淺談檔案資料的歸納與利用及檔案工作創(chuàng)新的意義與途徑

孫英新

摘 要：在當(dāng)前的檔案資料管理過程中，要想將檔案資料得到合理的應(yīng)用，首先就應(yīng)該保證對(duì)檔案資料進(jìn)行完整的歸納，并且對(duì)檔案工作加以創(chuàng)新發(fā)展，這樣才能滿足當(dāng)前工作的需要，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料價(jià)值的最大化發(fā)揮。檔案是社會(huì)生活中必不可少的組成部分，檔案資料的全面性，需要保證檔案內(nèi)容的完整，但是現(xiàn)有的檔案工作缺少創(chuàng)新精神，現(xiàn)代社會(huì)的不斷發(fā)展讓檔案管理工作面臨新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，所以要想滿足現(xiàn)代化的發(fā)展要求，讓檔案的價(jià)值得到最大化的發(fā)揮，就需要重新對(duì)檔案進(jìn)行定義，滿足創(chuàng)新的意義，這樣才能找到有效的途徑發(fā)展檔案事業(yè)，并且促進(jìn)檔案事業(yè)更加全面的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案資料；歸納；利用；創(chuàng)新；途徑

在社會(huì)不斷發(fā)展與進(jìn)步的過程中，檔案起到匯舉足輕重的作用，一方面，檔案管理的主要作用是應(yīng)用在各個(gè)部門中，為他們制定的決策提供寶貴的依據(jù)匯，另外一方面，加強(qiáng)檔案管理準(zhǔn)確性的提高，有助于我國檔案管理事業(yè)的提升作出重要的貢獻(xiàn)。但是檔案管理的首要前提是進(jìn)行有效的歸納，并且加強(qiáng)對(duì)檔案工作的進(jìn)一步創(chuàng)新，這樣才能與時(shí)代發(fā)展的腳步相一致，采用合適的方式對(duì)檔案進(jìn)行合理的管理是當(dāng)前工作中的重點(diǎn)內(nèi)容，對(duì)于現(xiàn)實(shí)生活中的意義是十分明顯的，所以本文重點(diǎn)對(duì)當(dāng)前檔案歸納與利用及其在工作方面的創(chuàng)新內(nèi)容展開了論述，希望能夠?qū)窈蟮墓ぷ鲙硪欢ǖ膸椭?/p>

1 檔案資料的歸納與利用

在對(duì)檔案資料進(jìn)行歸納以及利用的過程中，合理科學(xué)的檔案資料管理制度是首要前提，這直接影響著檔案管理的有效性匯，因?yàn)橄嚓P(guān)制度的確定，可以起到約束性的作用，一旦在檔案歸納與整理過程中存在問題，那么在解決的過程中也能做到有依據(jù)可循，現(xiàn)有的檔案管理制度并不完善，其中還存在很大的不足之處，所以在對(duì)其進(jìn)行完善的過程中，應(yīng)該由專門的工作人員進(jìn)行管理，各司其職，妥善處理好存在的問題，這樣檔案內(nèi)容才能得到更加全面的落實(shí)，在對(duì)不需要的檔案進(jìn)行銷毀時(shí)，也應(yīng)該按照制度辦事，以此為依據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的有效歸納與進(jìn)一步利用。

現(xiàn)有的檔案資料在歸納以及利用的過程中，數(shù)據(jù)的處理速度是十分有必要的，因?yàn)檫@一因素對(duì)于檔案管理的效率起到直接的影響，針對(duì)這一情況，檔案管理應(yīng)該滿足現(xiàn)代化的要求，強(qiáng)調(diào)主次的重要性，按照層次性的原則對(duì)檔案進(jìn)行有效的歸納以及利用，這樣不僅可以節(jié)省不必要的時(shí)間，同時(shí)也能讓檔案整理的過程更加具有規(guī)整性，具體來說，主要可以根據(jù)以下三個(gè)層次對(duì)檔案進(jìn)行整理，一是要對(duì)集中反應(yīng)問題并且重要的檔案資料進(jìn)行歸納，二是要針對(duì)同一內(nèi)容的不同檔案資料進(jìn)行整理，三是要針對(duì)具有重要信息并且可以反映問題的檔案資料進(jìn)行整理，對(duì)這三個(gè)層次的檔案資料采用不同的方式。

