高校校友檔案建設(shè)存在的問(wèn)題與對(duì)策分析

梅業(yè)新

(安徽工程大學(xué)綜合檔案室,安徽蕪湖 241000)

高校校友檔案建設(shè)存在的問(wèn)題與對(duì)策分析

梅業(yè)新

(安徽工程大學(xué)綜合檔案室,安徽蕪湖 241000)

高校校友檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分,建立和完善校友檔案是高校檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì).分析研究了高校校友檔案建設(shè)的現(xiàn)狀以及檔案在收集、歸檔和開發(fā)利用過(guò)程中存在的問(wèn)題,唯有明確收集范圍、提高收集意識(shí)、創(chuàng)新收集形式、完善規(guī)章制度、增設(shè)校友一級(jí)類目、分開歸檔保管不同校友檔案、提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度、建設(shè)校友網(wǎng)站和陳列室等,才能切實(shí)做好高校校友檔案建設(shè)工作.

高校;校友檔案;對(duì)策

關(guān)于校友的概念和內(nèi)涵,目前學(xué)術(shù)界還沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的界定,一般認(rèn)為,校友有廣義和狹義之分.廣義的校友是指曾經(jīng)在同一所學(xué)校或研究機(jī)構(gòu)學(xué)習(xí)過(guò)的各種層次和各種類別的學(xué)生,以及在學(xué)校工作過(guò)的教授、兼職教授和教職員工等;狹義的校友是指曾經(jīng)在同一所學(xué)?；蜓芯繖C(jī)構(gòu)接受過(guò)系統(tǒng)教育的學(xué)生,不包括在學(xué)校工作過(guò)的教職員工[1].研究中所述校友主要是指狹義的校友.

校友檔案根據(jù)其形成的范圍不同也有廣義和狹義之分.廣義上的校友檔案指校友在學(xué)習(xí)、工作、生活及各種活動(dòng)中形成的檔案;狹義上的校友檔案指校友在學(xué)校期間形成的檔案.研究中所指校友檔案為廣義上的校友檔案,具體指曾經(jīng)在同一所學(xué)?；蜓芯繖C(jī)構(gòu)接受過(guò)系統(tǒng)教育的學(xué)生,在其學(xué)習(xí)、工作、生活及各種活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、音像及其他各種形式的歷史記錄.

1 校友檔案建設(shè)的現(xiàn)狀分析

據(jù)教育部網(wǎng)站公布的《2016年全國(guó)高等學(xué)校名單》顯示,截至2016年5月30日,全國(guó)高等學(xué)校共計(jì)2 879所,其中,普通高等學(xué)校2 595所(含獨(dú)立學(xué)院266所),成人高等學(xué)校284所.由于高校之間存在著差距,校友檔案建設(shè)也呈現(xiàn)出不平衡的特點(diǎn),主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

1.1 重點(diǎn)高校與一般普通高校校友檔案建設(shè)發(fā)展不平衡

目前,屬于全國(guó)重點(diǎn)高校范疇的“211工程”“985工程”高校是中國(guó)最有實(shí)力的、以綜合類大學(xué)為主體的高水平大學(xué),這些高校中大多數(shù)都設(shè)立了“人物檔案”一級(jí)類目用來(lái)管理著名校友的檔案,如北京大學(xué)、清華大學(xué)、南京大學(xué)等高校收集了大量著名校友的實(shí)物檔案、聲像檔案等各種載體的檔案資料,并通過(guò)建立校史館或開設(shè)網(wǎng)站進(jìn)行展示.相比較而言,一般普通高校培養(yǎng)出來(lái)的著名校友較少,能收集到的相關(guān)檔案資料很少,加上在管理手段、人員配備和軟硬件條件等方面與重點(diǎn)高校存在著巨大差距,因此,重點(diǎn)高校與一般普通高校校友檔案建設(shè)發(fā)展嚴(yán)重不平衡.以安徽省為例,截至2016年5月30日,安徽省共有普通高校119所,其中重點(diǎn)高校3所.這3所重點(diǎn)高校均成立了正處級(jí)單位的檔案館,平均工作人員12人,館藏有大量著名校友的檔案資料并建有校史館進(jìn)行展示,其中,中國(guó)科學(xué)技術(shù)大學(xué)設(shè)立了“著名人物”一級(jí)類目,并在檔案館網(wǎng)站開設(shè)了校友剪影、大師風(fēng)采、兩院院士等欄目.而省內(nèi)116所一般普通高校中正處級(jí)建制的檔案部門(含合署辦公)有5個(gè),副處級(jí)建制的(含合署辦公)有3個(gè),其他均為科級(jí)建制及以下,絕大多數(shù)檔案部門工作人員在3人及以下,館藏檔案均沒(méi)有設(shè)立“校友檔案”或“人物檔案”類目,少數(shù)學(xué)校進(jìn)行了校友檔案收集但數(shù)量非常少且不成體系,有一半高校還沒(méi)有網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理軟件.

