論公共圖書館采編業(yè)務(wù)外包問題與質(zhì)量控制

黃瑋青

?

論公共圖書館采編業(yè)務(wù)外包問題與質(zhì)量控制

黃瑋青

佛山市南海區(qū)圖書館

摘 要：公共圖書館采編業(yè)務(wù)外包指的是圖書館和書商之間事先簽訂或達成合作協(xié)議，利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，進行網(wǎng)上書目數(shù)據(jù)傳輸，或組織人員到實地提供服務(wù)的工作方式，幫助圖書館完成圖書的分類、編目、加工、上架等業(yè)務(wù)工作。本文闡述了公共圖書館采編業(yè)務(wù)外包模式，對公共圖書館采編業(yè)務(wù)外包存在的問題及其質(zhì)量控制進行了論述分析。

關(guān)鍵詞：公共圖書館；采編業(yè)務(wù)外包；模式；質(zhì)量控制；問題；措施

現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展， 為采編業(yè)務(wù)數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化和標準化提供了廣闊的空間，也為采編業(yè)務(wù)外包提供了可能。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展實現(xiàn)了文獻信息資源在網(wǎng)絡(luò)中的整序， 并將編目成果在網(wǎng)絡(luò)中進行交流、共享和傳播。

一、公共圖書館采編業(yè)務(wù)外包模式

1、運作模式分類

分為全部外包和部分外包。全部外包是將采編所有的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)全部交由外包給供應(yīng)商來完成，即從圖書的查重、采購、驗收、編目、加工、圖書上架等，都交由圖書供應(yīng)商完成。是一些編目力量較弱的小型圖書館常采用的一種外包模式。部分外包就是將采編部分業(yè)務(wù)以協(xié)議的方式外包給圖書供應(yīng)商。采用這種模式外包的圖書館，一般是將本館業(yè)務(wù)劃分出核心業(yè)務(wù)和非核心業(yè)務(wù)，將非核心業(yè)務(wù)外包給圖書供應(yīng)商，而集中精力實現(xiàn)對采編業(yè)務(wù)流程和人員配置的整合。

2、外包內(nèi)容分類

分為采購?fù)獍途幠客獍?。依?jù)圖書綱目購書是采購?fù)獍闹饕问?。圖書館根據(jù)本館文獻采集方針、任務(wù)確定選書的范圍并制定綱目，委托書商根據(jù)綱目配書；或書商提供《新華書目報》、《全國地方版科技新書目》、《上海新書目》、《CIP在版新書目》等紙質(zhì)和電子版的書目信息給圖書館，讓圖書館從中選擇所需圖書，生成訂單后由書商代購。在采編業(yè)務(wù)外包中，編目外包是應(yīng)用最為廣泛和最有成效的一項業(yè)務(wù)活動。書商為圖書館訂購的圖書配置編目數(shù)據(jù)，通過建立圖書加工基地及配套的物流，將圖書配送和圖書加工有機結(jié)合起來，除了為提供采訪數(shù)據(jù)和編目數(shù)據(jù)外，還增加了貼條碼、貼書標、蓋館藏章、覆膜等加工業(yè)務(wù)，并送貨上門，使圖書到館驗收、典藏以后直接上架，提供給讀者使用。

二、公共圖書館采編業(yè)務(wù)外包存在的問題

1、外包人員更換頻繁，為培訓帶來不便

參與外包的人員不固定，經(jīng)常更換，使得圖書館對其的培訓較被動。外包商每更換一批人員，圖書館就要重新進行新的一輪培訓，這不僅在一定程度上耗費了圖書館采編人員的精力，同時也容易造成工作上的紕漏，導致采編業(yè)務(wù)外包某些環(huán)節(jié)產(chǎn)生斷層的問題。

2、采購?fù)獍膱D書質(zhì)量難以掌控

外包商是追求利潤的，利益的驅(qū)使會使得他們在提供的服務(wù)中，出現(xiàn)圖書質(zhì)量難以掌控的問題。比如，摻雜一些過時的、利潤大的品種，甚至故意拖延圖書到館時間來獲取額外利潤；時效性強的書籍，因拖延了供書時間，使圖書到館時其價值已大打折扣；不同供應(yīng)商派出人員的素質(zhì)存有差異，加上責任心不強等，會貼錯條碼、貼歪書標、藏書印蓋不夠端正等現(xiàn)象的發(fā)生。

3、外包商放寬入藏范圍，導致館藏書結(jié)構(gòu)失衡

有的圖書館與供應(yīng)商簽訂的協(xié)議，是圖書館需全部買下出版的新書，喪失了圖書館采訪文獻的自主權(quán)和選擇權(quán)。

4、編目數(shù)據(jù)質(zhì)量難以監(jiān)控

有的外包商的編目人員對編目業(yè)務(wù)不熟悉，在著錄時容易出錯，有些錯誤還不易發(fā)現(xiàn)。如將不同時間到館的叢書分散著錄，甚至會給出不同的分類號，這種錯誤只有在讀者借閱時才能被發(fā)現(xiàn)。

