檔案現(xiàn)狀及發(fā)展對策簡析

姬麗華

摘 要：從中外檔案的不同管理模式和我國檔案信息化發(fā)展兩個方面揭示檔案發(fā)展現(xiàn)狀，指出從管理員的素質(zhì)要求和創(chuàng)新推廣、安全保密等方面，簡單分析了以后的發(fā)展對策。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)狀；對策；發(fā)展

1 檔案管理現(xiàn)狀

1、檔案管理體制

我國的檔案事業(yè)管理體制具有社會主義檔案事業(yè)集中管理的特色，“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”原則仍具有極強(qiáng)的現(xiàn)實意義和很大的優(yōu)越性。我國檔案集中管理的程度也是世界各國中最高的。這對統(tǒng)一保管檔案文化財富，開發(fā)利用檔案信息資源，服務(wù)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)提供了有力保障。

2、檔案的收集

我國的檔案收集工作大體可以分兩個層次：第一個層次為檔案室的收集工作，第二個層次為檔案館的收集工作，除此之外，有時檔案館還對散存在社會上的一些重要檔案材料采用征集、征購和購買的方式進(jìn)行補(bǔ)充收集。檔案館通過收集工作，可以實現(xiàn)國家規(guī)模的檔案集中，這是高層次的檔案集中統(tǒng)一管理[1]。

3、檔案的整理

目前，國內(nèi)外在檔案整理工作這一環(huán)節(jié)上有不少相同的做法，大都非常重視通過系統(tǒng)化、條理化對檔案實行科學(xué)的管理，整理一般是在機(jī)關(guān)文件歸檔時進(jìn)行，都是按照機(jī)構(gòu)、問題、時間等特征分類組卷。

不同的是，我國檔案管理部門大都把主要精力放在提高案卷質(zhì)量上，不斷根據(jù)“新標(biāo)準(zhǔn)”對移交進(jìn)館（室）的案卷進(jìn)行調(diào)整，試圖以此解決檔案查找利用中的一切問題，而在編目、索引、完善檢索工具體系方面所投入的精力則顯不足。目前這種狀況有所改觀，檔案著錄、標(biāo)引工作已受到各級檔案部門的關(guān)注。美國聯(lián)邦政府各機(jī)關(guān)在對文件進(jìn)行整理歸檔以后，一般不再變動。國家檔案館為統(tǒng)一裝具，只對進(jìn)館文件更換卷盒，并在盒的一端貼上寫有年代、機(jī)構(gòu)、問題、標(biāo)題等內(nèi)容的標(biāo)簽。其整理工作的重點是熟悉研究檔案的內(nèi)容和編制檔案文件檢索工具。檢索工具的著錄非常詳細(xì)，包括分類、日期、提供利用注意的事項、文件保存的具體位置、文件數(shù)量、內(nèi)容、整理說明等許多項目。

4、檔案的利用

將檔案匯編成冊，這是大多數(shù)國家普遍采用的一種形式。而我國除此之外，利用檔案史修志則頗具特色，而且持續(xù)了數(shù)千年之久。這種做法其意義已遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了檔案工作本身，它不僅對檔案工作產(chǎn)生了積極的作用，而且對我國學(xué)術(shù)研究的發(fā)展同樣有深遠(yuǎn)的影響。我國古代自唐朝以后，每一個新建朝代，都照例要設(shè)編修機(jī)構(gòu)，為前朝修志。編史修志，這是我國在檔案利用上區(qū)別于其他國家的一個最顯著的特點。

但在服務(wù)利用方式上，我國檔案部門的服務(wù)方式只是以檔案借閱服務(wù)為主，其它服務(wù)方式也在開展，但開展得不夠，同國外相比還有值得改進(jìn)和創(chuàng)新的地方。如咨詢服務(wù)，國外檔案部門開展咨詢服務(wù)的形式主要有口頭咨詢、書面咨詢、電話咨詢、主動向潛在利用者報道館藏信息等。不少國家對檔案咨詢服務(wù)方式很重視。如美國許多檔案館都設(shè)有專職的參考咨詢?nèi)藛T，并開展郵寄、電話咨詢服務(wù)。利用者可以寄函或通過電話了解館藏，或者請檔案工作者幫助查找檔案文獻(xiàn)并告之內(nèi)容。這些都是值得我們學(xué)習(xí)的。