1.2 校友工作與校友檔案建設(shè)發(fā)展不平衡

校友作為高校一種重要的教育、人才和社會(huì)資源,校友工作越來(lái)越受到重視,很多高校建立了完善的校友工作機(jī)構(gòu)和規(guī)章制度,校友工作做得非常出色,尤其是“985工程”“211工程”等重點(diǎn)高校.近年來(lái),一般普通高校也陸續(xù)開始建立校友工作機(jī)構(gòu),并將校友工作列入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃和重要議事日程.然而,在校友檔案建設(shè)方面仍然重視不夠,存在很多問(wèn)題,如不注重校友檔案的收集、檔案資料收集不全、甚至很多高校還未開展此項(xiàng)工作.以安徽工程大學(xué)為例,2014年學(xué)校設(shè)立了校友會(huì)秘書處,與發(fā)展規(guī)劃處、高等教育研究所、教育發(fā)展基金會(huì)秘書處合署辦公,現(xiàn)有編制5人,先后經(jīng)安徽省教育廳和安徽省民政廳批復(fù)成立了安徽工程大學(xué)校友會(huì),并制定了校友會(huì)章程及相關(guān)制度,建立了校友會(huì)網(wǎng)站.2016年7月,經(jīng)安徽省民間組織管理局批復(fù),擬定于2016年12月召開安徽工程大學(xué)第一屆校友代表大會(huì)暨第一屆理事會(huì),學(xué)校校友工作開展得如火如荼.然而學(xué)校館藏的校友檔案數(shù)量較少、載體單一,基本上為學(xué)籍檔案,很多校友活動(dòng)產(chǎn)生的檔案都沒(méi)有收集歸檔,校友檔案建設(shè)工作嚴(yán)重滯后.

1.3 校友檔案建設(shè)與其他類別檔案建設(shè)發(fā)展不平衡

目前,各高校對(duì)檔案一級(jí)類目的分類主要依據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》(教育部27號(hào)令),而這兩個(gè)規(guī)章制度都沒(méi)有提到校友檔案,因此,相對(duì)于黨群、行政、教學(xué)等有明確劃分的一級(jí)類目檔案,校友檔案還是一個(gè)新的類別,處于剛剛起步階段,無(wú)論在管理方法上還是規(guī)章制度上都不夠完善,有待于在實(shí)踐中進(jìn)一步探索和提高.而黨群、行政教學(xué)等其他類別檔案的規(guī)章制度非常完善,經(jīng)過(guò)多年的施行,無(wú)論在管理水平還是開發(fā)利用上都有一套成熟的體系.

2 校友檔案建設(shè)存在的問(wèn)題

2.1 收集難

(1)收集范圍廣,全面收集有難度.校友檔案不但包括在校學(xué)生的照片資料、業(yè)績(jī)資料,而且包括已畢業(yè)學(xué)生的照片資料、業(yè)績(jī)資料等.其中,已畢業(yè)的優(yōu)秀校友檔案是主要的收集對(duì)象,收集范圍包括優(yōu)秀校友在學(xué)習(xí)、工作、生活中形成的各種載體形式的檔案,涉及范圍非常廣、內(nèi)容非常多,因此收集難度比較大,需要大量的人力、物力和財(cái)力.

(2)人員不足,檔案收集意識(shí)薄弱.一方面,各高校對(duì)行政管理崗位編制控制地比較嚴(yán)格,行政管理崗人員比較緊缺.以安徽省高校為例,目前安徽省高校中成立了正處級(jí)單位建制檔案館的只有5所,平均每校從事檔案工作人員11人,其他高校都是副處級(jí)建制或科級(jí)建制,平均每校從事檔案工作人員4人,相對(duì)于學(xué)校每年各類檔案的增加速度,現(xiàn)有工作人員嚴(yán)重不足,平時(shí)都忙于各類檔案的立卷整理工作,很難有時(shí)間和精力來(lái)收集校友檔案.另一方面,部分高校雖然設(shè)置了專門的校友機(jī)構(gòu),也在各大城市成立了校友分會(huì),并開展了邀請(qǐng)知名校友回校作報(bào)告等一系列活動(dòng),但是由于相關(guān)人員缺乏相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn),檔案意識(shí)薄弱,工作精力都放在校友工作如何開展方面,沒(méi)有及時(shí)將各次校友活動(dòng)相關(guān)的檔案材料收集整理并移交,忽略了校友檔案的收集工作.

