高校檔案信息化管理平臺(tái)的構(gòu)建及相關(guān)問(wèn)題闡述

李永戰(zhàn)（邵陽(yáng)廣播電視大學(xué)，湖南 邵陽(yáng) 422000）

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高校檔案信息化管理平臺(tái)的構(gòu)建及相關(guān)問(wèn)題闡述

李永戰(zhàn)
（邵陽(yáng)廣播電視大學(xué)，湖南 邵陽(yáng) 422000）

摘要：在社會(huì)不斷進(jìn)步下，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)深入到各個(gè)行業(yè)之中，高校檔案管理也逐漸采取信息化的管理方式，這種轉(zhuǎn)變能夠適應(yīng)社會(huì)現(xiàn)代化的要求，彌補(bǔ)高校原有檔案管理工作的缺陷，提高了高校檔案管理的效率。為此文章在基本闡述高校檔案信息化管理平臺(tái)內(nèi)涵和意義的基礎(chǔ)上，對(duì)現(xiàn)階段高校檔案信息化管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，提出高效檔案信息化管理平臺(tái)構(gòu)建的有效意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：高校；檔案；信息化管理；平臺(tái)構(gòu)建

檔案信息化主要是指在保持原有檔案信息基本內(nèi)容的前提下，以資源建設(shè)為基本，以檔案數(shù)字化發(fā)展為基本特點(diǎn)，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)的應(yīng)用在對(duì)檔案信息的表現(xiàn)形式進(jìn)行改變，進(jìn)而形成和傳統(tǒng)檔案形式不同的信息化檔案。檔案管理信息化建設(shè)是新時(shí)代發(fā)展下高校檔案管理發(fā)展的必然要求。高校檔案信息化較之于傳統(tǒng)的檔案管理，具有高效率、便利性、快速型的特點(diǎn)，能夠在一定程度上簡(jiǎn)化高校檔案管理工作的繁雜，促進(jìn)高校檔案管理的又好又快發(fā)展。

一、高校檔案管理信息化平臺(tái)含義

信息化管理主要是利用科技發(fā)展下的新工具來(lái)對(duì)相應(yīng)工作進(jìn)行統(tǒng)一的協(xié)調(diào)、組織和管理，是一種高效生產(chǎn)力的重要體現(xiàn)。信息化管理平臺(tái)主要是指利用計(jì)算機(jī)操作軟件、互聯(lián)網(wǎng)等設(shè)備，利用多媒體、網(wǎng)絡(luò)、通信等新興技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息的程序化處理和數(shù)字化處理，從而為信息管理工作創(chuàng)建一個(gè)科學(xué)化、規(guī)范化的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。高校檔案管理信息化平臺(tái)是指對(duì)高校檔案信息在借助計(jì)算機(jī)處理技術(shù)的情況下，以一種數(shù)字化的形式來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并利用校園局域網(wǎng)和計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)服務(wù)實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的及時(shí)、準(zhǔn)確傳遞，在保證檔案信息安全、可靠的同時(shí)，為用戶的檔案信息檢索提供檔案數(shù)據(jù)路徑支持，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效共享。高校檔案管理信息化平臺(tái)基本包括硬件設(shè)備和軟件工具兩個(gè)方面。其中，硬件設(shè)備主要有掃描儀、數(shù)碼攝像機(jī)、音視頻設(shè)備、服務(wù)器和數(shù)字存儲(chǔ)設(shè)備和路由器等。軟件工具有檔案信息加工、發(fā)布軟件以及系統(tǒng)相關(guān)的維護(hù)操作人員等。

二、高校檔案管理信息化平臺(tái)發(fā)展的重要性

（一）實(shí)現(xiàn)高校檔案存儲(chǔ)良好環(huán)境的創(chuàng)建

高校傳統(tǒng)的檔案管理工作一般是以紙張為基本媒介，單一地利用紙張對(duì)高校學(xué)生和教師的信息進(jìn)行記錄管理，但是受紙張本身特征的局限性影響，這種方式記錄的高校檔案很容易受到毀壞，不利于高校檔案的長(zhǎng)久存儲(chǔ)。另外，高校檔案工作人員在傳統(tǒng)檔案管理工作中浪費(fèi)了大量不必要的人力、物力和財(cái)力，對(duì)高校檔案管理工作的效率帶來(lái)了影響。而信息化的檔案存儲(chǔ)能夠有效彌補(bǔ)這種繁復(fù)工作的局限，并能夠?qū)⒏咝n案管理信息進(jìn)行電子存儲(chǔ)，在很大程度上減少了檔案信息的丟失。

（二）實(shí)現(xiàn)高校檔案管理、應(yīng)用的便捷

高校傳統(tǒng)的檔案管理的工序非常復(fù)雜，檔案的管理、分類、存儲(chǔ)之間存在密切的關(guān)聯(lián)，表現(xiàn)為對(duì)一種信息的查詢還要了解與之相關(guān)的其他信息，而高校檔案信息化管理能夠快速地對(duì)這些有關(guān)聯(lián)的信息進(jìn)行查找，同時(shí)，在信息化的支持下能夠優(yōu)化高校檔案的使用流程。

