關(guān)于提高高校教學(xué)秘書教學(xué)管理水平的探討

葉 厚 慶

(莆田學(xué)院 土木工程學(xué)院，福建 莆田 351100)

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關(guān)于提高高校教學(xué)秘書教學(xué)管理水平的探討

葉 厚 慶

(莆田學(xué)院 土木工程學(xué)院，福建 莆田 351100)

摘要：教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中發(fā)揮著極為重要的作用，工作范圍包括教學(xué)活動的組織管理、教學(xué)工作的協(xié)調(diào)引導(dǎo)、教學(xué)信息的咨詢與反饋等方面，因此強化高校教學(xué)秘書隊伍建設(shè)對于高校教學(xué)水平的提升具有重要的意義。基于此，探討高校教學(xué)秘書的基本職責(zé)和工作特點，分析高校教學(xué)秘書應(yīng)該具備的職業(yè)技能與素養(yǎng)，從健全教學(xué)秘書激勵機制，加強培訓(xùn)、提升教學(xué)秘書綜合素質(zhì)，實行計算機規(guī)范化教務(wù)管理等方面提出提高高校教學(xué)秘書教學(xué)管理水平的措施。

關(guān)鍵詞：高校；教學(xué)秘書；教學(xué)管理

0引言

在現(xiàn)代教育理論不斷演進以及教學(xué)技術(shù)不斷推進的作用下，高校教學(xué)管理也面臨著觀念以及技術(shù)上的革新。但是很多高校對于教學(xué)管理工作認識程度不夠，對于新理論、新技術(shù)的理解與掌握不夠。因此作為奮戰(zhàn)在高校教學(xué)前線的教學(xué)秘書，應(yīng)該充分發(fā)揮出自己的工作職能，從基礎(chǔ)入手，以提升高校教學(xué)管理質(zhì)量。

1教學(xué)秘書隊伍現(xiàn)狀

1.1高校教學(xué)秘書隊伍建設(shè)存在的問題

人員知識結(jié)構(gòu)單一，對于教學(xué)管理把握能力較弱。以安徽農(nóng)業(yè)大學(xué)為例，在全校20多個學(xué)院的教學(xué)管理人員中，非專業(yè)出身的超過70%，只有不到5%的教學(xué)秘書是教學(xué)管理專業(yè)出身。

學(xué)歷層次和技術(shù)職稱偏低。在安徽農(nóng)業(yè)大學(xué)教學(xué)秘書隊伍中，?？茖W(xué)歷出身的占3.3%，本科學(xué)歷出身的占70.7%，碩士及碩士以上學(xué)歷出身的占26%。技術(shù)職稱以初級、中級居多,其中初級職稱占44.4%,中級占36.1%,高級占19.5%。

當(dāng)前很多校領(lǐng)導(dǎo)對于教學(xué)秘書的工作認識程度不夠，很多人對于教學(xué)秘書存在偏見，認為只有學(xué)歷、教學(xué)能力低的人才從事教學(xué)秘書工作。同時很多教學(xué)秘書未經(jīng)過專業(yè)化的教育培訓(xùn)，缺乏足夠的教學(xué)管理工作經(jīng)驗，對于教學(xué)管理的認知仍舊停留在“事務(wù)型”“經(jīng)驗型”的管理層次上，難以適應(yīng)當(dāng)前的教學(xué)管理任務(wù)要求。

1.2原因分析

缺乏對于教學(xué)秘書工作重要性的認知，合理化評價機制建設(shè)缺失。教學(xué)秘書從事的教學(xué)管理工作涉及到全校整體，因此教學(xué)秘書工作量大，辛苦程度高，在教學(xué)任務(wù)繁重的時候不得不超負荷工作。同時教學(xué)秘書工作責(zé)任重大，如果在教學(xué)管理中稍有不慎就會引發(fā)嚴重的問題，對于教學(xué)活動產(chǎn)生較大影響。但是當(dāng)前在教學(xué)秘書評價機制建設(shè)上存在較大問題，導(dǎo)致教學(xué)秘書難以有效開展工作。

教學(xué)秘書晉升、待遇、職稱評定機制不合理。與教師、科研人員、輔導(dǎo)員相對完善的晉升、待遇、職稱評定機制相比，教學(xué)秘書無論是在職稱評定上還是行政級別上其待遇都不如其他崗位上的人員。在職稱評定方面,教學(xué)秘書被列為實驗系列,與實驗室工作人員一起評審,也有不合理的成分。

2高校教學(xué)秘書的基本職責(zé)