(3)畢業(yè)校友的信息不通暢,收集方法單一.一方面,校友檔案的收集主要還是一種被動(dòng)的方式,等著各學(xué)院及相關(guān)部門主動(dòng)上交,內(nèi)容基本上就是學(xué)籍材料以及少數(shù)畢業(yè)周年聚會(huì)的相關(guān)照片等.另一方面,已畢業(yè)的校友分布在全國(guó)各地,甚至移居國(guó)外,很多優(yōu)秀校友的檔案信息很難準(zhǔn)確掌握.學(xué)校與畢業(yè)校友之間的信息不通暢、不對(duì)稱,導(dǎo)致收集優(yōu)秀校友檔案的工作缺乏目的性和針對(duì)性,收集難度很大.

(4)相關(guān)制度不完善.任何一次工作要想開展得好,必須制度先行.目前,很多高校都沒(méi)有開展校友檔案的收集征集工作,同時(shí),在制度制定上既沒(méi)有將校友檔案納入收集范圍,又沒(méi)有制定相關(guān)的規(guī)章制度,甚至很多高校在校友檔案這一塊幾乎是空白.因此,缺乏完善的制度支撐讓校友檔案收集存在著很大的盲目性,很難開展相關(guān)工作.

2.2 歸檔難

(1)分類不明確,相關(guān)法律法規(guī)沒(méi)有設(shè)置校友檔案這一類別.《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》將高校檔案分為黨群、行政、教學(xué)、科學(xué)研究、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)共十個(gè)一級(jí)類目.《高等學(xué)校檔案管理辦法》第十五條列舉的高校檔案一級(jí)類目有黨群、行政、學(xué)生、教學(xué)、科學(xué)研究、產(chǎn)品生產(chǎn)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)共十一大類,比《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》多了一個(gè)學(xué)生類,而校友檔案不在上述的十一大類中,因此,如何將校友檔案分類沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的認(rèn)識(shí),又缺少相關(guān)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),造成校友檔案的管理難度較大.

(2)歸檔整理方法不明確.校友檔案的內(nèi)涵決定了其內(nèi)容的廣泛性,既包括學(xué)生的學(xué)籍檔案,又包括照片、錄像等聲像檔案,還包括一些實(shí)物檔案,因此,是把這些檔案歸到相應(yīng)類別保管,還是將校友個(gè)人的檔案作為一個(gè)整體保管尚有待研究.

2.3 開發(fā)利用難

(1)現(xiàn)有校友檔案很少,利用途徑單一.當(dāng)前,大多數(shù)高校的校友檔案收集的數(shù)量非常有限,內(nèi)容也非常單一,主要是學(xué)籍方面的檔案,其用途也就是查閱家庭住址、尋找失聯(lián)同學(xué)或者采集學(xué)籍卡上的照片用于周年聚會(huì)等.

(2)校友檔案價(jià)值沒(méi)有得到足夠重視.一方面,很多高校雖然設(shè)置了相關(guān)的校友工作機(jī)構(gòu),但其主要工作職責(zé)是加強(qiáng)學(xué)校與校友之間的聯(lián)系、宣傳校友工作、利用校友資源等,校友檔案的收集沒(méi)有納入其職責(zé)范圍,沒(méi)有認(rèn)識(shí)到校友檔案與校友資源之間相輔相成的關(guān)系,不知道通過(guò)開發(fā)校友檔案的價(jià)值來(lái)開發(fā)校友資源,造成校友檔案的價(jià)值一直得不到開發(fā)利用.另一方面,有的高校雖然收集了部分校友檔案,但在歸檔移交與規(guī)范整理方面均存在問(wèn)題,檔案處于零散狀態(tài),不利于檔案的開發(fā)利用.