（三）是高校檔案業(yè)務(wù)深入發(fā)展的必然要求

伴隨高校改革的深入發(fā)展，各個(gè)高校和外部交流活動(dòng)不斷增加，為此高校檔案部門的工作也逐漸加重，出現(xiàn)了一系列門類的高校檔案管理工作，比如高校個(gè)人業(yè)績(jī)檔案管理、評(píng)職稱管理以及學(xué)生檔案管理等，加重了原有高校檔案管理工作任務(wù)。同時(shí)，在實(shí)行電子政務(wù)發(fā)展之后，高校檔案管理辦公自動(dòng)化水平提升，檔案類型也由原來(lái)的紙張發(fā)展成為圖片、磁盤、光盤和移動(dòng)硬盤等多種形式，在實(shí)現(xiàn)檔案信息多樣化發(fā)展的同時(shí)，也給高校檔案管理工作帶來(lái)了諸多不便。

（四）是提升高校檔案管理工作人員自身素質(zhì)的需要

檔案資料管理在高校管理中占有重要的比例，隨著教育改革的深入發(fā)展，為此也對(duì)高校檔案管理人員的管理知識(shí)以及辦公自動(dòng)化能力提出了更高的要求。在大量網(wǎng)絡(luò)信息載體、電子文件出現(xiàn)的同時(shí)，原有的紙張檔案管理方式已不能滿足現(xiàn)代化檔案管理的需要，也不利于檔案管理人員素質(zhì)的提升，而信息化管理的應(yīng)用在促進(jìn)檔案管理人員掌握技術(shù)的同時(shí)，能夠在潛移默化中提升檔案管理人員的素質(zhì)。

三、高校檔案管理信息化發(fā)展存在的問(wèn)題

（一）高校檔案信息化管理人員思想觀念落后，對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)不夠

伴隨高校信息資源現(xiàn)代化的深入發(fā)展，在一定程度上促進(jìn)了高校檔案管理信息化發(fā)展。但高校檔案信息化管理的實(shí)際成效不明顯，究其原因，有一部分的原因是高校管理人員對(duì)信息化檔案管理工作不夠重視，高校檔案管理采用的仍是傳統(tǒng)的管理思想和管理方法，導(dǎo)致高校檔案管理工作處于一種停滯不前的階段，對(duì)于檔案管理的具體工作基本停留在對(duì)檔案的簡(jiǎn)單查詢方面，和實(shí)際檔案管理的需求很不相適應(yīng)，在很大程度上削弱了高校檔案資料信息的重要意義。

（二）高校檔案管理信息化建設(shè)平臺(tái)信息陳舊

現(xiàn)階段，雖然我國(guó)很多高校建立了檔案的信息管理系統(tǒng)，但是在實(shí)際管理操作和運(yùn)用中沒(méi)有重視對(duì)檔案的科學(xué)管理，由此使得高校學(xué)生和教師的個(gè)人信息基本處于最開(kāi)始入校的狀態(tài)，沒(méi)有對(duì)師生信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)化的更新。

（三）檔案管理的工作人員素質(zhì)不高

高校檔案信息化管理人才的選拔不夠嚴(yán)格，且對(duì)選拔上來(lái)的人才沒(méi)有進(jìn)行合理的管理，由此導(dǎo)致高校檔案信息化管理的員工流動(dòng)性較大，不利于高校檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。同時(shí)，一些高校的檔案信息化管理人才不具備基本的計(jì)算機(jī)操作技能，在很大程度上制約了信息化檔案管理的效率和科學(xué)性。

（四）高校檔案信息化管理的資金投入不夠

高校檔案信息化管理的重要物質(zhì)基礎(chǔ)是資金的支持，但是從發(fā)展實(shí)際上看，高校檔案信息化管理缺乏必要的資金投入。同時(shí)，受思想觀念的影響，高校管理人員將高校發(fā)展資金大多用于科研，對(duì)檔案信息化管理沒(méi)有予以足夠的重視。有些高校檔案管理人員的政治、經(jīng)濟(jì)待遇低，在這種情況下，高校檔案信息化管理很難留住人才，導(dǎo)致檔案信息化管理人才的流動(dòng)性較大，不利于高校檔案信息化管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

（五）高校檔案信息化管理受網(wǎng)絡(luò)安全影響大

網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題也是高校檔案信息化管理有效進(jìn)行的重要影響因素，但是，現(xiàn)階段高校檔案信息化管理存在較為嚴(yán)重的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。

四、高校檔案管理信息化建設(shè)的策略分析

（一）樹(shù)立全新的高校檔案管理理念，加強(qiáng)高校檔案管理的信息化建設(shè)

