中小企業(yè)人事檔案管理研究

李海霞

摘 要：在中小企業(yè)發(fā)展的過程中，加強人事檔案管理對其人力資源建設(shè)有非常重要的意義。簡要論述了中小企業(yè)人事檔案管理工作中存在的問題，并針對這些問題提出了一些解決方法，以不斷完善企業(yè)人事檔案管理工作，進一步推動企業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè)；人事檔案管理；人力資源建設(shè)；管理制度

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.05.054

隨著社會經(jīng)濟增速放緩，為了在經(jīng)濟發(fā)展中注入新活力，使其保持中高速發(fā)展，有關(guān)部門出臺了一系列政策，以促進中小企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新。近年來，中小企業(yè)的經(jīng)營情況逐漸好轉(zhuǎn)，企業(yè)的競爭力也逐漸增強。但是，在其發(fā)展過程中，普遍存在管理意識淡薄、資源利用率低和人事檔案管理不健全等問題。特別是隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，需要引進和培養(yǎng)大批人才，因此，必須要加強對人事檔案的管理，確保其真實性和有效性。這樣，不僅可以促進人才的合理流動，還可以提高企業(yè)人才的優(yōu)化配置。鑒于此，相關(guān)部門必須要采取相應(yīng)的措施解決和完善中小企業(yè)檔案管理中存在的問題。

1 檔案管理中存在的問題

1.1 管理制度不完善

人事檔案管理制度作為常規(guī)性的公共管理工具之一，在國家信用建設(shè)、人事管理和福利分配等方面作出了巨大的貢獻。但是，隨著改革開放的深入，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)不能滿足當前經(jīng)濟發(fā)展形勢的需要，工作中有很多急需解決的問題。

1.1.1 不重視人事檔案管理制度

在工作過程中，中小企業(yè)不會在人事檔案管理方面投入過多的人力、物力和財力，而且相關(guān)領(lǐng)導也不重視這項工作，致使企業(yè)的人事檔案管理制度不健全。

1.1.2 缺乏監(jiān)督管理機制

很多企業(yè)缺乏對人事檔案的有效管理，致使檔案不能發(fā)揮它應(yīng)有的作用。因為相關(guān)人員沒有定期監(jiān)督和檢查人事檔案管理方面的工作，導致部分員工的檔案被遺失，缺乏連續(xù)性。特別是在企業(yè)重組的過程中，常常會將人事檔案遺失，而且企業(yè)還互相推卸責任，給員工帶來了很多麻煩。

1.1.3 檔案轉(zhuǎn)遞制度不完善

檔案轉(zhuǎn)遞制度不完善主要體現(xiàn)以下2個方面：①在企業(yè)人員流動的過程中，檔案轉(zhuǎn)遞不及時，程序不規(guī)范；②部分中小企業(yè)違反人事檔案管理規(guī)定，將人事檔案視作普通郵件郵寄，未作機要轉(zhuǎn)遞，而且檔案也不密封，隨意將其交給員工保管，所以，經(jīng)常發(fā)生檔案被篡改和丟失的情況。

1.1.4 存在管理死角

在經(jīng)營和轉(zhuǎn)制的過程中，大部分中小企業(yè)將主要注意力放在了企業(yè)的經(jīng)濟效益上，忽略了對人事檔案的管理，常常發(fā)生檔案自存、人檔分家、檔案不規(guī)范、檔案遺失、檔案連續(xù)性差等情況，甚至還出現(xiàn)了檔案被隨意修改的問題。由于部分企業(yè)檔案管理不完善，導致企業(yè)退休員工、下崗黨員的關(guān)系無人管、無處轉(zhuǎn)。甚至有些企業(yè)還以經(jīng)濟發(fā)展為由，不重視人事檔案管理工作，給檔案管理部門帶來了不必要的麻煩。

1.2 管理方式落后

1.2.1 檔案收集不完整，材料質(zhì)量差

在收集人事檔案時，一定要保證所有資料的真實性、具體性和可使用性，要體現(xiàn)出它們的價值。而國內(nèi)中小企業(yè)在這方面做得還不夠好，收集到的資料質(zhì)量差，內(nèi)容不具體、不完整，導致人事檔案資料不能及時歸檔。有很多企業(yè)的人事檔案僅僅記錄了員工一些基本信息，比如姓名、年齡和性別等，缺少對實際情況的總結(jié)，比如員工的學歷、工作調(diào)動情況、獎勵與處分等。這種情況嚴重降低了人事檔案的使用價值，不僅不能為企業(yè)選人、用人提供有用的信息，而且還會影響員工正常的崗位調(diào)動和升職，進而影響他們的工作積極性。

1.2.2 缺乏高效的管理手段

目前，我國大部分中小企業(yè)在人事檔案管理方面投入得較少，沒有專業(yè)的檔案管理軟件為具體工作服務(wù)，所以，管理人員不得不手工編輯和檢索，致使員工的薪資、職務(wù)變動情況等不能及時形成并歸檔處理。同時，部分人員會利用手工記錄的便利隨意修改檔案內(nèi)容，比如變更學歷、修改年齡、更改工作年限等。此外，有些企業(yè)出于對某方面工作的考慮，故意隱瞞和更換部分信息，使檔案失去了真實性，使得有關(guān)部門不能正確制訂和執(zhí)行人力資源計劃中的配備、解聘、退休、補充和使用計劃，用人單位處于被動的局面。尤其在先進人后調(diào)檔的情況下，用人單位不能及時發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問題。

