微時(shí)代高校文秘工作的嬗變

?

微時(shí)代高校文秘工作的嬗變

數(shù)學(xué)信息技術(shù)的高速發(fā)展，催生了微博、微信等微媒體運(yùn)用其強(qiáng)大的生命力來改變傳統(tǒng)的媒介形態(tài)。微電影、微博、微信等新媒界形式逐步形成了以移動互聯(lián)網(wǎng)為傳播載體的“微時(shí)代”?！拔ⅰ钡膬?nèi)涵是指去糟取精濃縮信息、便捷快速。在“微”時(shí)代的浪潮中“高校作為社會新科技和新思想的匯聚地”對微媒體的應(yīng)用反應(yīng)也是最為敏銳的，高校文秘工作也迅速地具有了自己的“微”特色。因此，如何在開展高校文秘工作的過程中適時(shí)應(yīng)勢地加入更多的“微”元素，使得高校文秘工作緊跟時(shí)代步伐，彰顯信息時(shí)代的“微”本色，成為了目前國內(nèi)外相關(guān)研究人員關(guān)注的重點(diǎn)問題。

一、關(guān)于野微冶

隨著社會發(fā)展節(jié)奏的加速，人們的生活節(jié)奏也更快了，交往頻率變高、話語長度縮短，進(jìn)而衍生了微縮化的傳播方式，使得以移動互聯(lián)網(wǎng)為媒介的傳播迅速融入到了工作和生活之中。電影變?yōu)槲㈦娪?、短信變?yōu)槲⑿拧⒉┛妥優(yōu)槲⒉?，這些微媒體制造著微語錄，人們熱衷于微閱讀、借助網(wǎng)絡(luò)發(fā)起微公益活動，網(wǎng)絡(luò)上流行著微視頻等，這一切都是以快速地獲取和傳播信息為主要標(biāo)準(zhǔn)，可以說現(xiàn)實(shí)中“無微不在”這就是所謂的“微時(shí)代”。

今天，這個(gè)“微”運(yùn)用其較強(qiáng)的生命力，影響了社會發(fā)展的模式，并進(jìn)而改變了人們的思維模式和行為方式，也改變了文秘工作的思路和模式，構(gòu)建了文秘工作領(lǐng)域的“微時(shí)代”。高校，作為一個(gè)國家的科技前沿領(lǐng)域，對社會新態(tài)變的反應(yīng)是最為敏銳的，而高校的文秘工作作為高校運(yùn)轉(zhuǎn)中上傳下達(dá)，規(guī)劃引領(lǐng)的重要部分其對微時(shí)代的影響也是至關(guān)重要的。

因此，作為高校的文秘工作人員要客觀、全面地分析微時(shí)代的特征，利用好微媒體，既不隨波逐流，也不嘩眾取寵，利用“微媒體”更好地聽取師生員工對學(xué)校工作的意見，同時(shí)也更好地讓師生員工理解學(xué)校決策，充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺資源，來充實(shí)獲取信息的內(nèi)容，開拓工作視野，實(shí)現(xiàn)從工作理念到工作內(nèi)容的創(chuàng)新。

二、微時(shí)代下高校文秘工作的新特點(diǎn)

（一）微時(shí)代推動高校文秘工作高效運(yùn)作

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、高等教育的大眾化，高校文秘工作內(nèi)容更為繁雜，包括相關(guān)會議籌備及記錄，信息收集和整理、調(diào)研工作等，這些看似簡單的工作，卻需要極其認(rèn)真負(fù)責(zé)、任何環(huán)節(jié)不能出現(xiàn)失誤，否則會造成較大的影響。微時(shí)代的來臨，更新的工作方式，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)文秘工作的諸多不足，使得文秘工作更為有條有理不再忙亂。微媒體改變了傳統(tǒng)的手工辦公模式，使得文秘工作人員更為高效地掌握及利用信息，大大提升了文秘工作的效率，對高校文秘工作發(fā)展具有重要的意義。

1.微時(shí)代促使了文秘工作效率大幅度提升。

高校文秘工作中，接收和傳遞公文是基礎(chǔ)性工作。傳統(tǒng)公文處理是由文秘工作人員先整理和分類上級文件，之后傳遞給校領(lǐng)導(dǎo)，并依據(jù)校領(lǐng)導(dǎo)批示再分發(fā)到各院系。這種人工收發(fā)文件的方式耗費(fèi)時(shí)間較長，容易耽誤工作進(jìn)度，甚至有些文件還未傳閱就過了規(guī)定辦理時(shí)限。同時(shí),如相關(guān)部分或院系要發(fā)布公文，則必須由領(lǐng)導(dǎo)在紙質(zhì)發(fā)文單上簽發(fā)，但如果遇到領(lǐng)導(dǎo)有事外出，就會延誤發(fā)文時(shí)間。微時(shí)代下，高校文秘工作改變

