智能文印管理系統(tǒng)研究

劉艷超 王徽 王鑫

（1.海軍大連艦艇學(xué)院，遼寧 大連 116001；2.海軍潛艇學(xué)院，山東 青島 266000；3.海軍航空大學(xué)，山東 煙臺(tái) 264001）

隨著科技的迅速發(fā)展，各行各業(yè)都采用電腦辦公，這也使各類院校在日常管理及教學(xué)科研工作中產(chǎn)生越來越多的電子資料。對(duì)于院校來說，需要加強(qiáng)電子資料的安全管理，并且還要對(duì)文印行為實(shí)施嚴(yán)格規(guī)范，通過采取安全措施，確保文印成本節(jié)約的同時(shí)，使文印核算工作變得更加精細(xì)化；各類院校需要制定相應(yīng)的保密規(guī)范和要求，并對(duì)文印中心進(jìn)行集中化建設(shè)，以確保通過全流程的跟蹤與監(jiān)控來實(shí)現(xiàn)對(duì)打印與復(fù)印分發(fā)等行為的追溯化管理。

1 智能文印管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)目標(biāo)

在對(duì)智能文印管理系統(tǒng)進(jìn)行研發(fā)過程中，需要明確相應(yīng)的設(shè)計(jì)目標(biāo)，只有確定系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)，才能使智能文印管理系統(tǒng)滿足用戶的使用需求。對(duì)于智能文印管理系統(tǒng)來說，其設(shè)計(jì)目標(biāo)主要包括五點(diǎn)：（1）為了有效保護(hù)文印權(quán)限，使資料得到安全的閱覽，就需要采取相應(yīng)的機(jī)制來驗(yàn)證用戶身份，并實(shí)時(shí)監(jiān)控文印設(shè)備，從而使用戶信息在文印過程中得到全程化的監(jiān)控與行為記錄。（2）智能文印管理系統(tǒng)需要建立審核回溯跟蹤機(jī)制，利用追溯模塊來對(duì)文印數(shù)據(jù)及資料閱覽進(jìn)行相應(yīng)的還原，通過紙質(zhì)掃描模塊來對(duì)資料復(fù)印過程中的相關(guān)細(xì)節(jié)進(jìn)行查看。（3）能夠采取集中化監(jiān)控手段來對(duì)任務(wù)及設(shè)備進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保打印設(shè)備在出現(xiàn)故障時(shí)，能夠第一時(shí)間發(fā)出報(bào)警信息，并且當(dāng)耗材消耗量超出預(yù)定閥值時(shí)，也會(huì)發(fā)出報(bào)警信息，同時(shí)還能對(duì)文印任務(wù)負(fù)載進(jìn)行自動(dòng)化調(diào)整，確保負(fù)載均衡，以使文印效率得到進(jìn)一步提升。（4）智能文印管理系統(tǒng)需要具備精細(xì)化統(tǒng)計(jì)功能，智能文印管理系統(tǒng)可以對(duì)文印員工作量、文印設(shè)備數(shù)量、耗材使用量等信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以便于用戶、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、用戶組、耗材使用等相關(guān)統(tǒng)計(jì)分析需求得到有效滿足，從而使考核能夠量化、精細(xì)化。（5）系統(tǒng)還應(yīng)具備較強(qiáng)的擴(kuò)展性，用戶可以對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行自定義擴(kuò)展配置，以便于對(duì)相應(yīng)的硬件設(shè)備進(jìn)行增加，同時(shí)還能實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)流程的調(diào)整，并且該系統(tǒng)還具備相應(yīng)的擴(kuò)展接口來實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)的有效對(duì)接。

2 智能文印管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方案

從邏輯層面上來說，系統(tǒng)的功能模塊有很多，這些模塊均與系統(tǒng)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)中的各個(gè)層相對(duì)應(yīng)。系統(tǒng)接入層可實(shí)現(xiàn)文印設(shè)備交互與監(jiān)控；而在系統(tǒng)訪問層中，則可使系統(tǒng)具備UI交互功能和接入業(yè)務(wù)功能；在系統(tǒng)的數(shù)據(jù)服務(wù)層中，則可利用各種協(xié)議來實(shí)現(xiàn)不同任務(wù)轉(zhuǎn)換，根據(jù)相應(yīng)的數(shù)據(jù)模型來對(duì)系統(tǒng)專用數(shù)據(jù)定義進(jìn)行生成；在系統(tǒng)的分析層中，可通過協(xié)議轉(zhuǎn)換來確保外部系統(tǒng)與Web后臺(tái)順利對(duì)接，從而使分析層和數(shù)據(jù)服務(wù)層共同將任務(wù)提供給服務(wù)層；在系統(tǒng)的文檔轉(zhuǎn)換層中，則可根據(jù)任務(wù)類型來對(duì)相應(yīng)的文件格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，以確保文檔能夠滿足任務(wù)使用需求；在系統(tǒng)的IPMS服務(wù)層中，具備多種服務(wù)功能，可確保任務(wù)調(diào)度與功能邏輯的順利實(shí)現(xiàn)。

