淺談施工企業(yè)工程檔案管理

譚小勤

摘 要：施工企業(yè)工程檔案是企業(yè)在施工活動中形成和積累的具有保存價值的各種形式的文件資料。施工企業(yè)工程檔案有其自身的特點。本文針對大中型國有施工總承包企業(yè)（簡稱“企業(yè)”）工程檔案管理方面存在的一些問題進行分析后，提出了幾點改進的建議。

關(guān)鍵詞：施工企業(yè)；工程檔案；特點；問題與建議

施工檔案是施工單位在建筑過程中形成的包括建筑、安全等資料，主要有施工前期文件、施工管理、技術(shù)、質(zhì)量、驗收，維修等資料。新時期，做好工程檔案管理及檔案的開發(fā)利用具有重要意義。

1 施工企業(yè)工程檔案的特點

在建設(shè)工程活動中，施工單位與建設(shè)單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位相互協(xié)作。施工企業(yè)形成的工程檔案既與其他單位有關(guān)系，也有其自身特點。特點如下：

1.專業(yè)性和綜合性。施工活動包括地基與基礎(chǔ)，主體結(jié)構(gòu)、裝飾裝修、鋼結(jié)構(gòu)、土石方和建筑新工藝、新技術(shù)等多種專業(yè)，從而形成了特定專業(yè)技術(shù)活動的檔案資料。施工活動也是多種專業(yè)技術(shù)活動的系統(tǒng)工程，所以施工檔案是多個專業(yè)和多個分部分項工程檔案資料的集成，具有很強綜合性。

2.階段性和單一性。建設(shè)項目的施工是一個綜合性的系統(tǒng)工程，可分為施工組織設(shè)計、變更設(shè)計、工程施工、工程試驗、竣工驗收等階段。每一階段的施工活動將產(chǎn)生不同的檔案資料，這些檔案資料之間既有聯(lián)系又有階段性特點。大型的建設(shè)項目將根據(jù)工程的功能、性質(zhì)等以分部分項為單位進行施工，每個單項工程檔案資料都是單獨、唯一的，這是工程檔案單一性特點。

3.動態(tài)性和復(fù)雜性。施工過程處于動態(tài)變化中，有建設(shè)單位對工程的設(shè)計變更，也有監(jiān)理或上級主管部門對工程的整改要求，這些都需要施工單位對施工設(shè)計、施工技藝等做相應(yīng)調(diào)整。這種動態(tài)性要求施工檔案管理的動態(tài)性與工程狀態(tài)保持一致性。由于工程建設(shè)施工技術(shù)和工藝復(fù)雜，建筑材料種類繁等特點，所以形成的工程檔案資料具有復(fù)雜性。

2 施工企業(yè)工程檔案管理存在的問題

1.檔案保管的條件比較落后。大中型國營施工企業(yè)參與并建成了社會發(fā)展各個階段所需的大量工程建筑和設(shè)施，從而形成了一系列數(shù)量龐大的社會和國家重要的技術(shù)檔案和歷史資料。作為重要資料的保管部門：檔案室或檔案館，不在企業(yè)的主營業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，長期處于企業(yè)從屬和附帶的部門，其受重視程度普遍偏低。這種不受重視以及企業(yè)自身條件的限制，導(dǎo)致檔案管理所需的軟硬件設(shè)施落后與不足。隨著時間的推移，檔案資料積壓越來越多，很多企業(yè)連存放檔案最基本的庫房都不夠，不得不將一些陳舊的檔案進行分流，存放在離辦公較遠(yuǎn)的臨時庫房中，沒有專門的保管人員進行實時監(jiān)管，導(dǎo)致這些檔案受潮、發(fā)霉蟲蛀的現(xiàn)象時有發(fā)生。

2.工程檔案管理制度陳舊、不完善。工程檔案具有專業(yè)性、綜合性、復(fù)雜性等特點，導(dǎo)致工程檔案管理制度在制定和更新過程中存在一定困難，更新不及時的情況。施工企業(yè)很多工程檔案分類方案（如施工設(shè)計，儀器設(shè)備等）在實際工作中已經(jīng)不存在，但目前的檔案管理方案和制度中仍然存在，沒有做出相應(yīng)的調(diào)整。此外，在制度落實方面也存在較大問題。目前建設(shè)單位或業(yè)主在施工承包合同中明確規(guī)定了工程檔案驗收標(biāo)準(zhǔn)，然而檔案管理人員很少將這些制度和要求更新到檔案管理制度中。

3.工程檔案信息化建設(shè)比較緩慢。大部分企業(yè)在檔案信息化建設(shè)方面投入不足。很多企業(yè)使用單機版泰坦軟件對文書，工程等檔案進行管理，只是實現(xiàn)了檔案目錄的電子化，未能將電子檔案實體進行系統(tǒng)管理。此外，一些企業(yè)形成的電子文件沒有移交給檔案室進行統(tǒng)一管理，也沒有刻錄成光盤。很少企業(yè)在施工過程中收集產(chǎn)生的聲像檔案，除非建設(shè)單位明確規(guī)定要移交電子檔案和聲像檔案。工程檔案的數(shù)字化程度很低，早期的工程紙質(zhì)檔案由于各種原因保管質(zhì)量較差，數(shù)字化工作亟待開展。