首先，高校有關(guān)部門要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化的重視，加大對(duì)檔案管理工作的積極宣傳，營(yíng)造良好的檔案管理氛圍。其次，高校檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)不能漫無(wú)目的地進(jìn)行，需要了解高校發(fā)展現(xiàn)狀檔案實(shí)際情況，清楚高校檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)和基本內(nèi)容。最后，高校檔案信息化管理要加快對(duì)管理方式、管理內(nèi)容的創(chuàng)新，還要為高校檔案信息化管理創(chuàng)造良好的環(huán)境氛圍。

（二）高校檔案管理信息化建設(shè)平臺(tái)建設(shè)要具有充分的資金

第一，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的發(fā)展。首先，高校檔案信息化管理發(fā)展需要完善計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的支持，在該系統(tǒng)中要基本包括掃描儀、數(shù)碼攝像機(jī)、音頻設(shè)備、打印機(jī)、服務(wù)器中樞、通信設(shè)備等，并在硬件設(shè)備發(fā)展的基礎(chǔ)上配合使用一些軟件，從而為高校檔案信息化管理提供技術(shù)上的支持。第二，依照信息化檔案管理平臺(tái)要求進(jìn)行檔案管理。首先，計(jì)算機(jī)編碼的形式需要和終端計(jì)算機(jī)的軟件系統(tǒng)相對(duì)應(yīng)，高校原始檔案信息及其電子檔案目錄需要在一定規(guī)則指導(dǎo)下進(jìn)行一對(duì)一的編制。其次，硬件設(shè)備要實(shí)現(xiàn)模塊化的發(fā)展，從而降低檔案管理設(shè)備故障發(fā)生的幾率。最后，電子檔案存儲(chǔ)備份系統(tǒng)需要和主機(jī)系統(tǒng)分開(kāi)設(shè)置。

（三）提升高校檔案管理人員的素質(zhì)

首先，高校檔案信息化管理工作人員需要提升對(duì)檔案信息化管理的責(zé)任意識(shí)。其次，提升高校檔案信息化管理人員的計(jì)算機(jī)操作能力以及對(duì)檔案的處理、分析能力。再次，要定期對(duì)高校檔案管理人員組織培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)高校檔案信息化管理人員的定期考核，在考核的進(jìn)行中完善高校檔案管理人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，拓展他們的知識(shí)。最后，高校檔案館要積極參與檔案信息化管理工作中，形成一種自我發(fā)展、自我約束的高校檔案管理機(jī)制，建立質(zhì)量管理和目標(biāo)責(zé)任管理機(jī)制，提升檔案信息化管理人員的工作熱情。

（四）加強(qiáng)對(duì)高校檔案信息化管理的資金投入

第一，將檔案信息化管理發(fā)展成為高校信息化工程發(fā)展中的重要內(nèi)容，通過(guò)對(duì)學(xué)校發(fā)展資金的合理分配保證高校檔案信息化管理的科學(xué)、有序發(fā)展。第二，高校領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)檔案信息化管理工作人員予以合理的工資待遇和政治待遇，從而加強(qiáng)高校檔案管理信息化工作人員對(duì)學(xué)校的歸屬感，減少人員流動(dòng)，保證高校檔案信息化的健康、高效發(fā)展。

（五）保證檔案管理制度的科學(xué)有效

高校檔案信息化管理的發(fā)展離不開(kāi)完善檔案管理制度的支持，高校檔案管理制度的形成能夠?yàn)闄n案的科學(xué)化管理提供有效的支持，規(guī)范高校檔案管理發(fā)展，保證檔案信息資源的及時(shí)共享。另外，高校管理人員還可以根據(jù)檔案管理工作發(fā)展實(shí)際制定出具有可行性的員工激勵(lì)機(jī)制，通過(guò)薪資和職稱獎(jiǎng)勵(lì)促進(jìn)檔案管理工作人員工作效率的提升。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，高校檔案信息化管理是新時(shí)代下高校檔案管理工作發(fā)展的一宗必然趨勢(shì)，對(duì)促進(jìn)高校管理的全面發(fā)展具有重要的意義。為此需要高校有關(guān)人員在遵循本校特色發(fā)展管理規(guī)律的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮檔案信息化管理對(duì)高校檔案管理工作的積極促進(jìn)作用，進(jìn)而不斷促進(jìn)檔案信息化工作發(fā)展。

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中圖分類號(hào)：G271

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號(hào)：2096-000X（2016）13-0161-02

作者簡(jiǎn)介：李永戰(zhàn)（1973，02-），男，漢族，籍貫：湖南洞口，單位：邵陽(yáng)廣播電視大學(xué)。

Abstract：With the continuous progress of the society，computer network has gone deeply into various industries. Archives management in colleges and universities has gradually adopted the management information，this transformation can adapt to the requirements of modern society，to remedy the defects of the original file management work，improve the efficiency of archives management incolleges and universities.Based on the exposition of the connotation and significance of the information management platform in the university archives，the paper analyzes the problems existing in the information management platform in the university archives the present stage university archives information management analysis，proposed，archives information management platform construction effectively.

Keywords：colleges and universities；archives；information management；platform construction