在智能文印管理系統(tǒng)中，文印任務(wù)狀態(tài)信息以及設(shè)備狀態(tài)監(jiān)控信息在提交過程時(shí)，可以利用系統(tǒng)中的設(shè)備監(jiān)控服務(wù)來進(jìn)行實(shí)時(shí)提交，并且還能對(duì)Web應(yīng)用服務(wù)的打印申請(qǐng)進(jìn)行快速響應(yīng)，根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容來進(jìn)行打印。文檔電子件的歸檔存儲(chǔ)則可通過磁盤陣列來完成，在進(jìn)行電子件歸檔時(shí)，需要根據(jù)用戶需求來對(duì)具體的存放路徑進(jìn)行相應(yīng)的管理與規(guī)劃，使用戶在存放過程中進(jìn)行備份。系統(tǒng)的外部對(duì)接服務(wù)則是通過對(duì)接服務(wù)器來完成的，不同系統(tǒng)在進(jìn)行數(shù)據(jù)信息交互時(shí)，則可借助于WebService來實(shí)現(xiàn)。

3 智能文印管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)功能

3.1 實(shí)時(shí)監(jiān)控功能

智能文印管理系統(tǒng)具備實(shí)時(shí)監(jiān)控功能，該功能可以對(duì)設(shè)備是否存在故障、設(shè)備功能是否處于鎖定狀態(tài)、耗材是否即將耗盡等信息進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，然后將這些狀態(tài)信息進(jìn)行提交，在提交狀態(tài)信息過程中，則是以報(bào)文形式來實(shí)現(xiàn)的，而Web應(yīng)用則會(huì)接收到該報(bào)文，并對(duì)報(bào)文中的狀態(tài)信息內(nèi)容進(jìn)行記錄，然后存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中，并針對(duì)特定的Web客戶端進(jìn)行定時(shí)推送。這些狀態(tài)信息在定時(shí)推送時(shí)，能夠通過圖形化樣式來進(jìn)行直觀呈現(xiàn)，以便于幫助管理用戶來對(duì)具體故障信息、耗材消耗情況等信息進(jìn)行實(shí)時(shí)了解。除此之外，智能文印系統(tǒng)還能針對(duì)故障及耗材損耗情況發(fā)出聲光報(bào)警，以便于提醒管理用戶進(jìn)行處理。智能文印管理系統(tǒng)通過實(shí)時(shí)監(jiān)控任務(wù)狀態(tài)，使這些狀態(tài)信息通過報(bào)文形式向Web應(yīng)用進(jìn)行提交，然后向特定Web客戶端進(jìn)行定時(shí)按需推送，同時(shí)采取圖形化樣式或任務(wù)列表來對(duì)具體的信息內(nèi)容進(jìn)行直觀呈現(xiàn)。

3.2 安全文印功能

智能文印系統(tǒng)在轉(zhuǎn)換文印任務(wù)時(shí)，通過圖像處理技術(shù)使任務(wù)發(fā)起人權(quán)限信息、有效時(shí)間、部門信息、復(fù)制次數(shù)等內(nèi)容能夠嵌入到最終文檔中，上述信息均是被安全加密的，并且不會(huì)對(duì)文檔使用造成影響，通過這些內(nèi)容的嵌入，能夠使文印行為以及紙質(zhì)文件復(fù)印行為的安全性得到有效保證。

對(duì)于智能文印管理系統(tǒng)來說，該系統(tǒng)可按照用戶需求對(duì)嵌入式刷卡終端進(jìn)行定制，從而使文印設(shè)備具備刷卡開閉鎖功能，進(jìn)而確保具備合法身份的用戶能夠使用文印設(shè)備。并且，智能文印系統(tǒng)還能詳細(xì)記錄設(shè)備的使用情況，以便于進(jìn)行安全審查。對(duì)于文印任務(wù)來說，文印設(shè)備使用方和文印任務(wù)提供方是不同的，所以在對(duì)文印任務(wù)進(jìn)行審核時(shí)，并不會(huì)立即進(jìn)行打印，而是將該任務(wù)存儲(chǔ)到任務(wù)列表中進(jìn)行等待打印，此時(shí)文印任務(wù)提供方或文印設(shè)備使用房只有對(duì)文印設(shè)備進(jìn)行刷卡才能使該任務(wù)得以執(zhí)行打印，進(jìn)而使打印任務(wù)中的敏感信息得到安全保障。

