高校固定資產(chǎn)信息化管理的思考

李小燕

(龍巖學(xué)院國有資產(chǎn)管理處，　福建龍巖364000)

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高校固定資產(chǎn)信息化管理的思考

李小燕

(龍巖學(xué)院國有資產(chǎn)管理處，福建龍巖364000)

[摘要]高校現(xiàn)行固定資產(chǎn)管理方式進(jìn)行剖析，發(fā)現(xiàn)存在管理松散，責(zé)任缺失、倚重宏觀，忽視微觀、資產(chǎn)實(shí)時(shí)監(jiān)控乏力、無法實(shí)現(xiàn)資源共享、賬實(shí)難以核對(duì)等五大弊端，通過分析闡述新建本科院校實(shí)行固定資產(chǎn)信息化管理可帶來的四大優(yōu)勢，提出高校應(yīng)變革傳統(tǒng)管理方式，推行管理創(chuàng)新，實(shí)行固定資產(chǎn)信息化管理。

[關(guān)鍵詞]新建本科院校；固定資產(chǎn)管理；信息化

人類迄今為止已經(jīng)歷了六次信息革命，即語言、文字、印刷術(shù)、無線電、電視和互聯(lián)網(wǎng)，現(xiàn)在正在步入第七次信息革命，即“互聯(lián)網(wǎng)+”。信息革命以其迅雷不及掩耳之勢滲透進(jìn)各行各業(yè)，給各行各業(yè)的工作方式帶來了翻天覆地的變化。高校作為培養(yǎng)未來領(lǐng)軍人物的基地，對(duì)于社會(huì)所發(fā)生的變革應(yīng)具有敏銳的洞察力和感召力，然而信息技術(shù)尤其是互聯(lián)網(wǎng)在許多高校的固定資產(chǎn)管理領(lǐng)域還尚未被應(yīng)用，新建本科院校尤如此[1]。新建本科院校由于大多是從專升本或校際合并而來，固定資產(chǎn)管理模式還停留在原來傳統(tǒng)的手工操作或單機(jī)版管理模式，工作效率低下[2]。隨著資產(chǎn)規(guī)模的迅速擴(kuò)大，這種管理模式所帶來的各種弊端日益凸顯，固定資產(chǎn)信息化管理模式將現(xiàn)代信息技術(shù)嵌入進(jìn)固定資產(chǎn)管理中，優(yōu)勢明顯，越來越為高校所推崇備至。

一、固定資產(chǎn)信息化管理的內(nèi)涵

目前學(xué)界關(guān)于固定資產(chǎn)信息化管理的內(nèi)涵研究，觀點(diǎn)大體一致，主要是認(rèn)為固定資產(chǎn)信息化管理就是通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)或平臺(tái)對(duì)固定資產(chǎn)的生命周期進(jìn)行實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理。如肖喜明、劉輝等認(rèn)為所謂高校固定資產(chǎn)信息化管理就是重新利用信息化技術(shù)管理固定資產(chǎn)，改變傳統(tǒng)固定資產(chǎn)管理使用方式，提高固定資產(chǎn)的利用率等[1]。宋慶寶、張博、張時(shí)瑞等認(rèn)為固定資產(chǎn)信息化管理是計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，建立固定資產(chǎn)管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng) ，對(duì)固定資產(chǎn)從申請(qǐng)、審批、購置、領(lǐng)取、驗(yàn)收、使用、調(diào)配到報(bào)廢等整個(gè)周期實(shí)行實(shí)時(shí)控制和動(dòng)態(tài)控制，掌握固定資產(chǎn)的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)[2]。范俊麟認(rèn)為高校固定資產(chǎn)信息化管理就是通過學(xué)校現(xiàn)有的校園網(wǎng)，建立學(xué)校統(tǒng)一的資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫，全校數(shù)據(jù)集中處理，可以很好地避免了信息孤島現(xiàn)象，校內(nèi)的各個(gè)部門均可通過校園網(wǎng)頁查閱全校資產(chǎn)的相關(guān)信息[3]。陳文相認(rèn)為運(yùn)用先進(jìn)的信息化管理手段，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理由傳統(tǒng)方式向信息化轉(zhuǎn)變，是改進(jìn)高校固定資產(chǎn)管理方法手段的重要內(nèi)容[4]。

