學(xué)校檔案管理的現(xiàn)代化措施研究

堯蘭

摘 要：隨著當(dāng)前中國社會信息科技的不斷發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)的快速進(jìn)步，各行各業(yè)從整體上都開始呈現(xiàn)出一種現(xiàn)代化、科技化的趨勢。它不僅使原有的工作流程與操作形式變得更為便捷，更在一定程度上改變了人們原有的思維觀念，讓一種信息化、現(xiàn)代化的模式融入到日常工作當(dāng)中。本文以“學(xué)校檔案管理的現(xiàn)代化措施”為主要研究對象，基于筆者在?？倓?wù)從事基建方面的檔案管理實際情況出發(fā)，首先闡釋了其概念與必要性，然后從觀念更新、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及員工素質(zhì)培訓(xùn)三個角度闡釋了具體的現(xiàn)代化措施。望本文的論述能為當(dāng)前學(xué)校檔案管理的發(fā)展建設(shè)提出具體的、有針對性的措施和建議，推動其現(xiàn)代化進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化措施；隊伍建設(shè)

學(xué)校的基礎(chǔ)建設(shè)工作是維系學(xué)校得以存在和發(fā)展的重要基石，基于這樣一種范圍體系以及筆者在學(xué)?？倓?wù)工作期間所從事有關(guān)招標(biāo)、合同、結(jié)算方面的內(nèi)容，讓筆者對于學(xué)校的檔案管理工作產(chǎn)生了清晰的認(rèn)知?？茖W(xué)、現(xiàn)代化的檔案管理工作，不僅能夠有效地推動學(xué)校管理服務(wù)模式、教育工作手段的改革，同時能夠為學(xué)校的全面發(fā)展以及基建工作提供必要的保障和服務(wù)性支持。

1 學(xué)校檔案管理的現(xiàn)代化概念闡釋

學(xué)校檔案管理的現(xiàn)代化指的是，在從事檔案管理的工作過程當(dāng)中，無論是思想模式、方法手段還是采用的設(shè)備技術(shù)都由傳統(tǒng)向現(xiàn)代化邁進(jìn)，以適應(yīng)當(dāng)今社會不斷進(jìn)步的科技和經(jīng)濟(jì)所給予的各個層面的高標(biāo)準(zhǔn)要求。具體說來，這種現(xiàn)代化主要包括四個方面內(nèi)容，即以現(xiàn)代化的思想指導(dǎo)行動；以科學(xué)化的管理模式提升工作效率、構(gòu)建全面立體化的管理體系；以現(xiàn)代化的手段和方法致力于檔案管理電子化與信息化、檢索自動化、數(shù)據(jù)傳輸網(wǎng)絡(luò)化以及安全維護(hù)電子科技化等。

2 推進(jìn)學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的必要性

以學(xué)?；椖繛槔?，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程不僅有助于推行更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程和辦事方法，同時能夠為基建工作所必須的各類數(shù)據(jù)信息以及檔案資源材料提供快速便捷的調(diào)檔、審核和查詢。尤其是隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高度普及以及資源共享化網(wǎng)絡(luò)體系的建設(shè)，基建項目在進(jìn)行合同審查、招標(biāo)結(jié)算等工作時，可以利用共享的信息資源快速查詢有關(guān)單位的資質(zhì)信息、建設(shè)項目、單位規(guī)模等，這些都可以為后續(xù)的招標(biāo)工作以及施工單位的選擇提供必要的信息支持和保障。同時，隨著當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展學(xué)校設(shè)施以及學(xué)生數(shù)量不斷增多，基礎(chǔ)建設(shè)工作所面臨的內(nèi)容和要求也在逐年提升，其中所面臨的大量的數(shù)字計算、項目選擇以及產(chǎn)生的多樣化的檔案信息內(nèi)容（紙質(zhì)檔案、電子檔案、音頻視頻文件、虛擬檔案等），致使傳統(tǒng)的管理方法以及無法適應(yīng)這樣高速運作的要求。而要想全面地保管這些內(nèi)容，就需要一種更加具有包容性和開放性的系統(tǒng)，以滿足跨類別、跨區(qū)域、跨學(xué)科的存儲、使用借閱需求。

3 學(xué)校檔案管理的現(xiàn)代化措施

（一）更新學(xué)校檔案管理的現(xiàn)代化觀念，加大宣傳力度

意識對于事物的發(fā)展具有能動作用，因此要想推動學(xué)校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，首先就要從觀念上有所更新。沿用傳統(tǒng)的檔案管理觀念去進(jìn)行所謂的“現(xiàn)代化”建設(shè)是非常不現(xiàn)實、也是難以實現(xiàn)的。因此，面對當(dāng)今社會經(jīng)濟(jì)、科技快速發(fā)展的局面，第一，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要從思想上高度重視，要以一種全局觀和長遠(yuǎn)發(fā)展的理念來看待檔案管理問題，通過不斷加強(qiáng)學(xué)校內(nèi)檔案管理相關(guān)的各項規(guī)章制度的建設(shè)，將現(xiàn)代化進(jìn)程改革置于突出明顯的位置，從自身做起，強(qiáng)力支持學(xué)校檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)劃化建設(shè)，對其過程中所需的創(chuàng)新，給個予以政策上和制度上，甚至是經(jīng)費和財政上的支持；第二，檔案管理工作人員自身要認(rèn)識到學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化的必要性，不斷提升現(xiàn)代化管理意識和服務(wù)意識，依托各種手段來不斷提升現(xiàn)代化進(jìn)程中所需的各類技術(shù)和能力，同時還應(yīng)廣泛地展開宣傳工作、加大宣傳力度。學(xué)校層面的現(xiàn)代化歷程并不可能通過個體的努力去全面地改善和完成，因此需要調(diào)動廣大師生積極參與、廣泛支持，共同致力于這一系統(tǒng)工程的推進(jìn)和完善。