1.2.3 檔案內(nèi)容不翔實，信息質(zhì)量低

中小企業(yè)人事檔案立卷不規(guī)范，卷宗質(zhì)量差。這一點主要體現(xiàn)在以下4點：①人事檔案的內(nèi)容前后不一致，比如員工年齡、工齡、黨齡和學歷，存在年齡填小、工齡變長和文化程度越填越高的情況。②檔案裝訂不規(guī)范，人事檔案資料規(guī)定要用16開紙，但大部分企業(yè)都用的是A4紙，裝訂時一些表格超出裝訂線，給裝訂工作帶來了不便。③員工的人事材料歸類不準，部分檔案資料該歸檔的不歸，不該歸檔的反而歸檔。④人事檔案材料不齊全，比如員工的獎勵材料或處分材料丟失，個人履歷表未蓋人事部門的公章等。隨著企業(yè)用人要求的不斷變化，傳統(tǒng)的人事檔案信息已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展及其用人要求——傳統(tǒng)的人事信息比較注重人個的社會關(guān)系和政治面貌等，而現(xiàn)代企業(yè)則更注重個人的工作能力、技能和特長等。這些都會影響人事檔案的質(zhì)量。

在管理人事檔案時，所用的技術(shù)比較落后，進而影響檔案管理工作的效率。在整理檔案和調(diào)檔的過程中，中小企業(yè)沒有先進的電子信息管理系統(tǒng)，導致員工工作效率低，不能與企業(yè)的發(fā)展水平相適應(yīng)。

2 完善人事檔案管理的措施

2.1 增強管理意識，完善管理制度

良好的人事檔案管理機制能夠促進中小企業(yè)間的人才流動，優(yōu)化企業(yè)人才結(jié)構(gòu)，提高企業(yè)職工隊伍的整體素質(zhì)。檔案是企業(yè)選人、用人和考察人的重要依據(jù)，因此，人事檔案管理工作應(yīng)不斷適應(yīng)當前企業(yè)的發(fā)展理念和選人、用人標準，建立科學、規(guī)范的人事檔案管理制度。在工作過程中，相關(guān)部門要及時收集員工資料，以確保檔案的完整性。同時，還要強化檔案審查工作，去偽存真，提高人事檔案的質(zhì)量。另外，相關(guān)部門和工作人員要用科學的方法整理檔案，規(guī)范其借閱、使用規(guī)范，妥善保管，而且還要及時、準確更新員工的檔案信息，規(guī)范人事檔案的轉(zhuǎn)移、辦理程序。只有這樣，才能保證人事檔案的完整性、真實性和有效性，為企業(yè)人力資源建設(shè)提供保證。

2.2 加強檔案的信息化建設(shè)

在工作過程中，借助電子信息管理系統(tǒng)，企業(yè)可以提高人事檔案管理工作的效率，提高檔案的管理水平，以便查閱、保存、轉(zhuǎn)移、調(diào)動和更新等工作能夠順利進行。隨著企業(yè)實力的增強和規(guī)模的擴大，企業(yè)人事結(jié)構(gòu)更加多元化，對人事檔案管理工作也提出了更高的要求。鑒于此，企業(yè)應(yīng)與時俱進，適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展需求，運用新理論、新技術(shù)，引入和升級企業(yè)電子人事檔案管理系統(tǒng)，充分利用人力資源信息，不斷提高人事檔案的管理水平和使用價值。同時，相關(guān)部門還應(yīng)繼續(xù)開發(fā)新系統(tǒng)，建立人事信息追蹤、反饋系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字管理，并利用網(wǎng)絡(luò)共享，為企業(yè)的發(fā)展貢獻更大的力量。

2.3 加強培訓，提高管理人員的能力

要想進一步加強對企業(yè)人事檔案的管理，就需要建立一支經(jīng)驗豐富、業(yè)務(wù)精、作風好的管理團隊。在工作中，相關(guān)部門要定期或不定期的組織培訓，以提高管理人員的工作水平。通過專業(yè)知識培訓讓檔案管理人員及時了解和掌握新技術(shù)，并加快新技術(shù)的引進速度，以提高企業(yè)人事檔案管理的信息化和數(shù)字化水平。

2.4 科學管理

企業(yè)人事檔案管理必須要適應(yīng)企業(yè)人力資源開發(fā)的需求，因此，在不同時期，企業(yè)人事檔案管理的要求也要作相應(yīng)的調(diào)整，使檔案管理工作規(guī)范化和信息化。對人事檔案的科學管理要從以下幾方面入手：①不斷規(guī)范人事檔案的收集、歸檔和鑒別工作；②提高檔案管理的信息化水平，改進人事檔案的檢索和查閱方式；③加強對人員的分類管理；④人事檔案管理機構(gòu)實行許可證年檢制度，并加強對其的監(jiān)督、檢查，落實檔案管理資格證考試制度，統(tǒng)一收費和服務(wù)標準。

3 結(jié)束語

綜上所述，在工作過程中，相關(guān)部門要不斷創(chuàng)新中小企業(yè)人事檔案管理工作，開發(fā)新思路，應(yīng)用先進的技術(shù)解決和優(yōu)化企業(yè)人事檔案管理過程中存在的問題，充分發(fā)揮人事檔案的實際效能，提高人事檔案的使用價值，為中小企業(yè)的發(fā)展提供有力的保障。

參考文獻

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