3 完善校友檔案建設(shè)的建議

3.1 收集方面

(1)明確校友檔案收集范圍.在校校友檔案的收集范圍:①照片及聲像材料.包括入學(xué)照片,軍訓(xùn)照片,畢業(yè)合影照片或電子相冊(cè),學(xué)生社團(tuán)干部合影照,國(guó)家、省(市)表彰的照片和視頻,參加國(guó)家、省(市)級(jí)比賽的活動(dòng)照片和視頻,英雄模范事跡照片和視頻,參加的文體活動(dòng)、科研活動(dòng)、社會(huì)實(shí)踐等活動(dòng)照片和視頻等聲像材料;②在校期間的業(yè)績(jī)材料.包括優(yōu)秀學(xué)生名單(如學(xué)生干部名單、三好學(xué)生名單、學(xué)生黨員名單等),國(guó)家、省(市)級(jí)獲獎(jiǎng)材料(證書、獎(jiǎng)狀等),論文、科研成果獲獎(jiǎng)資料,文體活動(dòng)、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)、英雄模范及典型事跡的新聞報(bào)道等重要文字資料[2];③學(xué)籍材料.包括入學(xué)錄取名冊(cè),畢業(yè)生登記表、成績(jī)單,學(xué)籍卡及學(xué)籍變動(dòng)情況材料,畢業(yè)生名冊(cè)等.畢業(yè)校友檔案的收集范圍:①照片及聲像材料.包括受到國(guó)家、省(市)主要領(lǐng)導(dǎo)接見(jiàn)的照片和視頻,參加國(guó)家、省(市)級(jí)重要活動(dòng)重大科學(xué)研究的照片和視頻,獲得國(guó)家、省(市)級(jí)表彰的照片和視頻,校友回到母校開展活動(dòng)(如講學(xué)、捐贈(zèng)、合作等)的照片和視頻,各級(jí)校友機(jī)構(gòu)組織開展活動(dòng)的照片和視頻等;②個(gè)人信息及業(yè)績(jī)材料.個(gè)人信息具體包括工作單位、職務(wù)職稱、聯(lián)系方式(手機(jī)號(hào)、QQ號(hào)、微信號(hào))等.業(yè)績(jī)材料包括校友參加國(guó)家、省(市)級(jí)重要活動(dòng)、重大科學(xué)研究的資料,在科技、教育、文化等方面取得的重要學(xué)術(shù)成果材料,獲得國(guó)家、省(市)級(jí)表彰的證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀等資料.

(2)增加人員,加強(qiáng)宣傳和培訓(xùn),提高校友檔案收集意識(shí).一方面,高校應(yīng)根據(jù)學(xué)校館藏檔案數(shù)量及檔案的年遞增速度合理配備檔案部門人員編制,使其滿足實(shí)際工作需要,最好有專人負(fù)責(zé)校友檔案收集管理工作.另一方面,高校應(yīng)定期邀請(qǐng)校內(nèi)外專家對(duì)校友機(jī)構(gòu)及其他相關(guān)職能部門工作人員開展檔案知識(shí)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo),檔案部門應(yīng)利用多種渠道開展檔案法律法規(guī)的宣傳活動(dòng),提高工作人員對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí),強(qiáng)化檔案意識(shí),形成檔案收集的職業(yè)敏感性,及時(shí)整理歸檔校友工作產(chǎn)生的檔案.

(3)創(chuàng)新收集形式,多渠道結(jié)合開展校友檔案征集工作.由于校友檔案范疇很廣,全面收集難度太大,所以在收集過(guò)程中應(yīng)有所側(cè)重,重點(diǎn)收集在校生在學(xué)校生活中有紀(jì)念意義的照片、視頻等,收集方式可以采用評(píng)比獎(jiǎng)勵(lì)或?qū)⑵渥鳛楫厴I(yè)材料的一部分進(jìn)行收集等辦法.比如每個(gè)班級(jí)要求做一個(gè)影集上交,作為畢業(yè)照的一部分,內(nèi)容包含班級(jí)四年來(lái)開展的各種集體活動(dòng).以安徽工程大學(xué)為例,宣傳部開展了“悅璽杯”安徽工程大學(xué)創(chuàng)意校園紀(jì)念冊(cè)照片征集活動(dòng)和“驪歌依依,青春映畫”——2014屆畢業(yè)生主題攝影大賽,收集了很多在校生的生活照片.團(tuán)委開展的“美好畢業(yè)季——將愛(ài)進(jìn)行到底”主題博文活動(dòng)也收集了大量在校生生活與學(xué)習(xí)中的各種趣事故事.這些收集手段新穎有創(chuàng)意,值得借鑒.