對于高校教學(xué)秘書來說，只有明確自己的工作職責(zé)與工作特點，才能夠?qū)ψ陨砉ぷ鲀?nèi)容有清楚的認識，才能夠有計劃性和前瞻性地開展教學(xué)工作，才能夠保證教學(xué)工作有條不紊地進行。

當(dāng)前高校教學(xué)秘書的基本職責(zé)主要集中在教學(xué)運行管理、學(xué)籍管理和教學(xué)統(tǒng)計管理等方面。教學(xué)運行管理是保證教學(xué)工作有效開展的基礎(chǔ)，其涉及面廣、任務(wù)繁重、內(nèi)容復(fù)雜，對于教學(xué)工作影響巨大。教學(xué)運行管理主要包括培養(yǎng)方案的制定及完善、教學(xué)任務(wù)的具體安排、學(xué)生選課的安排、教學(xué)信息的統(tǒng)計與分析、教學(xué)任務(wù)的下達與反饋，等等。教學(xué)運行管理應(yīng)該緊緊圍繞教學(xué)進度要求，不能出現(xiàn)紕漏與錯誤。學(xué)籍管理主要包括學(xué)生入學(xué)登記、學(xué)習(xí)情況記錄、學(xué)籍變動、學(xué)位資格審查與授予等方面的內(nèi)容。每學(xué)期對學(xué)生入學(xué)情況進行登記，對于學(xué)生考試成績情況進行登記，核實需要轉(zhuǎn)學(xué)、留級、休學(xué)、退學(xué)學(xué)生的名單，并且報教務(wù)處進行審核。同時教學(xué)秘書還肩負著解答學(xué)籍問題的任務(wù)，對于學(xué)生提出的問題要及時予以解答。教學(xué)統(tǒng)計管理主要包括教學(xué)有關(guān)文件資料、教師業(yè)務(wù)檔案、考核材料的收集、整理、建檔和保管工作，其目的是為了實現(xiàn)對教師教學(xué)成果的考核，進而調(diào)動教師教學(xué)主動性，提升教學(xué)質(zhì)量。

3高校教學(xué)秘書應(yīng)具備的素質(zhì)

3.1精通計算機等現(xiàn)代化管理技術(shù)

教學(xué)管理涉及到的工作非常多，這就需要教學(xué)秘書必須熟練掌握計算機等現(xiàn)代化管理技術(shù)。教學(xué)秘書通過不斷提升自己的信息化素質(zhì)與能力，充分利用信息化教務(wù)管理系統(tǒng)完成教務(wù)信息的收集、處理、整合以及儲存工作。通過對大量信息的深度挖掘，總結(jié)出規(guī)律性、結(jié)論性的資料，進而為教學(xué)計劃調(diào)整提供翔實的數(shù)據(jù)支持。同時教學(xué)秘書應(yīng)該盡可能地學(xué)習(xí)多種計算機軟件，充分利用計算機信息資源，實現(xiàn)現(xiàn)代化的教學(xué)管理。

3.2對于教學(xué)管理工作有較好的預(yù)見性與計劃性

教學(xué)任務(wù)涉及到的內(nèi)容非常多，為了保證教學(xué)活動有效開展，教學(xué)秘書應(yīng)該積極探索教學(xué)運行規(guī)律與教學(xué)任務(wù)之間存在的聯(lián)系，能夠基于對教學(xué)的認知，對教學(xué)管理涉及到的各階段的工作要求、性質(zhì)、特點進行清晰地把握與認知。能夠有針對性地開展管理工作，對工作中可能出現(xiàn)的突發(fā)因素進行良好的應(yīng)對，以保證工作的有效開展。同時在開展教學(xué)管理工作時，應(yīng)該有步驟、有計劃地進行合理安排，以保證工作的高效性與有效性。按照工作的先后、緩急程度制定出詳細、科學(xué)的工作計劃，把控好不同的工作任務(wù)的工作時間，以保證工作協(xié)調(diào)性。

3.3良好的工作心態(tài)

教學(xué)秘書的工作內(nèi)容相對比較繁雜，涉及到教學(xué)活動中的各個方面，因此很難用定量的標準對教學(xué)秘書的工作情況進行考量。許多教學(xué)秘書在自己的崗位上，兢兢業(yè)業(yè)，然而一旦出現(xiàn)疏漏，可能就會被領(lǐng)導(dǎo)批評，被師生埋怨。而即便工作已經(jīng)接近完美無可挑剔，對于其繁瑣細碎的事務(wù)，也容易失去耐心。教學(xué)秘書應(yīng)該有良好的工作心態(tài)，樹立良好的工作態(tài)度與信念，能夠做到“榮辱不驚”，努力將自己的人生理想實現(xiàn)與工作相銜接，爭取在自己的崗位上創(chuàng)造出更多的價值。

