淺議文印工作中電子文檔的安全問題

張巖

淺議文印工作中電子文檔的安全問題

張巖

隨著計算機在機要檔案管理工作中的全面普及以及無紙化辦公的廣泛應用，電子文檔已成為辦公信息的重要載體。由于電子文檔相較于紙質(zhì)文檔而言，更易被修改、復制、刪除，導致電子文檔的安全存在不容忽視的隱患。本文對此進行應對分析，提出在日常文印工作中潛在的信息安全風險及對電子文檔加強保護的重要性。

電子文檔；信息安全；解決對策

一、電子文檔的概念及特點

1.電子文檔的概念

電子文檔是指人們在社會活動中形成的，以固態(tài)硬盤、磁盤和光盤等化學磁性物理材料為載體的電子文檔文字、圖片材料，依賴計算機系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡上傳輸。它主要包括電子信件、電子報表、電子文書、電子圖紙、紙質(zhì)文本文檔的電子版本等等。

2.電子文檔的特點

（1）形式具有多樣性。電子文檔可以以圖形文件、文本文件、影像文件、表格文件以及多媒體文件的形式存在和傳輸。

（2）內(nèi)容的不穩(wěn)定性。電子文檔相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔而言，具有易于復制、修改、刪除等特點，因而其內(nèi)容的穩(wěn)定不及傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔。

（3）對相關設備具有依賴性。電子文檔的數(shù)據(jù)需要存儲于硬盤、磁盤、光盤等介質(zhì)中，是一種以數(shù)字代碼形式存在的并非可以直接讀取的信息類型。其必須依靠相關的存儲介質(zhì)和計算機系統(tǒng)才具有生命力。

（4）比紙質(zhì)文檔更具有快捷性。電子文檔改變了傳統(tǒng)的收發(fā)文件的業(yè)務處理流程。利用計算機可以達到一次性錄入多次輸出，方便文件的隨時查找和利用。通過利用互聯(lián)網(wǎng)技術，可實現(xiàn)電子文檔的資源共享，同時也可以廣泛地采集有關的數(shù)據(jù)信息，充實自己的電子文檔，向利用者提供快捷且豐富的信息內(nèi)容。

二、電子文檔對文印工作的影響及如何應對

1.電子文檔的普及是文印工作必須面對的挑戰(zhàn)

隨著計算機技術的成熟完善以及網(wǎng)絡信息時代的來臨，近年來，機關事業(yè)單位電子政務信息化建設日益發(fā)展，網(wǎng)絡化辦公、無紙化辦公、電子公文傳輸?shù)纫驯蛔鳛樘岣哒畽C關辦公效率、節(jié)約資源的一種手段。將紙質(zhì)公文以專有的技術處理為數(shù)字化信息，并通過計算機網(wǎng)絡進行遠程傳送，已成為機關事業(yè)單位工作流程的發(fā)展趨勢。這一趨勢從根本上改變了紙質(zhì)文件在逐級傳送中所引起的易泄密、效率低、易丟失等弊病，而且節(jié)約了人力、紙張等資源，但又給機關辦公文印帶來了生存的危機。一個機關文印單位經(jīng)受著能不能在這一趨勢中發(fā)揮創(chuàng)新和替代作用，使危機變成機遇的挑戰(zhàn)。機關文印只有加快數(shù)字化及電子文檔應用的技術改造，才能夠應對這一挑戰(zhàn)。

2.如何應對電子文檔對文印工作造成的挑戰(zhàn)

在這樣的新形勢下，機關事業(yè)單位文印的發(fā)展要加強電子文檔管理的應用。為了適應機關辦公網(wǎng)絡化和電子公文傳輸?shù)男乱?，隨著各地政府電子公文傳輸?shù)耐菩?，加快電子文檔管理平臺建設的要求日益緊迫。由此帶來的大量電子公文上傳下發(fā)、網(wǎng)絡接稿等新業(yè)務，使得機關文印對電子文檔管理的平臺更加依賴。隨著辦公網(wǎng)絡化、無紙化、公文電子化，出現(xiàn)的新要求主要有以下幾點。

（1）網(wǎng)絡接收送印稿件。隨著辦公無紙化和網(wǎng)絡化的普及，大部分公文的擬稿都是通過網(wǎng)絡完成的。因此，各部門送印稿件不再只是將紙質(zhì)稿件送交給文印部門重新輸入印刷，更多的時候是將草擬好的電子文稿直接傳送給文印部門，而內(nèi)網(wǎng)的廣泛使用又實現(xiàn)了通過網(wǎng)絡直接向文印部門遞交電子文稿。如果機關文印不使用專門的電子文檔管理平臺，每天接受的大量送印稿件將呈現(xiàn)無序化的狀態(tài)，容易遺漏、誤時，甚至造成重大的影響。

（2）電子數(shù)據(jù)的保存及應用。隨著各地政府電子公文的推廣，電子數(shù)據(jù)的應用就顯得尤為重要?？赡苄枰獙⒍嗄昵暗母寮R編成電子版而在若干年后重新查找原來編排的電子稿件，并且舊的電子文檔還會有許多新的應用，例如在政府網(wǎng)站的建設中就需要部分以前的電子文檔資源。這樣的情形下，文印中原有的單機排版并且由工作電腦保存文件的模式或簡單的文件服務器系統(tǒng)就無法適應了，常常會出現(xiàn)舊的電子文檔丟失或無法查找的情況。這樣一來，機關文印的電子數(shù)據(jù)中心建設就顯得十分必要。通過新的后臺數(shù)據(jù)庫加之科學化的電子文檔管理平臺，才能更好地做到各類電子數(shù)據(jù)的保存、查詢以及調(diào)用。