在校生的檔案收集主要采取檔案移交的方法,由學(xué)校各學(xué)院及相關(guān)職能部門安排兼職檔案員或由輔導(dǎo)員、教務(wù)員等相關(guān)人員收集整理檔案,學(xué)校檔案館對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn),明確校友檔案收集的范圍及內(nèi)容,要求他們主動(dòng)、及時(shí)地收集在校生從入學(xué)至畢業(yè)的所有個(gè)人信息、學(xué)籍檔案、重點(diǎn)活動(dòng)情況及獎(jiǎng)懲情況照片、視頻等資料,定期向?qū)W校檔案館移交,重要的檔案需隨時(shí)移交.

由于畢業(yè)生分布在祖國(guó)的四面八方、各行各業(yè),有的甚至移居海外,畢業(yè)校友檔案的收集難度較大,當(dāng)下主要是由學(xué)校校友機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集.①建立校友信息注冊(cè)數(shù)據(jù)庫(kù).在校園網(wǎng)上建立校友工作專欄宣傳校友工作,同時(shí)設(shè)立校友登記注冊(cè)區(qū),讓校友主動(dòng)注冊(cè)登陸,進(jìn)入相對(duì)應(yīng)的專業(yè)、班級(jí)后完善個(gè)人信息,這樣既形成了班級(jí)通訊錄,又建立了完整的個(gè)人信息數(shù)據(jù)庫(kù);②加強(qiáng)建立各地方校友會(huì).校友會(huì)成為母校與校友、校友與校友之間溝通的橋梁,學(xué)校要建立健全各地方校友會(huì),安排專人負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò),保持學(xué)校與各地校友會(huì)信息暢通,以獲取不同地方校友的檔案材料[1];③組織各種校友活動(dòng).學(xué)校積極邀請(qǐng)校友回校,組織開展形式多樣的校友聯(lián)誼活動(dòng)(如參觀校園、開展座談交流、組織畢業(yè)周年聚會(huì)等),廣泛宣傳母校的發(fā)展目標(biāo)和取得的成績(jī),并向回校的校友征求學(xué)校發(fā)展的意見(jiàn)和建議,同時(shí)征集有關(guān)信息資料[2];④走訪校友.一是學(xué)校處級(jí)及以上領(lǐng)導(dǎo)干部利用外出開會(huì)、開展招生宣傳、開拓就業(yè)渠道等出差機(jī)會(huì)走訪當(dāng)?shù)匦Ｓ?獲取校友信息.二是利用在校學(xué)生來(lái)自不同的省份、分布地域廣泛的特點(diǎn),學(xué)校通過(guò)給予一定的物質(zhì)補(bǔ)助,通過(guò)開展暑期社會(huì)實(shí)踐的形式來(lái)發(fā)動(dòng)放假回家的學(xué)生聯(lián)絡(luò)和走訪當(dāng)?shù)氐漠厴I(yè)校友,以此更直接、翔實(shí)地獲取畢業(yè)校友信息資料[3].

(4)完善校友檔案相關(guān)規(guī)章制度.由于關(guān)于校友檔案還沒(méi)有出臺(tái)相關(guān)的規(guī)章制度,因此校友檔案從收集、整理到歸檔都存在很大的盲目性和隨意性.為了便于校友檔案收集工作的開展及整理歸檔工作的規(guī)范,必須制定相關(guān)的規(guī)章制度.首先各高校要把“XY”(校友)作為一個(gè)獨(dú)立的門類,并制定《校友檔案管理辦法》,明確校友檔案的歸檔范圍;其次,對(duì)校友檔案的管理涉及到的一系列工作(包括收集、整理、歸檔、移交、保管和利用)做出具體的規(guī)定和要求,并納入相關(guān)部門和人員的職責(zé)范圍;再次,學(xué)校要給予一定的經(jīng)費(fèi)和人員支持,檔案部門要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo).只有完善相關(guān)規(guī)章制度才能做到有章可循,確保校友檔案建設(shè)工作有序開展.