3.4創(chuàng)新思維

教學(xué)秘書工作內(nèi)容千頭萬緒、瑣碎、繁雜貫穿整個學(xué)程,特別是在期初、期末，工作任務(wù)重，工作壓力大。因此在加強管理工作規(guī)范化的同時,還要發(fā)揚創(chuàng)新精神。首先是工作觀念創(chuàng)新，其次是工作方法創(chuàng)新。教學(xué)秘書不僅需要承擔(dān)日?；A(chǔ)教學(xué)任務(wù)，還要應(yīng)對教學(xué)突發(fā)事故以及制定未來一段時間內(nèi)的教學(xué)計劃，能夠保證在教學(xué)系統(tǒng)運轉(zhuǎn)過程中及時有效完成各項教學(xué)事務(wù)，這就需要教學(xué)秘書不僅懂教學(xué)規(guī)律，還要善于創(chuàng)新工作思路和工作方法。

4提高高校教學(xué)秘書教學(xué)管理水平的措施

4.1健全教學(xué)秘書激勵機制

第一，明確教學(xué)秘書權(quán)責(zé)，提高工作效率，激發(fā)高校教學(xué)秘書工作的積極性。因才設(shè)崗，充分發(fā)揮高校教學(xué)秘書的才能，根據(jù)教學(xué)秘書的個人能力進行工作崗位分配，使每個教學(xué)秘書都能夠充分發(fā)揮出自己的工作主動性與積極性，都有公平晉升的機會。高校在制定各項規(guī)章制度的時候，廣泛征求教學(xué)秘書的意見，建立符合絕大部分教學(xué)秘書要求的原則，并且將這一制度嚴格執(zhí)行下去。

第二，注重對于高校文化、高校發(fā)展規(guī)劃以及高校精神的傳播，保持教學(xué)秘書的個人目標與高校目標一致性。通過各項獎勵、職業(yè)生涯規(guī)劃以及崗位培訓(xùn)，將教學(xué)秘書的個人目標與高校的發(fā)展緊密結(jié)合起來，給教學(xué)秘書充分發(fā)展的機會和空間，從而使得教學(xué)秘書在實現(xiàn)高校的教學(xué)目標的同時也能夠?qū)崿F(xiàn)自己人生目標，促進教學(xué)秘書與高校共同成長。

第三，加強業(yè)績考核，激發(fā)高校教學(xué)秘書工作積極性。工作業(yè)績是高校教學(xué)秘書工作的成果，是其執(zhí)行力的執(zhí)行結(jié)果。對高校秘書進行工作安排的時候要加強工作指導(dǎo)，讓所有人都明白工作的目標以及教學(xué)管理對于教學(xué)工作的重要性；定期召開工作總結(jié)以及規(guī)劃會議，要求所有高校教學(xué)秘書必須到場；加強對于教學(xué)秘書工作的監(jiān)督，要求所有高校教學(xué)秘書按時足量完成自己的任務(wù)，對于工作懈怠的高校教學(xué)秘書要予以批評，并且要求其按期改正。對經(jīng)多次告誡仍不改正的高校教學(xué)秘書要予以點名通報批評，扣發(fā)當(dāng)月的績效獎金，并且在職務(wù)晉升以及薪酬福利等方面予以懲戒。

第四，加強崗位競爭，促進高素質(zhì)高校教學(xué)秘書團隊建設(shè)。鼓勵高校教學(xué)秘書參與到崗位競爭中，嚴格按照《教學(xué)秘書任用條例》要求，積極拓寬崗位競爭的廣度和深度，根據(jù)競爭崗位的要求明確競爭的內(nèi)容以及競聘的方式方法，從而能夠保證廣大優(yōu)秀的人才都能夠有平等的權(quán)利進行競爭，通過公開的競爭性考試淘汰不合格的人。在競爭中，杜絕“走后門”“拉關(guān)系”等不良現(xiàn)象，鼓勵教學(xué)秘書通過多崗位鍛煉不斷提高競爭能力，實現(xiàn)公開、平等、擇優(yōu)的用人環(huán)境。

4.2加強培訓(xùn)，提升教學(xué)秘書綜合素質(zhì)

豐富的知識體系、過硬的專業(yè)技能是保證教學(xué)秘書有效開展教學(xué)管理工作的前提。如果教學(xué)秘書的理論知識水平以及專業(yè)技能不過關(guān)，那么勢必會對其日常教學(xué)管理工作造成巨大的影響，而只有同時具備這兩方面的能力，高校教學(xué)秘書開展工作才能夠得心應(yīng)手。

