淺談企業(yè)檔案的更新?lián)Q代

摘 要：如今企業(yè)檔案的保存方式發(fā)生了很大的變化。電子檔案已經(jīng)逐漸的代替了之前的紙質(zhì)檔案，利用CAD制圖逐漸的代替了手工繪圖，老舊的整編方式也漸漸淡出了現(xiàn)在檔案的分編流程，企業(yè)檔案已經(jīng)形成了綜合信息系統(tǒng)中單體管理模塊。專職檔案人員需在接收電子檔案的初期就行使檔案的監(jiān)督保管職責。新一代的檔案管理系統(tǒng)要有多個管理功能模塊，實現(xiàn)多功能、多元化、可操作性強的特點，保密性、安全性要比之前的保管方式更好。

關(guān)鍵詞：企業(yè)綜合信息系統(tǒng)；電子檔案；單體管理模塊；文檔控制工程師；檔案管理系統(tǒng)

當今社會人類將步入信息時代，網(wǎng)絡(luò)越來越強烈地介入我們的生活。在這個知識經(jīng)濟的時代，信息正在以前所未有的速度膨脹和爆炸，未來的世界是網(wǎng)絡(luò)的世界，要在這個信息世界中跟上時代的步伐，作為21世紀的主力軍，必然要能更快地適應(yīng)這個高科技的社會，要具有從外界迅速、及時獲取有效科學信息的能力，具有傳播科學信息的能力，這就是科學素質(zhì)。而網(wǎng)絡(luò)恰恰適應(yīng)了這個要求。

計算機已經(jīng)深入到社會的每一個角落，人們可以利用網(wǎng)絡(luò)開闊視野。上網(wǎng)可以獲取各種最新的知識和信息，對以后的工作和生活都有很好的指導(dǎo)作用。上網(wǎng)可以利用網(wǎng)絡(luò)進行現(xiàn)代化辦公和信息共享，即使在異地也可以利用計算機遠程程序參與企業(yè)的經(jīng)營管理----文件制作、計劃制定、財務(wù)管理、人員管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計和處理、結(jié)果分析，可以進行產(chǎn)品的輔助設(shè)計（CAD）、輔助制造（CAM）等等，置身于企業(yè)綜合信息系統(tǒng)中，企業(yè)檔案也發(fā)生了巨大變化。

實現(xiàn)計算機全程管理后，適時實現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的遠近傳遞交換和處理。在各項管理活動中，電子檔案逐步取代了紙質(zhì)檔案，使辦公效率更加快捷，徹底地改變了傳統(tǒng)的辦公方式；CAD制圖取代了手工制圖，使圖紙精度更高，更有利于修改和重復(fù)使用。通過電子制圖使圖紙的存儲、查詢和修改都變得快捷、方便。電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力。將一些固定模式做成矢量文件固化下來，再利用時可隨時取用，既可以提高設(shè)計效率、縮短設(shè)計周期，又可以減少設(shè)計人員的勞動強度。

舊的企業(yè)檔案如文書檔案、會計檔案、科技檔案、榮譽檔案、聲像檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、科研檔案等傳統(tǒng)分類方式將被取代，形成企業(yè)綜合信息系統(tǒng)中單體管理模塊。一份完整的項目檔案信息將存儲在管理系統(tǒng)中，通過授權(quán)的方式，達到信息共享的目的。在企業(yè)綜合信息系統(tǒng)管理過程中，分類將更詳細、更科學、更規(guī)范。

以往的檔案工作者是被動的工作方式。在當今信息量大、信息流轉(zhuǎn)快的環(huán)境下，如果專職檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程中，一部分文件就很有可能無法被很好地保存下來或保存下來難以再利用。企業(yè)無時無刻不在產(chǎn)生著各種各樣的電子檔案，使檔案工作者再也無法靜等文件的最后形成與歸檔了。他們必須在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。

目前，國際上實行的檔案歸檔方式是全過程的監(jiān)控管理，在項目一開始檔案人員就介入其中，期間產(chǎn)生的每一份文件、圖紙，拍攝的每一張照片，收到的每一份傳真，召開的每一次會議的記錄，修改的每一份文件、圖紙等全部資料都要用紙質(zhì)和電子兩種方式進行存儲，做為單體項目檔案統(tǒng)一保管起來。

電子版用于網(wǎng)上檢索、瀏覽、重復(fù)利用以達到資源共享，紙質(zhì)版將作為法律依據(jù)封存起來。

舊的檔案管理系統(tǒng)的管理功能單一，只有單純的借閱、歸還和簡單的統(tǒng)計功能，數(shù)據(jù)信息簡單、量少，不能適應(yīng)當今快速發(fā)展的信息大潮。為了能更好地利用電子檔案，體現(xiàn)電子信息內(nèi)在的價值，充分發(fā)揮電子檔案的作用，就需要一套功能全面、操作性強、安全性高的專業(yè)檔案管理軟件，要符合國家對電子檔案的基本要求，遵照國家頒布的電子檔案管理規(guī)定，高效、快捷、安全地管理好電子檔案信息這一寶貴的企業(yè)資源，它既是企業(yè)的財富，也是國家的財富，更是人類社會發(fā)展的動力源泉。

新一代的檔案管理系統(tǒng)要有多個管理功能模塊，可自行增加或刪除模塊，要集借閱、歸還、瀏覽、收集、整編、查詢、檢索、備份、導(dǎo)入、導(dǎo)出、統(tǒng)計、打印、銷毀、刻錄、掃描等于一身，實現(xiàn)多功能、多元化、可操作性強的特點，保密性、安全性要高。

就目前企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，新一代檔案管理系統(tǒng)既要適應(yīng)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理模式，又要能處理高科技條件下的電子信息，安全可靠，充分利用網(wǎng)絡(luò)這條信息高速路，發(fā)揮電子信息高效、快捷的作用，實現(xiàn)自身的價值；我們還需要挖掘紙質(zhì)檔案的潛力，繼續(xù)為我們服務(wù)。

至此企業(yè)檔案的保管不再是只以卷盒、柜架、排架為裝具，更多的是要以磁盤為載體的“虛擬庫房”。這就對檔案工作者提出了更高的要求，要求檔案工作者掌握更高的專業(yè)知識，有更高的責任心和事業(yè)心，積極地參與到企業(yè)生產(chǎn)的每一個方面，完成生產(chǎn)資料的收集、整編、修訂、歸檔以及檔案的存儲、利用，為企業(yè)的生存發(fā)展做出貢獻。

參考文獻

[1]蔣兆敏.檔案信息電子化問題研究與解決.管理觀察，2011.34

[2]傅榮校.檔案管理現(xiàn)代化.浙江大學出版社

[3]張寧.我國電子文件管理現(xiàn)狀調(diào)查與思考[J].檔案學通訊，2008（6）：67-73

[4]陳樂人.奧運檔案工作的成功經(jīng)驗值得永遠汲取[N].中國檔案報，2009-8-6（1）

作者簡介

王姆娜（1988-），女，2011.6東北石油大學畢業(yè)，石油工程專業(yè)，大慶油田工程有限公司檔案資料室工作。