藩籬與突破
——芻議數(shù)字檔案館的建設與發(fā)展

趙　屹（南京政治學院上海校區(qū)軍事信息管理系，上海，200433）

?

藩籬與突破
——芻議數(shù)字檔案館的建設與發(fā)展

趙屹
（南京政治學院上海校區(qū)軍事信息管理系，上海，200433）

［摘要］當前我國數(shù)字檔案館建設熱潮方興未艾。但是，一些源于既定體制、已有機構設置和傳統(tǒng)認識基礎之上形成的藩籬在一定程度上限制了數(shù)字檔案館的發(fā)展。在今后的數(shù)字檔案館建設中，應該突破資源建設的藩籬，從數(shù)字化檔案館發(fā)展為數(shù)字的檔案館；突破現(xiàn)有機構的藩籬，從個體性檔案館發(fā)展為聚合化檔案館；突破技術應用的藩籬，從數(shù)據(jù)庫建設發(fā)展為管理系統(tǒng)應用；突破利用服務的藩籬，從內(nèi)部性檔案館發(fā)展為社會化檔案館；突破思想認識的藩籬，從檔案館的一項工作發(fā)展為新型檔案機構。只有突破這些既有的藩籬，數(shù)字檔案館建設才能取得真正的發(fā)展。

［關鍵詞］數(shù)字檔案館資源建設檔案機構系統(tǒng)利用服務［分類號］G271

1996年，第十三屆國際檔案大會在我國召開。會上美國學者戴維·比爾曼所作報告《虛擬檔案》，將虛擬檔案及虛擬檔案館的概念帶入我國檔案界的研究視線。之后不久，隨著以“美國記憶”為代表的數(shù)字圖書館的建成及其在世界范圍內(nèi)產(chǎn)生的廣泛影響，我國理論研究中關于虛擬檔案館、電子檔案館、無墻檔案館的探討逐漸統(tǒng)一為數(shù)字檔案館。2000年，被譽為我國第一個數(shù)字檔案館的深圳數(shù)字檔案館系統(tǒng)工程建設項目啟動。2003年，青島市數(shù)字檔案館成為“我國第一個正式投入運行的數(shù)字檔案館”。自2010年《數(shù)字檔案館建設指南》發(fā)布以及2011年數(shù)字檔案館建設被列為全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃之后，我國數(shù)字檔案館建設的熱潮方興未艾。但是，在數(shù)字檔案館建設中，一些源于既定體制、已有機構設置和傳統(tǒng)認識基礎之上形成的藩籬在一定程度上限制了數(shù)字檔案館的發(fā)展。在今后的建設中，只有突破這些既有的藩籬，數(shù)字檔案館建設才能取得真正的發(fā)展。

1　突破資源建設的藩籬，從數(shù)字化檔案館發(fā)展為數(shù)字的檔案館

目前，我國數(shù)字檔案館的資源建設，主要是以傳統(tǒng)紙質檔案的數(shù)字化為主。很多檔案館一提數(shù)字檔案館建設，首先就是“拼命”搞數(shù)字化，有些檔案館提出將館藏百分之百數(shù)字化。這樣的數(shù)字檔案館實質上是數(shù)字化檔案館，即通過掃描、轉化等手段，將傳統(tǒng)的、存儲于紙張、錄音帶、錄像帶上的檔案信息轉換為存儲于磁盤、光盤等電子信息存儲介質上的計算機文本文件、圖像文件、音頻文件和視頻文件，從而可以方便地進行檢索并通過各種網(wǎng)絡傳輸和發(fā)布。例如某個著名數(shù)字檔案館最初的名稱就是“數(shù)字化檔案館”，而其建成之后被一些業(yè)界人士稱為“數(shù)字化的流水線”。真正的數(shù)字檔案館應該是“數(shù)字的檔案館”，其資源建設是以原生性電子文件的收集與歸檔為核心。因此，當前資源建設的藩籬在于一直徘徊在數(shù)字化范圍內(nèi)。

