淺談鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書(shū)檔案管理工作

摘 要：鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書(shū)檔案記錄和總結(jié)了政府重點(diǎn)工作內(nèi)容，是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作的重要組成部分。鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書(shū)檔案是記錄鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府業(yè)績(jī)，工作內(nèi)容的重要依據(jù)，為日后鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作改革提供了方向。然而，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書(shū)檔案管理工作的弊端日漸凸顯，例如：檔案遺失，檔案損壞，檔案記錄不完善等。本文根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中存在的弊端，探討分析如何對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行建設(shè)。

關(guān)鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書(shū)；檔案管理；建設(shè)

作為國(guó)家設(shè)立在最基層的一級(jí)政府，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府承擔(dān)著落實(shí)國(guó)家各項(xiàng)政策的重要使命，而鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書(shū)檔案工作真實(shí)的記錄了鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展變化，是鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)工作成效的重要憑證。鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書(shū)檔案主要有通知、總結(jié)、意見(jiàn)、會(huì)議紀(jì)要等文種，是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府最基礎(chǔ)的工作內(nèi)容。但是，由于種種原因，鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書(shū)檔案管理工作出現(xiàn)了諸多問(wèn)題，所以改善并創(chuàng)新檔案管理工作是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府應(yīng)重視的問(wèn)題。

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

1、沒(méi)有完善的檔案管理機(jī)構(gòu)

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理機(jī)構(gòu)的不完善主要體現(xiàn)在三方面：第一、無(wú)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案管理人員大多沒(méi)有進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)知識(shí)，甚至一些素質(zhì)較低的人員憑借裙帶關(guān)系取得檔案管理工作職位，在此崗位難以發(fā)揮有效作用。第二，檔案文書(shū)管理崗位無(wú)編制，目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理人員大部分由其他崗位人員兼職，且人員變動(dòng)比較頻繁，甚至一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府為了節(jié)約開(kāi)支，選擇一些將要退休，孕婦等特殊人員進(jìn)行檔案管理。第三、鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書(shū)檔案管理設(shè)施匱乏，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府受辦公環(huán)境，資金等各種條件的限制，檔案管理經(jīng)費(fèi)并未被鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府列入預(yù)算之內(nèi)，造成鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府無(wú)專(zhuān)門(mén)檔案室和專(zhuān)門(mén)的檔案柜，檔案管理設(shè)施不完善。

2、沒(méi)有規(guī)范的檔案管理制度

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案文書(shū)管理制度不規(guī)范主要表現(xiàn)在以下三方面：第一、沒(méi)有健全的檔案管理制度，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府沒(méi)有明確的條文對(duì)檔案收集、借閱、移交等方面進(jìn)行管理，一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)未建立《檔案借閱管理制度》、《檔案保密管理制度》、《檔案堅(jiān)定銷(xiāo)毀制度》、《檔案管理員責(zé)任制度》、《檔案管理查閱利用管理制度》等，以至于出現(xiàn)檔案被遺失、損壞；被借閱的檔案難以追回；不按規(guī)定流程進(jìn)行檔案移交等現(xiàn)象。第二、沒(méi)有進(jìn)行全面的檔案文書(shū)收集，一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行收集時(shí)，只收集紙質(zhì)資料，忽視了對(duì)基建資料、影像資料、會(huì)計(jì)資料的收集；只重視上級(jí)文件資料，忽視了對(duì)本級(jí)文件收集；有的只對(duì)黨委和政府檔案文書(shū)的收集，忽視了對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)“七里八鄉(xiāng)”檔案的收集。第三，檔案文書(shū)損壞嚴(yán)重，由于一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府沒(méi)有完善的檔案管理設(shè)施以及檔案管理人員不具備檔案安全管理意識(shí)，造成一些重要檔案發(fā)霉，鼠咬，字跡模糊等，難以發(fā)揮其記錄憑證作用。

3、文書(shū)檔案開(kāi)發(fā)和利用率較低

對(duì)于文書(shū)檔案價(jià)值的開(kāi)發(fā)和利用，并未受到鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，一些重要的文書(shū)檔案嘗嘗被束之高閣。文書(shū)檔案開(kāi)發(fā)利用率低的主要表現(xiàn)為三點(diǎn)：第一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書(shū)檔案缺少介紹行的檢索內(nèi)容編制，例如，全宗介紹、檔案指南等，大部分只具有文號(hào)檔案目錄和案卷檔案目錄等單一的檢索目錄上。第二、隨著電子技術(shù)的不斷發(fā)展，建立檔案電子文檔是形勢(shì)所需，但是由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平低、硬件設(shè)備不完善，造成文書(shū)檔案管理滯后，檔案管理人員工作量加大，工作效率較低，文書(shū)檔案開(kāi)發(fā)利用工作難以進(jìn)行創(chuàng)新；第三、文書(shū)檔案管理期限制定不合理，對(duì)于應(yīng)長(zhǎng)久保存、短期保存、長(zhǎng)期保存的檔案、檔案銷(xiāo)毀時(shí)間等方面的時(shí)間規(guī)定不明確。