了傳統(tǒng)公文處理模式，文秘工作人員可建立辦公室微博、公共微信號，把相關(guān)公文發(fā)布于微平臺上，使得公文處理效率極大提升。

2.微時(shí)代促使了文秘工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升。

微時(shí)代環(huán)境下，以移動互聯(lián)網(wǎng)為中心，可廣泛迅速地收集整理、開發(fā)利用信息，使得高校內(nèi)部更為方便地共享信息。但人是微時(shí)代高校文秘工作革新的第一要素，充分利用微媒體來實(shí)現(xiàn)有效地辦公，是高校文秘工作人員必須面對的問題。這就要求高校文秘工作人員必須提升自己的業(yè)務(wù)水平，學(xué)習(xí)相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，熟練掌握對微媒體的使用，使得微博、微信等媒介能真正被利用起來而不是流于形式。所以，文秘工作人員要積極參與相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，與其他學(xué)校的人員交流經(jīng)驗(yàn)。這樣才能更好地適應(yīng)微時(shí)代下文秘工作的需要。

3.微時(shí)代促使了文秘工作快速方便地獲取和查閱信息。

在傳統(tǒng)模式中，高校獲取信息或查閱信息都是通過實(shí)地調(diào)查走訪，文秘工作人員要去各個(gè)院系進(jìn)行收集信息資料，需要花費(fèi)大量的時(shí)間和人力，之后還需要花費(fèi)一定時(shí)間對信息資料進(jìn)行整理，但有些針對性的調(diào)研工作具有時(shí)效性，往往花費(fèi)大量精力獲取信息并進(jìn)行整理，還沒有完成就已經(jīng)過了要求的時(shí)間。微時(shí)代下，高校文秘工作人員可利用微平臺來開展調(diào)研工作，不必去每個(gè)院系進(jìn)行實(shí)地調(diào)研，進(jìn)而快速獲取有效信息。同時(shí)，文秘工作人員可利用微平臺來向廣大師生直接獲取信息，使得所收集的資料更具有價(jià)值性，為校領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力的依據(jù)。

4.微時(shí)代促使了高校文秘工作方法的革新。

微時(shí)代下傳統(tǒng)文秘工作方式發(fā)生變化，文秘工作不需要整理成堆的文件，不需要不斷的接聽電話，不需要去每個(gè)院系開展工作，這些都逐步被辦公微平臺所取代，工作方法也會隨之改變。高校工作所涉及的環(huán)節(jié)較多，需要多個(gè)部門相互協(xié)助才能完成任務(wù)。如果采用傳統(tǒng)模式，要文秘工作人員每個(gè)部門去協(xié)調(diào)，往往會耽誤工作。如果利用微平臺來發(fā)布信息、共享文件能夠較短時(shí)間內(nèi)傳遞給相關(guān)部門和人員。

（二）微時(shí)代對高校文秘工作的消極影響

現(xiàn)今人們的生活和工作已處于“微時(shí)代”的“圍城”之中。這個(gè)信息量呈幾何增長的方式也給高校工作帶來了不利的影響。

1.微時(shí)代環(huán)境下高校文秘工作保密難度增大。微時(shí)代下，高校文秘工作的特點(diǎn)就是數(shù)據(jù)共享，共享程度越高，保密工作就會存在越大的隱患。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，激光技術(shù)、紅外遙感等被利用于竊密活動，如果保密工作不到位，防范不嚴(yán)密，就會導(dǎo)致微平臺被攻擊和入侵，信息被竄改，甚至?xí)姑?。同時(shí)，文秘工作人員在處理工作中的疏忽也會泄密，如其移動存儲介質(zhì)，廢棄的打印紙等資料都可能泄露機(jī)密信息，計(jì)算機(jī)報(bào)修、報(bào)廢硬盤也會導(dǎo)致信息泄密。

2.高校文秘工作人員過分依賴微平臺，容易導(dǎo)致工作無所適從。在處理高校辦公室工作中，文秘人員過分依賴微平臺會導(dǎo)致工作陷入被動，也使得所開展的工作無所適從。微平臺的構(gòu)建及對微媒體的利用，使得文秘工作越來越離不開網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)，但平時(shí)如不注意備份文件資料，當(dāng)計(jì)算機(jī)發(fā)生故障或遭受病毒攻擊，就會導(dǎo)致信息無法復(fù)原，則會嚴(yán)重影響工作的開展。同時(shí)，由于可從微平臺上獲取大量的信息資料，也會養(yǎng)成文秘工作人員不踏實(shí)的工作作風(fēng)。所以，如遇到停電、計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)故障，文秘工作人員則會難以繼續(xù)進(jìn)行工作。

三、微時(shí)代下有效開展高校文秘工作的建議

微時(shí)代的來臨，推動了高校文秘工作信息化、專業(yè)化的發(fā)展。高校文秘工作人員可利用互聯(lián)網(wǎng)、微博、微信等“微”元素作為開展工作的工具，并結(jié)合傳統(tǒng)工作方法，更好地促使微平臺與文秘工作的結(jié)合，實(shí)現(xiàn)信息共享，提升文秘工作的整體水平。