資源建設藩籬的存在主要源于兩點：一是我國實行雙套制歸檔策略，電子文件移交檔案館后僅具有情報價值，由相應的紙質檔案實現(xiàn)憑證價值。這使得人們對于電子文件歸檔未給予足夠的重視，電子文件接收沒有得以真正實施，許多電子文件應交的未交、應收的未收，沒有最終移交到檔案館；二是文件歸檔具有一段時間的延時性和滯后性。當前階段，我國許多電子文件尚未轉化為電子檔案，許多電子檔案尚未移交到檔案館。美國國家檔案與文件署及其下轄美國國家檔案館從1971年開始接收電子文件進館，于2011年完成電子文件檔案館（Electronic Records Archives，簡稱ERA）建設，截止2012年底，電子文件檔案館數(shù)據(jù)量達515.2TB［1］。我國檔案館多數(shù)于本世紀開始接收電子文件進館，數(shù)據(jù)容量“多數(shù)在幾十到幾百GB”［2］。通過數(shù)據(jù)對比可見，我國館藏電子文件數(shù)量還相當少，不足以支撐數(shù)字檔案館的建設與運行，數(shù)字檔案館建設面臨“無米之炊”的境況。為了跟上時代的發(fā)展腳步、真正發(fā)揮數(shù)字檔案館的服務作用就只有先把一些重要的傳統(tǒng)檔案數(shù)字化。

在今后數(shù)字檔案館的資源建設中，必須突破數(shù)字化的藩籬，明確“數(shù)字檔案館≠數(shù)字化檔案館”，不是因為當前檔案館都在進行數(shù)字化，然后為了管理和利用這些數(shù)字化信息而建設數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館建設目的不是解決檔案信息數(shù)字化后的管理問題，而是為了最終解決電子檔案的管理問題。所以，未來數(shù)字檔案館建設應該把重點放到電子文件的收集歸檔和電子檔案管理的探索上。根據(jù)電子文件的個性和特點，研究電子檔案的管理原則、管理方法，最終實現(xiàn)對電子檔案的有效管理和長期保存——尤其是管理和保存那些沒有對應紙質文件的電子檔案。

對于數(shù)字檔案館來說，如果有了一套電子檔案管理的方法，可以很自然地將傳統(tǒng)檔案數(shù)字化后的信息匯入其中一并管理。由此，數(shù)字檔案館可以兼容傳統(tǒng)檔案館的職能。

2　突破現(xiàn)有機構的藩籬，從個體性檔案館發(fā)展為聚合化檔案館

目前，我國數(shù)字檔案館建設是立足于和依托于傳統(tǒng)檔案館開展的。筆者有幸與一些一線檔案工作者進行交流，有檔案館工作人員充滿期待地告知：“我們館開始建數(shù)字檔案館了，這是今后一段時間的重點工作和重要任務?！绷⒆愫鸵劳杏趥鹘y(tǒng)檔案館開展數(shù)字檔案館建設，其藩籬在于數(shù)字檔案館很難突破現(xiàn)有的體制及其機構設置。因此，當前建設的很多數(shù)字檔案館都是根據(jù)其立足和依托的傳統(tǒng)檔案館現(xiàn)有的基礎和條件建成的，各具特色。每一個數(shù)字檔案館都是具有個性的個體性檔案館。然而，真正的數(shù)字檔案館應該是以資源整合為目標、以技術為驅動的聚合化檔案館。當前數(shù)字檔案館建設尚受制于體制和機構的藩籬。