綜上所述，固定資產(chǎn)信息化管理是信息技術(shù)與先進(jìn)管理理念相結(jié)合的產(chǎn)物，是現(xiàn)代信息技術(shù)在固定資產(chǎn)管理中的運(yùn)用，通過建立固定資產(chǎn)管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，對(duì)固定資產(chǎn)從申購、建賬、使用、調(diào)撥到報(bào)廢等整個(gè)生命周期進(jìn)行實(shí)時(shí)和動(dòng)態(tài)控制的過程。

二、高校固定資產(chǎn)管理的弊病

(一) 管理松散，責(zé)任缺失

目前在高校中，對(duì)于固定資產(chǎn)的管理從上到下都存在著管理意識(shí)淡薄、領(lǐng)導(dǎo)不重視的問題，“重錢輕物，重購輕管”的現(xiàn)象普遍存在。二級(jí)學(xué)院和機(jī)關(guān)部處的資產(chǎn)管理員基本上是由新進(jìn)人員擔(dān)任或兼任，他們普遍缺乏資產(chǎn)管理的責(zé)任意識(shí)，對(duì)于固定資產(chǎn)管理的規(guī)章制度也不甚了解。在管理實(shí)踐中，甚至還有些二級(jí)資產(chǎn)管理員拒絕辦理固定資產(chǎn)入庫工作，供應(yīng)商為了迅速回流資金，只能硬著頭皮自己去辦理入庫工作，因不熟悉入庫流程，往往到處碰壁，這在很大程度上也影響了學(xué)校的聲譽(yù)。

(二) 倚重宏觀，忽視微觀

固定資產(chǎn)的宏觀管理是指學(xué)校資產(chǎn)管理部門對(duì)于固定資產(chǎn)的管理，主要側(cè)重于固定資產(chǎn)管理的大局，包括政策制度的制定、對(duì)外溝通協(xié)調(diào)以及對(duì)二級(jí)學(xué)院及機(jī)關(guān)部處固定資產(chǎn)管理的指導(dǎo)與監(jiān)督。固定資產(chǎn)的微觀管理是指二級(jí)學(xué)院及機(jī)關(guān)部處對(duì)于固定資產(chǎn)的管理，包括執(zhí)行國家、省(市)及學(xué)校的相關(guān)政策及制度，實(shí)施本單位固定資產(chǎn)生命周期管理，接受學(xué)校資產(chǎn)管理部門的監(jiān)督。由于受“重錢輕物，重購輕管”的管理觀念的影響，目前，許多高校對(duì)于固定資產(chǎn)的管理還主要停留在宏觀管理層面，微觀管理較少涉及甚至沒有，例如固定資產(chǎn)的建賬入庫工作。許多院校此項(xiàng)工作都是由學(xué)校的資產(chǎn)管理員來完成，人員少任務(wù)重，工作量之大可見一斑，二級(jí)學(xué)院及機(jī)關(guān)部處的資產(chǎn)管理人員基本上沒有真正參與固定資產(chǎn)的管理。這樣的管理方式已經(jīng)嚴(yán)重束縛資產(chǎn)管理工作的開拓性發(fā)展，對(duì)學(xué)校的改革和發(fā)展也構(gòu)成了一個(gè)較大的羈絆和束縛。