三、加強公共圖書館采編業(yè)務(wù)外包質(zhì)量控制的措施

1、加強與書商溝通

為了保證圖書館館藏質(zhì)量，防止非正版或內(nèi)容不健康、裝幀破損等存在質(zhì)量問題的圖書流入圖書館，應(yīng)與書商加強聯(lián)系，對有質(zhì)量問題的圖書應(yīng)及時要求書商予以退換，或提出賠償，并提出警告。另外，公共圖書館為避免外包書商有意無意地在預(yù)訂或現(xiàn)采的圖書文獻中夾帶非訂購或非現(xiàn)場采選的圖書進入館加工流程，可在預(yù)訂書到館之前通過QQ、電子郵件等方式提供圖書清單，經(jīng)圖書館對掌握的數(shù)據(jù)核對無誤后再通知書商發(fā)送圖書，與此同時，預(yù)先將每批圖書設(shè)定外包書商加工圖書的指定工作區(qū)間，以利于公共圖書館審校人員對今后質(zhì)量復(fù)查以及出現(xiàn)質(zhì)量問題時的責任評定。在對圖書加工質(zhì)量進行定期審核驗收時，更要注意高質(zhì)量、嚴要求。只有在圖書加工的各個環(huán)節(jié)中嚴格遵照雙方簽訂的合同操作，才能從源頭上防止問題圖書進入公共圖書館流通。

2、細化外包合同條款

細化合同的方式來保證各自的利益，在合同中明確業(yè)務(wù)外包所規(guī)定的質(zhì)量、執(zhí)行標準、業(yè)務(wù)完成期限、數(shù)量規(guī)格、經(jīng)費等，以及毀約和違背合同后的法律責任。為避免合作沖突，還可在合同中增加訂立服務(wù)水平協(xié)議條款，用可度量的方式對服務(wù)質(zhì)量進行定義，列出如果達不到相應(yīng)質(zhì)量時書商應(yīng)承擔的賠償責任。通過制定服務(wù)水平協(xié)議，明確對業(yè)務(wù)外包服務(wù)進行定量的評估，增強圖書館對業(yè)務(wù)外包的管理，并在合同中書面說明超范圍服務(wù)時的協(xié)商機制，圖書館可以根據(jù)此協(xié)議在合同簽訂后對服務(wù)需求進行適當?shù)恼{(diào)整，減少交易上的不確定性。服務(wù)水平協(xié)議可在一定范圍內(nèi)約束圖書館和外包書商在服務(wù)過程中的一些隨意的行為，保障雙方的利益。

3、加強數(shù)據(jù)質(zhì)量控制

要保證館藏數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量，須制定好合理易行的數(shù)據(jù)管理辦法，通過全面檢查、系統(tǒng)報表統(tǒng)計、追蹤等技術(shù)手段進行數(shù)據(jù)質(zhì)量的監(jiān)督，并明確錯誤懲罰制度。在具體工作中，還可細化公共圖書館采編作業(yè)流程，將外包圖書的各道工序予以量化，使交接過程管理井然有序。明確要求套錄數(shù)據(jù)的外包編目人員，要嚴格按照各種相關(guān)的編目規(guī)則進行著錄，對套錄數(shù)據(jù)逐字逐行逐段進行分析著錄，發(fā)現(xiàn)錯誤或與本館編目細則不吻合之處應(yīng)及時加以修改，并結(jié)合本館實際要求添加館藏字段。同時，公共圖書館自身必須設(shè)專人審核外包數(shù)據(jù)質(zhì)量，把好書目數(shù)據(jù)的質(zhì)量關(guān)，在對外包商的編目數(shù)據(jù)進行檢查時，質(zhì)量審核人員從圖書驗收到分類標引等環(huán)節(jié)一一進行審核校驗，以便及時糾正分編過程中產(chǎn)生的差錯，從而保證書目數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

4、構(gòu)建培訓機制以加強隊伍建設(shè)

現(xiàn)階段在采編業(yè)務(wù)大量外包情況下，許多公共圖書館為了保證館藏書目數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量，采編部門正面臨著派專門的圖書館工作人員對書商外包加工的質(zhì)量進行抽查、監(jiān)測及評估，并對其加工過程中所出現(xiàn)的或可能出現(xiàn)問題及時進行修正和業(yè)務(wù)輔導等大量繁瑣的工作。對此，加強公共圖書館采編人員隊伍的素質(zhì)建設(shè)已刻不容緩，應(yīng)從完善公共圖書館的培訓機制入手，切實把采編人員的學習和提高納入圖書館發(fā)展規(guī)劃，并從整體上統(tǒng)籌規(guī)劃好長期目標和短期計劃，以業(yè)務(wù)學習、外出進修、崗位交流、學術(shù)研討會等措施來強化圖書館采編人員的知識結(jié)構(gòu)。

四、結(jié)束語

隨著國家對公共文化事業(yè)重視及投資經(jīng)費的不斷增加，采編人力資源有限，圖書積壓待編等情況日顯突出。對此，大多數(shù)的公共圖書館不得不借助外部的力量合作實行采編業(yè)務(wù)外包。采編業(yè)務(wù)外包不僅能最大限度地節(jié)省圖書館的人力、物力、財力資源等，還能從根本上解決圖書館新書上架滯后等問題，達到節(jié)省人力、提高效率、加快文獻信息傳播速度的目的。

參考文獻：

［1］趙秀華.淺談圖書館采編業(yè)務(wù)外包［J］.企業(yè)文化，2010