早在2001年，深圳數(shù)字檔案館一期項目完工后，其項目組成員就廣泛借鑒前沿理論與思想，提出數(shù)字檔案館的廣義與狹義說。認為數(shù)字檔案館除了依托個體檔案館建設形成的狹義的數(shù)字檔案館外，還有廣義的數(shù)字檔案館，它“是存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的檔案館群體?！保?］同時，也有研究者指出數(shù)字檔案館“是一個面向全球的虛擬的機構，進入數(shù)字檔案館系統(tǒng)的每個機關、團體、組織和個人都能與這個系統(tǒng)上的信息產(chǎn)生交互?！薄八嵌喾N多樣的物理位置的檔案機構的擴展、增強和集成?！保?］《數(shù)字檔案室建設指南》也指出要“建立各類數(shù)字檔案資源庫群”。從這些研究和闡述中可以看出，數(shù)字檔案館是可以也是應該由若干檔案館群體依賴網(wǎng)絡聯(lián)通共同建設而成的資源庫群。因此，筆者認為：數(shù)字檔案館依托于傳統(tǒng)檔案館但大大不同于傳統(tǒng)檔案館。由于是以數(shù)字信息為管理對象，有各種類型的網(wǎng)絡為基礎，它可以打破時空限制，還可以超越現(xiàn)有體制和機構的藩籬。今后建設數(shù)字檔案館，應該以聚合為目標，建成聚合化檔案館。

所謂聚合化檔案館是指數(shù)字檔案館的檔案信息是若干個傳統(tǒng)檔案館檔案信息的聚合體。各傳統(tǒng)檔案館（室）等業(yè)務機構，以統(tǒng)一的規(guī)劃與標準為指導，以互聯(lián)網(wǎng)和各種內(nèi)部網(wǎng)絡為媒介，以檔案機構自行研發(fā)或購買的、或是第三方提供的客戶端軟件或網(wǎng)絡應用程序為手段，將來源多樣的、內(nèi)容不同的檔案信息資源集中到某一個或某幾個數(shù)字檔案館。這種聚合是多方面的：它可以以行業(yè)為單位，例如某行業(yè)系統(tǒng)提出在“一盤棋”思想指導下全行業(yè)“建設一個數(shù)字檔案館”；它也可以以檔案類型為單位，例如建成氣象檔案數(shù)字檔案館、紀檢檔案數(shù)字檔案館等；它還可以以地區(qū)為單位，例如青島數(shù)字檔案館就是由青島市11個國家綜合檔案館共同建設而成的。這樣的聚合化檔案館，對于檔案館一方而言，它們是信息源頭，任何存儲在不同地點的開放的檔案信息都可以通過會聚、集成、整合到某一個或某幾個數(shù)字檔案館同時進行發(fā)布。而在利用者一方，通過數(shù)字檔案館系統(tǒng)實現(xiàn)對聚合在一起的檔案信息資源體系的查找、利用，對所需檔案信息做到“一索即得”。

聚合化檔案館是實現(xiàn)檔案信息關聯(lián)集成的網(wǎng)絡應用模式。它突破傳統(tǒng)的機構藩籬，為利用者創(chuàng)建全新的檔案信息獲取平臺，將各傳統(tǒng)檔案館離散分布、異構無序的檔案信息關聯(lián)并聚合起來，有效提供服務并促進知識共享，改變檔案信息孤立使用的局限。聚合化檔案館是數(shù)字檔案館發(fā)展的近期目標，它通過提供高效、快捷和準確的檔案信息服務，成為主要的檔案信息傳播渠道和主流的檔案信息服務途徑。

3　突破技術應用的藩籬，從數(shù)據(jù)庫建設發(fā)展為管理系統(tǒng)應用

目前，我國數(shù)字檔案館建設，多數(shù)是在數(shù)字化之后建設各種各樣的數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫建設的確是數(shù)字檔案館建設的重要內(nèi)容，但不應該是核心和主要內(nèi)容，其核心應該是開發(fā)和應用電子檔案管理系統(tǒng)。數(shù)字檔案館建設在技術應用上必須突破當前數(shù)據(jù)庫建設的藩籬，全面開發(fā)和應用電子檔案管理系統(tǒng)，依靠網(wǎng)絡自動化或半自動化實現(xiàn)電子文件的收集、歸檔以及電子檔案的存儲、管理和利用，從而實現(xiàn)數(shù)字檔案館的最終目標，即成為電子檔案管理和利用的集成體系。

