文書檔案管理體制作為出發(fā)點，進而制定出具有規(guī)范性的管理制度。此外，應(yīng)確保操作流程統(tǒng)一規(guī)范，并嚴(yán)格要求文件處理與管理工作，尤其要重視字體的大小與段落格式等細(xì)節(jié)內(nèi)容[6]。在此基礎(chǔ)上，需要定期培訓(xùn)管理工作人員，提高其業(yè)務(wù)能力，使其能夠全面熟練地掌握自動化管理工作的流程，并不斷提高其文件檔案管理與分類的能力。

4.3 全面培養(yǎng)檔案管理工作人員綜合素質(zhì)

文書檔案的管理要想真正實現(xiàn)辦公自動化，最重要的就是提高管理工作人員自身的素質(zhì)，所以，應(yīng)定期對其進行培訓(xùn)。在我國現(xiàn)代化進程不斷深入的當(dāng)下，先進的科學(xué)技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于各領(lǐng)域當(dāng)中，所以，也必然會提出技術(shù)性的要求。辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理工作，在提高實際工作效率的同時，最重要的就是對管理工作人員進行培養(yǎng)，必須具備專業(yè)知識，并且能夠熟練掌握計算機的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，進而與時代發(fā)展的步伐相適應(yīng)。與此同時，工作人員該應(yīng)該不斷更新自身的知識，積極拓寬本身知識面，并全面了解文書檔案的管理工作，將計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)同文書檔案管理工作相結(jié)合，更好地實現(xiàn)辦公自動化環(huán)境下文書檔案工作與管理工作的一體化[7]。

4.4 保證電子文件安全

現(xiàn)階段，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的速度越來越快，并且逐漸被廣泛應(yīng)用，而在此背景下，檔案信息的安全性與電子文件就顯得更加重要。如果在實際運用的過程中，電子文件的數(shù)據(jù)信息丟失就會導(dǎo)致檔案保存具有不完整性。而站在安全性的角度上分析，要想使網(wǎng)絡(luò)不受到黑客或者是病毒的攻擊，或者是要在使用過程中設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，防止人為因素對電子文件造成破壞，最重要的就是重視文件的安全問題。要想確保電子文件信息的安全，首先需要保證系統(tǒng)軟硬件功能的完善，并將其作為重要的基礎(chǔ)，通過充分利用加密技術(shù)、計算機病毒的防治技術(shù)以及防火墻技術(shù)等等來保證系統(tǒng)功能的安全性與完整性。其次，應(yīng)積極制定安全管理規(guī)章制度，將其作為重要的保障，與此同時，應(yīng)將文書檔案工作人員、保密部門以及相關(guān)部門結(jié)合起來，共同組成檔案信息安全的保密組織，將安全責(zé)任制積極貫徹并落實[8]。再次，應(yīng)不斷強化管理工作人員自身安全意識，保證其操作的規(guī)范性，仔細(xì)維護，同時積極建立并健全身份認(rèn)證的制度，也可以通過用戶權(quán)限的設(shè)定等方法來保證文書檔案信息的安全。最后，應(yīng)定期開展安全教育與培訓(xùn)工作，保證系統(tǒng)使用人員對其功能、使用以及實際操作的規(guī)程全面掌握，保證使用的正確性。由此可見，電子文件信息的安全問題值得注意，不僅應(yīng)對技術(shù)因素予以重視，同時還應(yīng)對人為因素給予關(guān)注，進而有效地建立其全方位的安全防護體系。

4.5 制定合理的檔案管理法律

我國是依法治國的國家，所以，任何事情都應(yīng)有法律的保障，檔案管理工作也如此。因為電子檔案很容易被修改，并且難以發(fā)現(xiàn)，所以，必須要制定出檔案管理法律，對電子檔案管理的細(xì)節(jié)進行規(guī)范，推動其進一步的發(fā)展。一旦出現(xiàn)違規(guī)行為，應(yīng)予以嚴(yán)格地懲罰。

5 結(jié)束語

綜上所述，文書檔案管理在企業(yè)或者是單位中的作用越來越明顯，同時也逐漸成為社會未來發(fā)展過程中檔案管理重要的需求。在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，企業(yè)辦公自動化的趨勢明顯，一定程度上帶動了文書檔案管理的自動化發(fā)展。因此，在辦公自動化的環(huán)境下，應(yīng)積極探索并深入研究，全面分析并總結(jié)，確保操作流程的規(guī)范性，并在信息傳遞與使用中保證其安全。與此同時，還應(yīng)該積極培養(yǎng)高素質(zhì)文書檔案的管理工作人員，進而更好地推動企業(yè)文書檔案管理工作的順利開展。

參考文獻(xiàn)

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[3]秦偉.有關(guān)辦公自動化在文書檔案的運用淺議[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（11）：63-63.

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