(三) 資產(chǎn)實(shí)時(shí)監(jiān)控乏力

在傳統(tǒng)的資產(chǎn)管理方式下，固定資產(chǎn)動(dòng)態(tài)信息的獲取變得困難重重。高校為了獲取固定資產(chǎn)的準(zhǔn)確信息，都會(huì)定期開展資產(chǎn)清查核查工作，然而當(dāng)資產(chǎn)核查工作結(jié)束后，往往許多資產(chǎn)的信息又發(fā)生了變更，由于信息不對(duì)稱，學(xué)校的資產(chǎn)管理部門就無法實(shí)時(shí)準(zhǔn)確全面地掌握固定資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)信息，這使得固定資產(chǎn)清查核查工作變得不具實(shí)質(zhì)意義，固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性也大打折扣，最終將影響學(xué)校的最高決策，不利于學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展。

(四) 無法實(shí)現(xiàn)資源共享

由于互聯(lián)網(wǎng)沒有應(yīng)用在固定資產(chǎn)管理領(lǐng)域，固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)無法實(shí)現(xiàn)資源共享。上至學(xué)校的決策層，下至二級(jí)學(xué)院、機(jī)關(guān)部處和普通教職員工都無法瀏覽學(xué)校的固定資產(chǎn)信息和個(gè)人名下的資產(chǎn)，由此所帶來的弊端主要有以下三方面。第一方面，不利于固定資產(chǎn)微觀管理的開展，無法調(diào)動(dòng)二級(jí)學(xué)院及機(jī)關(guān)部處資產(chǎn)管理人員的積極性和主動(dòng)性；第二方面，不利于盤活閑置資產(chǎn)，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)尤其是貴重儀器設(shè)備在院際間的調(diào)撥使用，提高使用效率；第三方面，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)校的固定資產(chǎn)信息不甚了解，會(huì)影響學(xué)校的有關(guān)決策，容易造成盲目采購現(xiàn)象，滋生鋪張浪費(fèi)之風(fēng)，這與當(dāng)下所提倡的“節(jié)約型社會(huì)”是背道而馳的。

(五) 賬實(shí)難以核對(duì)

固定資產(chǎn)賬與價(jià)值賬分離管理，在實(shí)務(wù)中經(jīng)常產(chǎn)生對(duì)賬難的尷尬局面。學(xué)校財(cái)務(wù)管理部門與學(xué)校資產(chǎn)管理部門各有一套獨(dú)立的管理系統(tǒng)，而兩者在固定資產(chǎn)的界定上又存在理解上的偏差，因此固定資產(chǎn)賬與價(jià)值賬不相符的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，財(cái)務(wù)一般都未建立固定資產(chǎn)明細(xì)賬，因此對(duì)賬難就成為司空見慣的事情。

三、高校固定資產(chǎn)信息化管理的對(duì)策

(一) 全員參與，宏微兼顧

固定資產(chǎn)信息化管理，意味著各級(jí)資產(chǎn)管理員可以在所賦予的權(quán)限范圍內(nèi)在互聯(lián)網(wǎng)上便捷地完成固定資產(chǎn)從申購、建賬、使用、調(diào)撥到報(bào)廢等一系列的操作，簡化了辦事流程，節(jié)省了在多部門間周旋的時(shí)間，大大提高了工作效率。同時(shí)這徹底打破了以往均由校級(jí)資產(chǎn)管理員完成固定資產(chǎn)管理的所有操作流程的管理窘境，從管理技術(shù)上實(shí)現(xiàn)了管理的合理分工，使得各級(jí)資產(chǎn)管理員都可以各司其職。全員都能夠?qū)ψ约汗茌牱秶鷥?nèi)的資產(chǎn)做到清清楚楚、明明白白，有利于厘清責(zé)任，增強(qiáng)固定資產(chǎn)管理的責(zé)任意識(shí)，減少隨意性，降低固定資產(chǎn)流失的風(fēng)險(xiǎn)。各級(jí)資產(chǎn)管理員各司其職，分工協(xié)作，宏微兼顧，創(chuàng)造資產(chǎn)管理全校一盤棋的新局面。

(二) 加強(qiáng)內(nèi)部控制，掌握實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)