作者針對上述闡述，對微時(shí)代下高校文秘工作的有效開展提出了幾點(diǎn)建議，如下：

1.高校文秘工作人員要不斷提升業(yè)務(wù)技能。微時(shí)代下，信息量的大增、知識更新的快速，要求文秘工作人員必須加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提升自己的業(yè)務(wù)水平。高校的辦公微平臺能否在文秘工作中發(fā)揮其功能，關(guān)鍵因素是文秘工作人員。微平臺是一個(gè)人機(jī)交互的系統(tǒng)，要發(fā)揮其功能就必須有人的控制和干預(yù)。如利用微平臺發(fā)布信息過程中，文秘工作人員不僅要具備公文寫作技能，還要掌握計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠熟練運(yùn)用辦公自動化軟件等。所以，文秘工作人員要具備微時(shí)代所要求的素質(zhì)與技能，要積極參與各類培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)公文處理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等相關(guān)知識，在實(shí)踐工作中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，全面提升業(yè)務(wù)水平。

2.要做好保密工作，維護(hù)微平臺系統(tǒng)的安全。維護(hù)辦公微平臺的系統(tǒng)安全是高校文秘工作的職能，信息技術(shù)不斷發(fā)展，竊密手段不斷變化，保密工作的難度也加大。文秘工作人員要加強(qiáng)微平臺系統(tǒng)的安全性工作，在計(jì)算機(jī)上安裝殺毒軟件并及時(shí)更新病毒庫，建立安全預(yù)警機(jī)制，降低網(wǎng)絡(luò)入侵的幾率，還要對數(shù)據(jù)庫、服務(wù)器的數(shù)據(jù)及相關(guān)設(shè)備進(jìn)行必要的保護(hù)。另外，文秘工作人員要學(xué)習(xí)及掌握竊密與反竊密的情況，樹立保密意識，積極參加相關(guān)保密技能的培訓(xùn)，要熟練運(yùn)用各種辦公軟件，提高做好保密工作的自覺性和技術(shù)水平。

3.要把傳統(tǒng)辦公模式與微平臺有效結(jié)合，避免過分依賴。過分依賴微平臺開展工作，會使得文秘工作陷入被動。文秘工作人員要轉(zhuǎn)變觀念，要不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息技術(shù)，提高微平臺的操作水平，以適應(yīng)微時(shí)代對高校文秘工作的要求。同時(shí)，要合理利用微平臺，避免過分依賴微平臺，要及時(shí)備份相關(guān)信息資料。文秘工作人員要具有認(rèn)真務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)，使得微平臺與傳統(tǒng)文秘工作有機(jī)融合，掌握有效的信息資料，為高校領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

[1]張賽，徐恪，王海濤.微博類社交網(wǎng)絡(luò)中信息傳播的測量與分析[J].西安交通大學(xué)學(xué)報(bào)，2013（2）.

[2]溫金英.文秘人員如何適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展[J].山西青年（下半月），2013（9）.

[3]趙敏.網(wǎng)絡(luò)文化與文秘人員的信息素養(yǎng)[J].科技信息（學(xué)術(shù)版），2007（26）.

[4]沈陪輝.“微時(shí)代”下大學(xué)生思想政治教育工作研究——基于傳播學(xué)視覺思考[J].高校輔導(dǎo)員學(xué)刊，2013（8）.

李虹燕王博
（西安理工大學(xué)，陜西西安710048）

摘要：信息技術(shù)的發(fā)展促動了微時(shí)代的來臨，而微媒體的普及化也為現(xiàn)代人提供了全新的工作模式。高校作為社會新科技和新思想的匯聚地，對微媒體的應(yīng)用反應(yīng)也是最為敏銳的，而高校的文秘工作，由于工作對象和涉及內(nèi)容的特殊性，及時(shí)運(yùn)用到微新技術(shù)和微新交界平臺以提升工作效率是必要和重要的。本研究論述了高校文秘工作在微時(shí)代中呈現(xiàn)出的新特點(diǎn)，有針對性地提出了高校文秘工作人員優(yōu)化自身時(shí)代素質(zhì)，提升信息萃取，信息處理能力的切實(shí)可行的措施。

關(guān)鍵詞：微時(shí)代；高校；文秘工作

Abstract:Under the promoting of information technology, a micro era is coming, and the popularity of micro media provides modern people with new working modes. As the convergence of new technology and ideas, colleges are sensitive to the response of micro media. Thus, it is essential to use new technologies and platforms in College secretarial work to improve its efficiency and quality, as the requirements from its objects and contents are distinct. This paper demonstrates the traits in college secretarial work in the micro era, and puts forward certain measures to enhance the quality of the staff in secretarial work, in abstracting information and processing data ability.

Keywords:micro era; university; secretarial work

作者簡介：李虹燕（1976，7-），女，漢族，陜西省西安市人，碩士，研究方向?yàn)楦咝Ｎ拿嘏c高校內(nèi)政治生態(tài)。

中圖分類號：G647

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號：2096-000X（2016）02-0134-02