（二）加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)化設(shè)施建設(shè)

筆者在從事有關(guān)基建方面的檔案管理工作時發(fā)現(xiàn)，檔案的業(yè)務(wù)狀況與其過程中所采用的技術(shù)設(shè)備具有十分密切的關(guān)系。因此，要想全面推進(jìn)學(xué)校檔案管理的“現(xiàn)代化”，就必須在檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)上“下功夫”。這里所謂的“基礎(chǔ)建設(shè)”主要包括全面推行和認(rèn)真貫徹檔案鑒定、整理以及統(tǒng)計的各項技術(shù)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)；從財力上加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和管理軟件的投入，保障技術(shù)運營是推動“現(xiàn)代化”的基礎(chǔ)條件；加強(qiáng)與其它學(xué)校、教育網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及信息數(shù)據(jù)平臺之間的合作，構(gòu)建出安全、共享的網(wǎng)絡(luò)管理運營平臺，鋪設(shè)檔案管理的“信息高速公路”；全面吸納有關(guān)信息技術(shù)、網(wǎng)路科技、檔案管理、數(shù)據(jù)電子應(yīng)用等方面的人才，不斷充實高校檔案管理的人才儲備力量。一來是為高校檔案管理工作的發(fā)展運營提供必要的基礎(chǔ)保障和支持；二來是為其不斷適應(yīng)高速發(fā)展的社會以及現(xiàn)代科技，進(jìn)行自我創(chuàng)新提供更多的可能性。

（三）加強(qiáng)對于專業(yè)工作人員的素質(zhì)培訓(xùn)，構(gòu)建出一支專業(yè)的檔案管理隊伍

檔案管理工作的一切工作內(nèi)容以及業(yè)務(wù)的展開最終是要靠個體來完成的，因此，作為一名檔案管理工作人員必須具備綜合而全面的素質(zhì)，除卻最為基本的檔案工作原理、業(yè)務(wù)流程和工作方法之外，還必須擁有一定的政治素養(yǎng)和理論水平，同時能夠跟隨不斷發(fā)展的社會經(jīng)濟(jì)以及科學(xué)技術(shù)，熟練操作計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、媒體應(yīng)用技術(shù)、信息處理以及數(shù)據(jù)庫管理等相關(guān)技術(shù)。鑒于此，學(xué)校層面必須加強(qiáng)對于專業(yè)工作人員的素質(zhì)培訓(xùn)工作，推動其在崗教育工程，通過舉辦專門培訓(xùn)課程、團(tuán)體學(xué)習(xí)會議、工作交流和考察學(xué)習(xí)等培訓(xùn)方式，來提高其業(yè)務(wù)能力和專業(yè)水平。與此同時，隨著培訓(xùn)工作的開展以及日常各項工作內(nèi)容的推進(jìn)，學(xué)校方面必須要隨時關(guān)注工作人員的能力變化，要基于其個人能力以及發(fā)展進(jìn)步的程度，選拔那些具有較強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)能力的工作人員擔(dān)當(dāng)要職，推動檔案管理隊伍的建設(shè)，并以此實現(xiàn)對于人才的管理和聚合。這樣既能保障人才的穩(wěn)定發(fā)展，還能使隊伍保持長久的生命力和發(fā)展前景，推動高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)朝著更為理想的方向發(fā)展和推動。

綜上所述，學(xué)校檔案管理工作是關(guān)系到其發(fā)展建設(shè)以及前進(jìn)方向的重要內(nèi)容。伴隨著當(dāng)今社會現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，在傳統(tǒng)檔案管理方法和模式已經(jīng)不適應(yīng)學(xué)校的工作現(xiàn)狀時，就需要采取有效的手段推動其“現(xiàn)代化”進(jìn)程，使之能對高校其它方面工作的順利開展產(chǎn)生積極的促進(jìn)作用。具體來說，它需要學(xué)校層面更新學(xué)校檔案管理的現(xiàn)代化觀念，加大宣傳力度；加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)化設(shè)施建設(shè)；加強(qiáng)對于專業(yè)工作人員的素質(zhì)培訓(xùn)，構(gòu)建出一支專業(yè)的檔案管理隊伍。同時，檔案管理的“現(xiàn)代化”本身是一項長期而復(fù)雜的工程，不能盲目求快，必須有計劃、有步驟地展開，如此才能保障在不破壞學(xué)校各方面工作進(jìn)程的情況下，實現(xiàn)自我更新和進(jìn)步。

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