在傳統(tǒng)固定資產(chǎn)管理模式下，學(xué)校的資產(chǎn)管理員計(jì)劃通過資產(chǎn)核查來了解資產(chǎn)的實(shí)時(shí)信息，但往往事與愿違[4]。而固定資產(chǎn)信息化管理，則可以掌握固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)。學(xué)校的資產(chǎn)管理員通過下放一定的管理權(quán)限給二級(jí)資產(chǎn)管理員，例如修改資產(chǎn)存放地點(diǎn)、資產(chǎn)管理員等信息，二級(jí)資產(chǎn)管理員可以在固定資產(chǎn)管理平臺(tái)上，對(duì)發(fā)生變更的固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，而學(xué)校的資產(chǎn)管理員可以通過網(wǎng)絡(luò)跟蹤資產(chǎn)的變更操作，實(shí)時(shí)掌握資產(chǎn)動(dòng)態(tài)，加強(qiáng)內(nèi)部控制，防止資產(chǎn)流失。

(三) 打破信息不對(duì)稱，實(shí)現(xiàn)資源共享

傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理模式極易產(chǎn)生信息孤島現(xiàn)象，信息化技術(shù)的應(yīng)用可以打破信息不對(duì)稱，實(shí)現(xiàn)資源共享。人人都能在所賦予的權(quán)限范圍內(nèi)查詢資產(chǎn)信息，了解資產(chǎn)動(dòng)態(tài)，與資產(chǎn)信息零距離接觸，從而搭建起一座防止資產(chǎn)資源閑置浪費(fèi)的無形的天然屏障，創(chuàng)造資產(chǎn)資源有效利用的外部約束機(jī)制和相互制衡機(jī)制，提高資產(chǎn)使用效率。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)層可以隨時(shí)隨地掌握學(xué)校的資產(chǎn)狀況，在準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上做出決策，一則更加使人信服，二則可以減少?zèng)Q策失誤，實(shí)現(xiàn)學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展。

(四) 避免對(duì)賬尷尬，實(shí)現(xiàn)無紙化對(duì)賬

固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)，實(shí)行角色和權(quán)限分配管理，各級(jí)管理員被賦予一定的操作權(quán)限，財(cái)務(wù)也被賦予相應(yīng)的審核權(quán)限，通過階梯式的遞進(jìn)管理，達(dá)到信息化集群銜接的效果，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)集群管理系統(tǒng)化，從而高效避免賬實(shí)不相符的現(xiàn)象發(fā)生，提高工作效率。

四、結(jié)語

隨著高校教育規(guī)模的不斷擴(kuò)大，其資產(chǎn)規(guī)模也將迅速增加。實(shí)踐證明，傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理方式已無法適應(yīng)現(xiàn)代高校的飛速發(fā)展，改革勢在必行。創(chuàng)新是發(fā)展的不竭動(dòng)力。信息技術(shù)的迅猛發(fā)展及在各行各業(yè)的普遍滲透使固定資產(chǎn)信息化管理逐漸成為高校灸手可熱的一款應(yīng)用工具。事實(shí)證明，固定資產(chǎn)信息化管理與傳統(tǒng)固定資產(chǎn)管理方式比較起來具有無法比擬的突出優(yōu)勢，當(dāng)務(wù)之急是改革傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理方式，推行管理創(chuàng)新，促進(jìn)創(chuàng)新型管理工具的廣泛應(yīng)用，把信息化技術(shù)應(yīng)用到固定資產(chǎn)管理領(lǐng)域，實(shí)行固定資產(chǎn)信息化管理，實(shí)現(xiàn)高效快捷的管理方式，提高工作效率，促進(jìn)固定資產(chǎn)朝著良好健康的方向發(fā)展。

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[收稿日期]2016-04-29

[作者簡介]李小燕(1980-)，女，福建龍巖人，碩士，助教，研究方向?yàn)楣芾韺W(xué)、資產(chǎn)管理，電話：15080276963。

[中圖分類號(hào)]G647

[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A

[文章編號(hào)]1671-4733(2016)04-0054-03

DOI:10.3969/j.issn.1671-4733.2016.04.015