2 信息化發(fā)展下檔案現(xiàn)狀

我國檔案信息化在國家檔案管理部門的引領(lǐng)和指導(dǎo)下，經(jīng)過近三十年的探索，取得了很大發(fā)展，檔案信息化建設(shè)由局部走向整體，在宏觀框架下進(jìn)行全面規(guī)劃和組織實施，并與電子政務(wù)建設(shè)緊密結(jié)合，成為國家信息化戰(zhàn)略的重要組成部分，國家檔案局成立了全國檔案信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，出臺了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，2011年國家檔案局中央檔案館下發(fā)了“全國檔案十二五規(guī)劃”將檔案信息化工作列為現(xiàn)階段的主要任務(wù)，通過貫徹國家相關(guān)文件精神，加強(qiáng)以網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和數(shù)據(jù)庫為主要內(nèi)容的基礎(chǔ)建設(shè)，加快推進(jìn)數(shù)字檔案資源建設(shè)，制定標(biāo)準(zhǔn)，實施檔案資源信息共享，政策的鼓勵、制度的健全等一系列規(guī)劃措施，促進(jìn)了檔案信息化的快速發(fā)展。各地也相繼出臺了檔案信息化建設(shè)方面的規(guī)劃和規(guī)章，一批有關(guān)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相繼出臺，一些重大檔案信息化項目得到立項，各級檔案部門在檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、館藏檔案數(shù)字化、檔案網(wǎng)站建設(shè)、數(shù)字檔案館建設(shè)方面均取得了長足進(jìn)展，檔案信息化建設(shè)正在全面、有序，系統(tǒng)推進(jìn)。我國現(xiàn)今各級檔案館基本上實現(xiàn)了數(shù)據(jù)庫建設(shè)，并將建立數(shù)據(jù)庫檔案管理列為檔案工作達(dá)標(biāo)的硬件之一。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲等各種信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，為檔案信息資源的科學(xué)保管和開發(fā)利用創(chuàng)造了前所未有的技術(shù)條件。信息系統(tǒng)產(chǎn)生的這些電子文檔的管理和利用成為了現(xiàn)今檔案管理中急需解決的問題。我們需要改變以往的管理利用模式，進(jìn)行創(chuàng)新，從而適應(yīng)信息化發(fā)展的需要。創(chuàng)新檔案服務(wù)手段，不僅是形勢發(fā)展的要求，也是廣大檔案工作者必須面對的一項重要課題。

3 新時期對檔案人員的素質(zhì)要求

為了趕上時代步伐，要求檔案人員不斷的學(xué)習(xí)改進(jìn)并加強(qiáng)管理創(chuàng)新，他們的重要使命就是積極開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，積極主動地為煤炭企業(yè)安全管理服務(wù)，為生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，為全面建設(shè)和諧煤炭企業(yè)服務(wù)。

檔案創(chuàng)新要求管理人員有較高的業(yè)務(wù)水平，要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理規(guī)定和具體做法。在夯實基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新，努力使檔案人員成為一名掌握科學(xué)先進(jìn)的工作方法、一專多能的檔案工作人才。

有良好的政治素質(zhì)，堅持正確的政治方向，時刻對黨忠心耿耿。較高的政治素質(zhì)是做好一切工作的前提和準(zhǔn)則。

對現(xiàn)代化辦公手段能夠熟練應(yīng)用和掌握。檔案工作者必須具有熟練的計算機(jī)操作能力，掌握檔案現(xiàn)代化設(shè)備的使用。

除此以外，任何工作的跨越和創(chuàng)新，都必須有一個嶄新的有創(chuàng)意的思想觀念作前導(dǎo)。檔案工作也是這樣，要打破常規(guī)，進(jìn)行創(chuàng)新管理，必須轉(zhuǎn)換思維，主動探索，在實踐上積極創(chuàng)新，善于挖掘和捕捉信息，發(fā)揮檔案知識寶庫的巨大能量，為社會經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展提供服務(wù)。

4 檔案創(chuàng)新的意義

檔案創(chuàng)新，可改善檔案管理工作。只有加強(qiáng)檔案創(chuàng)新，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理工作從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

檔案創(chuàng)新可使檔案信息為科學(xué)研究和知識普及等提供智能化服務(wù)。一次投入，多次產(chǎn)出，遠(yuǎn)程服務(wù)資源共享?？捎迷攲嵉臋n案信息支持決策和管理，決策的及時準(zhǔn)確、管理措施的得當(dāng)，要靠完整、可靠的和快捷的綜合分析能力來保證。

5 創(chuàng)新與檔案保密安全

檔案管理的創(chuàng)新和安全是缺一不可的，在檔案信息開發(fā)過程中檔案人員要懷著高度保密意識，依據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)真地對檔案信息作出鑒定，確定檔案的密級程度和開放范圍，嚴(yán)密審查、嚴(yán)格管理。同時加強(qiáng)對計算機(jī)檔案信息系統(tǒng)的管理，確保系統(tǒng)安全，還要進(jìn)一步完善安全防范措施，設(shè)置數(shù)據(jù)備份、防火墻技術(shù)、定期殺毒、設(shè)置登錄密碼等，保證檔案創(chuàng)新管理的安全保密。

參考文獻(xiàn)

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③數(shù)字環(huán)境下圖書情報檔案一體化建設(shè)新探析

④鐘婧文 崔敬.信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全問題研究——科技向?qū)?2010年05期（下）.

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⑥李學(xué)香.新時期國家檔案信息資源管理模式研究——安徽檔案管理模式改革研究報告[A] .

⑦檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展：新環(huán)境 新理念 新技術(shù)——2008 年檔案工作者年會論文集（上冊），2008（2）.

[1]李財富.中美檔案工作比較研究[J].檔案學(xué)通訊，1997，（6）：17-18.