4.工程檔案管理人員素質(zhì)和工作積極性不高。一般工程檔案管理人員不是檔案專業(yè)人才多由工程管理人員兼職。他們對工程方面的專業(yè)知識比較了解，但對檔案管理知識與技術(shù)以及計算機信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫等知識了解不深。工程檔案管理人員職稱評定也是按照工程系列標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，從而導(dǎo)致他們在檔案專業(yè)知識、計算機技術(shù)等知識的再教育和培訓(xùn)積極性都不高。由于工程檔案的產(chǎn)生和管理存在脫節(jié)現(xiàn)象以及工作積極性較低，導(dǎo)致檔案管理人員很少到項目部實地檢查，指導(dǎo)檔案的收集、整理和歸檔。在檔案移交簽收過程中只是核對清點檔案目錄和冊數(shù)，很少仔細(xì)認(rèn)真檢查檔案的完整情況。

3 加強施工企業(yè)工程檔案管理的建議

針對目前施工企業(yè)工程檔案管理過程中存在的上述問題，作者認(rèn)為，施工企業(yè)首先應(yīng)該重視和尊重檔案管理工作和人員，在此基礎(chǔ)上加強檔案管理的制度化建設(shè)，以制度管人，以制度管事，通過一段時間的信息化建設(shè)和人才培養(yǎng)可以在很大程度上改變目前工程檔案管理的現(xiàn)狀。

1.加強領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視，改善工程檔案保管條件。檔案管理工作雖然不直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，但檔案工作對企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展有重大貢獻，如在企業(yè)投標(biāo)，案件處理，新技術(shù)、新方法研究等方面發(fā)揮了積極作用。讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)能充分認(rèn)識到檔案工作的重要性，就要把檔案工作納入企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃和領(lǐng)導(dǎo)的考核范圍。改善工程檔案保管條件，企業(yè)需要投入部分資金改善檔案庫房的建設(shè)，增加密集架、抽濕機、空調(diào)、加濕器、滅火器、防盜、防火、防蟲等檔案庫房的基本設(shè)施。安排專人對監(jiān)管庫房，保證工程檔案資料完整、安全。

2.結(jié)合工程檔案管理方面的新規(guī)定、新要求和企業(yè)實際完善工程檔案管理制度。檔案管理人員對每次的工程檔案制度的修訂都應(yīng)該認(rèn)真的調(diào)查和了解，了解國家、地方等上級單位或部門在工程檔案管理方面的政策、法律法規(guī)。了解大多數(shù)建設(shè)單位或業(yè)主對工程檔案方面的要求，以及資料員在工程檔案收集、整理、歸檔過程中的實際情況完善檔案管理制度。

3.增加檔案工作的投入，加快工程檔案信息化的建設(shè)。檔案信息化建設(shè)包括硬件設(shè)施建設(shè)，也包括檔案軟件技術(shù)等方面。隨著網(wǎng)絡(luò)時代的到來，大部分政府、企事業(yè)單位都實行無紙化辦公，紙質(zhì)檔案也產(chǎn)生于電子文件，工程檔案要求紙質(zhì)檔案與電子檔案同步歸檔管理。要進行工程檔案的現(xiàn)代化管理，需要企業(yè)增加對檔案工作的投入，升級相應(yīng)工程檔案管理軟件，購買專門的數(shù)據(jù)庫和服務(wù)器。利用高速掃描儀等先進設(shè)備，加強早期工程檔案的數(shù)字化，并匹配專門的信息管理人員維護工程檔案數(shù)據(jù)。

4.引進或培養(yǎng)綜合素質(zhì)強、熱愛檔案事業(yè)的專業(yè)人才。工程檔案人員不僅要掌握檔案專業(yè)、工程管理方面的知識和技能，也要掌握現(xiàn)代化信息等技術(shù)。企業(yè)可以引進有工程檔案管理經(jīng)驗的檔案專業(yè)人才，也可從企業(yè)內(nèi)部培養(yǎng)適合工程檔案管理崗位，熱愛檔案事業(yè)的人才。工程檔案管理人員的工作重心是檔案管理工作，要積極參加檔案管理的培訓(xùn)與再教育學(xué)習(xí)。日常工作中多到工程現(xiàn)場與資料員溝通交流，了解他們在檔案資料收集、歸檔過程中的實際問題，以便提出更好的建議、方法。

參考文獻

[1]王麗巖.淺議建筑工程檔案的特點和有效管理[J].科學(xué)與財富，2013（9）.

[2]徐國際.淺談施工單位工程檔案的管理[J].蘭臺世界，2013（S1）.

[3]凌慧.工程造價的動態(tài)管理和有效控制措施[J].科學(xué)與財富，2013（9）.

[4]張敏.企業(yè)檔案信息化管理存在的問題及對策[J]《檔案》，2015（04）