在對(duì)文件資料進(jìn)行打印之前，需要由智能文印管理系統(tǒng)來加密打印內(nèi)容，具體的加密信息有輸出次數(shù)、輸出時(shí)間、任務(wù)編號(hào)等，這樣當(dāng)文件中的秘密信息發(fā)生泄露時(shí)，便可對(duì)涉密紙件進(jìn)行電子件掃描，然后利用系統(tǒng)具備的加密信息提取功能，便可對(duì)打印前的加密信息進(jìn)行還原。在智能文印管理系統(tǒng)中，還可依據(jù)用戶需求對(duì)文印審批流程進(jìn)行配置，從而使系統(tǒng)在和外部其他系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接時(shí)，確保文印任務(wù)得到有效審批，待文印任務(wù)審核正式通過后才會(huì)執(zhí)行打印，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)文印任務(wù)狀態(tài)的安全監(jiān)控，防止出現(xiàn)泄密事件。智能文印管理系統(tǒng)能夠?qū)θ蝿?wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并可根據(jù)不同角度來審計(jì)任務(wù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)任務(wù)全流程的有效追溯。

3.3 自動(dòng)排產(chǎn)功能

智能文印系統(tǒng)還具備自動(dòng)排產(chǎn)功能，該功能可依據(jù)用戶權(quán)限任務(wù)、紙張類型、文印設(shè)備種類、設(shè)備使用情況等，遵循安全使用與負(fù)載均衡兩大原則來派發(fā)任務(wù)，這樣不僅使任務(wù)的排隊(duì)時(shí)間得到有效減少，也能使設(shè)備的利用效率得到進(jìn)一步提高。在任務(wù)發(fā)起過程中，用戶需要對(duì)任務(wù)的涉密性、裝訂要求、紙張規(guī)格、彩打等內(nèi)容進(jìn)行填寫，智能文印管理系統(tǒng)會(huì)對(duì)任務(wù)進(jìn)行審核，并依據(jù)具體信息來對(duì)相應(yīng)的子任務(wù)進(jìn)行分解，待任務(wù)打印完畢以后，利用條碼來對(duì)子任務(wù)和大任務(wù)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，以便于裝訂過程中對(duì)不同設(shè)備打印的紙件進(jìn)行組合。

3.4 統(tǒng)計(jì)分析功能

智能文印管理系統(tǒng)能夠記錄文件全流程任務(wù)信息，并根據(jù)不同條件來進(jìn)行相應(yīng)的分類統(tǒng)計(jì)與分析。

在展示這些信息時(shí)，則可借助于各種列表和圖形來進(jìn)行直觀顯示，同時(shí)，系統(tǒng)還具備數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能，以便于后續(xù)進(jìn)行預(yù)算制定與量化考核。智能文印管理系統(tǒng)還能進(jìn)行維修管理與耗材庫(kù)存管理，維護(hù)耗材進(jìn)出庫(kù)，并對(duì)維修信息進(jìn)行記錄，確保信息可靠性與準(zhǔn)確性，以使成本核算結(jié)果準(zhǔn)確、可靠。

3.5 基礎(chǔ)管理及擴(kuò)展功能

智能文印管理系統(tǒng)還具備強(qiáng)大的基礎(chǔ)管理及擴(kuò)展功能，包括對(duì)用戶權(quán)限、機(jī)構(gòu)、設(shè)備的維護(hù)管理，同時(shí)還能對(duì)文印流程進(jìn)行自定義配置，從而使用戶需求得到有效滿足，該系統(tǒng)利用反射技術(shù)與腳本來進(jìn)行外部對(duì)接，以確保系統(tǒng)得到平滑擴(kuò)展。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，智能文印管理系統(tǒng)根據(jù)不同用戶的使用需求，能夠全面實(shí)現(xiàn)設(shè)備監(jiān)控、全程監(jiān)管、對(duì)接、擴(kuò)展、文印安全以及考核分析等多種功能，這使得智能文印管理系統(tǒng)的應(yīng)用能夠有效保障系統(tǒng)使用單位的資料信息安全，使文印成本得到有效控制的同時(shí)，也能對(duì)文印行為實(shí)施全流程監(jiān)控與跟蹤追溯管理。