3.2 歸檔方面

(1)建議增設(shè)“XY”(校友)一級(jí)類目管理校友檔案.目前高校檔案共有十個(gè)一級(jí)類目,考慮到校友檔案的重要性和特殊性,建議在《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》中設(shè)立的一級(jí)類目基礎(chǔ)上增設(shè)“XY”(校友)類,與其他一級(jí)類目并列.各個(gè)高校根據(jù)自身實(shí)際情況制定《高校校友檔案的管理辦法》,明確校友檔案收集的具體范圍和內(nèi)容,積極做好紙質(zhì)材料和其他各種載體形式材料的收集歸檔,同時(shí)不斷拓寬利用渠道.

(2)在校校友和畢業(yè)校友形成的檔案分開歸檔保管.由于在校生的學(xué)籍檔案必須要專門作為一類保存,因此為了檔案的成套性和完整性,建議對(duì)在校校友收集到的一些集體或個(gè)人檔案等資料可以放在學(xué)籍檔案后面,作為學(xué)籍檔案的一部分保存,不需要重新另設(shè)校友檔案門類.畢業(yè)校友形成的檔案可以歸到一級(jí)類目“XY”(校友)類下,二級(jí)類目為校友姓名,再根據(jù)材料的內(nèi)容劃分三級(jí)類目,如XY11為個(gè)人簡(jiǎn)歷簡(jiǎn)介,XY12為取得的成績(jī)與榮譽(yù)類材料,XY13為公務(wù)活動(dòng)類材料,XY14為音像類材料,XY15為評(píng)價(jià)類材料,XY16為其他類材料.

3.3 開發(fā)利用方面

(1)提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度.領(lǐng)導(dǎo)重視是開展好一項(xiàng)工作的前提,因此要引起學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)的高度重視,將校友檔案的收集和開發(fā)利用工作列入學(xué)校重要工作計(jì)劃和議事議程,提供專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)用于工作開展.同時(shí)明確責(zé)任,做到校友工作和校友檔案工作同時(shí)開展,分工合作,密切配合,切實(shí)提高校友檔案工作的貫徹力和執(zhí)行力,擴(kuò)大校友檔案的影響力,形成校友檔案有人抓,具體工作有人負(fù)責(zé)的良好局面[4].

(2)編寫優(yōu)秀校友集和精美紀(jì)念冊(cè).一方面,學(xué)校利用收集來(lái)的校友檔案可以編寫優(yōu)秀校友集,也可以利用校友個(gè)人的學(xué)籍檔案和其他在校時(shí)開展各種活動(dòng)的照片等材料制作校友個(gè)人精美紀(jì)念冊(cè),作為禮物贈(zèng)送給校友,由于其具有特殊的紀(jì)念意義,可以增加校友對(duì)母校的情感.例如,2005年連戰(zhàn)先生訪問(wèn)北京大學(xué)時(shí)就收到北京大學(xué)贈(zèng)送的其母親趙蘭坤女士在燕京大學(xué)的學(xué)籍檔案和照片的影印件.2013年中國(guó)國(guó)家主席習(xí)近平訪問(wèn)俄羅斯時(shí),俄羅斯總統(tǒng)普京贈(zèng)了送其父親習(xí)仲勛當(dāng)年訪蘇聯(lián)時(shí)的照片冊(cè).另一方面,編寫優(yōu)秀校友集是展示學(xué)校辦學(xué)成就、提高學(xué)校的社會(huì)知名度、增強(qiáng)師生員工對(duì)學(xué)校的榮譽(yù)感和自豪感的有效方式,對(duì)學(xué)校的招生就業(yè)有很好的宣傳效果.

(3)制作校友刊物,建設(shè)校友網(wǎng)站.校友刊物和校友網(wǎng)站都是學(xué)校做好校友工作的重要手段,同時(shí)也是收集校友檔案的有效途徑,兩者有機(jī)結(jié)合,相輔相成,互為支撐.挖掘校友檔案可以為校友刊物的制作和校友網(wǎng)站的建設(shè)提供豐富的素材,增強(qiáng)學(xué)校校友工作的宣傳效果,有利于校友資源的開發(fā)利用.反之,內(nèi)容豐富有特色的校友刊物和校友網(wǎng)站能拉近校友對(duì)母校的情感,促進(jìn)校友與母校之間的交流合作,從而更有利于校友檔案的收集.