首先，應(yīng)認識到教學(xué)秘書知識體系和專業(yè)技能不斷演變性。當(dāng)前，科學(xué)技術(shù)日新月異，促使教學(xué)儀器不斷更新變化，管理的設(shè)備儀器以及管理的模式都在變化，促使著教學(xué)秘書的知識體系和專業(yè)技能變化和革新。在電腦還不普及的上世紀八九十年代，管理更多的是通過開會、打電話、文件上傳下達；而隨著電腦的普及，教學(xué)管理更多地通過各種各樣的系統(tǒng)來實現(xiàn)，比如正方教務(wù)系統(tǒng)、實踐管理系統(tǒng)等。這就要求教學(xué)秘書必須熟悉相關(guān)系統(tǒng)基本操作技能，對計算機有著一定的使用能力。而將來如果采用其他更先進的管理方法，那么教學(xué)秘書同樣要掌握其知識體系和操作技能。

其次，教學(xué)秘書必須對固有的教學(xué)管理知識體系進行更新與完善。如果仍舊停留在過去的工作模式，對于新的教學(xué)管理理論知識以及理論技能不去學(xué)習(xí)，那么是無法勝任多元化、現(xiàn)代化的教學(xué)管理工作的。因此高校要針對教學(xué)秘書進行系統(tǒng)的培訓(xùn)，向教學(xué)秘書傳授當(dāng)前教學(xué)管理中新出現(xiàn)的知識、技能，并且對于其掌握程度進行考核。通過培訓(xùn)，可以使得教學(xué)秘書掌握最新、最全的教學(xué)管理知識，激發(fā)其工作責(zé)任心與使命感，以促使其在工作時能夠投入百分百的精力。除此之外還應(yīng)該引進專業(yè)教學(xué)管理人員，這些專業(yè)的教學(xué)管理人員，可以為高校教學(xué)制定出科學(xué)的發(fā)展策略，帶入新的教學(xué)思想以及教學(xué)理念，可以有效解決當(dāng)前教學(xué)管理中存在的問題。

4.3實行計算機規(guī)范化教務(wù)管理

隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，高校越來越多地采用信息化技術(shù)進行教學(xué)管理。在此背景下，教學(xué)秘書應(yīng)該加強計算機信息技術(shù)學(xué)習(xí)，熟練掌握現(xiàn)代自動化辦公信息處理技術(shù)，能夠熟練運用計算機進行教學(xué)數(shù)據(jù)信息的收集、分析、處理以及存儲，這樣才能夠在信息技術(shù)日新月異的現(xiàn)代社會處理起教學(xué)問題得心應(yīng)手，才能夠為教學(xué)計劃、方案的制定提供可靠、充分、及時的信息。在此背景下，教學(xué)秘書應(yīng)該熟練掌握教學(xué)管理信息化處理流程，對于教學(xué)系統(tǒng)管理使用的計算機、軟件能夠熟練掌握，能夠運用計算機輔助軟件建立起教學(xué)考核機制系統(tǒng)、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)管體系系統(tǒng)、教學(xué)計劃與教學(xué)安排系統(tǒng)、學(xué)生學(xué)籍以及成績管理系統(tǒng)等，使得教學(xué)信息化管理更加科學(xué)、規(guī)范。同時充分利用互聯(lián)網(wǎng)上的資源，借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)實時把握教學(xué)工作的最新動態(tài)。除此之外教學(xué)秘書還應(yīng)該學(xué)習(xí)計算機基礎(chǔ)應(yīng)用知識，對于計算機的程序化操作，日常維護、維修等內(nèi)容能夠系統(tǒng)地掌握。

5結(jié)語

教學(xué)秘書作為聯(lián)系高校教學(xué)管理部門和基層教學(xué)單位的橋梁，在教學(xué)水平評估以及教學(xué)活動運行方面發(fā)揮著極為重要的作用。在新時期不斷推動高校教學(xué)改革的背景下，教學(xué)秘書應(yīng)該不斷認清自身的工作職責(zé)，充分利用計算機等信息化技術(shù)，積極有效開展教學(xué)管理工作。同時高校要從制度、培訓(xùn)、晉升等方面改善教學(xué)秘書的工作環(huán)境，不斷提高高校教學(xué)秘書教學(xué)管理水平，讓教學(xué)秘書真正成為高校教學(xué)發(fā)展的護航人。

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責(zé)任編輯：富春凱

中圖分類號：G647

文獻標志碼：A

文章編號：1674-6341(2016)01-0124-03

作者簡介：葉厚慶(1980—)，男，福建福州人，碩士，助理研究員。研究方向：教學(xué)管理。

收稿日期：2015-11-17

doi:10.3969/j.issn.1674-6341.2016.01.053