（3）電子公文的上傳下發(fā)。各地政府對于電子公文的推行為處于網(wǎng)絡化、電子化辦公轉型中的機關文印提供了難得的機遇。隨著電子公文的普及，復印稿件將越來越呈現(xiàn)小印量的趨勢，不可避免地帶來文印業(yè)務量的下降。電子公文的制作、上傳以及承擔部分電子公文下發(fā)的技術環(huán)節(jié)，將為機關文印提供新的業(yè)務。而這類新業(yè)務也需要借助與政府辦公核心政務平臺相銜接的電子文檔管理平臺來實現(xiàn)，例如業(yè)務部分網(wǎng)上提交電子公文上傳需求，機關文印在電子文檔管理平臺中就即時可見，并可進行相應操作。

三、如何確保文印工作中電子文檔的安全

1.建立有效機制，明確崗位職責

維護電子文檔的安全，是文印工作人員的重要職責。電子文檔的生成、處理以及歸檔是一個緊密聯(lián)系的過程，任何一個環(huán)節(jié)考慮不周，出現(xiàn)紕漏，都有可能對電子文檔的安全造成威脅。因而，建立有效的機制，明確承擔文印工作人員的崗位職責，形成嚴密、合理、科學的管理制度并使其切實得到落實，才能有效地保證文印工作中電子文檔的安全。在電子文檔流轉的每個環(huán)節(jié)中操作的人都應該擁有自己的用戶名和密碼，分別確定每個人對電子文檔管理的不同權限。為防止密碼被他人盜用，密碼的設置建議用數(shù)字和一些比較特殊的字符交叉結合在一起使用。為確保每個人職責范圍內(nèi)電子文檔的安全，每個環(huán)節(jié)的工作人員要嚴格遵守自己的崗位職責，不能跨越職責工作，分工明確、責任清晰，才可以有效地避免互相推諉、扯皮，只有完善且嚴密的制度才能確保電子文檔的安全。

2.提升文印檔案工作人員素質(zhì)，保障電子文檔的安全

機關事業(yè)單位中文印檔案的工作人員具有特殊的地位和身份，因工作原因會知曉更多的秘密，因而提升文印檔案工作人員的素質(zhì)至關重要。電子文檔出現(xiàn)以后，由于其自身的介質(zhì)特點，不但能夠沒有限制地復制，還能夠進行再次編輯。因而，電子文檔的安全與保密對于文印檔案的工作人員提出了新的要求，不僅要求其具有較高思想覺悟和政治素質(zhì)，而且要求其能夠適應電子文檔廣泛應用后新的工作要求。文印檔案人員首先要更新觀念，提高認識。要清楚地意識到電子文檔的廣泛應用是大勢所趨，轉變思維方式，突破原有的紙質(zhì)檔案的知識結構，學習研究新的檔案文印管理方法。其次要掌握現(xiàn)代信息技術。電子文檔的文印管理是一門集計算機科學與檔案管理于一體的綜合性學科，因而要求文印人員在具備檔案管理相關知識的基礎上同時具有計算機應用與網(wǎng)絡技術等知識。機關事業(yè)單位中文印檔案人員的職業(yè)道德素質(zhì)也對電子檔案的安全起著重要的作用，應當選道德品質(zhì)優(yōu)秀、工作認真負責的人從事電子檔案的文印管理工作。電子文檔的管理人員應當加強學習，提高自己的業(yè)務素質(zhì)，充實相關的法律法規(guī)，培養(yǎng)一絲不茍與認真負責的工作作風。不斷提升電子檔案文印管理人員的素質(zhì)，是保證電子文檔安全行之有效的方式。

3.注意保管好電子文檔的載體

多數(shù)情況下，電子文檔均保存在磁盤、光盤、移動硬盤等介質(zhì)當中。只有保管好這些介質(zhì)，才能夠保證電子文檔的安全。溫度以及濕度的變化都會對電子文檔的載體產(chǎn)生影響，灰塵以及外界磁場的變化有時也會引起介質(zhì)的氧化反應，造成信號的失落，從而損壞所記錄的信息。由于電子文檔的載體極易受到周圍環(huán)境的影響，因而應當對電子文檔載體進行定期檢查，并對相關的電子文檔定期備份，以防止因外界環(huán)境的影響損壞載體進而造成所記錄的電子文檔丟失。對電子文檔的備份、檢測、維護工作，必須嚴格遵守相關的操作規(guī)定，并進行記錄，以防止在誤操作的情況下?lián)p壞電子文檔。

總之，新技術的采用是必然之勢，計算機和網(wǎng)絡已經(jīng)成為政府、企事業(yè)單位日常辦公自動化不可缺少的重要工具，電子文檔管理正是在機關文印中心的發(fā)展當中發(fā)揮重要作用的一項新技術，是機關文印發(fā)展的必由之路。保證電子文檔的安全，機關文印才能夠為機關提供文件整理、印刷輸出、信息存儲、電子公文上傳下發(fā)等各項增值服務，從而迎來機要檔案管理工作新一輪的發(fā)展。

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（作者單位：南京市發(fā)展和改革委員會）

10.16653/j.cnki.32-1034/f.2016.13.027