(4)制作校友服務(wù)卡和校友通訊錄.從校友檔案中了解校友的年齡、專業(yè)和工作成就情況,針對(duì)校友的不同需求有的放矢地提供服務(wù)[5].比如,年輕校友的需求是信息、資金、技術(shù)、人力等方面資源的支持,可以為他們制作服務(wù)卡,允許他們利用學(xué)校現(xiàn)有的一些資源,如提供科學(xué)研究、實(shí)驗(yàn)、技術(shù)開發(fā)、宣傳、咨詢、服務(wù)、人才培養(yǎng)、員工培訓(xùn)和聯(lián)絡(luò)、組織國(guó)內(nèi)外校友會(huì)開展技術(shù)交流活動(dòng)等[6].而事業(yè)有成的校友尋求更多的是認(rèn)可和尊重,可以提供校友通訊錄方便校友之間的聯(lián)系,同時(shí)可以邀請(qǐng)知名校友回校參觀、開座談會(huì)、作報(bào)告、搞合作交流等.

(5)建設(shè)杰出校友檔案陳列室.學(xué)校把收集的校友風(fēng)采、先進(jìn)事跡、工作業(yè)績(jī)等檔案資料,制成展板、光盤、圖文畫冊(cè)在陳列室內(nèi)展出,組織師生觀看,讓在校生了解校友取得的優(yōu)異成績(jī),進(jìn)一步增強(qiáng)成才的信心,更加熱愛(ài)學(xué)校.另一方面,校友的奮斗精神為在校大學(xué)生樹立了學(xué)習(xí)的好榜樣,對(duì)大學(xué)生今后的成才發(fā)展具有深遠(yuǎn)的啟迪與激勵(lì)作用[2].

4 結(jié)語(yǔ)

校友檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分,屬于學(xué)校的寶貴財(cái)富,是學(xué)校校史編撰的重要資料.對(duì)于真實(shí)反映學(xué)校的辦學(xué)歷史、發(fā)揚(yáng)和繼承學(xué)校的優(yōu)良傳統(tǒng)、總結(jié)教學(xué)科研等方面的辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)、推進(jìn)學(xué)校的各項(xiàng)事業(yè)穩(wěn)步前進(jìn),具有重要的歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義[7].校友檔案工作一直以來(lái)都是高校檔案工作的薄弱環(huán)節(jié),因此,建立和完善校友檔案是高校檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì).要想做好校友檔案的管理工作,學(xué)校必須要高度重視,在人財(cái)物上要提供保障,另外各個(gè)學(xué)院及相關(guān)部門要主動(dòng)配合校友機(jī)構(gòu)和檔案機(jī)構(gòu)的工作,并加強(qiáng)校友檔案工作宣傳,提高全校人員的檔案意識(shí).

[1] 魏德功.高校校友會(huì)的職能與校友資源有效開發(fā)的研究[J].廣西大學(xué)學(xué)報(bào):哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版,2008,30(1):148-153.

[2] 舒惠.高校校友檔案的建立與利用研究[J].蘭臺(tái)世界,2007(9):48.

[3] 陳一紅.高校校友檔案收集工作的實(shí)踐探討[J].黑龍江檔案,2011(5):55.

[4] 王瀟.健全校友檔案管理工作,促進(jìn)校友資源的開發(fā)與利用[J].科教文匯:上旬刊,2014(4):183-184.

[5] 陳惠蘭.建立高校校友檔案管理體系為校友工作服務(wù)[J].圖書與檔案,2012(8):299-230.

[6] 劉子金,唐書怡.高校杰出校友檔案育人問(wèn)題研究[J].蘭臺(tái)世界,2015(35):178-179.

[7] 程術(shù)兵.基于校友檔案管理與利用研究[J].蘭臺(tái)世界,2015(17):76-77.

The Problems and Countermeasures of University Alumni Archives Construction

MEI Ye-xin

(General Archive Office,Anhui Polytechnic University,Wuhu 241000,China)

University alumni archives are the crucial part of school archives.The trend of the development of university archives is to establish and improve the alumni archives.In this essay,the current situation of the construction of university alumni archives and the problems in the process of collection,filing and utilizing is analyzed.In order to improve the university alumni archives,the measures are proposed such as to define the scope of collection,improve the awareness,innovate the collection forms,optimize the regulations,set up the category of alumni,archive the different alumni files respectively,raise leaders＇awareness and build a website and a display room for alumni files.

university;alumni archives;countermeasures

G271

A

1672-2477(2016)06-0013-05

2016-06-13

安徽省高校檔案工作協(xié)會(huì)基金資助項(xiàng)目(2016YB18)

梅業(yè)新(1983-),男,安徽巢湖人,館員,碩士.