采用分級(jí)著錄的方式對(duì)檔案資料進(jìn)行歸納與整理，這樣可以讓檔案主題以及內(nèi)容得到更完整的揭露，在應(yīng)用這一方式的過程中，不僅可以保證節(jié)省時(shí)間，節(jié)省精力，還能有效的減少相關(guān)目錄，這種分類處理的方式能夠進(jìn)一步促進(jìn)檔案資料更加合理的應(yīng)用，有些檔案資料原本就具備完整的目錄，檔案資料的基礎(chǔ)也十分理想，所以只要對(duì)這些檔案分門別類的進(jìn)行標(biāo)注就可以了，而有些檔案資料是比較特殊的，在這種情況下，還需要進(jìn)一步的細(xì)化，例如按照人名或者是時(shí)間等要求加以分類，同時(shí)采用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化的設(shè)備按照序號(hào)的順序標(biāo)注出來，這樣能夠便于查找到需要的檔案資料。

與此同時(shí)，隨著檔案管理工作愈發(fā)受到重視，檔案工作人員在自身能力方面的要求也越來越高，尤其是需要掌握必要的計(jì)算機(jī)技術(shù)，這項(xiàng)技術(shù)手段的應(yīng)用能夠有效的提高檔案工作效率，加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)是當(dāng)前工作的重點(diǎn)任務(wù)，這樣才能讓檔案資料的歸納與利用工作更加長遠(yuǎn)的發(fā)展下去，相關(guān)部門需要對(duì)人才進(jìn)行必要的培訓(xùn)，以便將人才隊(duì)伍發(fā)展壯大起來。

2 檔案工作創(chuàng)新的意義及途徑

2.1 解決檔案工作創(chuàng)新中的相關(guān)問題

首先要解決的問題就是創(chuàng)新和基礎(chǔ)之間的問題。對(duì)檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新，并不能只靠想象，還需要付諸于行動(dòng)，檔案工作的創(chuàng)新是在原有檔案工作的基礎(chǔ)上進(jìn)行改進(jìn)，并不是憑空打造出新的檔案工作形式，這就決定了創(chuàng)新與基礎(chǔ)之間有著密切的關(guān)系。針對(duì)檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新，就是為了能夠使得檔案工作具備現(xiàn)代化社會(huì)的特質(zhì)，以事實(shí)為根據(jù)，針對(duì)現(xiàn)實(shí)中出現(xiàn)的問題進(jìn)行合理的解決。在打好基礎(chǔ)、快速發(fā)展上求突破。

其次，解決創(chuàng)新與學(xué)習(xí)、借鑒之間的問題。檔案工作創(chuàng)新既要學(xué)習(xí)本行業(yè)專業(yè)知識(shí)，借鑒本行業(yè)成功的經(jīng)驗(yàn)和方法，又要學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)、其他行業(yè)知識(shí)，借鑒其他行業(yè)和專業(yè)創(chuàng)新方法和成功經(jīng)驗(yàn)。

最后，解決創(chuàng)新與實(shí)踐之間的關(guān)系。創(chuàng)新是事業(yè)發(fā)展的動(dòng)力，但創(chuàng)新絕不能是虛無飄渺的創(chuàng)新，理論創(chuàng)新、方法創(chuàng)新都要經(jīng)過實(shí)踐檢驗(yàn)，在實(shí)踐中不斷完善。

2.2 服務(wù)手段創(chuàng)新

隨著改革開放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機(jī)關(guān)及有關(guān)部門制定的文件的人員逐年增多。為適應(yīng)新形勢發(fā)展要求，就要不斷創(chuàng)新服務(wù)手段。

建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。

開展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時(shí)代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。

2.3 注重“反饋”，深層次開發(fā)檔案信息

加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，發(fā)揮它潛在的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，檔案的載體也實(shí)行多樣化，除紙質(zhì)外還包含了照片、錄音、錄像、實(shí)物等。反饋方法在檔案信息資源開發(fā)利用中起著重要的作用。通過反饋信息資源開發(fā)利用所產(chǎn)生的結(jié)果，進(jìn)行分析研究，可以提高信息資源開發(fā)利用的科學(xué)性、合理性、系統(tǒng)性。

結(jié)束語

綜上所述，在現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展過程中，檔案管理工作看似是與人們的生活無關(guān)，但實(shí)際上是緊密聯(lián)系在一起的，為了能夠讓檔案資料歸納與利用得到更加全面的發(fā)展，就需要掌握一定的手段，同時(shí)加以進(jìn)一步的創(chuàng)新。檔案資料的歸納是檔案利用的基礎(chǔ)，采取有效的措施使得檔案資料可以得到有效的歸納，就會(huì)使得檔案的利用率可以得到最大限度的提高，同時(shí)要向使得檔案工作能夠更加的符合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需求，就需要對(duì)檔案工作進(jìn)行合理的創(chuàng)新。

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