電子檔案管理系統(tǒng)用以對具有歸檔保存價值的電子文件進行連續(xù)化的管理，將其“從生到死”、“從頭到尾”的生命過程全面系統(tǒng)地管理起來［5］。電子檔案管理系統(tǒng)應具有四大本質特點［6］：一是具有元數(shù)據(jù)標準體系，用于保證電子文件轉化為具有憑證價值的電子檔案；二是具有完備的網(wǎng)絡功能，用于統(tǒng)一組織和控制電子文件的生命周期過程；三是具有捕獲功能，采取跟蹤方式對電子文件進行科學、準確地記錄，隨時將必要的背景信息記錄下來；四是具有全程管控能力，采取適當?shù)拇胧嵤n案機構對電子文件生命周期的跟蹤、管理、監(jiān)督和控制。不具備上述特點當中任何一點的都不是電子檔案管理系統(tǒng)。這樣的系統(tǒng)是電子文件管理的最終解決之道［7］，也是數(shù)字檔案館的主體。

4　突破利用服務的藩籬，從內(nèi)部性檔案館發(fā)展為社會化檔案館

目前，出于涉密與安全等諸多方面的考慮，我國很多數(shù)字檔案館建設成果限于通過館內(nèi)局域網(wǎng)在傳統(tǒng)檔案館內(nèi)應用，或是通過政務網(wǎng)提供給政府機關和領導決策使用。很多花費大量人、財、物所得的數(shù)字檔案信息并沒有通過互聯(lián)網(wǎng)提供給社會廣泛使用。數(shù)字檔案館成了傳統(tǒng)檔案館的內(nèi)部組成部分，或是政務內(nèi)網(wǎng)的內(nèi)部服務機構，這是數(shù)字檔案館在利用服務方面的藩籬。

建設數(shù)字檔案館最初的出發(fā)點，是想借鑒數(shù)字圖書館服務于社會的經(jīng)驗，基于數(shù)字檔案信息易拷貝、可流動的特點，通過網(wǎng)絡實現(xiàn)檔案信息資源的互連互通，把處于不同地理位置的檔案信息進行聚合與集成，從而突破傳統(tǒng)的時空限制，最大范圍地、最廣泛地服務于社會。雖然數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館后臺管理有本質的區(qū)別［8］，但從前臺來說二者的目標是一致的，即面向社會服務。而現(xiàn)在有些數(shù)字檔案館僅僅是為了建設而建設，沒有明確的社會服務的目標。今后的數(shù)字檔案館建設應該“不忘初衷”“堅守本心”，努力建設成內(nèi)容覆蓋人民群眾、利用方便人民群眾的社會化檔案館，認真衡量投入與產(chǎn)出之比，以最少的投入產(chǎn)生最大的社會效益。

5　突破思想認識的藩籬，從檔案館的一項工作發(fā)展為新型檔案機構

目前，數(shù)字檔案館建設僅僅是各個檔案館諸項工作當中的一項。有些檔案館在數(shù)字化一定的檔案、建設一些數(shù)據(jù)庫之后，就認為數(shù)字檔案館建設已經(jīng)完成了，這項工作結束了。筆者認為，這種狀態(tài)及認識已經(jīng)成為數(shù)字檔案館建設思想認識上的藩籬，它使得數(shù)字檔案館建設實踐距離數(shù)字檔案館的核心本質即解決電子檔案的管理問題還相當遙遠。數(shù)字檔案館建設不僅是檔案館的一項工作，而是以其為契機，牽引數(shù)字時代檔案機構理念的更新和體制上的重要變革。數(shù)字檔案館是一個新興的概念與事物，也是一個發(fā)展中的概念與事物，隨著實踐不斷發(fā)展，對數(shù)字檔案館的認識將會不斷發(fā)展深化。筆者認為，數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館將在一段時期內(nèi)平行發(fā)展，最終將融合成未來檔案館。未來檔案館是以電子檔案管理系統(tǒng)為主體，通過網(wǎng)絡對電子檔案等數(shù)字檔案信息實現(xiàn)全程管理與社會化服務的新型文檔管理機構。