2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書(shū)檔案管理工作建設(shè)方向

1、完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書(shū)檔案管理工作內(nèi)容

完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書(shū)檔案管理工作內(nèi)容是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府領(lǐng)導(dǎo)及檔案工作管理人員的職責(zé)，其重要措施為以下幾點(diǎn)：制定明確的檔案管理制度，落實(shí)各項(xiàng)檔案管理措施，對(duì)檔案收集、檔案借閱、檔案移交的人員和日期進(jìn)行詳細(xì)的登記，方便日后查詢、催收；對(duì)丟失，毀壞文收檔案人員需制定《檔案賠償管理制度》，以此加強(qiáng)借閱人員的責(zé)任心；對(duì)于一些機(jī)密檔案，應(yīng)制定《檔案管理保密制度》，確保檔案信息的安全。第二、選用專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行崗位編制，選用專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行管理，對(duì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)不足的檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，組織學(xué)習(xí)，以此提高管理人員的管理能力、管理思想。第三、完善檔案室設(shè)施，保障檔案室的安全。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府應(yīng)設(shè)計(jì)檔案室，增加檔案柜，避免檔案被鼠咬蟲(chóng)蛀等損壞；檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案的質(zhì)量、發(fā)霉、紙張變黃等現(xiàn)象進(jìn)行檢查，對(duì)于重要文件要及時(shí)備案，放到安全的地方進(jìn)行管理。第四、利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員應(yīng)提高網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，改變單純的紙質(zhì)存檔模式。檔案管理人員建立檔案電子化管理流程，可進(jìn)行在線電子檔案檢索、在線查閱、在線借閱等；建立電子檔案統(tǒng)計(jì)表，方便對(duì)檔案利用效果進(jìn)行評(píng)估。通過(guò)建立電子檔案庫(kù)，可以提高檔案管理工作員的效率，提高檔案利用率。

2、發(fā)揮文書(shū)檔案的服務(wù)能力

文書(shū)檔案的價(jià)值只有被合理利用與開(kāi)發(fā)，才能發(fā)揮其自身價(jià)值，才能為鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府服務(wù)。隨著黨和國(guó)家對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)改革的不斷推進(jìn)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書(shū)檔案為公眾服務(wù)的要求日漸凸顯，其特性更趨向于平民化、大眾化、多樣化。所以，要合理開(kāi)發(fā)檔案價(jià)值，發(fā)揮檔案服務(wù)能力，需要做到以下三方面：第一、明確文書(shū)檔案服務(wù)方向，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案既要服務(wù)于政府，也要服務(wù)于農(nóng)村與農(nóng)民。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)服務(wù)，把農(nóng)村群眾的需求作為檔案服務(wù)的方向。第二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案應(yīng)積極發(fā)展新的服務(wù)領(lǐng)取，既要對(duì)民生檔案、戶籍檔案、婚姻檔案等現(xiàn)有資源加強(qiáng)重視，也要對(duì)新型合作醫(yī)療檔案、農(nóng)村技術(shù)推廣檔案、土地流轉(zhuǎn)檔案等新型資源加強(qiáng)檔案建設(shè)。切實(shí)為農(nóng)村群眾提供務(wù)實(shí)的服務(wù)。第三、提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，引導(dǎo)檔案管理人員改變傳統(tǒng)思維，提高其創(chuàng)新意識(shí)，對(duì)于檔案的價(jià)值和開(kāi)發(fā)能夠提出新的思路與想法。

3 結(jié)語(yǔ)

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府承擔(dān)著黨和國(guó)家賦予的重大責(zé)任，鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書(shū)檔案是鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)做好工作的重要保障。目前，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作存在著諸多問(wèn)題，改革工作也迫在眉睫，鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)，采取不同方式著力解決檔案管理工作遇到的問(wèn)題。在新時(shí)期，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作應(yīng)創(chuàng)新思想，加強(qiáng)檔案管理，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的跨越性發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

劉湘君（1981-），女，山東無(wú)棣人，館員，本科，主要研究方向：檔案管理。