這種新型文檔管理機構是基于傳統(tǒng)檔案館基礎之上，在數(shù)字檔案館和電子文件中心建設帶動下，整合當前政府信息中心而成的具有相應的資金、設備和人員的實體機構，筆者將其喻為綜合化的數(shù)字城堡［9］。綜合化是指在未來的檔案信息化建設過程中，傳統(tǒng)檔案館、數(shù)字檔案館、電子文件中心、信息中心這幾個概念和事物應當合而為一形成數(shù)字時代的新型文檔管理機構。該機構根植于檔案界的土壤，但突破當前體制機構和傳統(tǒng)思想認識的藩籬，實現(xiàn)跨領域的、全程管理的電子檔案管理體系。其功能包括如下四點：一是實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的管理；二是有效保管具有憑證價值的電子檔案；三是長期保存電子檔案；四是安全保管電子檔案。未來的新型檔案機構給予人最直觀的印象就是“安全”。電子檔案保存在新型檔案機構中，就仿佛進入一個堅固的城堡，將種種不安全隱患排除在外。綜合化的數(shù)字城堡是當前傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館共同的遠期發(fā)展目標。

參考文獻

［1］數(shù)據(jù)來源：美國國家檔案館網(wǎng)站http://www.archives.gov.

［2］劉越男，楊程婕，熊瑤，張喜波.我國省級、副省級檔案館電子文件移交進館及管理情況調(diào)查分析［J］.檔案學通訊，2011（4）.

［3］李國慶.深圳數(shù)字檔案館的思路及現(xiàn)狀［J］.蘭臺世界，2001（12）.

［4］傅榮校.認識數(shù)字檔案館——兼論數(shù)字檔案館與虛擬檔案館的區(qū)別［J］.中國檔案，2001（5）.

［5］趙屹.數(shù)字檔案館與電子文件中心關系及未來發(fā)展［J］.中國檔案，2012（6）.

［6］趙屹.數(shù)字時代的文件與檔案管理［M］.上海：上海世紀圖書出版公司，2015：238-244.

［7］趙屹，陳曉暉.電子文件管理的終極解決之道——網(wǎng)絡電子文件管理系統(tǒng)［J］.檔案學通訊，2002（2）.

［8］趙屹，陳曉暉.檔案界與圖書館界信息化建設若干問題的比較研究［J］.檔案學通訊，2003（1）.

［9］趙屹.檔案館的現(xiàn)在與未來［M］.上海：上海世紀圖書出版公司，2015:169-191.

趙屹，女，中國人民解放軍南京政治學院上海校區(qū)軍事信息管理系教授，主要研究方向為檔案管理現(xiàn)代化。

Barriers and Breakthroughs in the Construction and Development of Digital Archives

Zhao Yi
（Military Information Management Department of Shanghai Branch of Nanjing Political College of PLA，Shanghai，200433）

Abstract：The construction of digital archives in our country is unfolding. There are some barriers such as established systems，institutional settings and conventional wisdom prevent the development of digital archives. We must break through these barriers in construction of digital archives in the future so that the construction of digital archives could achieve genuine development. We should break through the barriers of resource construction so that prompt digitized archives into digital archives. We should break through the barriers of existing institutions so that prompt individual archives into polymerized archives. We should break through the barriers of technology application from database construction to the application of management system. We should break through the barriers of thinking and prompt the digital archives from a work of archives into new archival institutions.

Keywords：Digital Archives；Resource Construction；Archival Institutions；System；Access Services

［作者簡介］